淺析流程管理活動(dòng)的實(shí)施要領(lǐng)

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

    導(dǎo)語：流程是本來就存在的，不管是否梳理。而如何對(duì)流程進(jìn)行有效管理，是優(yōu)秀企業(yè)必須關(guān)注的。本文結(jié)合案例和項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勂髽I(yè)流程管理活動(dòng)中的實(shí)施要領(lǐng)。

       流程是本來就存在的，不管是否梳理。而如何對(duì)流程進(jìn)行有效管理，是優(yōu)秀企業(yè)必須關(guān)注的。本文結(jié)合案例和項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勂髽I(yè)流程管理活動(dòng)中的實(shí)施要領(lǐng)。

目的——流程管理是群體性事務(wù)，有目標(biāo)才會(huì)有動(dòng)力！
       開展流程管理工作，是為了提高內(nèi)部辦事效率？還是為了提升外部顧客的滿意度？是為了減少人員冗余，還是為降低因流程不暢帶來的庫存積壓？首先，我們必須有明確的目的，才能保證某項(xiàng)流程管理活動(dòng)所涉及到的群體，在過程中有的放矢，有方向可循。例如，寶鋼國際鋼貿(mào)公司近日成功上線全流程庫存風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)，其內(nèi)部開展的相關(guān)流程管理活動(dòng)，目的就非常明確：更好地管理和控制庫存風(fēng)險(xiǎn)，提高風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、處理、反饋的閉環(huán)管理。

范圍——流程管理涉及邊界，牽一發(fā)還是動(dòng)全身？
       其次，我們還要弄清楚本次流程管理的范圍。是對(duì)某一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)如生產(chǎn)、銷售的流程進(jìn)行局部梳理、優(yōu)化，還是對(duì)企業(yè)的整體業(yè)務(wù)流程進(jìn)行完善？范圍必須在流程管理開始前確定，否則，發(fā)展到最后往往因?yàn)榉秶箅y以控制，造成流程管理活動(dòng)無法繼續(xù)。20世紀(jì)80年代福特公司就面臨這樣的選擇，為削減管理費(fèi)用和各種行政開支，他們想借助信息技術(shù)，對(duì)應(yīng)付賬款部門業(yè)務(wù)進(jìn)行改變。其中一個(gè)方案是只對(duì)應(yīng)付款部門的內(nèi)部流程進(jìn)行局部調(diào)整，并計(jì)劃裁員20%。后公司決定，對(duì)與應(yīng)付賬款部門相關(guān)的整個(gè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行徹底重組。如下圖：




       是牽一發(fā)還是動(dòng)全身？福特選擇了后者。以往應(yīng)付款部門須在訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和發(fā)票中核查14項(xiàng)內(nèi)客，而如今只需3項(xiàng)—— 零件名稱、數(shù)量和供貨商代碼。由于訂單和驗(yàn)收單的自然吻合，使得付款也必然及時(shí)而準(zhǔn)確，從而簡(jiǎn)化了物料管理工作，并使得財(cái)務(wù)信息更加準(zhǔn)確。并最終實(shí)現(xiàn)裁員75％，而非原定的20％。

       不過，據(jù)筆者在企業(yè)服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)，國內(nèi)真正能做到“動(dòng)全身”而效果顯著的并不多見。90%以上都是在局部的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行完善，這和各級(jí)員工整體流程管理理念不強(qiáng)有一定的關(guān)系。

人員——強(qiáng)調(diào)關(guān)注人，重視人的能力、品質(zhì)、意志
       目前國內(nèi)有部分企業(yè)開始成立流程管理部門，并打造以流程經(jīng)理為核心的管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)的優(yōu)化和管理起到監(jiān)督、制衡作用。這也正與延展CMAP流程咨詢方法論相吻合，強(qiáng)調(diào)關(guān)注人，重視人的能力、品質(zhì)、意志、主管能動(dòng)性，從而推動(dòng)流程理念的貫徹和流程工具、方法的執(zhí)行。




       再優(yōu)秀的流程管理方案最終還是要依賴項(xiàng)目組人員去配合落地的，所以項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人和成員的選擇就顯得尤為重要。作為項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人必須要對(duì)流程管理、對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)有深刻的理解，在企業(yè)中要具有一定的威信和協(xié)調(diào)能力，因?yàn)榱鞒坦芾淼膬?yōu)化需要多個(gè)部門的配合。而項(xiàng)目組成員的選擇要充分考慮到流程涉及的業(yè)務(wù)范圍和流程優(yōu)化的不同階段。

考核指標(biāo)——形成監(jiān)控體系，定期檢查和建議
       整個(gè)流程管理過程中，我們要設(shè)定各項(xiàng)考核指標(biāo)來衡量流程管理優(yōu)化的效果和落實(shí)情況。如何制定各項(xiàng)考核指標(biāo)呢？首先流程是個(gè)不斷輸入輸出的過程，我們要用輸出物來衡量，也就是結(jié)果導(dǎo)向。比如：如果是對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃制訂流程的優(yōu)化，我們就要考核生產(chǎn)計(jì)劃制訂的時(shí)效性和準(zhǔn)確性；如果是對(duì)采購流程的優(yōu)化，我們就要考核采購的交貨期、價(jià)格、品質(zhì)的控制。

       流程管理不是一次性的工作，而是需要持續(xù)進(jìn)行的工作，所以形成持續(xù)改進(jìn)機(jī)制就顯得非常重要。首先在人員上我們依然要設(shè)立流程優(yōu)化的委員會(huì)，在日常的工作中成員負(fù)責(zé)各自的業(yè)務(wù)，當(dāng)需要進(jìn)行新的流程優(yōu)化和改進(jìn)的時(shí)候，委員會(huì)就承擔(dān)起對(duì)優(yōu)化方案審核和推進(jìn)的工作。當(dāng)然作為流程管理項(xiàng)目組成員，還必須在平常的工作中不斷地收集流程優(yōu)化點(diǎn)，組織商討流程優(yōu)化方案，始終保持流程是一項(xiàng)持續(xù)、系統(tǒng)工作的觀念。


文章來源：延展咨詢