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流程管理體系研究
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中國(guó)企業(yè)處于自發(fā)流程狀態(tài),當(dāng)企業(yè)重復(fù)這個(gè)流程的時(shí)候,卻沒把這個(gè)流程記錄下來并加以研究分析。但是做任何事情都應(yīng)該有先后順序,1-2-3 與3-1-2肯定有所不同。每個(gè)企業(yè)都會(huì)存在流程,只有重視流程管理,建立相應(yīng)的流程管理體系,企業(yè)執(zhí)行力就高,自然成功的概率也隨之變大。流程管理從流程的層面切入,關(guān)注流程增值性,是流程梳理、設(shè)計(jì)、審核和優(yōu)化的循環(huán)管理過程,同時(shí)也有流程認(rèn)識(shí)與流程改進(jìn)等一系列方法與工具的一種管理體系。流程管理的核心就是流程(process),流程是企業(yè)以輸入各種原料和顧客需求為起點(diǎn)到創(chuàng)造出對(duì)顧客有價(jià)值的產(chǎn)品或服務(wù)為終點(diǎn)的一系列活動(dòng)。對(duì)流程的管理、控制和優(yōu)化就可顯著提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和生存能力,有助于企業(yè)快速、靈活地應(yīng)對(duì)不斷變化的客戶需求和市場(chǎng)發(fā)展形態(tài)。因此,公司必須將著眼點(diǎn)放在流程管理上,建立流程管理體系,讓企業(yè)內(nèi)部員工建立共識(shí),推動(dòng)企業(yè)內(nèi)外部管理,組織有條不紊地運(yùn)行。
流程管理體系是將單個(gè)的流程活動(dòng)組織成一個(gè)有序集合進(jìn)行管理,根據(jù)企業(yè)自身情況和目標(biāo),有選擇性、匹配性地進(jìn)行相應(yīng)的建設(shè)。描述流程管理體系就是認(rèn)識(shí)流程--建立流程--檢查流程--優(yōu)化流程-運(yùn)作流程的一個(gè)不斷的循環(huán)。每一個(gè)流程步驟都有相應(yīng)的工作指示,接下來就詳細(xì)闡述每一個(gè)流程步驟。
1、認(rèn)識(shí)流程
一個(gè)企業(yè)首先要對(duì)自己的全面現(xiàn)狀有所了解,并進(jìn)行識(shí)別,不能一葉障目只看到事物的一部分,因此第一步要認(rèn)識(shí)流程,然后進(jìn)行流程規(guī)劃和梳理。很多企業(yè)的流程處于自發(fā)狀態(tài),沒有去分析梳理使之形成系統(tǒng)的規(guī)范的體系。認(rèn)識(shí)流程前要分析客戶需求,目前的流程是否最佳,流程運(yùn)行所消耗的人力財(cái)力等資源是否得到充分運(yùn)用以及流程的限制性和風(fēng)險(xiǎn)。流程梳理就是使隱形流程顯性化,使流程運(yùn)行線路清晰合理,各人員崗位職責(zé)明確,部門與部門、活動(dòng)與活動(dòng)之間的接口清晰。只有認(rèn)識(shí)了流程,才能繼續(xù)下一個(gè)環(huán)節(jié)。
2、建立流程
建立流程就是實(shí)現(xiàn)規(guī)劃目標(biāo),并付諸行動(dòng)。流程要有執(zhí)行力,首先要有好的設(shè)計(jì)。流程設(shè)計(jì)的目的是風(fēng)險(xiǎn)、成本、速度和質(zhì)量的優(yōu)化和控制。建立流程需要IT技術(shù)的支持,從而使流程設(shè)計(jì)更專業(yè)、更簡(jiǎn)明。流程管理是管理變革與IT技術(shù)的結(jié)合點(diǎn),流程管理是信息化建設(shè)成功的有力保障,信息化不能脫離流程管理,否則純技術(shù)方案并不能真正幫助企業(yè)建立基于信息管理、流程架構(gòu)的管理制度。同時(shí)流程管理亦不能脫離信息化,企業(yè)流程復(fù)雜多變,單靠人工管理,小企業(yè)也許還能支撐,大企業(yè)就難以保證了。信息化是企業(yè)提升管理能力,提升競(jìng)爭(zhēng)力的有力工具和手段,因此IT技術(shù)在這一環(huán)節(jié)有舉足輕重的作用。
3、檢查流程
流程管理沒有流程檢查是惘然的。流程檢查的方法有流程稽查、流程績(jī)效評(píng)估、流程審計(jì)和客戶滿意度評(píng)估。通過客戶滿意度評(píng)估,我們可以了解客戶有哪些需求,客戶的滿意程度。客戶滿意度調(diào)查為流程優(yōu)化明確了方向,不斷地以客戶需求為導(dǎo)向去優(yōu)化流程,客戶滿意度提高,流程所創(chuàng)造的價(jià)值就會(huì)提高,流程的績(jī)效也隨之提升。另外根據(jù)流程績(jī)效評(píng)估結(jié)果,可以發(fā)現(xiàn)哪些流程的績(jī)效與目標(biāo)差距大,那么這些績(jī)效差距大的點(diǎn)就是流程優(yōu)化的方向。發(fā)現(xiàn)流程設(shè)計(jì)本身存在的問題,是否抓住流程關(guān)鍵點(diǎn),是否具有可行性等都是需要考慮的。通過流程審計(jì),企業(yè)可以發(fā)現(xiàn)流程體系的全局性問題,也會(huì)發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵流程存在的問題。所以流程檢查是十分必要的,它會(huì)暴露出存在的問題,從而明確流程優(yōu)化的方向,使流程優(yōu)化項(xiàng)目的目標(biāo)清晰,導(dǎo)向明確。
4、優(yōu)化流程
流程優(yōu)化是流程管理的關(guān)鍵步驟。首先要將流程檢查的結(jié)果進(jìn)行整理分析,識(shí)別需要優(yōu)化的流程。標(biāo)桿對(duì)比后,明確優(yōu)化的范圍和各部門人員的責(zé)任。接下來根據(jù)制定的優(yōu)化目標(biāo)采取針對(duì)性優(yōu)化策略,設(shè)計(jì)新流程,然后進(jìn)行效果跟蹤,持續(xù)優(yōu)化與管理。但是如果企業(yè)面臨不斷加劇的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),日益多樣化的客戶需求及更加復(fù)雜的技術(shù)服務(wù)市場(chǎng),為企業(yè)營(yíng)造一個(gè)適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的良性空間,使企業(yè)能夠在激烈競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)先機(jī),企業(yè)重組將是一個(gè)理想的選擇。企業(yè)重組強(qiáng)調(diào)以業(yè)務(wù)流程為改造對(duì)象和中心、以關(guān)心客戶的需求和滿意度為目標(biāo)、對(duì)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行徹底的思考和轉(zhuǎn)換,利用先進(jìn)的技術(shù)以及現(xiàn)代的管理手段,最大程度地實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)在成本、質(zhì)量、服務(wù)和效益等方面的實(shí)質(zhì)性的改善。流程優(yōu)化消除多余作業(yè),加強(qiáng)增值服務(wù)和縮短流程周期,流程重組則是著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)和全局,突出發(fā)展與合作理念,讓整個(gè)流程發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變。
5、運(yùn)作流程
運(yùn)作流程要以人為本,以快速落實(shí)戰(zhàn)略和提高績(jī)效管理為目標(biāo),將流程改進(jìn)的工作下放給流程管理者,并建立起相關(guān)的制度和文化,流程管理才能真正實(shí)現(xiàn)。推廣流程管理體系,培養(yǎng)員工的流程意識(shí),營(yíng)造流程文化,將處于自發(fā)狀態(tài)的流程加以研究和分析,并形成一個(gè)規(guī)范的流程管理體系,然后按照體系運(yùn)作流程,將會(huì)有事半功倍的效果。同時(shí)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境是不斷變化的,運(yùn)作流程就要幫助調(diào)整組織在周邊環(huán)境變化時(shí)能盡快適應(yīng)。流程管理體系的建立對(duì)于企業(yè)戰(zhàn)略的實(shí)施是一個(gè)很大的推動(dòng),可以使企業(yè)發(fā)展協(xié)同增值,提高效率,落實(shí)責(zé)任和管理創(chuàng)新。
6、流程管理體系在萬(wàn)科的應(yīng)用
萬(wàn)科是目前中國(guó)最大的住宅開發(fā)企業(yè),之所以如此成功很大程度上取決于它規(guī)范的流程管理體系。(認(rèn)識(shí)流程)萬(wàn)科以客戶需求為中心,識(shí)別企業(yè)業(yè)務(wù)過程。假設(shè)要開發(fā)一塊地皮,就會(huì)進(jìn)行一系列的項(xiàng)目論證策劃,倘若沒有相應(yīng)的流程體系來規(guī)范約束,員工們很難高效配合。因此在推進(jìn)項(xiàng)目的過程中,為了更好地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的價(jià)值,更多的從項(xiàng)目組成員思想上強(qiáng)調(diào)流程的概念,流程是組織運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ),很多員工對(duì)現(xiàn)行流程運(yùn)作不太滿意,希望能夠理順流程提高內(nèi)部運(yùn)行的效率,改善部門之間的配合和溝通。所以萬(wàn)科在認(rèn)識(shí)流程這塊下了相當(dāng)大的功夫。
①建立流程。萬(wàn)科流程設(shè)計(jì)過程中,所有流程都要關(guān)注流程的最終結(jié)果是否滿足原先的目標(biāo)要求,從了解客戶需求到最終客戶滿意調(diào)查,一切流程的設(shè)計(jì)執(zhí)行都必須嚴(yán)格按照產(chǎn)品定位策劃書來實(shí)施。對(duì)應(yīng)每一個(gè)管理項(xiàng)目,設(shè)計(jì)開發(fā)出最合適的流程,然后進(jìn)行過程控制。
②檢查流程。流程要得到持續(xù)執(zhí)行和改進(jìn),流程審核是最有效的手段,萬(wàn)科企業(yè)通過至少每年一次的跟蹤審核,檢查流程的執(zhí)行效果以及流程本身的適用性,發(fā)現(xiàn)流程本身及流程執(zhí)行的問題,提出改善措施,確保流程的持續(xù)適應(yīng)和改進(jìn)。
③優(yōu)化流程。萬(wàn)科所有流程都應(yīng)具備自我提升功能,通過對(duì)流程運(yùn)行結(jié)果的相關(guān)數(shù)據(jù)或信息加以分析,如處理客戶投訴的流程,萬(wàn)科每月需要將客戶的投訴進(jìn)行分析,對(duì)每個(gè)投訴處理的結(jié)果仔細(xì)調(diào)查原因,對(duì)一些重大的投訴會(huì)形成案例發(fā)給所有部門,作為共同之鑒。通過對(duì)客戶反饋的問題進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì),分析原因,掌握客戶心理,彌補(bǔ)客戶需求,避免同樣的問題再次發(fā)生,從而提高客戶信任度和滿意度。萬(wàn)科建立的知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)目的之一就是通過對(duì)以往的經(jīng)驗(yàn)總結(jié),明確優(yōu)化方向,持續(xù)改進(jìn),從而提高項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)質(zhì)量。
④效果。萬(wàn)科的規(guī)模不斷擴(kuò)張,項(xiàng)目不斷增加,管理的難度不斷增加,應(yīng)用系統(tǒng)規(guī)范的流程管理體系后,項(xiàng)目質(zhì)量管理規(guī)范化,產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量提高,減少了工作差額,提高了運(yùn)作效率。萬(wàn)科各分公司因此能保證有序運(yùn)作,提高了整體的運(yùn)作效率,標(biāo)準(zhǔn)化的運(yùn)作管理保障了管理的協(xié)調(diào)一致性,避免了個(gè)人經(jīng)驗(yàn)管理,保證了每個(gè)項(xiàng)目能在有效控制風(fēng)險(xiǎn)的前提下保持較高的設(shè)計(jì)、施工和服務(wù)質(zhì)量水平。
7、結(jié)論
搭建出一套貫穿業(yè)務(wù)流程生命周期的管理體系,才能實(shí)現(xiàn)管理的持續(xù)完善,形成持久的企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。流程管理體系是一種先進(jìn)的組織運(yùn)營(yíng)管理模式,它能強(qiáng)化企業(yè)戰(zhàn)略分解和執(zhí)行、規(guī)范和精細(xì)操作、關(guān)注市場(chǎng)變化和客戶需求并及時(shí)響應(yīng)、提高經(jīng)濟(jì)效益、不斷創(chuàng)新,最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)改進(jìn)與發(fā)展。
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