國家基礎(chǔ)地理信息中心公文處理辦法

第一章 總則

　　第一條 為使中心公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)國家測繪局《公文處理實(shí)施細(xì)則》和《關(guān)于加強(qiáng)涉密文件資料管理的通知》，結(jié)合中心實(shí)際，制定本辦法。 

　　第二條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。 

　　第三條 中心辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本單位的公文處理工作。 

　　第四條 中心常用的公文種類主要有：通知、（專）通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等。 

第二章 公文格式

　　第五條 公文一般由發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成（見附件1、2）。 

　　（一）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。 

　?。ǘ┲魉蛦挝恢腹牡闹饕芾韱挝?，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。主送單位有兩個(gè)以上的，須一并寫明。主送單位較多或發(fā)送給個(gè)人的（如：相關(guān)專家），應(yīng)以附件形式注明，便以受理單位或相關(guān)專家知曉。 

　　（三）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。 

　?。ㄋ模┕膽?yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。主題詞的數(shù)量一般不超過4個(gè)（含）。 

　　第六條 中心會議紀(jì)要（見附件3、4），專報(bào)（見附件5）采用統(tǒng)一格式。不需要發(fā)文的普通信函，使用中心紅頭信紙印制（見附件6）。 

第三章 行文規(guī)則

　　第七條 中心內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公室（黨務(wù)工作行文除外）外不得對外正式行文。各部門可以信函的形式對外聯(lián)系、商洽工作，答復(fù)本部門職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，工作信函由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 

　　第八條 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。 

　　“報(bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。 

　　第九條 除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，不得以中心名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請示”、“意見”和“報(bào)告”，應(yīng)按公文處理程序報(bào)送。 

第四章 發(fā)文辦理

　　第十條 發(fā)文辦理指以中心名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、印制、登記、分發(fā)等程序。 

　　第十一條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到： 

　?。ㄒ唬┕牡奈姆N應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。 

　　（二）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。 

　?。ㄈ┙Y(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。 

　?。ㄋ模┕闹械臄?shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 

　　第十二條 各部門起草公文時(shí)，凡涉及其他部門業(yè)務(wù)工作的，主辦部門應(yīng)與有關(guān)部門協(xié)商，必要時(shí)會簽。 

　　第十三條 公文送中心領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由主辦部門和中心辦公室進(jìn)行審核。未經(jīng)辦公室審核的公文，中心領(lǐng)導(dǎo)一般不予簽發(fā)。 

　?。ㄒ唬┲鬓k部門審核的重點(diǎn)是：公文所述事項(xiàng)是否須由本部門擬文，是否有必要行文；涉及其他部門職責(zé)范圍的事項(xiàng)是否進(jìn)行了會簽和協(xié)商；公文文字、表述是否符合公文擬制要求；公文附件是否齊備，附件內(nèi)容和文字是否正確等。 

　?。ǘ┲行霓k公室審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)；是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，相關(guān)部門是否會簽，意見是否一致；附件材料是否齊備；公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。 

　　第十四條 以中心名義制發(fā)的公文，由中心領(lǐng)導(dǎo)按照工作分工簽發(fā)，重要文件需送中心主任或書記簽發(fā)。 

　　請示性文件注明簽發(fā)人。 

　　第十五條 公文正式印制前，中心文秘室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式與排版是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 

　　公文印制完成后，承辦部門必須對公文印制質(zhì)量進(jìn)行檢查，對不符合質(zhì)量要求的文件，應(yīng)分清責(zé)任，盡快重新印制。 

第五章 收文辦理

　　第十六條 中心接收的各類公文由辦公室進(jìn)行登記、附單（詳見附件6）、批分、送閱和督辦；嚴(yán)禁公文橫傳直送。 

　　第十七條 中心各類收文，辦公室應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送中心領(lǐng)導(dǎo)批示或者按部門職責(zé)交有關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。對不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后，可以退回發(fā)文部門并說明理由。 

　　第十八條 審批公文時(shí)，對通知類公文，主管領(lǐng)導(dǎo)簽批落實(shí)意見；對報(bào)告性的公文，圈閱或者簽名表示“已閱知”；對有具體請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意。 

　　第十九條 送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，中心辦公室負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。 

　　第二十條 上級重要來電與傳真收發(fā)： 

　?。ㄒ唬┙勇犐霞壷匾獊黼姇r(shí)，接聽人要主動(dòng)問明和記錄來電人的單位、姓名、職務(wù)、電話號碼、來電時(shí)間；要在電話記錄單（見附件7）中詳細(xì)記錄來電內(nèi)容，并主動(dòng)地認(rèn)真復(fù)核；來電內(nèi)容重要或較復(fù)雜的，可向?qū)Ψ教岢鰰鎮(zhèn)髡嬲埱?。對于來電事?xiàng)中涉及到的涉密信息，要嚴(yán)格保密、嚴(yán)禁擴(kuò)散。 

　?。ǘ┺k公室收到上級重要傳真后，在傳真接收登記本上登記，并負(fù)責(zé)通知收件人及時(shí)領(lǐng)取及簽字確認(rèn)。 

第六章 公文歸檔

　　第二十一條 公文辦理完畢后，應(yīng)按照中心現(xiàn)行《檔案管理辦法法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔，辦理移交手續(xù)。 

　　第二十二條 中心公文歸檔主要包括：中心文件（中心發(fā)文、會議紀(jì)要、工作簡報(bào)、政務(wù)信息等）、外來文件（直接相關(guān)的上級來文、橫向來文）、標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量、項(xiàng)目文檔、科研外事、產(chǎn)業(yè)其它等。 

　　第二十三條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映中心的主要工作情況，便于保管和利用。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。 

第七章 公文管理

　　第二十四條 公文（含傳真、電話記錄）由辦公室或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、繕印、印制、歸檔和銷毀。 

　　第二十五條 存放文件資料的場所必須符合保密、防火和防盜等安全要求。 

　　第二十六條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。 

　　第二十七條 工作人員調(diào)離工作崗位或退休時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。 

第八章 涉密公文管理

　　第二十八條 涉密公文的草擬、打印、用印、登記等過程均應(yīng)在中心機(jī)要室進(jìn)行。處理涉密公文必須使用機(jī)要室專用的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)及移動(dòng)存儲介質(zhì)，不得在非涉密計(jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備處理涉密公文，嚴(yán)禁涉密計(jì)算機(jī)連接互聯(lián)網(wǎng)。 

　　第二十九條 閱辦涉密文件必須在辦公室或者安全保密場所進(jìn)行。個(gè)人離開辦公場所時(shí)，必須將涉密文件鎖存，不得隨意放置。查閱涉密文件必須經(jīng)中心保密分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，因工作需要借閱涉密文件的，須辦理借閱手續(xù)，并在當(dāng)日閱退。嚴(yán)禁涉密文件橫向傳遞。 

　　機(jī)密級以上文件一般應(yīng)在機(jī)要室閱覽，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自帶出機(jī)要室。 

　　第三十條 復(fù)制帶密級的公文，須統(tǒng)一由機(jī)要室向文件下達(dá)部門申請批準(zhǔn)，并在涉密設(shè)備上進(jìn)行，辦理登記手續(xù)。公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印單位證明章。 

　　密級文件資料未經(jīng)制發(fā)單位批準(zhǔn)，不得摘錄、引用。形成后的新文件，按原文密級、保密期限和發(fā)送范圍管理。 

　　第三十一條 機(jī)密文件、信函要通過機(jī)要渠道由專職人員送取、簽收，并一律交由中心機(jī)要室負(fù)責(zé)拆封、清點(diǎn)、登記、編號。凡參加會議簽收的涉密文件，簽收人應(yīng)及時(shí)交機(jī)要室登記管理。 

　　郵寄涉密文件資料應(yīng)通過機(jī)要交通渠道，嚴(yán)禁通過普通郵政和其它渠道進(jìn)行涉密文件資料的郵寄。 

　　第三十二條 各部門因工作需要外發(fā)傳真的，要嚴(yán)格按照保密規(guī)須在涉密傳真機(jī)上發(fā)送，不得在非涉密傳真機(jī)上發(fā)送任何帶有密級的文件資料。 

　　第三十三條 涉密文件須存放在專業(yè)密碼文件柜內(nèi)，并與普通文件分開管理。個(gè)人不得保存帶有密級的文件 

　　第三十四條 銷毀帶密級公文要嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，由機(jī)要部門登記造冊，經(jīng)中心分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，送檔案資料部集中監(jiān)銷。 

　　第三十五條 密碼電報(bào)的使用和管理，按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 

第九章 附則

第三十六條 本辦法自發(fā)布之日起施行，由辦公室負(fù)責(zé)解釋。 

　　附件1、發(fā)文稿紙式樣 

　　2、發(fā)文紅頭文紙式樣 

　　3、主任辦公會紀(jì)要格式 

　　4、辦公會紀(jì)要格式 

　　5、專報(bào)格式 

　　6、紅頭函稿紙式樣 

　　7、領(lǐng)導(dǎo)閱文批示單式樣 

　　8、重要電話記錄單