OA系統(tǒng)中的文檔一體化管理系統(tǒng)簡介

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　　OA系統(tǒng)中的文檔一體化管理系統(tǒng)

　　長期以來，檔案部門對(duì)OA系統(tǒng)中存在的問題是十分清楚的。然而，從外延上說，OA系統(tǒng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過檔案管理系統(tǒng)，檔案部門在開發(fā)OA系統(tǒng)中影響很小，因而檔案部門轉(zhuǎn)而運(yùn)用自身的力量，尋找合作者開發(fā)出文檔一體化管理系統(tǒng)。

　　泛普軟件通過調(diào)查得出：20世紀(jì)90年代中期，文檔一體化管理系統(tǒng)從單機(jī)版發(fā)展為網(wǎng)絡(luò)版。一般說來，網(wǎng)絡(luò)版一體化系統(tǒng)具有以下綜合功能:一是從檔案目錄信息管理開始，向檔案原文信息管理、照片、錄音、錄像等多媒體檔案集成化綜合管理發(fā)展;二是從檔案信息管理開始，向庫房設(shè)備自動(dòng)記錄、監(jiān)控、報(bào)警，檔案業(yè)務(wù)工作計(jì)算機(jī)輔助管理(如收集、利用、鑒定等環(huán)節(jié))，檔案搶救保護(hù)，檔案部門辦公自動(dòng)化等全方位發(fā)展。

　　從實(shí)現(xiàn)OA辦公軟件系統(tǒng)流程上看，文檔一體化管理系統(tǒng)有著兩種模式。一是前向一體化，二是后向一體化。前向一體化就是將檔案室或文件中心的文檔管理工作延仲到文件的產(chǎn)生或系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，旨在解決文檔管理的“前端控制”問題，并在一體化程序設(shè)計(jì)方面去除多余的節(jié)點(diǎn)或環(huán)節(jié)、步驟，實(shí)現(xiàn)歸檔前后文檔管理的整體優(yōu)化。前向一體化這種類型是從系統(tǒng)設(shè)計(jì)開始，對(duì)文檔管理的要求作出統(tǒng)一規(guī)定。從起草文件、完成文件的收發(fā)、運(yùn)行管理，到自動(dòng)組卷、著錄標(biāo)引、歸檔、打印目錄、查檔、借閱、統(tǒng)計(jì)等等，涉及文書管理和檔案管理的全部業(yè)務(wù)工作。其系統(tǒng)功能包括文件管理子系統(tǒng)、歸檔子系統(tǒng)、檔案管理子系統(tǒng)、系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)。

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