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剖析采購訂單指定結束的管理要點
采購訂單指定結束作業(yè)是erp系統(tǒng)中一個必不可少的作業(yè)??梢赃@么說,有了這個作業(yè),才使得采購訂單管理更加順暢。特別是利用采購訂單指定結束作業(yè)來應對一些采購管理上的突發(fā)事件,更是游刃有余。筆者今天就針對這支作業(yè),分析其背后的業(yè)務邏輯以及管理要點。希望借此幫助大家提高對這個作業(yè)的控制力度。
一、 為什么要有這支作業(yè)?
在現(xiàn)實工作中,ERP系統(tǒng)的采購訂單指定結束作業(yè)非常有用。它主要是用來處理一些意外事件。雖然說是意外,但是在采購管理中卻又時常發(fā)生。
一是解決一些采購訂單的尾數(shù)問題。在采購管理中,尾數(shù)問題很難采購員頭疼。在下采購訂單時,可能是考慮了損耗率的關系,有時會采購訂單上的下單數(shù)量就可能為1001套。但是,供應商在發(fā)貨的時候,由于包裝或者生產線的限制,可能只給企業(yè)送了1000套的原材料。此時,在采購單上就會有1套的尾數(shù)。由于考慮了損耗,所以通常情況下這1套的尾數(shù)就不會再向供應商要。那么這1套的數(shù)量就時刻掛在那邊了。采購原每次從系統(tǒng)中導采購訂單未結案報表時,這些尾數(shù)訂單也會顯示出來,需要手工的過濾。這顯然非常的麻煩。若有指定結束作業(yè)的話,那么采購員就可以定期使用指定結束作業(yè),把這些尾數(shù)訂單結束掉。
二是針對一些突然更換供應商的行為。有時候,采購員把訂單下給供應商之后,由于某些原因,供應商會回應無法生產或者無法及時交貨。此時,采購員就可能轉下給其他的供應商。為此,采購員就需要把這采購單指定結束到,然后轉下給其他的供應商。此時,也需要用到這個指定結束作業(yè)。另外,有時候因為生產計劃或者銷售訂單取消了,若供應商還沒有開始生產,則采購員也可能需要指定結束采購訂單,以免造成不必要的庫存。
三是中斷供應商的送貨。如在供應商分批交貨中,由于供應商某批次的產品可能有質量問題而且暫時無法解決,為此,企業(yè)就有權利終止這張采購訂單。為了控制這些原材料后續(xù)企業(yè)無法收貨,采購員就需要利用指定結束作業(yè),把采購訂單指定結束掉。如此,在ERP系統(tǒng)中,就不能夠再根據(jù)這張采購單來進行收貨。
可見,采購訂單手工指定結束作業(yè),在日常工作中還是很有用武之地。
二、 簡述手工指定采購訂單的工作原理。
為了管理采購訂單的狀態(tài),在采購訂單頭與訂單行中都有一個字段(如狀態(tài)碼),專門用來控制采購訂單。通常情況下,這個字段有三個字母構成,分別為N(未結案)、Y(正常結束)、y(指定結束)。若采購訂單行的采購訂單數(shù)量大于已收數(shù)量,則默認情況下狀態(tài)碼為N;若采購訂單行的采購數(shù)量小于等于已收數(shù)量時,則這個狀態(tài)碼會自動變?yōu)閅,即表示采購訂單已交付完畢。而弱遇上一些如上所述的意外事件,手工指定結束采購訂單的話,則此時這個狀態(tài)碼就會變?yōu)閥,表示不是正常結束。有些ERP系統(tǒng)是用阿拉伯數(shù)字1、2、3來表示這三個狀態(tài)。當采購訂單中所有的行項目狀態(tài)為正常結束或者手工結束后,采購訂單頭的狀態(tài)碼也會自動改變。
當采購訂單單頭或者行項目的狀態(tài)碼為Y或者y時,收貨單就不能夠再根據(jù)這些采購項目收貨,而采購訂單變更單也不能夠再變更這些內容。也就是說,指定結束的效力與正常結束的效力是相同的。
三、 指定結束作業(yè)的難點。
雖然說,指定結束作業(yè)要比一些物料需求計劃簡單許多,但是,要做好這個作業(yè)的話,仍然不是一件容易的事情。筆者在項目實施過程中,經常會發(fā)現(xiàn)用戶因為這個作業(yè)的誤操作,而給其他員工帶來了不必要的麻煩。為此,筆者列舉一些這支作業(yè)運行中常見的錯誤,希望大家引以為戒。
常見錯誤一:只需要結束某一行卻結束了整張采購訂單。
有時候,一張訂單中可能有多個采購項目。而采購員本意是只想結束其中的某一個項目。如采購員下單后發(fā)現(xiàn)某個半成品生產可能準備自己做,在征得供應商的允許下,就取消了這個半成品的采購。但是,不影響這個采購訂單中的其他項目??墒?,有些采購員由于不熟悉這個作業(yè)或者因為粗心的緣故,就把整張采購訂單結束掉了。此時,這張采購訂單下的所有項目其狀態(tài)碼都變?yōu)榱藋,無法再進行后續(xù)的操作。
其實,在ERP系統(tǒng)中,指定結束作業(yè)包括兩部分內容。一是整張采購單都沒有用來,需要全部結束掉;二是只是針對采購訂單中某個行進行項目進行的操作。把采購單中某個行項目指定結束掉,不會影響其他采購行項目。所以,無論是在對員工進行培訓,還是員工在實際操作中,一定要選擇合適的操作模式。千萬不要誤操作,只需要結束某個行項目但是卻把整張采購訂單結束掉了。這需要引起用戶的高度警覺。
常見錯誤二:想進行逆向操作。
如筆者碰到一個用戶,由于其一不小心,把一張本不應該指定結束的采購訂單指定結束掉了。他就問我,能否進行逆向操作,即重新把這張采購訂單的狀態(tài)改為未結案。由于種種限制,這種逆向操作是不允許的。
上面筆者說過,指定結束與正常結束具有同等的效力。若結束后,仍然允許用戶把訂單狀態(tài)改為未結案,那么就可能會造成一些管理上的漏洞。如采購員可以在正常收貨后更改采購訂單的數(shù)量或者采購價格,從而跟供應商同流合污,從中收取非法利益。為了企業(yè)資金的安全,這些操作在ERP系統(tǒng)都是被禁止掉的。也就是說,只要采購訂單的狀態(tài)為Y或者y,無論是采購訂單頭又或者是采購訂單行,都無法再將其改為N。這是出于管理控制的需要。這也是在警示采購人員,在指定結束采購訂單時一定要慎重。除非有百分之百的把握,否則不要指定結束采購訂單。這個作業(yè)的逆向操作是行不通的。據(jù)筆者所知,大部分的ERP系統(tǒng)都是類似設計的。如易飛ERP系統(tǒng)或者最大的開源ERP系統(tǒng)Compiere等等,都是這么設計的。對于結束或者關閉的采購訂單,都無法再對其進行更改。
常見錯誤三:刪除采購訂單與采購訂單指定結束效果是不同的。
若需要取消采購訂單,往往有兩種方式。第一種方式直接刪除。若采購訂單還沒有涉及到收貨,也沒有指定結束掉,則可以在ERP系統(tǒng)中把已經審核了的采購訂單重新打開,然后進行刪除操作。第二種方式是指定結束。當然,采購員覺得某張采購訂單不需要時,也可以直接把采購訂單指定結束掉。
這兩種操作表面上看起來,效果差不多。其實,其后續(xù)影響是不同的。
如果把采購訂單撤銷審核后直接刪除的話,那么這個刪除操作會更新其采購計劃中的采購碼。在采購計劃中,有一個字段為采購碼。若這個碼為Y,就表示這個采購計劃已經安排采購。下次再根據(jù)這個采購計劃生成采購單時,這個項目將不會被重新采購。若這個碼為N時,則表示還沒有進行采購。若依據(jù)這個采購計劃生成采購訂單時,這個項目將會在采購訂單中顯示。若對采購訂單進行刪除,則會更新采購計劃中的采購碼,從Y變?yōu)镹。而現(xiàn)在采購員的本意是以后也不需要采購了。若直接采取刪除操作,則采購員下次仍然可以進行采購。顯然,這給日后的操作留下了一些安全隱患。而采購員采取指定結束作業(yè)的話,就不會更新采購計劃中的采購碼。
另外,對采購訂單進行刪除也有一些限制條件。如采購訂單中已經有部分收貨,而采購員想取消未收貨的項目。但是,因為采購訂單的某個項目已經收過貨,為了業(yè)務的安全,所以這張采購訂單是不允許撤銷審核的。為審核的狀態(tài)下,采購員也就不能夠刪除其他的行項目。
為此,采購員要盡量采用指定結束作業(yè)來取消采購訂單,而不是采用刪除操作。即使采購訂單沒有審核的情況下,若確定以后不需要采購,則最好先把采購訂單審核掉,然后進行指定結束處理。這可以在最大程度上保障業(yè)務的連續(xù)性與安全性。(IT168)
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