OA辦公自動化系統(tǒng)的調研成果及需求分析

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OA辦公自動化系統(tǒng)的調研成果及需求分析
調研訪談成果
高層訪談紀要
　　　說明：針對總經理郭俊峰、總經濟師耿書文、副總經理耿樹林、質量管理部何曉光的訪談整理。
人員 現(xiàn)狀 期待 重點
郭俊峰 在人才建設方面：尊重人才、尊重知識、尊重貢獻、公平公正。同時XX更關注人才的創(chuàng)新能力。借用周朝商湯王的話：“茍日新，日日新，又日新”。
XX倡導的企業(yè)文化：家文化（快樂工作，健康生活）。
在XX要快樂工作，首先要能使用XX的工作要求，如果每天都處于工作壓力很大的情況下，那就要考慮工作方式或者個人能力的問題。
針對個人的工作成果考核，XX注重精細化的績效考核以及正向的激勵制度。 XX知識管理體系建設，關鍵要注重三個方面：
1) 觀念：意識的改變，從被動分享轉向主動分享；
2) 方法和手段（信息化平臺、項目推廣的方法，從業(yè)務流程和生產過程中把知識沉淀下來）；
3) 機制（知識管理相關的組織、管理制度、激勵機制等）
泛普OA軟件的建設原則：
1) 知識產權原則（我們完全可以推行一種方式，按照個人命名。XX知識庫：**人方法，**人案例。知識庫是永恒的。）；
2) 知識共享原則（專家是否愿意分享，愿意分享的是否有相應的平臺和機制支撐）；
3) 安全的原則（知識文檔需要分組分類授權，可以考慮區(qū)域安全加密）；
4）2/8原則：80%的業(yè)務依靠知識庫支撐，20%的業(yè)務依靠專家支撐。綜合素質不錯的碩士畢業(yè)生可以通過參考知識庫完成80%的工作，剩下的20%的核心內容通過專家指導完成，我們可以把它理解為XX知識管理的“28原則”。要完成這個設想，“專家、知識庫、機制”是體系建設的三個支柱。 知識庫的建立就是咨詢理論積累和咨詢方法的創(chuàng)新（效率高、質量好、為咨詢理論奠定基礎），對于知識庫的要求：
1) 使用的便捷性，讓用戶有依賴；
2) 保證知識庫的不斷更新；
3) 每個人要懂得知識庫的使用方法。
耿樹林 目前的知識管理還屬于初步階段，都存在各個部門，僅是師帶徒的體系。 1、OA自動化辦公系統(tǒng)建立知識管理系統(tǒng)，實現(xiàn)知識推送的同步性和即時性。
2、知識點提煉歸納（先識別知識，確認核心知識點），檢索使用快捷方便。
3、目前部分員工可能有專家思想，覺得關鍵時刻沒有我不行。培養(yǎng)人員知識分享的積極性，設定相關的激勵制度，有些知識的共享屬于公司強制要求。員工在工作過程中產生的知識是公司的財富。針對知識管理激勵措施方面，可以先試行一段時間搞評比，對于推行效果不是很好的，可以考慮與部門先進沒有資格掛鉤。
4、通過人員工作時間的合理利用，項目壓力可以適度減小。有些短平快項目的成果提交可以適當滯后，這樣可以和項目工作錯開，避免工作量過于集中。如果經過事實檢驗，工作確實過量，可以考慮增加相關人員。針對部門是否需要設置知識管理專崗，這個由于部門的管理方式和體系不同，按各部門根據(jù)實際情況自己決定。 知識管理工作開展要點：知識提煉和歸納、全員的認知、知識積累和分享的自覺性、使用上快捷方便。

人的風險，入口（知識的積累方式）要比較方便，知識的歸納（例如多維度屬性），應用的便捷性和使用性。
耿書文 咨詢公司是智力服務，XX有30年的積累，希望知識可以傳承，希望每一個在XX服務過的人，都可以留下有價值的知識。通過不斷的積累、總結，建立XX的自有知識體系、知識觀點和工作方法。 1、知識是多種多樣的，存在于所有類型的工作中。包括項目的優(yōu)秀成果，研究的成果，組織過程中的制度、方法、手段，對某些行業(yè)的法規(guī)、政策等。建立有XX特色的有體系的知識庫。另外，例如：沙龍制度、研討會等過程和結論也是有價值的知識點。
2、知識庫對外一定要保密，內部范圍可以相對寬松，因為各業(yè)務部門的工作存在交叉，但是可以通過授權或者審批的通道。
3、搜索引擎，希望搜索的結果更加精確。
4、異構系統(tǒng)和知識庫的交互，無論是知識積累還是利用都希望通過日常工作可以完成其中很大部分，這也是知識庫實用性的體現(xiàn)。
5、知識輸入的入口需要更加容易，主要體現(xiàn)在軟件工具的便捷性和易操作性上，盡量不要讓工作人員因為這樣的原因對知識積累失去興趣。
6、每個部門都需要配置知識專員，根據(jù)不同部門的人員配置和知識管理工作量，有的部門需要專職的，有些部門目前可以是兼職的。
7、知識庫的建設期的需要一些引導，對需要業(yè)務部門完成的任務進行分解，使目標更加清晰明確。 必須使用方便、界面友好，美觀不是最重要的，實用才最重要。第一階段建立知識庫框架，通過不斷的維護和提升，一方面在日常工作中自動抓取，另外一方面也需要人為的整理。在這個階段，習慣性養(yǎng)成是最為重要的。
何曉光 對于咨詢公司來說，知識和經驗就是最大的財富。很多需要經驗來判斷的知識借助專家的力量，而相對固定、可以復制借鑒，對未來工作有幫助的知識就需要知識庫來幫助積累和便捷利用。 1、 顯性知識：這部分相對容易，目前已成型的知識，可以在工作中便捷的查詢和有效使用。在流程過程中，可以在工作節(jié)點推送（根據(jù)排序或頻度等手段）。在業(yè)務流程流轉中，采集的便捷性，不需要額外工作，另外可以設定權限的歸屬。參考性知識上傳和分享可以對內公開，指導性知識或特殊知識上傳和分享需要審核。
2、 隱形知識：這部分相對困難，包括專家意見的反饋，問答庫的建立，還有點對點問題交流后的沉淀。另外類似專題會議討論，比如專家研討會，在會議上專家可能提出一些解決問題的方案和辦法，但是對于這樣的知識，是需要結合當時的場景以及業(yè)務背景，那么記錄時，場景的描述也非常重要。
3、另外對于很多研討會議，可能通過多次會議才能形成最后的定論，僅僅看最后的結果并不能了解是如何形成的，那么整個系列會議過程留痕，方案演變過程的記錄也是必須考慮的。
4、知識庫是一定要和業(yè)務流程結合在一起的，只有在業(yè)務過程中實現(xiàn)對知識的積累和應用，才能顯示出知識庫的高效和價值，但是目前正在進行業(yè)務流程梳理，業(yè)務系統(tǒng)會相對滯后，因此知識庫與流程的結合需要放在稍后的階段才能實現(xiàn)。
5、對于知識庫里的知識不希望下載，在線看就可以。
6、歷史文檔需要梳理，把核心關鍵點整理出來，批量整理、上傳的工作量比較大，需要考慮通過轉換工具或插件來實現(xiàn)。盡量將使用時會遇見的問題點考慮到，在知識庫建立的時候一并解決，避免上線后因為某些操作問題導致用戶對知識庫失去信心。
7、項目過程中的數(shù)據(jù)積累，便于各種維度的統(tǒng)計分析，數(shù)據(jù)可以來源于業(yè)務系統(tǒng)，所有的知識積累和創(chuàng)造都來源知識庫。
8、對于顯性化的隱形知識，更多的可能是非文檔型，并且相對分散，在日后工作中使用時，檢索的便捷性就尤為重要，那么就需要考慮知識輸入的規(guī)范性，比如規(guī)范化的關鍵用語等。 泛普OA打通知識庫與業(yè)務流程節(jié)點最關鍵！第一步建立知識管理框架和制度，第二步實現(xiàn)知識庫和流程節(jié)點的銜接。當前的任務是盡量積累，豐富知識庫，當流程梳理完成之后再做對接。2013年完成一部分業(yè)務知識架構，2014年上半年其他業(yè)務部分完成，通過2014年下半年積累，2014年底開始打通知識庫與業(yè)務流程節(jié)點。