連鎖企業(yè)采購(gòu)管理辦法

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第一條 請(qǐng)購(gòu)單

          1.請(qǐng)購(gòu)應(yīng)按照存量管制基準(zhǔn)、用料預(yù)算，并參考庫存情形開立請(qǐng)購(gòu)單，逐項(xiàng)注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng)，經(jīng)本單位主管審核后按規(guī)定逐級(jí)呈核并編號(hào)，最后送采購(gòu)部門。

          2.來源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式提出請(qǐng)購(gòu)。

          3.特殊情況需按緊急請(qǐng)購(gòu)辦理時(shí)，可在“請(qǐng)購(gòu)單”“備注”欄注明原因，以急件遞送。

          4.庶務(wù)用品由物管部門按每月實(shí)際耗用狀況，并考慮庫存條件，填具“請(qǐng)購(gòu)單”辦理請(qǐng)購(gòu)。

          5.以下總務(wù)性物品可免開清單，而以“總務(wù)用品申請(qǐng)單”委托總務(wù)部門辦理，例如：賀奠用物品。招待用品。書報(bào)、名片、文具、報(bào)表等，以及小額采購(gòu)的材料。

第二條 采購(gòu)規(guī)定

          1.內(nèi)購(gòu)由國(guó)內(nèi)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)辦理，外購(gòu)由國(guó)外采購(gòu)部門負(fù)責(zé)辦理，其進(jìn)口事務(wù)由業(yè)務(wù)部門辦理。 采購(gòu)重要材料應(yīng)由總經(jīng)理或經(jīng)理徑直與供應(yīng)商或代理商議價(jià)。對(duì)于專項(xiàng)用料，必要時(shí)由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購(gòu)。

          2.采購(gòu)部門應(yīng)按材料使用及采購(gòu)特性，選擇最有利的方式進(jìn)行采購(gòu)。比如：

            （1）集中計(jì)劃采購(gòu)：對(duì)具有共同性的材料，應(yīng)集中計(jì)劃辦理采購(gòu)。經(jīng)核定材料項(xiàng)目，通知各請(qǐng)購(gòu)部門提出請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃，報(bào)采購(gòu)部門定期集中辦理。

            （2）長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu)：凡經(jīng)常使用，且使用量較大的材料，采購(gòu)部門應(yīng)事先選定廠商，議定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格，報(bào)批后通知各請(qǐng)購(gòu)部門按需提出請(qǐng)購(gòu)。3.采購(gòu)部門應(yīng)按采購(gòu)地區(qū)、材料特性及市場(chǎng)供需狀況，分類劃定材料采購(gòu)作業(yè)期限，并通知各有關(guān)部門。

第三條 國(guó)內(nèi)采購(gòu)作業(yè)

          1.價(jià)格

          （1）采購(gòu)人員接“請(qǐng)購(gòu)單（內(nèi)購(gòu)）”后應(yīng)按請(qǐng)購(gòu)事項(xiàng)的緩急，并參考市場(chǎng)行情、過去采購(gòu)記錄或廠方提供的報(bào)價(jià)，精選三家以上供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格對(duì)比。

          （2）如果報(bào)價(jià)規(guī)格與請(qǐng)購(gòu)單位的要求略有不同或?qū)俅闷罚?FONT style="">采購(gòu)人員應(yīng)檢附有關(guān)資料并于“請(qǐng)購(gòu)單”上予以注明，報(bào)經(jīng)主管核簽，并轉(zhuǎn)使用部門或請(qǐng)購(gòu)部門簽注意見。

          （3）屬于慣例超交者（比如最低采購(gòu)量超過請(qǐng)購(gòu)量），采購(gòu)人員應(yīng)在議價(jià)后，在請(qǐng)購(gòu)單“詢價(jià)記錄欄”中注明，報(bào)主管核簽。

          （4）對(duì)于廠商報(bào)價(jià)資料，經(jīng)辦人員應(yīng)深入整理分析，并以電話等方式向廠方議價(jià)。

          （5）采購(gòu)部門接到請(qǐng)購(gòu)部門緊急采購(gòu)口頭要求后，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先做詢價(jià)、議價(jià)，待接到請(qǐng)購(gòu)單后，按一般采購(gòu)程序優(yōu)先辦理。

          2.呈批

          （1）詢價(jià)完成后采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)在“請(qǐng)購(gòu)單”詳填詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果，擬定“訂購(gòu)廠商”、“交貨期限”與“報(bào)價(jià)有效期限”，經(jīng)主管核批，并按采購(gòu)審批權(quán)限呈批。

          （2）采購(gòu)審批權(quán)限。

          3.訂購(gòu)

           （1）采購(gòu)經(jīng)辦人員接到已經(jīng)審批的“請(qǐng)購(gòu)單”后應(yīng)向廠方寄發(fā)“訂購(gòu)單”，并以電話確定交貨日期，要求供應(yīng)方在“送貨單”上注明“請(qǐng)購(gòu)單編號(hào)”及“包裝方式”。

           （2）分批交貨時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)在“請(qǐng)購(gòu)單”上加蓋“分批交貨”章以便識(shí)別。

           （3）采購(gòu)人員使用暫借款采購(gòu)時(shí)，應(yīng)在“請(qǐng)購(gòu)單”加蓋“暫借款采購(gòu)”章，以便識(shí)別。

          4.進(jìn)度控制

          （1）國(guó)內(nèi)采購(gòu)部門可分詢價(jià)、訂購(gòu)、交貨三個(gè)階段，依靠“采購(gòu)進(jìn)度控制表”控制采購(gòu)作業(yè)進(jìn)度。

          （2）采購(gòu)人員未能按既定進(jìn)度完成采購(gòu)時(shí)，應(yīng)填制“采購(gòu)交貨延遲情況表”，并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)主管批示后轉(zhuǎn)送請(qǐng)購(gòu)部門，與請(qǐng)購(gòu)部門共同擬定處理對(duì)策。

          5.單據(jù)整理及付款

          （1）來貨收到以后，物管部門應(yīng)將“請(qǐng)購(gòu)單”連同“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”（其免填“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”部分，應(yīng)于收料單加蓋“免填材料檢驗(yàn)報(bào)告表”章）送采購(gòu)部門與發(fā)票核對(duì)。確認(rèn)無誤后，送會(huì)計(jì)部門。會(huì)計(jì)部門應(yīng)于結(jié)帳前，辦妥付款手續(xù)。如為分批收料，“請(qǐng)購(gòu)單（內(nèi)購(gòu)）”中的會(huì)計(jì)聯(lián)須于第一批收料后送會(huì)計(jì)部門。

          （2）內(nèi)購(gòu)材料須待試用檢驗(yàn)者，其訂有合約部分，按合約規(guī)定辦理付款，未訂合約部分，按采購(gòu)部門報(bào)批的付款條件辦理付款。

          （3）短交，待補(bǔ)足者，請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)依照實(shí)收數(shù)量，進(jìn)行整理付款。

          （4）超交，應(yīng)經(jīng)主管批示方可按照實(shí)收數(shù)量付款，否則仍按原訂貨數(shù)付款。

第四條 國(guó)外采購(gòu)作業(yè)

          1.價(jià)格

          （1）外購(gòu)部門按照“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”需求急緩加以整理，依據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)，并參考市場(chǎng)行情及過去詢價(jià)記錄，以電話（傳真）方式向三家以上供應(yīng)商詢價(jià)。特殊情形（比如獨(dú)家制造或代理等原因）下除外，但應(yīng)于“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”注明。在此基礎(chǔ)上進(jìn)行比價(jià)、分析、議價(jià)。

          （2）請(qǐng)購(gòu)材料規(guī)范較復(fù)雜時(shí)，外購(gòu)部門應(yīng)附上各供應(yīng)商所報(bào)的材料主要規(guī)范并簽注意見，再轉(zhuǎn)請(qǐng)購(gòu)部門確認(rèn)。

          2.呈批

          （1）比價(jià)、議價(jià)完成后，由外購(gòu)部門填具“請(qǐng)購(gòu)單”，擬定“訂購(gòu)廠家”、“預(yù)定裝運(yùn)日期”等，連同廠方報(bào)價(jià)，送請(qǐng)購(gòu)部門按采購(gòu)審批程序報(bào)批。

          （2）核決權(quán)限

                  ①采購(gòu)金額在8000元以下者由經(jīng)理核決。②采購(gòu)金額超過8000元者由總經(jīng)理核決。

           （3）采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)審批后又發(fā)生采購(gòu)數(shù)量、金額等變更，請(qǐng)購(gòu)部門須按新的情況所要求程序重新報(bào)批。但若更改后的審批權(quán)限低于原審批權(quán)限時(shí)仍按原程序報(bào)批。

           3.訂購(gòu)

          （1）“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”經(jīng)報(bào)批轉(zhuǎn)回外購(gòu)部門后，即向供應(yīng)商訂購(gòu)并辦理各項(xiàng)手續(xù)。

          （2）如需與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合約，外購(gòu)部門應(yīng)將簽呈和代擬的長(zhǎng)期合約書，按采購(gòu)審批程序報(bào)批后辦理。

          4.進(jìn)度控制

          （1）外購(gòu)部門依照“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”及“采購(gòu)控制表”控制外購(gòu)作業(yè)進(jìn)度。

          （2）外購(gòu)部門在每一作業(yè)進(jìn)度延遲時(shí)，應(yīng)主動(dòng)開具“進(jìn)度異常反應(yīng)單”，記明異常原因及處理對(duì)策，據(jù)以修訂進(jìn)度并通知請(qǐng)購(gòu)部門。

          （3）外購(gòu)部門一旦發(fā)現(xiàn)外購(gòu)“裝船日期”有延誤時(shí)，即應(yīng)主動(dòng)與供應(yīng)商聯(lián)系催交，并開立“進(jìn)度異常反應(yīng)單”記明異常原因及處理對(duì)策，通知請(qǐng)購(gòu)部門，并按請(qǐng)購(gòu)部門意見辦理。

第五條 價(jià)格品質(zhì)復(fù)核

           1.價(jià)格復(fù)核

          （1）采購(gòu)部門應(yīng)經(jīng)常調(diào)查主要材料市場(chǎng)行情，建立供應(yīng)商資料，作為采購(gòu)及價(jià)格審核的參考。

          （2）采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)企業(yè)內(nèi)各公司事業(yè)部所列重要材料提供市場(chǎng)行情資料，作為材料存量管制及核決價(jià)格的參考。

          2.品質(zhì)復(fù)核采購(gòu)單位應(yīng)對(duì)企業(yè)內(nèi)所使用的材料品質(zhì)予以復(fù)核，并形成完整資料備查。

          3.異常處理審查作業(yè)中若發(fā)現(xiàn)異常情形，采購(gòu)單位審查部門應(yīng)即填寫“采購(gòu)事務(wù)意見反應(yīng)處理表”（或附書面報(bào)告），通知有關(guān)部門處理。第七條 本辦法呈總經(jīng)理核批后實(shí)施，修訂亦同。

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