淺談協(xié)同辦公系統(tǒng)為企業(yè)帶來的改變

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　　在以往的辦公流程當(dāng)中，文件的執(zhí)行，只能被動的要求員工去看，但是究竟是否真正了解文件中的要求，作為主管不得而知。協(xié)同辦公系統(tǒng)上線之后，對于文件的讀取都有了詳細(xì)的記錄。舉例來說，很多執(zhí)行文件都是通過公告發(fā)出，以往的紙本傳達(dá)或是海報張貼，都無法控管員工對于文件的了解情況，而系統(tǒng)中自動抓取的瀏覽記錄，現(xiàn)在則是為制度的有效執(zhí)行提供了必要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。有了此類數(shù)據(jù)，再也沒有理由和借口，制度的執(zhí)行將得到極大的提高。

　　1、會議任務(wù)追蹤

　　會議是一個企業(yè)中必不可少的一項活動，不僅僅可以進(jìn)行上下級的溝通，而且也可以用做平級之間的信息交流。開會的重點在于會議中決定和交辦的事項，而不是整個會議的過程。會議記錄也是會議中必不可缺的一個部分。并且對于會議中交辦事項后續(xù)的追蹤，也是應(yīng)該成為主管工作很重要的一個部分。

　　通過協(xié)同辦公系統(tǒng)，我們可以很方便的發(fā)起視頻會議，并且及時通知到各位與會人員，并且可以將會議需要用的文件也隨通知附上。同時，可以進(jìn)行會議記錄，并且設(shè)置交辦事項和決議事項。交辦事項可以直接添加到執(zhí)行人的工作日歷中，并且對于后續(xù)的執(zhí)行情況，主管級可以進(jìn)行進(jìn)度掌控。讓會議做到有案可查，有依可尋。同時，將會議的宗旨很好的貫徹下去，這才實現(xiàn)了開會的目的。

　　2、掌控交辦工作狀況

　　在平時的工作中，主管接觸的比較多的就是交辦工作。既有領(lǐng)導(dǎo)交辦給自己的工作，也會有自己需要交辦給下屬的工作。對于交辦工作，最關(guān)鍵的在于，如何掌握交辦事宜的完成情況。對于領(lǐng)導(dǎo)交辦給自己的工作，需要及時的進(jìn)行回報工作進(jìn)度，而對于交辦給下屬的工作，則需要隨時能夠掌握進(jìn)度，對于工作過程中出現(xiàn)的問題及時提供解決意見等。

　　在協(xié)同辦公系統(tǒng)中，也同樣提供了交辦工作管理的功能。在此，各位主管可以很輕松的去交辦一項工作，當(dāng)然也可以由秘書來幫你進(jìn)行維護(hù)的工作，或是轉(zhuǎn)交上一層領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。同時，對于工作的進(jìn)度也可以輕松的監(jiān)控到，很清晰的了解到每一件交辦事項的進(jìn)度和遇到的問題。每項工作完成后，還可以對于完成工作工作進(jìn)行歸檔，讓自己的工作有據(jù)可查，節(jié)省了大量的溝通時間去完成其他方面的工作。

　　3、部門知識分享

　　目前“知識管理”已經(jīng)成為一股席卷全球的熱潮，領(lǐng)導(dǎo)者要鼓勵知識分享，保證每個員工都能了解企業(yè)的方方面面，包括財務(wù)、有競爭力的產(chǎn)品或服務(wù)，以及企業(yè)的戰(zhàn)略。有效的知識分享，可以提高整個團(tuán)隊的人員素質(zhì)，進(jìn)而提升整個團(tuán)隊的工作效率和工作品質(zhì)。

　　一般情況下，團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)掌握著信息，只是在需要誰知道時才施舍出去;經(jīng)理們在他們已經(jīng)做出的決定確實需要一個橡皮圖章時，才請求別人的協(xié)作;一系列個人的和組織的障礙，導(dǎo)致員工沒有分享他們的知識。這些人為障礙彰顯了一個十分重要的問題：在知識管理中依賴科技手段促進(jìn)交流之前，要優(yōu)先處理人的問題。由上所述，可以看出，在進(jìn)行知識分分享時，很關(guān)鍵的一個因素就是需要一個平臺來共享這些信息。知識通常都是由個人經(jīng)驗得來，那么這個人要把自己所掌握的知識、信息分享出去，第一步，就是需要這樣的一個平臺。

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)中，通過討論區(qū)、公文包等模塊，就可以為知識分享提供這樣一個平臺。并且可以根據(jù)需要去自由的組合使用這些模塊?？梢葬槍δ承┯^點展開討論，可以將行業(yè)內(nèi)的一些最新的咨詢共享給大家。在長時間的討論過程中，員工的整體素質(zhì)可以得到提高。同時，日積月累的討論過程以及分享的文章，也可以慢慢的形成一種良好的學(xué)習(xí)氛圍，為新進(jìn)員工進(jìn)入公司后的培訓(xùn)也提供了基礎(chǔ)資料。

　　4、明了部門人員動向(行事歷)

　　對于一個企業(yè)來說，對外的交流是一個很重要的工作。這種對外交流可以表現(xiàn)為出差，或是拜訪客戶，抑或是去集團(tuán)下其他的分公司進(jìn)行交流。而對于主管來說，這樣的外出的機率也遠(yuǎn)遠(yuǎn)要大于普通員工。如何讓上一級主管了解到自己每天的工作，讓自己清晰每日行程，如何讓下屬及時聯(lián)絡(luò)到自己，并且去監(jiān)控各位下屬的每日動向。這也成為了主管工作的一個難點。

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)中特別設(shè)計了行事歷，為您準(zhǔn)備好了各種分類，如會議、備忘、休假等，建好資料后每日行程及未來工作安排均可以顯示在系統(tǒng)的首頁上，并設(shè)有系統(tǒng)提醒功能。個人工作日歷和部門工作日歷之間的分開，相互之間不會混淆。還可以根據(jù)事件的類型進(jìn)行分類，如已完成和未完成等。作為一個公司的一把手，您不僅可以自己安排好行程，更可以查看公司每一位員工以及各部門的工作日歷，進(jìn)行統(tǒng)籌管理。

　　6、調(diào)度公司資源(資產(chǎn)管理)

　　一個企業(yè)中，固定資產(chǎn)是公司資產(chǎn)的重要組成部分，而且直接涉及到公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動的運行，如何有效的利用公司的資源，也是各位主管工作的重點。讓企業(yè)同仁可以使用各項開放的資源，使企業(yè)的有限資源做最大的運用，讓資源不再是獨占而是共有和共享。

　　通過協(xié)同辦公系統(tǒng)中設(shè)備管理系統(tǒng)，對于管理者來說可以及時監(jiān)控企業(yè)設(shè)備的使用情況，并且可以對于設(shè)備的使用情況進(jìn)行某時段內(nèi)的統(tǒng)計，以此達(dá)到設(shè)備使用效率的合理應(yīng)用，達(dá)到效益最大化。并且，作為管理者來說，還有很重要的一個功能，就是根據(jù)實際情況來調(diào)度設(shè)備的使用，把設(shè)備給到最急需的使用者，合理的安排設(shè)備的使用時間段，對以使用者來說，也可以及時借用到需要的設(shè)備。

　　另外，通過設(shè)備的借用管理，還可以分析設(shè)備的損耗情況，及時做好保養(yǎng)和更新的工作，使得企業(yè)的正常工作得以順利的進(jìn)行。