中咨協(xié)鄭州OA信息化系統(tǒng)促進協(xié)會虛擬溝通

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組織間的知識傳遞、共享以及虛擬協(xié)同對于行業(yè)協(xié)會來說，無疑是業(yè)務活動的核心。在信息化建設如火如荼的今天，如何利用先進的信息技術和知識管理思想提高協(xié)會管理效能，是行業(yè)協(xié)會面臨的重大挑戰(zhàn)。中國科技咨詢協(xié)會知識管理系統(tǒng)的構建實施過程，為行業(yè)協(xié)會知識管理的開展提供了可供克隆的范本。

中國科技咨詢協(xié)會（簡稱中咨協(xié)）經國家民政部注冊登記，于2003年4月正式成立，作為一個非盈利的自律性社會團體，主要職責是通過建立和完善協(xié)會會員的資格認證程序和會員職業(yè)行為準則，促進會員的專業(yè)化服務能力和職業(yè)信譽能力的提升，保證咨詢工作的價值和有效性。通過咨詢行業(yè)知識資源的建設，促進會員為各類組織的可持續(xù)發(fā)展提供專業(yè)服務。對于具有虛擬性質的組織，需要有完善的工作機制和便利互動的工作平臺提高組織工作的有效性，吸引和激勵更多的會員和公眾參與其中。為更好完成這一工作，中咨協(xié)決定引入北京智識企業(yè)管理咨詢有限公司的知識管理咨詢服務。

需求解讀

北京智識經過嚴密調查和研究，全面掌握了中咨協(xié)作為公共組織（行業(yè)協(xié)會）的業(yè)務特征：協(xié)會所擁有的知識是其最重要的資源，這一知識資源主要為協(xié)會成員所掌握的隱性知識，但由于會員分別具有分散的特點，在一定程度上具有虛擬性，因此加強協(xié)會內部和外界的交流溝通是最重要的目標。在此基礎上，北京智識確定中咨協(xié)知識管理系統(tǒng)設計目標的主要目標是要服務于中國科技咨詢協(xié)會，分別面向公眾、會員和協(xié)會人員提供信息化的支持，強化協(xié)會的管理功能，最大限度地發(fā)揮出協(xié)會的管理職能和服務職能。

醞釀方案

北京智識充分利用了其拳頭產品“智識KMP”靈活配置的優(yōu)勢，迅速為中咨協(xié)搭建了知識管理平臺（http://www.chinaconsulting.org.cn）。平臺的搭建以北京智識對虛擬型組織的多年研究為基礎，結合中國科技咨詢協(xié)會的特點，運用知識管理的思想和方法，從協(xié)會長期運行所需進行知識積累、知識共享和知識重用的角度，該系統(tǒng)體現(xiàn)了北京智識獨特的“樸素知識管理”的思想。智識設計了包括信息發(fā)布、會員服務和內部辦公多種功能的綜合業(yè)務平臺，在邏輯上劃分為3類界面，分別面向公眾、會員和協(xié)會工作人員提供系統(tǒng)功能。

中咨協(xié)的知識管理系統(tǒng)由4大板塊19個功能模塊組成，分為信息發(fā)布、內部管理、會員服務和行業(yè)統(tǒng)計四個板塊。

會員管理：實現(xiàn)對協(xié)會會員的申請、審批、信息、評價和會費的管理。
培訓管理：對協(xié)會會員以及用戶提供的專業(yè)知識和職業(yè)技能等培訓的在線培訓、資格審查、培訓通知、培訓人員信息管理和培訓專家管理。
資料管理：實現(xiàn)協(xié)會對工作過程中的有價值的資料的添加、修改、刪除、查詢功能。
計劃管理：按照年度、月度的時間順序實現(xiàn)協(xié)會整體工作計劃的制定、修改、核實情況。
會刊管理：對協(xié)會會刊的存檔、展示的管理。
統(tǒng)計管理：對外提供公開填寫的統(tǒng)計表，內部與已有統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫對接，實現(xiàn)行業(yè)統(tǒng)計功能。
信息發(fā)布：對外發(fā)布信息，展示協(xié)會形象，主要內容包括發(fā)布協(xié)會的介紹，協(xié)會的章程，協(xié)會的通知等內容。

穩(wěn)妥實施

知識管理平臺設計開發(fā)建設于2003年7月完成，由于平臺設計與中咨協(xié)的組織業(yè)務特點十分契合，因而給系統(tǒng)的實施帶來了便利。

在系統(tǒng)的實施過程中，我們采用逐步實施調試的方法。由于系統(tǒng)的功能主要在于用戶間的溝通，因而在配置完成后，我們對系統(tǒng)的協(xié)作使用進行了反復的測試。之后，在實施初期進行了跟蹤支持，使系統(tǒng)有效地實現(xiàn)內部管理人員和會員之間的良好溝通和有序管理。

這種實施模式使中咨協(xié)的知識管理系統(tǒng)能夠以一種漸進式的模式展開展，同時保證各種知識資源的有效重用。在系統(tǒng)的實施過程中，我們發(fā)現(xiàn)，由于中咨協(xié)正建立初期，在有利于系統(tǒng)和業(yè)務的同步整合的同時，其業(yè)務流程的不確定性也為系統(tǒng)實施帶來了一定難度。值得慶幸的是，智識知識管理系統(tǒng)所具備的柔性，中咨協(xié)的知識管理系統(tǒng)的設計思想已經保證了該系統(tǒng)可以以“增量”的方式逐步擴展。這就使系統(tǒng)可以很快適應業(yè)務流程的調整，應對隨時出現(xiàn)的新問題。

目前中咨協(xié)已逐步成為協(xié)會內部管理人員和協(xié)會會員溝通交流，實現(xiàn)協(xié)會對會員統(tǒng)一管理的平臺，協(xié)會會員登陸系統(tǒng)后馬上可以看到由協(xié)會管理部門發(fā)布的協(xié)會最新的通知、最新舉辦的活動、會刊等；管理人員可以通過系統(tǒng)實現(xiàn)對會員的申請、審批、信息、評價和會費進行管理。整個系統(tǒng)的所有信息、所有數(shù)據(jù)都在以知識流程的方式處理，以每個人最習慣的分類邏輯展現(xiàn)出來。

成效見證

在協(xié)會組織成立之初即同步建設知識管理系統(tǒng)，在較高的起點上開展協(xié)會工作。該系統(tǒng)提升了協(xié)會的對外展示的能力，協(xié)會可以動態(tài)的發(fā)布各種最新的信息；會員管理和辦公管理等功能大大減輕協(xié)會工作人員事務處理的工作量；同時搭建起協(xié)會的會員服務平臺，使分布在全國各地的會員都可以通過會員服務平臺與協(xié)會溝通，享受各種會員服務。同時，該系統(tǒng)還完成了對協(xié)會知識的積累和共享，使協(xié)會工作人員在以后的工作中可不斷重用已有經驗。該系統(tǒng)為中咨協(xié)發(fā)展成為具有全國影響力的組織提供了有力的保障。

中國科技咨詢協(xié)會知識管理系統(tǒng)的構建實施過程，給行業(yè)組織提供的可借鑒經驗主要在于，知識管理系統(tǒng)的構建必須準確把握組織的核心業(yè)務及其特性，在此基礎上從實際出發(fā)謹慎地推動。

建立知識管理系統(tǒng)的步驟：首先要把握系統(tǒng)的主要目標，設計結構良好的、可擴展知識管理系統(tǒng)框架，積極審慎地推進，分階段實施系統(tǒng)。

建立知識管理系統(tǒng)關鍵在于3個方面：對行業(yè)知識管理實施本質規(guī)律的認識、知識管理系統(tǒng)設計的切合性和可拓展性，以及系統(tǒng)實施的可操作性和嚴密性。該項目的成功實施，又一次印證了智識行業(yè)協(xié)會知識管理解決方案現(xiàn)實操作性。