虛擬項(xiàng)目辦公室

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【概述】本文概括了全球的大環(huán)境，以及環(huán)境帶來(lái)的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，描述了企業(yè)如何運(yùn)用項(xiàng)目管理與虛擬項(xiàng)目辦公室，來(lái)更有效地對(duì)多個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行組合管理，提高項(xiàng)目的成功率，提升企業(yè)的項(xiàng)目管理的能力及核心競(jìng)爭(zhēng)力。

【關(guān)鍵字】項(xiàng)目管理 項(xiàng)目辦公室 虛擬現(xiàn)實(shí) 互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

1. 前言

盡管人類的項(xiàng)目實(shí)踐可以追溯到幾千年前（如中國(guó)的長(zhǎng)城、皇陵、故宮的建設(shè)，運(yùn)河的開(kāi)鑿，埃及的金字塔等），但是將項(xiàng)目管理作為一門科學(xué)來(lái)進(jìn)行分析研究，其歷史并不長(zhǎng)，從第一個(gè)專業(yè)性國(guó)際組織IPMA（International Project Management Association)1965年成立至今不過(guò)三十余年的時(shí)間?，F(xiàn)代項(xiàng)目管理理論的起源和發(fā)展來(lái)自于六七十年代的國(guó)防、航空、建設(shè)領(lǐng)域，這個(gè)理論真正成為關(guān)注是在九十年年代以后的西方。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的背景下，企業(yè)只有借助于項(xiàng)目管理的方式，在質(zhì)量、進(jìn)度和成本管理方面快速改進(jìn)和提升，實(shí)現(xiàn)讓新產(chǎn)品快速占領(lǐng)市場(chǎng)的目的。

不管是對(duì)建筑、水力電力或是信息技術(shù)的項(xiàng)目進(jìn)行管理，挑戰(zhàn)都是相似的。成功的公司，如IBM、朗訊及惠普等公司都認(rèn)識(shí)到它們的市場(chǎng)份額與未來(lái)增長(zhǎng)依賴于有能力的項(xiàng)目管理。這些公司多年來(lái)一直致力于研究新的項(xiàng)目管理方法和培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理。目前又將重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到項(xiàng)目辦公室上來(lái)，使之保持穩(wěn)定一致并使項(xiàng)目管理成為其競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

項(xiàng)目辦公室的理解因人而異。研究表明，它可以是任何一個(gè)組織希望它存在的樣子。過(guò)去，項(xiàng)目辦公室就是為了保持與培養(yǎng)出最好的習(xí)慣，以維護(hù)項(xiàng)目管理的規(guī)則。它原被認(rèn)為是項(xiàng)目管理信息的靜態(tài)智囊團(tuán)，受到培訓(xùn)組織的制約。最近，這一概念由于實(shí)際需要而有所改動(dòng)，確定了其對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的組織維持功能。在這種情況下，項(xiàng)目辦公室可被定義為一個(gè)協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)的組織實(shí)體，它對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行計(jì)劃、估計(jì)、安排行程、監(jiān)控與控制。項(xiàng)目辦公室逐漸發(fā)展，還可以具備其它職責(zé)，如JIT訓(xùn)練、行政管理、項(xiàng)目經(jīng)理席位、監(jiān)督、咨詢、方法和標(biāo)準(zhǔn)。在這一階段，項(xiàng)目辦公室可以提供全部服務(wù)。

根據(jù)斯坦迪集團(tuán)對(duì)項(xiàng)目失敗情況的調(diào)查，80％的項(xiàng)目失敗都使人們更加關(guān)注幫助項(xiàng)目經(jīng)理。其次，項(xiàng)目的復(fù)雜性隨技術(shù)的發(fā)展而增加。解決方案的細(xì)節(jié)要求協(xié)調(diào)、計(jì)劃并安排日程，項(xiàng)目辦公室協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理完成這一重要的任務(wù)，而不致使項(xiàng)目經(jīng)理們陷入細(xì)節(jié)的漩渦。

企業(yè)進(jìn)行的是全地區(qū)性的項(xiàng)目，其項(xiàng)目地點(diǎn)和項(xiàng)目成員分布在不同地區(qū)。項(xiàng)目辦公室如何能夠處理這一日益增多的現(xiàn)象，項(xiàng)目辦公室如何為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供了可使其有效運(yùn)營(yíng)的環(huán)境與工具，從而在為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供原動(dòng)力方面起到更大的作用。

科技正在改變著項(xiàng)目管理的前景。我們生活在一個(gè)越來(lái)越虛擬化的世界中。我們不必去商店采購(gòu)，而可通過(guò)郵購(gòu)單定購(gòu)；我們不必去銀行排隊(duì)，家里的電腦進(jìn)行電子轉(zhuǎn)賬；我們也已過(guò)了鴻雁傳書(shū)的年代，使用傳真進(jìn)行聯(lián)絡(luò)；在國(guó)外施行時(shí)，我們可以通過(guò)電視會(huì)議與在國(guó)內(nèi)的同事會(huì)面?？萍紴槲覀兲峁┝伺c他人交流的機(jī)會(huì)，不管對(duì)方在哪里，都可以便宜、迅捷地進(jìn)行聯(lián)系，地理?xiàng)l件已不在是困難。

2. 項(xiàng)目辦公室與虛擬項(xiàng)目辦公室的實(shí)現(xiàn)

研究表明，越來(lái)越多的不同規(guī)模（大／?。┑慕M織開(kāi)始建立項(xiàng)目辦公室。尤其，2002在新加坡舉辦的「亞太地區(qū)PM研討會(huì)」就是以O(shè)A辦公系統(tǒng)為主題進(jìn)行兩天的熱烈研討。PMI在2003年8月的PM Network中作了“OA辦公系統(tǒng) Trend”的專題報(bào)導(dǎo)；而于2003年9月18日在美東巴爾第摩舉行的「PMI 2003 Global Congress」全球會(huì)中即有數(shù)場(chǎng)講座及有連續(xù)四天的研討會(huì)是以O(shè)A辦公系統(tǒng)為主題，其所受重視的程度可見(jiàn)一般。在西歐、美加、澳洲等國(guó)家已有越來(lái)越多的企業(yè)設(shè)置了所謂OA辦公系統(tǒng)（Project Manage