材料采購成本的管理與控制

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采購管理是整個施工項目管理的重要組成部分。材料的采購管理是項目采購管理的重要組成部分，也是耗用資金最多的一個環(huán)節(jié)，它同時也是目前建筑項目成本管理中普遍失控的環(huán)節(jié)，也是參與人員損公利己腐敗產(chǎn)生的環(huán)節(jié)；材料采購管理的優(yōu)與劣關(guān)系到了整個項目成本管理的成敗，它已成為建筑施工業(yè)對施工項目管理重點關(guān)注的領(lǐng)域；怎樣做好材料采購管理，成為我們需要正視并亟需解決的問題。 
    做好采購管理，應(yīng)該從兩個層面著手，分別是從技術(shù)層面提高業(yè)務(wù)的執(zhí)行能力和從系統(tǒng)建設(shè)方面創(chuàng)建采購的環(huán)境，并不斷從這兩個方面持續(xù)改進，最終一定會收到良好的效益。 
    規(guī)范采購行為，在技術(shù)層面上提升業(yè)務(wù)能力 
    材料采購管理是從采購計劃開始，到采購詢價、采購合同簽定，一直到采購材料進場為止的過程管理；這個過程中我們要重點關(guān)注經(jīng)濟采購量的概念是如何在實際操作應(yīng)用的。 
    一、采購計劃 
    編制材料需用計劃。材料的需用計劃一般由項目的技術(shù)人員編制，其主要依據(jù)是圖示量和施工方案的選擇等具體要求，編制好的材料需用計劃是物資部門確定經(jīng)濟采購量和編制材料采購計劃的主要依據(jù)，物資部門再依據(jù)采購計劃確定訂貨點，繼而簽定采購合同以及進行后期的存貨管理。 
    確定經(jīng)濟采購量。經(jīng)濟采購量就是項目一定期間材料存貨相關(guān)總成本達到最低的一批采購數(shù)量；與存貨相關(guān)的成本，是指為形成和維持材料采購管理而引起的各項費用支出，其總額隨材料數(shù)量、價格等屬性的變化而增減，主要由訂貨成本、購買成本、儲存成本和缺貨成本四部分構(gòu)成。確定經(jīng)濟采購量的目的，就是使與材料有關(guān)的上述四項成本總和達到最低；根據(jù)施工項目的一般情況，由于訂貨成本和儲存成本相對較小，重點要考慮購買成本和缺貨成本之和的最小化，最終得出一定期間的經(jīng)濟采購量。 
    編制采購計劃。根據(jù)材料的需用計劃和采購經(jīng)濟采購量的分析結(jié)果以及將要選擇的合同類型編制采購計劃，說明如何對采購過程進行管理；具體包括合同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應(yīng)商、編制采購文檔、制定評價標準等采購計劃一般由項目物資部門制定；根據(jù)項目需要，采購管理計劃可以是正式、詳細的，也可以是非正式、概括的，關(guān)鍵強調(diào)其正確性、及時性和可執(zhí)行性。 
    二、采購詢價 
    采購詢價就是從可能的賣方那里獲得誰有資格、誰能最低成本完成材料采購計劃中的供應(yīng)任務(wù)，確定供應(yīng)商的范圍，該過程的專業(yè)術(shù)語也叫供方資格確認，獲取信息的渠道有招標公告、行業(yè)刊物、專業(yè)建筑網(wǎng)站等媒體。 
    做好采購詢價管理，現(xiàn)在需要充分利用計算機管理系統(tǒng)，借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，快速地瀏覽和獲取需要的信息，從而保障采購詢價管理、得到詢價結(jié)果的高效率。 
    三、供應(yīng)商確認和采購合同簽定 
    選擇供應(yīng)商的主要參照條件就是在采購詢價環(huán)節(jié)的評價結(jié)果，當然也要參照其他標準，如供應(yīng)能力、歷史信譽等。比如具體確定商品混凝土的供應(yīng)商是一家還是多家，一般都要考慮不少于兩家供應(yīng)商，以防供應(yīng)不及時導致停工風險的發(fā)生，這里就需要考慮到混凝土澆注本身需要連續(xù)性等要求。 
    采購合同就是在確定了供應(yīng)商后，項目與供應(yīng)商之間簽定的確保雙方履行約定的一份法律文件；在簽定之前，需要對合同類型進行選擇，因為不同的合同類型決定了風險在買方和賣方之間分配；項目的目標是把最大的實施風險放在供應(yīng)商，同時維護對項目經(jīng)濟、高效執(zhí)行的獎勵；供應(yīng)商的目標是把風險降到最低，同時使利潤最大化。 
    常見的合同可分為以下三種：① 成本加獎勵費合同：主要用于長期的、硬件開發(fā)和試驗要求多的合同；② 固定價格加獎勵費用合同：長期的高價值合同；③固定總價合同：項目易于控制總成本，風險最小；供應(yīng)商風險最大而潛在利潤可能最大，因而最常用。 
    遏制采購腐敗，在系統(tǒng)建設(shè)上全面完善 
    現(xiàn)職某建筑項目采購的管理人員坦言：“采購腐敗是防不勝防的，我做了這么多年項目，大多數(shù)項目都繞不過這道坎……”“采購腐敗可謂觸目驚心，在許多項目，只要你和采購粘上邊，一個項目下來，幾萬、幾十萬是常有的事情，這里的名堂太多了！”這就是現(xiàn)實。為尋求對這類問題的解決方案，我們需要在以下多個方面來著手去采取措施：崗位建設(shè)、人員選擇、員工培訓、員工績效考核、薪酬分配制度建設(shè)和利用計算機管理系統(tǒng)加強監(jiān)督等等。 
    崗位建設(shè) 
    針對采購環(huán)節(jié)，需要設(shè)置不同的崗位，是為了解決采購權(quán)力不要過分集中，需要互相制約和監(jiān)督，同時又不要影響各崗位人員工作積極性。 
    一般來說，項目需要設(shè)置采購總負責人、詢價員、合同員、采購員和庫管員等五個崗位；采購總負責人全面負責材料的采購管理，依據(jù)材料需用計劃和崗位目標責任成本的管理規(guī)定等，制定并執(zhí)行采購計劃，協(xié)調(diào)并充分利用內(nèi)部資源，最終高效低成本地采購到所需要物資；詢價員主要負責按計劃探詢市場中定向物資的信息，書面提供給采購負責人和采購員，同時進行文檔的存檔管理；合同員的職責就是管理合同文件，隨時監(jiān)督合同執(zhí)行情況；采購員的職責更多的是具體按合同，以指定的價格和數(shù)量執(zhí)行采購任務(wù)；庫管員的主要職責是按標準驗收材料入庫，材料進場后，合理規(guī)劃存放和使用，盡可能的減少儲存成本，做好庫房的 員的職責更多的是具體按合同，以指定的價格和數(shù)量執(zhí)行采購任務(wù)；庫管員的主要職責是按標準驗收材料入庫，材料進場后，合理規(guī)劃存放和使用，盡可能的減少儲存成本，做好庫房的管理。