企業(yè)流程管理實(shí)踐的創(chuàng)新方法——沙盤演練

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    導(dǎo)語：流程沙盤演練是指針對(duì)新設(shè)計(jì)、新優(yōu)化的流程，召集流程所涉及的部門與崗位成員，對(duì)流程中牽涉的表單進(jìn)行模擬操作與流轉(zhuǎn)，對(duì)流程各節(jié)點(diǎn)的操作時(shí)長(zhǎng)進(jìn)行討論明確，最后做到新流程簡(jiǎn)潔、優(yōu)化、真實(shí)、可操作。延展咨詢成功將“沙盤演練”應(yīng)用到勝利油田流程梳理項(xiàng)目中，本文以“勘探開發(fā)工程監(jiān)督管理流程”沙盤推演為實(shí)例，簡(jiǎn)單介紹流程沙盤演練的過程。

       沙盤演練又叫沙盤模擬、沙盤推演，源自西方軍事上的戰(zhàn)爭(zhēng)沙盤模擬推演。流程沙盤演練是指針對(duì)新設(shè)計(jì)、新優(yōu)化的流程，召集流程所涉及的部門與崗位成員，對(duì)流程中牽涉的表單進(jìn)行模擬操作與流轉(zhuǎn)，對(duì)流程各節(jié)點(diǎn)的操作時(shí)長(zhǎng)進(jìn)行討論明確，最后做到新流程簡(jiǎn)潔、優(yōu)化、真實(shí)、可操作。推演中很容易發(fā)現(xiàn)跨部門的協(xié)作問題，并能通過現(xiàn)場(chǎng)集中討論得到迅速解決，所以沙盤推演是目前較為常用的咨詢方法。延展咨詢成功將“沙盤演練”應(yīng)用到勝利油田流程梳理項(xiàng)目中，本文以“勘探開發(fā)工程監(jiān)督管理流程”沙盤推演為實(shí)例，簡(jiǎn)單介紹流程沙盤演練的過程。

       為驗(yàn)證流程是否能夠?qū)崿F(xiàn)“體現(xiàn)一體化監(jiān)督管理思路，發(fā)揮監(jiān)督中心監(jiān)督職能，對(duì)勘探開發(fā)工程的質(zhì)量、進(jìn)度等進(jìn)行有效控制，確保施工過程符合設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、施工效果滿足合同要求，提高工程施工質(zhì)量”的設(shè)計(jì)目標(biāo)，項(xiàng)目組將對(duì)勘探開發(fā)工程監(jiān)督管理流程24個(gè)節(jié)點(diǎn)中可模擬運(yùn)行的11個(gè)業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)實(shí)施流程沙盤推演。




       項(xiàng)目組從項(xiàng)目挑選要求、表單及單據(jù)、項(xiàng)目資料、人員四個(gè)方面明確了事先進(jìn)行準(zhǔn)備的事宜，特別注意被挑選作為沙盤演練對(duì)象的項(xiàng)目需覆蓋流程涉及業(yè)務(wù)的全過程。如區(qū)分勘探、開發(fā)井，覆蓋探井、鉆井、測(cè)井、錄井、試油工程施工作業(yè)的全過程監(jiān)督，已完井且資料齊全。

       演練開始時(shí)，主持人先按照流程宣貫的標(biāo)準(zhǔn)方式，對(duì)所設(shè)計(jì)的流程總圖進(jìn)行介紹，現(xiàn)場(chǎng)告知參與沙盤推演的相關(guān)部門演練的檢驗(yàn)要點(diǎn)及標(biāo)準(zhǔn)：
       1、流程節(jié)點(diǎn)銜接順暢，銜接能到具體崗位；
       2、工作依據(jù)可獲得，來源清晰明確；
       3、業(yè)務(wù)單據(jù)完整，信息項(xiàng)可準(zhǔn)確填寫。

       后續(xù)進(jìn)入業(yè)務(wù)現(xiàn)場(chǎng)串接演練環(huán)節(jié)，主持人按照事先設(shè)計(jì)的業(yè)務(wù)情景按照流程節(jié)點(diǎn)依次進(jìn)行說明。之后，該流程節(jié)點(diǎn)的主責(zé)部門針對(duì)業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)進(jìn)行補(bǔ)充說明，各參與部門針對(duì)每個(gè)流程節(jié)點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行討論，記錄員負(fù)責(zé)做現(xiàn)場(chǎng)問題記錄。最后，由評(píng)判人員（各部門領(lǐng)導(dǎo)及經(jīng)營(yíng)管理部領(lǐng)導(dǎo)）進(jìn)行總結(jié)。演練結(jié)果如下：
       1、明確、規(guī)范流程各環(huán)節(jié)表單模板：
       如：“下達(dá)監(jiān)督委托書環(huán)節(jié)中，無論勘探井還是開發(fā)井，建設(shè)管理方都需下達(dá)勘探開發(fā)單項(xiàng)工程監(jiān)督委托書給監(jiān)督中心；監(jiān)督實(shí)施環(huán)節(jié)中，監(jiān)督中心需制定駐地監(jiān)督日志和巡回監(jiān)督報(bào)告模板，監(jiān)督信息納入油田數(shù)據(jù)中心并實(shí)現(xiàn)與建設(shè)管理方、建設(shè)實(shí)施方實(shí)時(shí)共享；組織監(jiān)督考核評(píng)價(jià)環(huán)節(jié)中，建設(shè)管理方需設(shè)計(jì)并出具勘探開發(fā)工程監(jiān)督考核評(píng)價(jià)報(bào)告”等。需要完善模板的已由相關(guān)部門在沙盤演練后一周內(nèi)設(shè)計(jì)、完善，并由相關(guān)部門會(huì)簽認(rèn)可意見。

       2、明確流程時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求：
       如：“建設(shè)實(shí)施方至少需要在開工前48小時(shí)下達(dá)監(jiān)督委托書；監(jiān)督中心在接到監(jiān)督委托書后24小時(shí)內(nèi)確定單項(xiàng)工程監(jiān)督方案，施工方同時(shí)進(jìn)行工程開工準(zhǔn)備”等。

       3、現(xiàn)場(chǎng)討論明確解決8個(gè)細(xì)節(jié)問題，各相關(guān)部門對(duì)流程設(shè)計(jì)達(dá)成一致意見，經(jīng)評(píng)判人員認(rèn)定后，模擬運(yùn)行驗(yàn)證通過。
       流程沙盤演練根據(jù)所設(shè)計(jì)的業(yè)務(wù)流程為主線，設(shè)想并模擬出各種情況下的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，并以跨部門現(xiàn)場(chǎng)討論的方式發(fā)現(xiàn)問題、解決問題從而優(yōu)化流程，保證流程可執(zhí)行。
       通過沙盤演練現(xiàn)場(chǎng)的交流、討論甚至爭(zhēng)論，以及對(duì)實(shí)際業(yè)務(wù)過程中的真實(shí)表單、數(shù)據(jù)的共同研讀、分析，預(yù)先考慮了在業(yè)務(wù)過程中各種可能存在的特殊情況，及時(shí)處理異議。
       沙盤演練過程模擬到某部門的具體崗位，其中涉及的表單均有明確來源、傳遞方式、時(shí)間要求，這為流程E化落地提供便利，它保證了系統(tǒng)設(shè)計(jì)的合理性，避免方案設(shè)計(jì)無法考慮周全的情況。


文章來源：延展咨詢