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實施的首要挑戰(zhàn)—企業(yè)的流程體系圖
業(yè)務(wù)流程在組織中比比皆是。一些流程已經(jīng)界定得十分詳細(xì)和明確。例如,貸款流程是人手眾多的財務(wù)部門的核心職責(zé),因此,有關(guān)如何處理貸款流程的詳細(xì)資料也就自然為大家所熟知。與此相對應(yīng)的另外一個方面,企業(yè)中的大多數(shù)流程仍然沒有被很好的說明定義或者記錄下來。這種情況是企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)過多年的發(fā)展,人們?yōu)榱藨?yīng)對情況而做出即時決定所造成的結(jié)果。如果成功了,這些程序就會運(yùn)用到相似的情形中去,多年之后就成為了公認(rèn)的流程標(biāo)準(zhǔn)。如果沒有成功,就會將嘗試其它的方法,直到找到有用的流程。結(jié)果造成流程的反復(fù)進(jìn)化,幾乎就是達(dá)爾文進(jìn)化論的翻版。由于這些實際情況,實施流程管理軟件常常面臨很多的挑戰(zhàn)--不僅要理解現(xiàn)有的流程,同時還要在運(yùn)用流程管理軟件技術(shù)實現(xiàn)了自動化后保證流程的靈活性,使流程能夠不斷做出變化和調(diào)整。
企業(yè)要想取得流程管理軟件的成功,業(yè)務(wù)人員與IT專家必須組建一個團(tuán)隊來共同作戰(zhàn)。業(yè)務(wù)人員是業(yè)務(wù)流程的使用者,他們了解流程的目的與運(yùn)作方式。一旦實際情況需要,他們就會采取行動調(diào)整現(xiàn)有的流程。IT部門提供了企業(yè)流程自動化運(yùn)作的技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施。他們知道如何管理數(shù)據(jù),以及整合與系統(tǒng)運(yùn)作的要求。
企業(yè)需要發(fā)掘IT基礎(chǔ)設(shè)施、業(yè)務(wù)流與業(yè)務(wù)需求這樣的一個組合,然后把它們轉(zhuǎn)換成業(yè)務(wù)流程圖,這樣才能實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的自動化運(yùn)作。這一個過程需要團(tuán)隊的努力工作,流程需要不斷做出調(diào)整以適應(yīng)變化是實施流程管理軟件項目面臨的最大挑戰(zhàn)。德勤(Delphi Group)最新的研究報告指出:"通常,主要的工作集中在發(fā)掘階段,也就是需求分析,流程模型的開發(fā)與制定業(yè)務(wù)規(guī)則這樣的一個整體努力。從平均水平來看,這些活動(流程與規(guī)則分析結(jié)合需求定義)大約耗費(fèi)整個流程管理軟件項目時間的40%,然而,實際上人們常常發(fā)現(xiàn)這個階段花費(fèi)了整個項目時間的50%到60%甚至更多。"
為了充分發(fā)掘流程,IT人員與業(yè)務(wù)人員的代表必須進(jìn)行合作一起定義流程圖。流程圖應(yīng)當(dāng)真實的反映業(yè)務(wù)流程的流向與導(dǎo)致遵從不同路徑的業(yè)務(wù)條件或規(guī)則。 流程圖與支持性文件一起詳細(xì)描述流程的細(xì)節(jié)。某些流程定義的工作與傳統(tǒng)的應(yīng)用程序開發(fā)相類似,包括:
.數(shù)據(jù)記錄的需求;
.確定流程執(zhí)行中可能需要完成的所有任務(wù);
.確定運(yùn)用那個現(xiàn)存的系統(tǒng)(來獲取信息,傳送信息或者使整個步驟自動化);
.選擇如何通過電子表格/用戶界面從用戶那里收集信息。
其它的一些細(xì)節(jié)則是業(yè)務(wù)流程獨(dú)有的(與IT無關(guān)的):
.什么條件確定了工作流程必須按哪些步驟進(jìn)行;
.流程中的每一步工作應(yīng)當(dāng)由誰來完成;
.如何來處理那些改變工作流向的例外事件。
詳細(xì)的流程圖本身也會帶來問題,這一點(diǎn)是于流程圖的圖畫性質(zhì)本身所決定的。雖然在最初的時候,圖畫形式的流程能夠大大推動我們對流程的理解,但是隨著流程復(fù)雜性程度的增加,它所能增進(jìn)理解的價值也在不斷減少。即使能夠畫出最好的流程圖,對于不是繪圖專家的人來講,要理解圖畫流程(理解圖畫后面的詳細(xì)內(nèi)容)的困難仍然是非常大的。圖畫形式的流程圖不僅沒有提高流程的清晰度與可理解性,反而還加大了理解的難度與迷惑程度。此外,我們還要注意到流程圖與模型實際上是永不能被真正完成的,因為變總是化無時無刻地在發(fā)生。
隨著企業(yè)業(yè)務(wù)流程的持續(xù)變化,企業(yè)的IT部門會感受到越來越大的壓力,因為他們不得不千方百計地去理解、領(lǐng)會和貫徹流程的要求。但是,我們要知道這些要求的關(guān)鍵部分往往都存在于流程擁有者的頭腦中,他們根據(jù)業(yè)務(wù)環(huán)境的需要進(jìn)行運(yùn)用和調(diào)整。在企業(yè)的IT部門看來,定義與把流程的規(guī)則和流向形式化是必須的,不存在商量余地的。 但從業(yè)務(wù)的角度來看,要做到這點(diǎn)是幾乎不可能的事。
為了解決這些挑戰(zhàn),各種方法與技術(shù)層出不窮。其中有一些促進(jìn)了業(yè)務(wù)部門與IT部門工作的協(xié)調(diào)性,有一些使解決方案程序中的代碼得以減少從而簡化了變化,也有一些重新定義了什么是流程管理軟件項目的理想團(tuán)隊結(jié)構(gòu),還有一些從完全不同的角度對這些問題進(jìn)行了探討。在作者的下一篇文章,將會進(jìn)行更加詳細(xì)的探討來如何解決這些流程分析的難題。
文章來源:互聯(lián)網(wǎng)
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