企業(yè)IT部門成本構(gòu)成與管理目標(biāo)

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隨著信息技術(shù)的發(fā)展和管理理念的進(jìn)步，各種各樣的企業(yè)信息化項目接踵而來，企業(yè)資源計劃（ERP）、客戶關(guān)系管理（CRM）、供應(yīng)鏈管理（SCM）及企業(yè)流程再造（BPR）等等，國內(nèi)各種企業(yè)爭相花巨資對企業(yè)進(jìn)行信息化改造，成立專門的IT部門，設(shè)立CIO，仿佛搭上信息化快車，企業(yè)便可以高枕無憂地進(jìn)入新經(jīng)濟(jì)時代了。然而有專家調(diào)查發(fā)現(xiàn)，從1981年沈陽第一機(jī)床廠從德國工程師協(xié)會引入MRPⅡ軟件到2002年的20多年時間里，企業(yè)ERP應(yīng)用情況不容樂觀，按期按預(yù)算成功實施實現(xiàn)系統(tǒng)集成的企業(yè)占10%-20%，沒有實現(xiàn)系統(tǒng)集成的或?qū)崿F(xiàn)部分集成的企業(yè)占30%-40%，而失敗的卻占50%，在實施成功的企業(yè)中大多是外資企業(yè)。一方面是巨額的不惜代價的投入，一方面是不能令人滿意的產(chǎn)出效果，這讓企業(yè)的CIO們感到極大的壓力。造成這種困境的一個重要原因是企業(yè)缺乏對IT部門的成本管理。

那么，提供一項IT服務(wù)的真實成本是多少，IT部門是如何管理控制這些成本的呢？

企業(yè)IT部門的成本管理目標(biāo)

對企業(yè)IT部門的成本管理應(yīng)以企業(yè)為中心， 站在企業(yè)的角度進(jìn)行分析。企業(yè)對IT部門的成本管理， 并不是單純追求成本最低， 利潤最大化， 而不考慮其他各部門的利益。也不是以犧牲其他部門或企業(yè)的利益為代價而使IT部門獲取超額利潤。企業(yè)各成部門之間是為了共同的目標(biāo)--增加提高企業(yè)價值而形成的一種利益關(guān)系，如果各部門之間沒有利益關(guān)系，不進(jìn)行內(nèi)部核算的話，企業(yè)便會缺少對各部門行動的有效控制，缺乏對各部門工作績效的有效評價和獎懲。這影響到企業(yè)各部門的工作積極性和效果，進(jìn)而影響到企業(yè)的生存與發(fā)展。所以，企業(yè)IT部門的成本管理的目標(biāo)可以這樣定義： 是企業(yè)追求企業(yè)價值最大為前提的IT服務(wù)的成本優(yōu)勢。

具體而言，成本管理中應(yīng)能使IT部門管理者：基于成本效益原則對每項IT服務(wù)做出決策；以可靠的數(shù)據(jù)信息為基礎(chǔ)制定預(yù)算計劃；采取商業(yè)化形式實施IT服務(wù)及其相關(guān)投資；以商業(yè)化模式審視IT服務(wù)，以成本補(bǔ)償為基礎(chǔ)制定投資計劃等等。

IT部門成本管理模式設(shè)計

所謂成本管理是指以預(yù)算成本為限額，按限額開支成本和費(fèi)用，以實際成本和預(yù)算成本比較，衡量活動的成績和效果，并以例外管理原則糾正不利差異，以提高工作效率，實現(xiàn)以至超過預(yù)期目標(biāo)。因此成本管理模式應(yīng)包括：預(yù)算、IT會計記錄、企業(yè)內(nèi)部核算以及成本分析與考核。

1  預(yù)算

預(yù)算是指組織按照一定的業(yè)務(wù)量水平及質(zhì)量水平，估計各項成本，計算預(yù)算成本，并以預(yù)算成本為控制經(jīng)濟(jì)活動的依據(jù)，衡量其合理性。當(dāng)實際狀態(tài)和預(yù)算有了較大差異時，要查明原因并采取措施加以控制。編制預(yù)算是以預(yù)算項目的成本預(yù)測及IT服務(wù)工作量的預(yù)測為基礎(chǔ)的。

（1）預(yù)算項目的成本預(yù)測

預(yù)算項目一般按照成本項目劃分，一旦確定一般要保持穩(wěn)定，這樣一是可以使企業(yè)了解其成本變動趨勢，進(jìn)行縱向比較，也可以與其他企業(yè)之間進(jìn)行橫向比較，二是為成本管理活動提供了一個簡單的處理基礎(chǔ)，如折舊可以按照成本類型的不同分別進(jìn)行處理。

在預(yù)算編制時，各預(yù)算項目的成本一般都是未知的，如加班工資、 外部網(wǎng)收費(fèi)等，因此必須對其進(jìn)行預(yù)測。預(yù)測這些成本是以從前IT會計年度的成本數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)或以未來工作量的預(yù)測為基礎(chǔ)進(jìn)行的。IT成本管理必須謹(jǐn)慎地估計不可控制的成本的變化。

（2）IT服務(wù)工作量預(yù)測

IT工作量是成本變化的一個主要原因之一，因此，在編制預(yù)算的時候，要預(yù)測未來IT工作量。不僅成本管理活動需要估計工作量，在服務(wù)級別管理和容量管理中也需要對工作量進(jìn)行預(yù)測。工作量預(yù)測是以工作量的歷史數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，考慮數(shù)據(jù)的更新與計劃的修改，得出未來IT工作量。

2  會計記錄

會計記錄是跟蹤監(jiān)測IT部門或組織的費(fèi)用是如何形成的書面記錄。包括各種分類賬，由會計人員進(jìn)行管理。會計記錄非常重要，它是人們認(rèn)識、識別與IT部門有關(guān)的成本，了解費(fèi)用的去向的工具，可以幫助企業(yè)計算向企業(yè)內(nèi)部及外部客戶提供每一項服務(wù)的成本，指出在提供服務(wù)過程中資金的去向，提供IT成本效益分析或投資回報分析數(shù)據(jù)，描述成本的變化趨勢。IT會計的基本原則與其他業(yè)務(wù)活動的會計原則沒什么兩樣。

IT會計最主要的工作是定義成本要素，成本要素是成本項目的進(jìn)一步細(xì)分，例如，硬件可以再分為辦公室硬件、網(wǎng)絡(luò)硬件以及中心服務(wù)器硬件。這有利于識別的每一項成本都較容易地填報在成本表中。成本要素結(jié)構(gòu)一般在一年當(dāng)中是相對固定的。定義成本要素結(jié)構(gòu)一般可以按部門、按客戶或按產(chǎn)品劃分。對IT部門而言，理想的方法應(yīng)該是按照服務(wù)要素結(jié)構(gòu)定義成本要素結(jié)構(gòu)，這樣可以使硬件、軟件、人力資源成本等直接成本項目的金額十分清晰，同時有利于間接成本在不同服務(wù)之間的分配。服務(wù)要素結(jié)構(gòu)越細(xì)，對成本的認(rèn)識越清晰。表。1是一個簡單的服務(wù)要素結(jié)構(gòu)，底層的服務(wù)為上層的服務(wù)提供支持，越高層的服務(wù)要素，其功能與業(yè)務(wù)關(guān)系越密切。

3 內(nèi)部核算

內(nèi)部核算是指向接受IT部門服務(wù)的客戶收取費(fèi)用，進(jìn)行成本效益核算的過程。內(nèi)部核算包括收費(fèi)的對象確定和計算收費(fèi)額的方法的選擇。良好的內(nèi)部核算體系是以存在有效的會計系統(tǒng)，完善的會計記錄為前提。如果接受IT服務(wù)的客戶是組織外部的客戶，則收取費(fèi)用作為提供服務(wù)的回報，如果接受IT服務(wù)的客戶是企業(yè)內(nèi)部其他部門，則用模擬方式進(jìn)入適當(dāng)?shù)臅嬁颇浚苑从矷T部門的活動效果及其對應(yīng)部門的活動耗費(fèi)。

進(jìn)行內(nèi)部核算的目的有兩個：防止成本轉(zhuǎn)移帶來的部門間責(zé)任轉(zhuǎn)嫁，使每個責(zé)任中心都能作為單獨(dú)的組織單位進(jìn)行業(yè)績評價；作為一種價格引導(dǎo)下級部門采取明智的決策，IT部門據(jù)此確定提供產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)量，IT服務(wù)需求部門據(jù)此確定所需要的產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)量。但是，這兩個目的往往有矛盾。能夠滿足評價部門業(yè)績的轉(zhuǎn)移價格，可能引導(dǎo)部門經(jīng)理采取并非對企業(yè)最理想的決策；而能夠正確引導(dǎo)部門經(jīng)理的轉(zhuǎn)移價格可能使某個部門獲利水平很高而另一個部門虧損。因此很難找到理想的轉(zhuǎn)移價格，而只能根據(jù)企業(yè)的具體情況選擇基本滿意的解決辦法。常見的定價方法有：成本法、成本加成定價法、現(xiàn)行價格法、市場價格法、固定價格法等。

4 成本分析與考核

IT會計人員將每月、每年成本、收益、工作量、服務(wù)水平等的實際數(shù)據(jù)與相應(yīng)的預(yù)算、計劃數(shù)據(jù)相比較，確定其差額，發(fā)現(xiàn)有無例外情況。對存在的例外情況，要進(jìn)行差異分析。

差異分析是指確定差異的數(shù)額，將其分解為不同的差異項目，并在此基礎(chǔ)上調(diào)查發(fā)生差異的具體原因并提出分析報告。通過差異分析，找到造成差異的原因，分清責(zé)任，采取糾正行動，實現(xiàn)降低成本的目的。

開展IT部門成本管理的難點與建議

目前在國內(nèi)外的企業(yè)在嘗試實施IT的成本管理，但在實施過程中遇到了各種問題。

第一，缺少既懂IT又熟悉會計知識的人員，致使IT部門成本管理模式有待完善。成本管理活動對于IT人員和會計人員而言都是一個新事物，往往由于會計人員對IT業(yè)務(wù)不熟悉或IT人員對成本模型、收費(fèi)機(jī)制等缺乏充分認(rèn)識，致使成本管理模式設(shè)計不完善，造成成本管理系統(tǒng)無效。

第二，高層管理人員對IT服務(wù)的成本管理缺乏認(rèn)識，導(dǎo)致各部門之間不能有效的協(xié)調(diào)，致使不能獲得成本管理相關(guān)信息，成本管理過程不能嚴(yán)肅認(rèn)真的執(zhí)行。IT部門的成本監(jiān)測、計算、補(bǔ)償?shù)榷夹枰髽I(yè)其他部門的相關(guān)計劃信息，沒有企業(yè)高層的協(xié)調(diào)，這些計劃的詳細(xì)信息通常不容易獲得，成本管理也就流于形式。

第三，IT成本管理本身的成本效益問題。對IT部門實行成本管理本身也是存在成本和風(fēng)險的，因此實施成本管理要考慮實行成本管理而帶來的效益是否高于為之付出的代價。如果否，那么實行成本管理是無效的。

對IT部門實施成本管理是企業(yè)追求企業(yè)價值最大化的必然選擇，因此我們必須做好以下工作，逐步完善IT部門成本管理模式：一是加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化企業(yè)全員成本管理意識，議建立數(shù)據(jù)搜集機(jī)制，建立起采集包括：工作量、服務(wù)種類、客戶、成本、資源存量等數(shù)據(jù)的采集點。二是加強(qiáng)員工培訓(xùn)工作，對IT部門成本管理系統(tǒng)的每位員工都要進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。對原IT人員要加強(qiáng)會計知識技能的培訓(xùn)，理解會計原理及本質(zhì)；對于原財務(wù)人員則要加強(qiáng)IT知識技能的培訓(xùn)。通過培訓(xùn)使所有IT財務(wù)管理人員都能理解會計原理以及IT服務(wù)管理各流程的基本原則。三是進(jìn)行成本管理的可行性研究?？尚行砸簿褪菍椖康摹氨匾浴?、“可能性”和“合理性”等問題進(jìn)行分析論證。對IT服務(wù)實行成本管理是否必要、有無實現(xiàn)的可能性，實行成本管理是否符合成本與效益原則，是計劃階段應(yīng)該回答的問題?？尚行匝芯康闹饕ぷ靼ǎ捍_定實行成本管理所需的人、財、物等資源；界定與組織其他部門的財務(wù)界限；定量分析實行IT成本管理的成本與效益，評價其合理性等，有效解決IT部門成本管理自身的成本效益問題。（CIO時代網(wǎng)）