中咨協(xié)鄭州OA信息化系統(tǒng)促進(jìn)協(xié)會(huì)虛擬溝通

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組織間的知識傳遞、共享以及虛擬協(xié)同對于行業(yè)協(xié)會(huì)來說，無疑是業(yè)務(wù)活動(dòng)的核心。在信息化建設(shè)如火如荼的今天，如何利用先進(jìn)的信息技術(shù)和知識管理思想提高協(xié)會(huì)管理效能，是行業(yè)協(xié)會(huì)面臨的重大挑戰(zhàn)。中國科技咨詢協(xié)會(huì)知識管理系統(tǒng)的構(gòu)建實(shí)施過程，為行業(yè)協(xié)會(huì)知識管理的開展提供了可供克隆的范本。

中國科技咨詢協(xié)會(huì)（簡稱中咨協(xié)）經(jīng)國家民政部注冊登記，于2003年4月正式成立，作為一個(gè)非盈利的自律性社會(huì)團(tuán)體，主要職責(zé)是通過建立和完善協(xié)會(huì)會(huì)員的資格認(rèn)證程序和會(huì)員職業(yè)行為準(zhǔn)則，促進(jìn)會(huì)員的專業(yè)化服務(wù)能力和職業(yè)信譽(yù)能力的提升，保證咨詢工作的價(jià)值和有效性。通過咨詢行業(yè)知識資源的建設(shè)，促進(jìn)會(huì)員為各類組織的可持續(xù)發(fā)展提供專業(yè)服務(wù)。對于具有虛擬性質(zhì)的組織，需要有完善的工作機(jī)制和便利互動(dòng)的工作平臺提高組織工作的有效性，吸引和激勵(lì)更多的會(huì)員和公眾參與其中。為更好完成這一工作，中咨協(xié)決定引入北京智識企業(yè)管理咨詢有限公司的知識管理咨詢服務(wù)。

需求解讀

北京智識經(jīng)過嚴(yán)密調(diào)查和研究，全面掌握了中咨協(xié)作為公共組織（行業(yè)協(xié)會(huì)）的業(yè)務(wù)特征：協(xié)會(huì)所擁有的知識是其最重要的資源，這一知識資源主要為協(xié)會(huì)成員所掌握的隱性知識，但由于會(huì)員分別具有分散的特點(diǎn)，在一定程度上具有虛擬性，因此加強(qiáng)協(xié)會(huì)內(nèi)部和外界的交流溝通是最重要的目標(biāo)。在此基礎(chǔ)上，北京智識確定中咨協(xié)知識管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)的主要目標(biāo)是要服務(wù)于中國科技咨詢協(xié)會(huì)，分別面向公眾、會(huì)員和協(xié)會(huì)人員提供信息化的支持，強(qiáng)化協(xié)會(huì)的管理功能，最大限度地發(fā)揮出協(xié)會(huì)的管理職能和服務(wù)職能。

醞釀方案

北京智識充分利用了其拳頭產(chǎn)品“智識KMP”靈活配置的優(yōu)勢，迅速為中咨協(xié)搭建了知識管理平臺（http://www.chinaconsulting.org.cn）。平臺的搭建以北京智識對虛擬型組織的多年研究為基礎(chǔ)，結(jié)合中國科技咨詢協(xié)會(huì)的特點(diǎn)，運(yùn)用知識管理的思想和方法，從協(xié)會(huì)長期運(yùn)行所需進(jìn)行知識積累、知識共享和知識重用的角度，該系統(tǒng)體現(xiàn)了北京智識獨(dú)特的“樸素知識管理”的思想。智識設(shè)計(jì)了包括信息發(fā)布、會(huì)員服務(wù)和內(nèi)部辦公多種功能的綜合業(yè)務(wù)平臺，在邏輯上劃分為3類界面，分別面向公眾、會(huì)員和協(xié)會(huì)工作人員提供系統(tǒng)功能。

中咨協(xié)的知識管理系統(tǒng)由4大板塊19個(gè)功能模塊組成，分為信息發(fā)布、內(nèi)部管理、會(huì)員服務(wù)和行業(yè)統(tǒng)計(jì)四個(gè)板塊。

會(huì)員管理：實(shí)現(xiàn)對協(xié)會(huì)會(huì)員的申請、審批、信息、評價(jià)和會(huì)費(fèi)的管理。
培訓(xùn)管理：對協(xié)會(huì)會(huì)員以及用戶提供的專業(yè)知識和職業(yè)技能等培訓(xùn)的在線培訓(xùn)、資格審查、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)人員信息管理和培訓(xùn)專家管理。
資料管理：實(shí)現(xiàn)協(xié)會(huì)對工作過程中的有價(jià)值的資料的添加、修改、刪除、查詢功能。
計(jì)劃管理：按照年度、月度的時(shí)間順序?qū)崿F(xiàn)協(xié)會(huì)整體工作計(jì)劃的制定、修改、核實(shí)情況。
會(huì)刊管理：對協(xié)會(huì)會(huì)刊的存檔、展示的管理。
統(tǒng)計(jì)管理：對外提供公開填寫的統(tǒng)計(jì)表，內(nèi)部與已有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫對接，實(shí)現(xiàn)行業(yè)統(tǒng)計(jì)功能。
信息發(fā)布：對外發(fā)布信息，展示協(xié)會(huì)形象，主要內(nèi)容包括發(fā)布協(xié)會(huì)的介紹，協(xié)會(huì)的章程，協(xié)會(huì)的通知等內(nèi)容。

穩(wěn)妥實(shí)施

知識管理平臺設(shè)計(jì)開發(fā)建設(shè)于2003年7月完成，由于平臺設(shè)計(jì)與中咨協(xié)的組織業(yè)務(wù)特點(diǎn)十分契合，因而給系統(tǒng)的實(shí)施帶來了便利。

在系統(tǒng)的實(shí)施過程中，我們采用逐步實(shí)施調(diào)試的方法。由于系統(tǒng)的功能主要在于用戶間的溝通，因而在配置完成后，我們對系統(tǒng)的協(xié)作使用進(jìn)行了反復(fù)的測試。之后，在實(shí)施初期進(jìn)行了跟蹤支持，使系統(tǒng)有效地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理人員和會(huì)員之間的良好溝通和有序管理。

這種實(shí)施模式使中咨協(xié)的知識管理系統(tǒng)能夠以一種漸進(jìn)式的模式展開展，同時(shí)保證各種知識資源的有效重用。在系統(tǒng)的實(shí)施過程中，我們發(fā)現(xiàn)，由于中咨協(xié)正建立初期，在有利于系統(tǒng)和業(yè)務(wù)的同步整合的同時(shí)，其業(yè)務(wù)流程的不確定性也為系統(tǒng)實(shí)施帶來了一定難度。值得慶幸的是，智識知識管理系統(tǒng)所具備的柔性，中咨協(xié)的知識管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思想已經(jīng)保證了該系統(tǒng)可以以“增量”的方式逐步擴(kuò)展。這就使系統(tǒng)可以很快適應(yīng)業(yè)務(wù)流程的調(diào)整，應(yīng)對隨時(shí)出現(xiàn)的新問題。

目前中咨協(xié)已逐步成為協(xié)會(huì)內(nèi)部管理人員和協(xié)會(huì)會(huì)員溝通交流，實(shí)現(xiàn)協(xié)會(huì)對會(huì)員統(tǒng)一管理的平臺，協(xié)會(huì)會(huì)員登陸系統(tǒng)后馬上可以看到由協(xié)會(huì)管理部門發(fā)布的協(xié)會(huì)最新的通知、最新舉辦的活動(dòng)、會(huì)刊等；管理人員可以通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對會(huì)員的申請、審批、信息、評價(jià)和會(huì)費(fèi)進(jìn)行管理。整個(gè)系統(tǒng)的所有信息、所有數(shù)據(jù)都在以知識流程的方式處理，以每個(gè)人最習(xí)慣的分類邏輯展現(xiàn)出來。

成效見證

在協(xié)會(huì)組織成立之初即同步建設(shè)知識管理系統(tǒng)，在較高的起點(diǎn)上開展協(xié)會(huì)工作。該系統(tǒng)提升了協(xié)會(huì)的對外展示的能力，協(xié)會(huì)可以動(dòng)態(tài)的發(fā)布各種最新的信息；會(huì)員管理和辦公管理等功能大大減輕協(xié)會(huì)工作人員事務(wù)處理的工作量；同時(shí)搭建起協(xié)會(huì)的會(huì)員服務(wù)平臺，使分布在全國各地的會(huì)員都可以通過會(huì)員服務(wù)平臺與協(xié)會(huì)溝通，享受各種會(huì)員服務(wù)。同時(shí)，該系統(tǒng)還完成了對協(xié)會(huì)知識的積累和共享，使協(xié)會(huì)工作人員在以后的工作中可不斷重用已有經(jīng)驗(yàn)。該系統(tǒng)為中咨協(xié)發(fā)展成為具有全國影響力的組織提供了有力的保障。

中國科技咨詢協(xié)會(huì)知識管理系統(tǒng)的構(gòu)建實(shí)施過程，給行業(yè)組織提供的可借鑒經(jīng)驗(yàn)主要在于，知識管理系統(tǒng)的構(gòu)建必須準(zhǔn)確把握組織的核心業(yè)務(wù)及其特性，在此基礎(chǔ)上從實(shí)際出發(fā)謹(jǐn)慎地推動(dòng)。

建立知識管理系統(tǒng)的步驟：首先要把握系統(tǒng)的主要目標(biāo)，設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)良好的、可擴(kuò)展知識管理系統(tǒng)框架，積極審慎地推進(jìn)，分階段實(shí)施系統(tǒng)。

建立知識管理系統(tǒng)關(guān)鍵在于3個(gè)方面：對行業(yè)知識管理實(shí)施本質(zhì)規(guī)律的認(rèn)識、知識管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的切合性和可拓展性，以及系統(tǒng)實(shí)施的可操作性和嚴(yán)密性。該項(xiàng)目的成功實(shí)施，又一次印證了智識行業(yè)協(xié)會(huì)知識管理解決方案現(xiàn)實(shí)操作性。