O辦公A軟件在企業(yè)的應(yīng)用功能需求

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七、長春OA軟件的應(yīng)用功能需求
　　XX協(xié)同辦公管理系統(tǒng)除了具有協(xié)同的概念外，還應(yīng)該涵蓋對業(yè)務(wù)流的管理、個人工作臺、領(lǐng)導(dǎo)工作臺、行政辦公管理、信息管理等方面的支持。
一、公司門戶
　　　公司門戶為公司提供展示公司、部門信息及共享信息的環(huán)境，長春泛普OA軟件能夠集成各種數(shù)據(jù)資源、互聯(lián)網(wǎng)資源，根據(jù)公司或部門特色定制個性化的應(yīng)用界面，加強(qiáng)內(nèi)部的交流與了解，促使公司內(nèi)部的協(xié)同應(yīng)用。
　　　可以定制公司或部門的新聞、通知、公告等通過信息發(fā)布的共享信息，還可以集成RSS的外部信息，如集成新浪、搜狐新聞到門戶里。通過定制門戶的信息內(nèi)容、顯示方式、版面排列來展現(xiàn)公司/部門特色，減少信息反復(fù)加載，提高對協(xié)同辦公平臺的利用。
　　　不同權(quán)限的人員進(jìn)入系統(tǒng)后，即會進(jìn)入默認(rèn)的所屬公司門戶，瀏覽新聞、通知，處理工作事宜。
二、信息發(fā)布
　　　信息發(fā)布提供一個信息發(fā)布和共享的平臺。迅速采集、統(tǒng)計、分析各部門各單位的各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和信息反饋，實現(xiàn)資源的共享交流，同時可以采集、過濾、整理和發(fā)布各類外部信息。
　　　信息發(fā)布平臺可供XX根據(jù)信息來源和分類自由定制信息欄目，發(fā)布信息，長春OA實時或滾動顯示XX的內(nèi)部新聞、通知、公告、期刊、制度、公共信息等，讓員工可以在第一時間了解公司的信息、制度及相關(guān)規(guī)定，了解公司的發(fā)展，了解最新的行業(yè)信息，真正地融入企業(yè)文化中。
　　　信息發(fā)布模塊應(yīng)涵蓋不同類型的每一條信息從起草、審閱、查詢到統(tǒng)計的各個環(huán)節(jié)，信息發(fā)布之后會在員工的個人工作臺上實時顯示。每個信息發(fā)布的子模塊都可以由用戶自主定義模塊名稱、信息的子類型，也可以根據(jù)系統(tǒng)提供的或自己增加的多種字段來自由設(shè)計頁面布局；同時系統(tǒng)自帶一套初始模板供用戶使用。
三、個人事務(wù)
　　　個人事務(wù)平臺是為XX員工提供的日常工作平臺，并且通過工作日志、我的日程、工作任務(wù)、計劃總結(jié)、便簽的有機(jī)結(jié)合，長春泛普OA實現(xiàn)數(shù)據(jù)互相轉(zhuǎn)換，達(dá)到方便工作、提高工作效率的目的。
1、 工作日志
　　　員工可以每天記錄當(dāng)天的工作情況，還可將工作任務(wù)、日程或便簽生成工作日志，記錄工作中出現(xiàn)的問題、匯報工作進(jìn)展結(jié)果、總結(jié)工作心得，并可通過明天提示來提醒自己第二天的工作安排。員工還可以查詢歷史工作記錄，并可將工作日志進(jìn)行匯總，形成工作記錄和總結(jié)。XX各級領(lǐng)導(dǎo)可以查看所管轄范圍內(nèi)的員工的工作日志，并可作出批示，指導(dǎo)員工的工作。
2、 日程安排
　　　公司員工可以在個人日程中預(yù)定工作安排，并可預(yù)先設(shè)置固定提醒或循環(huán)提醒時間；泛普OA可將自己的日程公開給設(shè)置好的公開范圍內(nèi)的人員，方便其他人了解當(dāng)天的日程好進(jìn)行相關(guān)的工作安排；并提供日程查詢和匯總功能供用戶對歷史日程記錄進(jìn)行了查詢和匯總總結(jié)。
3、 工作任務(wù)
　　　工作任務(wù)可對對任務(wù)從布置、執(zhí)行、匯報、檢查進(jìn)行全過程的管理。
　　　用戶通過任務(wù)布置可以給其他用戶布置任務(wù)，包括任務(wù)內(nèi)容、任務(wù)時間、完成標(biāo)準(zhǔn)、任務(wù)匯報期限等，方便被布置人快速而全面的了解任務(wù)的詳細(xì)信息，而布置人也可以隨時了解到任務(wù)的執(zhí)行進(jìn)度和進(jìn)展情況，并可隨時進(jìn)行任務(wù)指導(dǎo)和批示。任務(wù)還可層層分轉(zhuǎn)發(fā)，形成任務(wù)樹。
　　　系統(tǒng)中“日記”、“日程”、“計劃”、“任務(wù)”有效結(jié)合，可通過工作任務(wù)自動生成工作計劃和日程安排，也可通過工作日記自動生成工作總結(jié)，并將工作總結(jié)作為任務(wù)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行匯報，領(lǐng)導(dǎo)可以通過匯總員工的計劃形成任務(wù)。
4、 計劃總結(jié)
　　　計劃分部門計劃與個人計劃，可以按周、月、季、年四個時間段來做。如果是員工則只需要做個人計劃，做好后提交給領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)還可以匯總職員的計劃生成本部門的工作計劃，并和個人計劃一起上報更高級的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)可以修改下屬計劃中不合理的地方，系統(tǒng)自動通知對方，對方同意后計劃開始生效。當(dāng)計劃生效時將自動轉(zhuǎn)化為任務(wù)，在執(zhí)行時布置者和執(zhí)行者中任意一方如要有變化：例如修改內(nèi)容、推遲時間、終止任務(wù)等，都需要另一方同意，系統(tǒng)會自動通知另一方。另一方必須點擊“同意”，該修改才能生效。計劃完成一項就填寫進(jìn)度為100，系統(tǒng)自動通知上級檢查。最后如每月個人和部門計劃完成情況在績效考核模塊中作為考評的重要標(biāo)準(zhǔn)。
5、 工作流程
　　　員工可以通過制定工作流程，實時查詢發(fā)起、處理和權(quán)限范圍內(nèi)的流程，跟蹤流程審批情況，并可對流程進(jìn)行催辦、撤回、補(bǔ)充意見等等操作，保證工作的順利進(jìn)行。解決用戶在實際使用流程過程中的各種問題。
6、 檢查點
　　　領(lǐng)導(dǎo)可以通過檢查點設(shè)置需要管理的人員以及他們的工作狀態(tài)，如日記、計劃總結(jié)、日程、任務(wù)、流程審批等，并且可以根據(jù)自己的需要設(shè)置相應(yīng)檢查項的時間、狀態(tài)，系統(tǒng)即可按照時間段自動抽取被檢查人員的被檢查項的數(shù)據(jù)，并進(jìn)行統(tǒng)計，方便領(lǐng)導(dǎo)快速掌握被檢查人員的工作情況和工作表現(xiàn)。
7、 便簽
　　　類似于日常使用的便簽條，可以隨時記錄臨時的事情或者有用的信息，并可導(dǎo)入到日記、日程，支持模糊查詢，避免信息丟失或不容易查找。
8、 電子通訊錄
　　　電子通訊錄實現(xiàn)各種聯(lián)系信息的增加、刪除、修改、導(dǎo)入、查詢功能，其中導(dǎo)入功能可以接收由Excel等多種格式的通訊錄文件，并能自由創(chuàng)建聯(lián)系人組管理，將聯(lián)系人設(shè)置為是否為企業(yè)共享，方便企業(yè)內(nèi)部聯(lián)系信息共享。同時通訊錄與網(wǎng)絡(luò)尋呼、短信平臺、電子郵件實現(xiàn)緊密的結(jié)合，方便用戶對各類聯(lián)系信息的管理。