房地產企業(yè)如何選擇OA辦公軟件系統(tǒng)

一房地產行業(yè)信息化分析近年來，由于國家宏觀調控和市場變化，中國房地產行業(yè)目前處在機遇與挑戰(zhàn)并存的環(huán)境。從外部來看，房地產市場需求復雜多變，競爭空前劇烈，房地產行業(yè)的產業(yè)環(huán)境日趨嚴峻。從經營特點來看，房地產行業(yè)是典型的資金密集型行業(yè)，投資大，開發(fā)專業(yè)性強，業(yè)務活動涉及面廣，操作過程相當復雜，成本控制越來越難。房地產企業(yè)普遍對快速擴張中產生的財務風險和保持企業(yè)持續(xù)快速增長十分重視。因此，眾多房地產企業(yè)管理者都在關注：如何明晰并有效控制每一個環(huán)節(jié)的資源運用并贏得大戰(zhàn)略？如何保持財務穩(wěn)健，保障資金效用最大化？如何有效控制變革并利用信息化工具驅動管理創(chuàng)新？
房地產行業(yè)造就了一批有中國特色的成功企業(yè)家，但在這個行業(yè)要想把“偶然”的成功變成“必然”的發(fā)展壯大， 對于房地產行業(yè)的經營者和管理者來說，借助信息化這個管理平臺是一種有效途徑，在管理中創(chuàng)造科技利潤。
先知先覺的地產航母，如南方萬科、北方萬達等企業(yè)在經歷了多年的信息化探索后，已經把信息建設從支持、服務層面提升到動態(tài)管理、數據分析、過程監(jiān)控、決策支持和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度。但大多數房地產企業(yè)在應用信息化管理平臺方面，還處于低級階段，
如同諸多傳統(tǒng)行業(yè)信息化變遷史，房地產行業(yè)在經歷了高速增長期之后，必然要考慮精細化管理戰(zhàn)略。在目前的市場政策下，必然強者逾強，而無法適應市場變化和沒有及時應用創(chuàng)新管理手段的房地產企業(yè)也將面臨更大的危機。也因此，企業(yè)的管理信息化與IT規(guī)劃，早晚必將擺上房地產老總們的議事日程。
據了解，國內一些大型房產集團已經擬就了未來三五年內的信息化發(fā)展方向。房地產業(yè)是公認的上下產業(yè)鏈長、數據量大、投資周期長、不確定性和風險程度高的行業(yè)。而傳統(tǒng)的以紙為載體的溝通方式層次多、效率低、費用高，而且極易因信息溝通失誤造成損失。項目成本中的3－5％是由于信息失誤導致的，其中使用錯誤或過期圖紙造成的占30％。對重要數據的電子化和數據共享的辦公自動化系統(tǒng)（OA），以及在此基礎上完成各部門之間的協(xié)作，成為房地產行業(yè)信息化的第一步。
二辦公自動化系統(tǒng)在房地產行業(yè)中的主要作用
2.1.辦公自動化系統(tǒng)（OA）的定義
辦公自動化系統(tǒng)（ＯＡ）是OFFICE AUTOMATION的縮寫，本意為利用技術的手段提高辦公的效率，進而實現辦公的自動化處理。ＯＡ從最初的以大規(guī)模采用復印機等辦公設備為標志的初級階段，發(fā)展到今天的以運用網絡和計算機為標志的現階段，對企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。
ＯＡ軟件的目的是解決企業(yè)的日常管理規(guī)范化、增加企業(yè)的可控性、提高企業(yè)運轉的效率的基本問題，范圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協(xié)同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞?？梢愿爬ǖ恼f，ＯＡ軟件跨越了生產、銷售、財務等具體的業(yè)務范疇，更集中關注于企業(yè)日常辦公的效率和可控性，是企業(yè)提高整體運轉能力不可缺少的軟件工具
此外，從更高層面上說，辦公自動化系統(tǒng)是一種承載企業(yè)領導的管理思想的工具，它一方面使領導的管理思想和意圖盡快通過軟件的功能傳遞到員工之中；另一方面收集企業(yè)內部各種信息來反饋給領導以輔助領導決策。從而成為使整個企業(yè)良性運轉的紐帶。
2.2.辦公自動化系統(tǒng)的具體應用效果
極大的提高工作效率
OA系統(tǒng)的上線運行，可以使工作人員不用拿著各種文件,申請,單據在各部門跑來跑去,等候審批,簽字,蓋章.這些都可在網絡上進行。此外，各種事務的處理可以完全脫離地域空間的限制，只要有網絡，我們的企業(yè)領導可以隨時隨地的進行企業(yè)內部事務的處理，真正逃脫辦公室的桎梏。
節(jié)省運營成本
最主要是時間成本，此外還有紙張，電話，傳真等等，此類成本的節(jié)省率會隨著房地產企業(yè)規(guī)模的增長而提高。機構越龐大，所產生的節(jié)省效果越明顯。
規(guī)范房地產企業(yè)的管理
最主要是把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序,比如:公文會簽,計劃日志,用款報銷等工作流程審批都可在網上進行。
提高企業(yè)競爭力,凝聚力
員工與上級溝通很方便,信息反饋暢通,為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺.無疑,企業(yè)的內部的凝聚力將大大增強。
使決策變得迅速科學
高層決策不再是不了解情況,缺乏數據的環(huán)境下拍腦袋的事,而是以數據和真相為依據做出的科學的決策。
總之，對于企業(yè)的老板來說，OA是決策支持系統(tǒng),能夠為領導提供決策參考和依據.對于中層管理者來說OA是信息管理系統(tǒng),而對于普通員工來說，OA又是事務/業(yè)務處理系統(tǒng)。OA能夠為企業(yè)的管理人員和普通員工提供良好的辦公手段和環(huán)境,使之準確,高效,愉快的工作。
三房地產業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的功能規(guī)劃
辦公自動化系統(tǒng)的應用已經多年，在行政事業(yè)單位和企業(yè)都有著廣泛的使用。但是和行政事業(yè)單位的應用不同的是，企業(yè)是以贏利為最終目標的，信息化建設必須服從和服務于這個目標。因此，在企業(yè)中建設辦公自動化系統(tǒng)，應將企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)建成一個為企業(yè)全面信息化管理服務的平臺。具體到房地產行業(yè)，這樣的平臺應具有以下幾個特點：
3.1.功能多樣性
房地產辦公自動化系統(tǒng)所具有的特性，要求它至少應包括以下的功能：
    辦公管理：包括工作流程控制，文件管理，檔案管理，會議管理，日程安排，活動安排，等；
    內部業(yè)務管理：包括計劃管理，客戶管理，安全管理，質量管理，工程、維修管理，車輛管理，招投標管理，銷售管理，人力資源管理，采購管理等；
    系統(tǒng)公共平臺：在這個平臺上，房地產各獨立的業(yè)務子系統(tǒng)能夠有機地聯系起來，實現信息的高度共享和各類數據的分類、匯總、統(tǒng)計、分析等功能；
    遠程辦公系統(tǒng)：隨著互聯網技術的應用和發(fā)展，房地產辦公自動化系統(tǒng)應該具有開放性和互聯性的特點，支持經理人員及決策者的異地遠程辦公，支持集團化房地產的異地信息共享。
3.2.辦公自動化系統(tǒng)是聯接其它各個業(yè)務子系統(tǒng)的紐帶
房地產辦公自動化系統(tǒng)以加強管理，實現房地產內外信息的高度共享和合理有序流動為核心。通過對工作流的分析，將其它以核算為核心的業(yè)務系統(tǒng)有機地結合起來，利用即時通訊在各部門之間進行聯系。在保證信息的安全性、一致性、及時性的基礎上，最終使信息在各個業(yè)務子系統(tǒng)之間安全、順暢地流動，達到提高工作效率，優(yōu)化管理，節(jié)約運營成本的目的。
3.3.辦公自動化系統(tǒng)是整個信息系統(tǒng)的決策中心
通過房地產辦公自動化系統(tǒng)所建立起來的開放性平臺，可以方便地獲得房地產的銷售管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等各個業(yè)務子系統(tǒng)的數據，并通過辦公自動化系統(tǒng)特有的數據分類、匯總、統(tǒng)計、分析等功能，對這些數據進行加工和處理，使房地產企業(yè)的管理人員和決策者能夠及時準確地掌握房地產經營各個環(huán)節(jié)的變化情況，為科學決策提供充分的依據。