成本管理：成本控制的數(shù)字化管理

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核心提示：現(xiàn)實中，如果一個項目的成本管理僅僅停留在傳統(tǒng)的靜態(tài)管理方式，缺乏數(shù)字化的動態(tài)支持，則很難在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

當(dāng)前我國建筑行業(yè)競爭十分激烈，如果不能采用先進(jìn)的數(shù)字化手段加強管理，就很可能會入不敷出。這就要求一個建筑企業(yè)在保證工程質(zhì)量、工期等合同要求的前提下，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)行人員的合理配置、生產(chǎn)要素的優(yōu)化組合，并對項目實施過程中所發(fā)生的費用，通過計劃、組織、控制和協(xié)調(diào)等活動，以盡可能地降低成本，實現(xiàn)預(yù)定的成本目標(biāo)。

計算機數(shù)字化處理的潛在作用顯而易見，它通過對每個部門、每項工作、每個員工流轉(zhuǎn)的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行及時采集和數(shù)字化分析處理，能使整個項目的信息在完成最基礎(chǔ)的搜集、分類、保存后，有一個更高效、透明的平臺進(jìn)行處理、交流和控制。數(shù)據(jù)化管理的結(jié)果可以大大提高基層員工的工作效率、保證中層管理人員的信息準(zhǔn)確，并極大地避免高層管理人員的決策失誤。

成本數(shù)字化管理的前提

項目成本控制中的信息資源。傳統(tǒng)的工程項目成本控制的主要對象是人、財、物，因此其管理活動也主要圍繞著這三種資源來展開。隨著企業(yè)信息化和管理水平的不斷提高，現(xiàn)在普遍形成了這樣一種共識：信息也成為一種資源，同時是一種非常重要的資源。例如，一個建筑工程項目對種類繁多的建材需求數(shù)量究竟是多少？是開工前就有個準(zhǔn)確、清晰的預(yù)算，還是開工后根據(jù)需要不斷追加建材投資？還有對各工藝、工種的設(shè)備及人員配置，能否做到并駕齊驅(qū)、見縫插針，很大程度上取決于這些信息的科學(xué)運籌和管理，這都是貌似無形的信息資源發(fā)揮的重要作用。

項目成本控制的數(shù)字化管理。數(shù)字化管理的對象是發(fā)生在整個工程項目過程中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如果沒有這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，數(shù)字化管理如同無米之炊，只能成為空中樓閣、流于空談。這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括一個建筑工程項目所涉及到的全部數(shù)據(jù)，諸如各類技術(shù)、施工、經(jīng)營、管理、后勤等人員信息；所需的全部資金投入信息；各工種發(fā)生勞務(wù)費用、各種建材采購費用以及涉及到的全部自有設(shè)備攤銷費用、租賃設(shè)備費用等信息?？梢?，通過信息資源可以把人、財、物資源有機地整合，從而使四者成為一個有機整體，相互作用、相互促進(jìn)。

但是，有了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)并不意味著完事大吉了，還必須要求這些數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、翔實、可靠，即把它們輸入到計算機之前，一定要經(jīng)過及時、嚴(yán)格的手工處理，堅決杜絕“臟”數(shù)據(jù)進(jìn)入計算機。這一步是至關(guān)重要的，并且也是必不可少的一步，更是計算機不能替代的。因此，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理是決定數(shù)字化管理成敗的關(guān)鍵。

經(jīng)過嚴(yán)格加工整理后的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)數(shù)量龐大、種類繁雜，如何進(jìn)行管理呢？這就需要信息化手段了，即借助計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。具體地，要通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)，把這些數(shù)據(jù)有機地組織、存儲起來，并實現(xiàn)高效檢索和便于共享。在此基礎(chǔ)上，還要求擁有一個功能完善、性能優(yōu)越的信息處理平臺，這個平臺的研發(fā)需要專業(yè)的信息技術(shù)人員來參與，現(xiàn)實中可以共同開發(fā)，也可以進(jìn)行外包。

不管如何進(jìn)行平臺開發(fā)，但是信息系統(tǒng)開發(fā)的基本規(guī)律必須遵循：在對工程項目成本控制進(jìn)行深入的現(xiàn)場調(diào)研、深刻的用戶需求分析的基礎(chǔ)上，經(jīng)過周密的系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設(shè)計，建立科學(xué)的數(shù)據(jù)模型，明確系統(tǒng)軟件架構(gòu)（見圖1），再輔之健壯的計算機網(wǎng)絡(luò)及硬件配置，這個系統(tǒng)應(yīng)該具備一定的前瞻性和良好可維護(hù)性，來較為從容地應(yīng)對將來隨著市場、業(yè)務(wù)變更，可能導(dǎo)致系統(tǒng)可用性下降的被動局面。接下來，就需要進(jìn)行規(guī)范的程序設(shè)計與編制，之后一定要進(jìn)行嚴(yán)格的系統(tǒng)測試，充分驗證是否滿足系統(tǒng)研發(fā)上游提出的需求，再經(jīng)過與手工系統(tǒng)平行運行一段時間之后，就可以完全切換到數(shù)字化管理階段。 
 
圖1  系統(tǒng)設(shè)計模式示意圖

最后，還要有一支過硬的技術(shù)、管理團(tuán)隊，一定要得到領(lǐng)導(dǎo)的有力支持，特別是一把手要親自掛帥?，F(xiàn)實中，不少失敗的案例都是因為數(shù)字化管理沒能成為真正的一把手工程。

數(shù)字化管理在項目成本控制全過程的應(yīng)用。成本管理和控制的全過程雖然非常復(fù)雜，涉及的人員、要素很多，而且周期長、不可預(yù)見性大。但也存在一定的規(guī)律和章法：只要在工程項目實施過程中，重視事前計劃控制、加強事中過程控制、健全事后糾偏控制，使之形成一個良性、動態(tài)的反饋、循環(huán)控制過程，充分利用現(xiàn)代管理方法和技術(shù)手段，將數(shù)字化管理貫穿到每一個環(huán)節(jié)，就能夠順利實現(xiàn)保證質(zhì)量、控制成本，提高經(jīng)濟(jì)效益的目的。

通過數(shù)字化加強事前控制

數(shù)字化處理平臺的確立。工程建設(shè)之初，建立專屬于本項目和所涉及的各方的信息交互網(wǎng)絡(luò)平臺，并保障時時暢通，此平臺將是用于解決未來施工過程中協(xié)調(diào)關(guān)系、溝通信息、確定方案的最直接的方式?？梢员苊庖蛐畔鬟f的不對等引起的時間延遲和各方?jīng)Q策方案的不統(tǒng)一，提高工作效率。
上面已經(jīng)談到，這個平臺通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)對工程項目中的全部數(shù)據(jù)，包括人、財、物信息進(jìn)行統(tǒng)一管理和操作，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理的規(guī)范與完整，并且通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搭建的局域網(wǎng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速傳輸與共享。

通過數(shù)字化管理的高效處理及時確定責(zé)任成本。組織公司經(jīng)營部成員和項目部經(jīng)理及經(jīng)營人員分析招投標(biāo)文件、合同等全部相關(guān)資料，嚴(yán)格核對實體工程量，按照最新的施工組織設(shè)計，最近的市場信息，編制責(zé)任成本核算書總表，在進(jìn)行計算機數(shù)字化終端處理時，按照各個單位、單項工程、各個專業(yè)，分勞動力、材料、機械、設(shè)備、措施費、現(xiàn)場經(jīng)費、企業(yè)管理費等列制分表。

具體地，通過建立科學(xué)地經(jīng)濟(jì)模型，通過線性與非線型預(yù)測，找到盈虧平衡點，然后進(jìn)行成本分解，落實各個子目的成本，從而實現(xiàn)在對數(shù)據(jù)進(jìn)行高效及時處理的前提下，明確各個環(huán)節(jié)的成本。
在此基礎(chǔ)上，還可以通過數(shù)字處理平臺能夠迅速組織員工，將相應(yīng)信息真實準(zhǔn)確的反饋到集團(tuán)總公司推行的項目管理軟件中，使之能夠行使監(jiān)管、比對的職能，達(dá)到控制總成本的目的。

通過數(shù)字化管理加強勞務(wù)分包合同管理。通過數(shù)字化高效管理，能夠迅速地加強資格預(yù)審程序，選取合格勞務(wù)分包方，重視分包隊伍的能力、規(guī)模與近年業(yè)績。在招標(biāo)過程中，切實作到公平誠信，確保優(yōu)秀的隊伍能夠參與競爭并中標(biāo)，在工程施工之初，就打下良好的基礎(chǔ)；另外，能夠在勞務(wù)隊伍實行建筑平米包干價格，合同條款表達(dá)清晰，有效減少合同外立項，便于現(xiàn)場管理、減少雙方爭議、控制結(jié)算價格；還可以對所有輔料、小型機具實行承包責(zé)任制，減少項目部為此發(fā)生的采購保管費用、維護(hù)修理費用。

在計算機處理過程中，勞務(wù)分包合同的管理主要通過對非結(jié)構(gòu)化文檔（表現(xiàn)形式可能是Word或Wps文檔、Excel表格、甚至是E-mail等多種形式）進(jìn)行處理，即實現(xiàn)公文的自動流轉(zhuǎn)，減少經(jīng)濟(jì)損失、提高經(jīng)濟(jì)效益。

數(shù)字化完善事中控制

通過數(shù)字化管理能夠嚴(yán)格執(zhí)行合同條款。現(xiàn)實中，合同條款能否嚴(yán)格執(zhí)行直接關(guān)系到一項工程的成敗，如果沒有高效、實時的數(shù)據(jù)處理，很難把握各項條款是否嚴(yán)格執(zhí)行。例如通過對商品砼約定依據(jù)合同單價和澆注部位的設(shè)計圖紙進(jìn)行精確計算，及時得到構(gòu)成工程實體的工程量作為結(jié)算量，有效避免由發(fā)貨單結(jié)算而引起的重算、誤算的可能、還可以避免不必要的損耗、浪費； 還可以對在結(jié)構(gòu)中占較大比例的鋼筋，通過信息處理平臺提前編制復(fù)核料表，下料時嚴(yán)格按照技術(shù)交底要求整料整用，嚴(yán)禁切斷整料加工，并制定相應(yīng)處罰措施，真正做到人盡其才、物盡其用。

在此過程中，通過計算機的對合同數(shù)據(jù)（已經(jīng)組織到數(shù)據(jù)庫中）地高效數(shù)據(jù)處理，結(jié)合工程進(jìn)度運籌模型，來跟蹤合同條款的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題、糾正錯誤，真正做到有合同可依、有合同必依。

通過數(shù)字化管理加強現(xiàn)場管理。信息化平臺是一條有效的紐帶，實現(xiàn)經(jīng)營核算、技術(shù)方案、現(xiàn)場施工的具體負(fù)責(zé)人員積極協(xié)作，及時溝通，避免發(fā)生以前各負(fù)其責(zé)的脫節(jié)狀態(tài)，使各部門的工作成為一個有機整體。

經(jīng)營人員提前編制施工預(yù)算，為簽定勞務(wù)合同、采購合同提供依據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)變更，通過信息平臺把變更信息及時地反饋給現(xiàn)場技術(shù)人員，為辦理洽商提供具體可行的方式方法，為工程結(jié)算打下良好基礎(chǔ)；技術(shù)人員及時制定行之有效的技術(shù)方案。及時提供計劃，避免反復(fù)支出運輸，購買費用；利用信息系統(tǒng)實現(xiàn)工期的優(yōu)化，工序的合理安排，資金的節(jié)約和高效使用；施工人員嚴(yán)格控制合同外用工數(shù)量，隨時記錄，作到用工有效，數(shù)量可靠；注意組織現(xiàn)場建筑材料的二次利用，既節(jié)省外運建筑垃圾，又減少采購費用；加強監(jiān)督和獎懲制度；安檢人員除加強入場教育，防患于未然，在施工過程中，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，做到頂、梁、柱模板拆模后平整順直，可以直接批膩子裝飾，可以節(jié)省抹灰費用；物資人員嚴(yán)格執(zhí)行公司及項目部制定的各項規(guī)章制度，嚴(yán)格控制材料質(zhì)量，遵循集團(tuán)公司成本管理和推行的軟件要求；協(xié)助技術(shù)人員安排材料庫存、堆放地點，減少二次搬運，保管費用；嚴(yán)格執(zhí)行材料出庫程序，限額領(lǐng)料，必須將材料用料控制在消耗定額內(nèi)，通過數(shù)字簽名實現(xiàn)發(fā)料時層層審核，避免浪費和責(zé)任不清的弊病。

現(xiàn)場的數(shù)據(jù)隨著工程項目的推進(jìn)時刻發(fā)生著變化，這些數(shù)據(jù)種類繁雜、數(shù)量眾多，特別是其動態(tài)性，是現(xiàn)場管理的一個難題。而如果把這些數(shù)據(jù)先統(tǒng)一編碼，如對于存款信息的管理，數(shù)據(jù)編碼為：一級科目三位數(shù)，如102銀行存款；二級科目兩位數(shù)，如10201人民幣存款；三級科目兩位數(shù)，如1020101工行人民幣存¬款等。這樣一目了然，并且又　便于計算機處理。然后分門別類地把數(shù)據(jù)組織在數(shù)據(jù)庫的不同數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)表中（如存款表、建材表、設(shè)備表、人員表等），最終通過計算機對數(shù)據(jù)庫的操作，實現(xiàn)信息的有序傳輸，從而有效地指導(dǎo)現(xiàn)場的工程項目有序進(jìn)行。

正是由于數(shù)字化管理這一紐帶、橋梁作用的發(fā)揮，實現(xiàn)各部門人員在信息平臺的高效交互與資源共享，大量地節(jié)約了人力和物力，實現(xiàn)最大程度地控制成本、提高效益。

通過數(shù)字化管理實現(xiàn)及時辦理索賠。通過數(shù)字化管理，就能夠?qū)崿F(xiàn)管理人員從以前細(xì)枝末節(jié)中的事務(wù)中擺脫出來，對于項目進(jìn)行過程中出現(xiàn)的索賠可以及時辦理。例如結(jié)構(gòu)工程的前期土方開挖，由于不可預(yù)見情況較多，上至項目經(jīng)理，下至具體執(zhí)行員工均應(yīng)十分重視，現(xiàn)場技術(shù)、施工人員應(yīng)晝夜值班，不斷崗，發(fā)現(xiàn)障礙物，及時反饋給信息平臺，第一時間實現(xiàn)申報監(jiān)理，現(xiàn)場簽認(rèn)工程量，經(jīng)營人員及時辦理結(jié)算，由于通過信息處理平臺實現(xiàn)了三項工序的高效配合，數(shù)據(jù)反饋及時準(zhǔn)確，促使雙方結(jié)算工作順利，索賠也能夠及時進(jìn)行辦理。

計算機數(shù)據(jù)處理的最大特點是實時性，即工程進(jìn)展情況與系統(tǒng)數(shù)據(jù)狀態(tài)是一一對應(yīng)的，這就能夠及時發(fā)現(xiàn)工程建設(shè)過程中出現(xiàn)的具體問題，為進(jìn)行及時索賠在第一時間提供有力數(shù)據(jù)支撐。 
通過數(shù)字化健全事后糾偏

數(shù)字化管理平臺投入應(yīng)用后，就為管理人員進(jìn)一步加強管理，提高管理水平提供了空間。例如，可實現(xiàn)材料存放地科學(xué)管理，避免由于存放方法不當(dāng)引起不必要的損失；可進(jìn)一步完善技術(shù)人員的提料管理程序，將每一項提料任務(wù)都輸入到信息處理平臺中（見圖2）作到有據(jù)可查，責(zé)任清晰；可完善物資臺帳，隨著工程進(jìn)度做到帳、卡、物相符、一目了然。 
 
圖2 　物資管理流程圖

通過數(shù)字化管理，整個工程項目的成本數(shù)據(jù)都被有機地組織在數(shù)據(jù)庫中，隨著工程的結(jié)束，還可以輸出成本分析報表及相應(yīng)圖表，這就為成本控制分析提供了有力證據(jù)，各子目、項、環(huán)節(jié)所占比例，非常形象直觀，問題所在也就暴露無遺，這就為今后對于成本控制進(jìn)行有的放矢地管理打下了扎實的基礎(chǔ)。