oa辦公系統(tǒng)管理軟件

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　　無論是企業(yè)還是學(xué)校，都會有大量的文案需要處理，復(fù)雜的工作流程需要安排，決策者需要依據(jù)紛亂的信息作出重要的決定。擁有一套智能化、信息化的辦公系統(tǒng)，對辦公人員和企業(yè)決策者來說，工作效率上的提高是顯而易見的。在網(wǎng)絡(luò)連接千萬家的時代，辦公自動化還使得不同地域之間的不同單位或部門之間進(jìn)行協(xié)同辦公成為可能。今天的中國，“信息化建設(shè)”，“政府部門無紙化辦公”都開展得如火如茶，一套優(yōu)秀的辦公自動化(OA)系統(tǒng)將是企業(yè)單位邁進(jìn)信息化時代的”基石”。

　　辦公自動化(Office Automation簡稱OA)是辦公信息處理的自動化，它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息、提高工作效率和工作質(zhì)量、提高生產(chǎn)率的目的。

　　所開發(fā)的辦公自動化系統(tǒng)，基于公司本身內(nèi)部管理及業(yè)務(wù)發(fā)展需求，應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)和Internet技術(shù)實現(xiàn)企業(yè)辦公自動化和管理信息化。本系統(tǒng)采用面向?qū)ο笤O(shè)計的系統(tǒng)開發(fā)方法。整個系統(tǒng)主要包括八個模塊(用戶身份驗證、職工信息管理、個人辦公、短消息管理、部門管理、公文管理、權(quán)限管理、系統(tǒng)管理)和三類用戶(普通職員、部門經(jīng)理、系統(tǒng)管理員(總經(jīng)理))。采用容易擴(kuò)展的B/S架構(gòu)，基于J2EE開發(fā)平臺，本系統(tǒng)應(yīng)用辦公自動化、數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)理論與技術(shù)構(gòu)建企業(yè)辦公自動化模型系統(tǒng)，使得上網(wǎng)查看公告、公文和收發(fā)文件等辦公事務(wù)變得極為方便。

　　通過該系統(tǒng)能極大地提高工作效率，不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，這些都可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行;其次節(jié)省了運(yùn)營成本(包括時間和紙張);不僅如此，還規(guī)范了單位管理：把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序，比如：公文會簽，計劃日志，用款報銷等工作流程審批都可在網(wǎng)上進(jìn)行;最為重要的是可以提高企業(yè)競爭力和凝聚力;員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了強(qiáng)有力的舞臺。

　　隨著科學(xué)技術(shù)的不斷向前發(fā)展，自動化信息技術(shù)得到了極大地發(fā)展，在企業(yè)信息管理中也將自動辦公系統(tǒng)融入其中，這極大地促進(jìn)了企業(yè)信息管理的發(fā)展。

　　實施0A系統(tǒng)管理的意義

　　運(yùn)用辦公自動化的根本目的是對豐富的信息資源和網(wǎng)絡(luò)資源加以利用，提高工作效率及企業(yè)的管理水平和工作質(zhì)量。不僅為不同管理層級之間信息的上傳下達(dá)提供了便利，而且也提供了方便的資源共享和資科檢索功能：同時也增強(qiáng)了各部門之間的學(xué)習(xí)交流，加強(qiáng)了業(yè)務(wù)上的互相幫助，有助于增強(qiáng)凝聚力。

　　1.通過建立企業(yè)內(nèi)部部件系統(tǒng)，使信息能夠及時傳遞。在企業(yè)內(nèi)部尤其是跨部門處理業(yè)務(wù)時若某一員工對業(yè)務(wù)上的某一問題的存在意見需要反饋，通過使用簡單的電子郵件給相應(yīng)人員留言即可，系統(tǒng)會自動提配其盡快進(jìn)行處理，這樣不僅極大地提高了工作效率，還有助于縮短決策周期。

　　2.通過0A系統(tǒng)建立一個內(nèi)部BBS(電子公告牌)和技術(shù)交流區(qū)等，可以為企業(yè)內(nèi)部員工提供一個學(xué)習(xí)和分享知識的平臺，進(jìn)而不斷提升企業(yè)整體的創(chuàng)新性和適應(yīng)性。

　　3.高效傳閱文件。通過對辦公自動化系統(tǒng)中設(shè)置的各類工作流程，可以實現(xiàn)文件的快速傳閱和處理，整個流程的運(yùn)轉(zhuǎn)情況會被系統(tǒng)完全記錄到日志中去，可以有效的避免工作中出現(xiàn)相互推諉、中間節(jié)點停滯的現(xiàn)象。不僅可以提高個體工作效率，還可以在全體內(nèi)部實現(xiàn)協(xié)同工作。

　　4.文檔管理的電子化。通過電子化處理可以實現(xiàn)各類文檔(包括各種文件、信息、數(shù)據(jù)等)方便快捷的查找、保存、使用和共享。通過辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)各種文件的電子化，并以此為基礎(chǔ)構(gòu)成電子文檔數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)文件的使用、保管和分享。

　　5.信息、設(shè)備資源共享。利用網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)及其他辦公設(shè)備，有利于紙張墨粉等耗材的統(tǒng)計和實施控制，可以有效避免耗材不必要的浪費

　　6.信息集成.任何一個企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行過程實際上是由大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)米構(gòu)成的，如供銷存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)的全部信息源都是包含在這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)的范圍內(nèi)的，考慮到這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)并沒有統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，因此辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計時應(yīng)該提供開放的接口以便跟這些不問的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)良好的集成.使相關(guān)人員能夠及時、有效地獲取整個企業(yè)的各項信息，提高企業(yè)管理層整體的反應(yīng)速度和決策能力。

　　7.實現(xiàn)分布式辦公，所謂分布式辦公就是要支持廣地域、多分支的辦公模式以及移動辦公?，F(xiàn)在，崗著辦公地域的分布日益廣闊，關(guān)于移動和跨地域的辦公需求成了個非常緊迫的問題。