造紙企業(yè)采購(gòu)管理中存在的問(wèn)題及改進(jìn)建議

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          摘要：筆者就在造紙企業(yè)從事采購(gòu)管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題進(jìn)行分析,并提出了基于管理信息化系統(tǒng)的造紙企業(yè)采購(gòu)管理改進(jìn)建議。

          采購(gòu)是企業(yè)的成本核心，又是企業(yè)發(fā)展伙伴關(guān)系的重要途徑，當(dāng)今采購(gòu)不再是簡(jiǎn)單的物資購(gòu)買(mǎi)活動(dòng)，而應(yīng)當(dāng)上升為經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略關(guān)系。企業(yè)采購(gòu)管理的目的就是要選擇合適的供應(yīng)商(Right Supplier)，在確保合適的品質(zhì)下(Right Qual)，與合適的時(shí)間(Right Time)，以合適的價(jià)格(Right Price)，購(gòu)入合適數(shù)量的商品(Right Quant)，使得企業(yè)能夠以相對(duì)較低的成本生產(chǎn)優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品來(lái)滿足市場(chǎng)需求。走出傳統(tǒng)采購(gòu)管理的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，完善企業(yè)的采購(gòu)管理體制、優(yōu)化采購(gòu)模式，提高采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，是造紙企業(yè)在全球化、信息化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)中賴以生存，謀求發(fā)展壯大的必然趨勢(shì)。

1的造紙企業(yè)采購(gòu)管理中存在的問(wèn)題

1.1的采購(gòu)人員的綜合素質(zhì)有待提高

          采購(gòu)人員缺乏對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和研究，不了解所需產(chǎn)品的型號(hào)和規(guī)格（如儀器或儀表、配品或配件等）及其技術(shù)參數(shù)，不熟悉采購(gòu)計(jì)劃的審核工作，不掌握采購(gòu)供應(yīng)鏈管理知識(shí)，不掌握供應(yīng)商在市場(chǎng)細(xì)分、附加價(jià)值、前置時(shí)間以及對(duì)顧客需求的反應(yīng)性等，不了解市場(chǎng)資源和市場(chǎng)信息，不熟悉進(jìn)貨批量和進(jìn)貨時(shí)間，不知道采購(gòu)作業(yè)電子商務(wù)管理方法等。有的采購(gòu)人員機(jī)械地執(zhí)行業(yè)務(wù)部門(mén)的采購(gòu)需求報(bào)告，有些不該購(gòu)的購(gòu)了，該購(gòu)少的購(gòu)多了，產(chǎn)品規(guī)格不合的也購(gòu)了，嚴(yán)重影響到造紙業(yè)的采購(gòu)成本和采購(gòu)效率，給企業(yè)造成很大的浪費(fèi)。

1.2的采購(gòu)程序及操作欠規(guī)范

          采購(gòu)過(guò)程不實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)制度、責(zé)任追究制度，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?FONT style="">采購(gòu)進(jìn)程，對(duì)重要物資的采購(gòu)活動(dòng)缺乏采購(gòu)評(píng)價(jià)過(guò)程，對(duì)采購(gòu)人員、供應(yīng)商等相關(guān)人員的激勵(lì)約束機(jī)制不健全，因而導(dǎo)致誤簽合同，造成損失；有時(shí)甚至由于貨不到位，影響生產(chǎn)，給企業(yè)造成更大損失。

1.3的缺乏對(duì)供應(yīng)商的采購(gòu)評(píng)估

          沒(méi)有建立對(duì)供應(yīng)商的采購(gòu)評(píng)估體系，不能對(duì)供應(yīng)商做出全面、具體、客觀的評(píng)價(jià)，對(duì)供應(yīng)商的管理只是主觀臆測(cè)。采購(gòu)人員不對(duì)供應(yīng)成本進(jìn)行科學(xué)合理分析，在談判過(guò)程中采取簡(jiǎn)單粗暴的方法隨心所欲壓價(jià)，或一律直接采取招標(biāo)手段，當(dāng)采購(gòu)價(jià)格大大低于市價(jià)時(shí)，經(jīng)常造成買(mǎi)方缺貨，這種不擇手段的作法雖然使企業(yè)獲得了合同，但一味追求低價(jià)格可能使得產(chǎn)品質(zhì)量下降，導(dǎo)致經(jīng)常的退貨，造成各種管理費(fèi)用增加。而經(jīng)常性的退貨，會(huì)造成經(jīng)常性的計(jì)劃變更，增加生產(chǎn)裝置成本影響交貨期，成品品質(zhì)不良率增加，客戶投訴及退貨增多，降低企業(yè)的信譽(yù)，產(chǎn)品缺乏競(jìng)爭(zhēng)力。

          有的傳統(tǒng)型造紙企業(yè)現(xiàn)行的物資采購(gòu)與供應(yīng)商的關(guān)系是短期的、松散的競(jìng)爭(zhēng)式的關(guān)系，雙方重視的是短期的優(yōu)勢(shì)，缺乏長(zhǎng)期的合作，缺乏彼此的互信關(guān)系。造成一些偽劣產(chǎn)品的供應(yīng)商進(jìn)入企業(yè)的采購(gòu)市場(chǎng)，增加了采購(gòu)工作的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致采購(gòu)方不斷地更換供應(yīng)商，不但增加了采購(gòu)成本，而且價(jià)格成為以犧牲價(jià)值為代價(jià)的談判焦點(diǎn)，采購(gòu)庫(kù)存增加。當(dāng)采購(gòu)方強(qiáng)迫供應(yīng)商接受不合理的價(jià)格時(shí)，一些優(yōu)秀的供應(yīng)商可能離開(kāi)，而留下的短期供應(yīng)商也有自己的打算，要么供應(yīng)低質(zhì)商品給采購(gòu)企業(yè)，要么等待市場(chǎng)狀況好轉(zhuǎn)時(shí)，連本帶利來(lái)向采購(gòu)方要回，造成采購(gòu)成本暴漲。

2的造紙企業(yè)采購(gòu)管理改進(jìn)建議

2.1的加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、明確分工和職責(zé)

          隨著造紙企業(yè)科技產(chǎn)品的不斷更新，其采購(gòu)的項(xiàng)目和品種越來(lái)越多，供應(yīng)商和采購(gòu)技術(shù)越來(lái)越復(fù)雜，需要采購(gòu)人員不斷更新知識(shí)層次，以適應(yīng)不斷發(fā)展的采購(gòu)工作需要，勝任更多更高的采購(gòu)任務(wù)。因此，采購(gòu)工作人員要加強(qiáng)日常業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，采取專家指導(dǎo)、經(jīng)驗(yàn)交流、自學(xué)等多種形式搞好業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，在工作中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中工作，在實(shí)踐中鍛煉增長(zhǎng)才干，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，使采購(gòu)工作人員的實(shí)際工作能力得到較快提高，能獨(dú)當(dāng)一面搞業(yè)務(wù)，從而提高采購(gòu)的實(shí)施效能。

          根據(jù)管理職能中的管理知識(shí)和專業(yè)知識(shí)，按商品分類分設(shè)各類商品的采購(gòu)人員，將任務(wù)分配到具體的負(fù)責(zé)人并設(shè)定權(quán)限范圍，確保任務(wù)的順利進(jìn)行并有效控制。筆者所在的企業(yè)采購(gòu)的物資涉及生產(chǎn)和技術(shù)改造所需的設(shè)備、配品、配件、儀器儀表和材料達(dá)2000多種物資，不可能每個(gè)采購(gòu)人員對(duì)所采購(gòu)的物資的相關(guān)信息都得到全面的了解，為此采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆止?，業(yè)務(wù)員在自己負(fù)責(zé)采購(gòu)的商品的權(quán)限范圍內(nèi)，在明確其責(zé)的基礎(chǔ)上不斷地學(xué)習(xí)，不斷地了解商品性能作用，這樣才能在市場(chǎng)中找到物美價(jià)廉的采購(gòu)品，才能在采購(gòu)中減少費(fèi)用的開(kāi)支。

2.2的應(yīng)用供應(yīng)鏈管理思想進(jìn)行流程重組

          造紙企業(yè)應(yīng)該推行流程管理，細(xì)化采購(gòu)管理流程。供應(yīng)鏈管理是當(dāng)今企業(yè)管理的重要改革之一，也是我國(guó)改制的造紙企業(yè)采購(gòu)管理創(chuàng)新的一個(gè)重要的改革方向。采購(gòu)是供應(yīng)物流與社會(huì)物流的銜接點(diǎn)。它是依據(jù)市場(chǎng)需要、企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃所要求的供應(yīng)計(jì)劃制訂采購(gòu)計(jì)劃，并進(jìn)行原材料外購(gòu)的作業(yè)層，需要承擔(dān)市場(chǎng)資源、供貨商家市場(chǎng)變化等信息的采集和反饋任務(wù)。采購(gòu)決策內(nèi)容除市場(chǎng)資源調(diào)查、市場(chǎng)變化信息的采集和反饋、供貨商家選擇等外，重要的是決定進(jìn)貨批量、進(jìn)貨時(shí)間，從而使企業(yè)在生產(chǎn)不受影響，有效降低生產(chǎn)成本。因此，對(duì)采購(gòu)的質(zhì)量、價(jià)格、收益和時(shí)間等因素的評(píng)價(jià)，必須根據(jù)供應(yīng)商在市場(chǎng)細(xì)分、附加價(jià)值、前置時(shí)間及對(duì)顧客需求的反應(yīng)性等方面制定戰(zhàn)略和相互影響來(lái)進(jìn)行。

          在供應(yīng)鏈管理的模式下，需方和供方是合作伙伴關(guān)系，供應(yīng)商是經(jīng)過(guò)資格認(rèn)證的，質(zhì)量和信用是可信的。采購(gòu)作業(yè)通過(guò)電子商務(wù)，一次把需方的采購(gòu)定單自動(dòng)轉(zhuǎn)換為供方的銷售定單；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)過(guò)雙方協(xié)議，由供方完全負(fù)責(zé)保證不需兩次檢驗(yàn)。由于信息暢通和集成，可采用設(shè)在需方的供方管理倉(cāng)庫(kù)的（Vendor Managed Inventory，VMI）方式，把供方的產(chǎn)品庫(kù)和需方的材料庫(kù)合二為一，僅在需方生產(chǎn)需要時(shí)，才把供方的產(chǎn)品直接發(fā)貨到需方的生產(chǎn)線，并進(jìn)行支付結(jié)算，減少供需方各自分別入庫(kù)的流程。

          新的流程與傳統(tǒng)流程相比，減少了許多不增值的作業(yè)。這里的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程重組己經(jīng)不僅局限于一個(gè)企業(yè)的內(nèi)部，而且延伸到企業(yè)外部的合作伙伴，體現(xiàn)供應(yīng)鏈管理合作競(jìng)爭(zhēng)的特點(diǎn)。

2.3的利用管理信息化系統(tǒng)，規(guī)范流程

          信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，使當(dāng)今企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理模式發(fā)生了根本的變化。信息化提供商結(jié)合現(xiàn)代采購(gòu)管理新理論研發(fā)了一些采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)?，F(xiàn)代造紙企業(yè)可以通過(guò)使用采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)從而將采購(gòu)業(yè)務(wù)處理流程規(guī)范化，而達(dá)到降低企業(yè)采購(gòu)成本的目的。

          使用采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)可以：（1）周密計(jì)劃。采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)的計(jì)劃可以延續(xù)到未來(lái)某個(gè)任意期，這樣不但可以按需采購(gòu)，而且可以保證有足夠的采購(gòu)提前期和采購(gòu)預(yù)算，防止因突發(fā)性采購(gòu)而增加額外的采購(gòu)費(fèi)用。（2）設(shè)置目標(biāo)成本。企業(yè)通過(guò)運(yùn)行采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)的模擬成本，嚴(yán)格控制成本的限額。（3）控制庫(kù)存量。采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)規(guī)定了每一種物料的最大儲(chǔ)存量和最長(zhǎng)儲(chǔ)存期限。超過(guò)最大值時(shí)，系統(tǒng)會(huì)發(fā)出提示信號(hào)，以便管理人員采取糾正措施。(4)嚴(yán)格控制付款程序。付款前，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行全面對(duì)賬，如物料規(guī)格性能、合格數(shù)量，交貨日期是否與采購(gòu)單一致，報(bào)價(jià)單與發(fā)票金額是否一致。只有全部相符才能執(zhí)行付款程序，嚴(yán)格控制資金流出。

2.4的加強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系管理，建立供應(yīng)商評(píng)估體系

          可以說(shuō)一個(gè)優(yōu)秀的采購(gòu)員，不但是能買(mǎi)到質(zhì)量最好、價(jià)格最優(yōu)的商品，找到最好的供應(yīng)條件，同時(shí)還可以給供應(yīng)商的產(chǎn)品提出改進(jìn)的建議。采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)可以隨時(shí)運(yùn)行需要的報(bào)表，來(lái)反映某一時(shí)期采購(gòu)業(yè)務(wù)的情況。這樣就能從一定程度上對(duì)采購(gòu)市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查和資訊收集，從而使采購(gòu)部門(mén)對(duì)市場(chǎng)情況和價(jià)格的走勢(shì)有了充分的了解。同時(shí)也能比較出供應(yīng)商的優(yōu)劣，以建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度和評(píng)價(jià)體系，便于優(yōu)化企業(yè)的供需關(guān)系。

          造紙企業(yè)通過(guò)使用采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)中的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和物料清單，定義了每種物料的期量標(biāo)準(zhǔn)，把企業(yè)的產(chǎn)、供、銷三項(xiàng)主要業(yè)務(wù)信息集成起來(lái)，同步地將生產(chǎn)計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃一次生成。如果需求有了變化，半個(gè)小時(shí)內(nèi)，就可以將上千種物料的計(jì)劃重新編排。通過(guò)物料分類查詢，對(duì)每一類物料，按需用的頻率規(guī)定優(yōu)選原則、簡(jiǎn)化物料的品種規(guī)格，保持一定批量，爭(zhēng)取優(yōu)惠。從而增加了與供應(yīng)商合作期限的長(zhǎng)度，加深彼此間的信任。使雙方的合作從短期的、松散的轉(zhuǎn)變成為長(zhǎng)期的、固定的合作模式，進(jìn)一步有效降低企業(yè)生產(chǎn)成本。

          通過(guò)采購(gòu)管理系統(tǒng)還可以將每次采購(gòu)的流程詳細(xì)的記錄下來(lái)。依靠系統(tǒng)的記錄可以縱向了解到供應(yīng)商的各項(xiàng)信息從而構(gòu)造供應(yīng)商庫(kù)，將供應(yīng)商的基本信息、采購(gòu)信息、質(zhì)量記錄、價(jià)格記錄等信息包含在內(nèi)，從而對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，挑選出優(yōu)秀的供應(yīng)商，并且與其進(jìn)行長(zhǎng)期的固定的合作，有效地協(xié)調(diào)企業(yè)的供需關(guān)系。運(yùn)用“事前控制、事中監(jiān)督、事后分析”的管理理念，建立完備的控制體系：(1)嚴(yán)格審批。雖然在傳統(tǒng)模式下，也強(qiáng)調(diào)采購(gòu)管理要按照一定的層次進(jìn)行控制，但是在實(shí)際操作中要做到這點(diǎn)非常難。通過(guò)采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)建立采購(gòu)單據(jù)的審批控制流程，可以控制不同職責(zé)的員工可以采購(gòu)哪種物料，其采購(gòu)金額上限是多少，超過(guò)一定的金額必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，否則采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)將無(wú)法繼續(xù)處理該單據(jù)。(2)嚴(yán)格監(jiān)督。系統(tǒng)提供了多種查詢途徑，如根據(jù)采購(gòu)單編碼、物料號(hào)、供應(yīng)商號(hào)、采購(gòu)員代碼、交貨日期等進(jìn)行查詢，及時(shí)跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理有問(wèn)題，則可以終止或暫停業(yè)務(wù)處理，直到問(wèn)題解決為止。如若發(fā)現(xiàn)某訂單屬于重復(fù)訂單，可以將其暫停，查明原因，或取消該訂單。

          采購(gòu)管理是企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要手段之一，它在企業(yè)管理中的戰(zhàn)略性地位日益受到企業(yè)的關(guān)注。現(xiàn)代造紙企業(yè)要在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)上站穩(wěn)腳跟，就必須依據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展現(xiàn)狀和信息技術(shù)的更新?tīng)顩r，適時(shí)調(diào)整企業(yè)采購(gòu)管理策略，合理利用社會(huì)和企業(yè)自身（包括無(wú)形和有形）的資源，適時(shí)、適地、適量地進(jìn)行采購(gòu)。不斷提高企業(yè)的采購(gòu)效率，使之成為企業(yè)獲取高額利潤(rùn)的源泉。

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