選型故事：財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)選型的壞帳準(zhǔn)備

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企業(yè)的應(yīng)付帳款能夠百分之百轉(zhuǎn)化為企業(yè)實(shí)際的資金嗎？答案當(dāng)然是否定的。根據(jù)筆者了解，中小企業(yè)的壞帳率是比較高的。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，這個(gè)壞帳率大概在5%左右。而現(xiàn)在金融危機(jī)的影響下，這個(gè)比率也越來(lái)越高。為了應(yīng)對(duì)這個(gè)壞帳對(duì)企業(yè)的影響，不少企業(yè)都提出了壞帳準(zhǔn)備的要求。

財(cái)務(wù)總監(jiān)再次找到了王曉，明確提出要在財(cái)務(wù)管理軟件中，根據(jù)企業(yè)的要求來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)壞帳的控制。但是，可惜的是王曉對(duì)于壞帳準(zhǔn)備了解的并不多。為此，財(cái)務(wù)總監(jiān)李鐵英不得不對(duì)王曉作出詳細(xì)的介紹。

假如企業(yè)2月份有應(yīng)付帳款100萬(wàn)，4月份到期?，F(xiàn)在企業(yè)在3月底的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)這個(gè)客戶(hù)的付款能力有問(wèn)題，預(yù)計(jì)在到期只能夠收到90萬(wàn)。也就是有10萬(wàn)可能收不回來(lái)了，預(yù)計(jì)會(huì)成為壞帳。為此，在3月底財(cái)務(wù)要進(jìn)行壞帳計(jì)提，這主要是因?yàn)檫@個(gè)計(jì)提的壞帳準(zhǔn)備可以抵扣稅。而且國(guó)家對(duì)這方面也有規(guī)定，如：不能夠全額計(jì)提壞帳準(zhǔn)備等等。

概念是聽(tīng)懂了，但是王曉還是不知道如何判斷軟件是否符合企業(yè)的需要。財(cái)務(wù)總監(jiān)李鐵英提出，可以從壞帳核算的步驟出發(fā)，來(lái)考慮軟件選型。

第一步：壞帳核算的計(jì)提

壞帳核算往往是根據(jù)客戶(hù)來(lái)計(jì)提。具體要提多少，往往跟兩個(gè)數(shù)字相關(guān)。一個(gè)是客戶(hù)的應(yīng)付帳款余額，一個(gè)是預(yù)計(jì)的壞帳計(jì)提比率。有時(shí)候，還跟應(yīng)付帳款的到期日期有關(guān)。不過(guò)我們所在的企業(yè)，考慮壞帳準(zhǔn)備的時(shí)候，不考慮應(yīng)付帳款的到期日期。如某個(gè)客戶(hù)月底的應(yīng)付帳款余額為100萬(wàn)（含到期未付的應(yīng)付帳款）。企業(yè)預(yù)計(jì)這個(gè)客戶(hù)的付款能力有問(wèn)題，跟客戶(hù)協(xié)商后，確認(rèn)到時(shí)候可能只能夠收會(huì)90萬(wàn)。此時(shí)，就需要在月底的時(shí)候，計(jì)提壞帳準(zhǔn)備10萬(wàn)。

對(duì)財(cái)務(wù)軟件提出的要求：

這個(gè)步驟看起來(lái)比較簡(jiǎn)單，但是需要經(jīng)過(guò)比較多的步驟。如需要統(tǒng)計(jì)應(yīng)收帳款的余額，需要計(jì)算計(jì)提的金額，需要做會(huì)計(jì)分錄等等，處理起來(lái)還是比較累的。為此，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中最好能夠幫助財(cái)務(wù)人員減少工作量。如：財(cái)務(wù)人員只需要輸入某個(gè)客戶(hù)壞帳的比率，那么系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)應(yīng)付帳款余額并計(jì)算應(yīng)該計(jì)提的比例。把結(jié)果給財(cái)務(wù)人員看了之后，只要財(cái)務(wù)人員一確認(rèn)之后那么系統(tǒng)就會(huì)產(chǎn)生相關(guān)的單據(jù)并且會(huì)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)分錄。

第二步：沖回計(jì)提的壞帳準(zhǔn)備

如果在3月份發(fā)現(xiàn)客戶(hù)的付款能力有問(wèn)題，而計(jì)提了10萬(wàn)的壞帳準(zhǔn)備。在4月份的時(shí)候，這個(gè)客戶(hù)的付款能力可能又恢復(fù)了一點(diǎn)。此時(shí)，根據(jù)國(guó)家的要求，這個(gè)壞帳準(zhǔn)備就需要沖回。但是往往不會(huì)百分之百的沖回。如企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況，預(yù)計(jì)到期可以收會(huì)95萬(wàn)，則就需要沖回5萬(wàn)的壞帳準(zhǔn)備。

對(duì)財(cái)務(wù)管理軟件提出的要求：

在沖回壞賬準(zhǔn)備時(shí)，有一個(gè)限制條件，即原來(lái)計(jì)提了多少，就只能夠沖回多少。如上面只提了10萬(wàn)的壞賬準(zhǔn)備，就只能夠沖回10萬(wàn)。而不能夠沖回15萬(wàn)。如果財(cái)務(wù)人員多沖回了，那么就有做假賬的嫌疑。為此當(dāng)財(cái)務(wù)人員在處理這個(gè)業(yè)務(wù)的時(shí)候，就需要特別小心，不能夠碰這個(gè)地雷。所以在系統(tǒng)中處理這個(gè)業(yè)務(wù)的時(shí)候，需要系統(tǒng)為財(cái)務(wù)人員提供一定的幫助。如：?jiǎn)T工在做沖回業(yè)務(wù)時(shí)，系統(tǒng)要能夠自動(dòng)提示財(cái)務(wù)人員，現(xiàn)在這個(gè)客戶(hù)的壞賬準(zhǔn)備有多少了。如此可以給財(cái)務(wù)人員處理業(yè)務(wù)提供一個(gè)參考。而且還需要實(shí)現(xiàn)一個(gè)限制，即員工沖回的壞賬準(zhǔn)備，不能夠超過(guò)這個(gè)最高的限額。為了減少財(cái)務(wù)人員處理這個(gè)業(yè)務(wù)時(shí)出錯(cuò)的幾率，添加這個(gè)限制是必要的。

第三步：壞賬準(zhǔn)備發(fā)生時(shí)的業(yè)務(wù)處理

如果不幸，這個(gè)壞帳賬真的發(fā)生了，企業(yè)仍然需要做不少的后續(xù)業(yè)務(wù)。如上面這個(gè)例子中，企業(yè)到期后只收到了90萬(wàn)的應(yīng)收賬款，另外10萬(wàn)是收不回了。此時(shí)，企業(yè)財(cái)務(wù)人員至少需要做兩筆業(yè)務(wù)。一是收回應(yīng)收賬款時(shí)，做一筆借銀行存款、貸應(yīng)收賬款的業(yè)務(wù)。二是把壞賬準(zhǔn)備的金額沖銷(xiāo)掉。

對(duì)財(cái)務(wù)管理的要求：

為了減少員工的操作，在這里最好系統(tǒng)也能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)轉(zhuǎn)換處理。也就是說(shuō)，在應(yīng)付賬款轉(zhuǎn)為銀行存款的時(shí)候，系統(tǒng)需要判斷這個(gè)客戶(hù)是否存在壞賬準(zhǔn)備。如故存在，則同時(shí)要銷(xiāo)壞賬準(zhǔn)備的金額。如此，財(cái)務(wù)人員只需要做一步，就可以同時(shí)完成兩筆會(huì)計(jì)分錄。

第四步：經(jīng)過(guò)企業(yè)的努力最后收會(huì)了壞賬

并不是說(shuō)，企業(yè)的壞賬發(fā)生了，就一定收不回來(lái)。企業(yè)后續(xù)仍然會(huì)跟客戶(hù)進(jìn)行努力，最后仍然有收會(huì)壞賬的可能。如果企業(yè)確認(rèn)了壞帳準(zhǔn)備后，再收會(huì)款項(xiàng)，又該如何處理呢？本來(lái)，只需要經(jīng)過(guò)一個(gè)步驟即可，即只需要在壞賬準(zhǔn)備與銀行存款兩個(gè)科目之間做一下調(diào)整即可。但是，企業(yè)會(huì)計(jì)制度明確規(guī)定，這么處理是不行的。企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則中規(guī)定，收會(huì)已經(jīng)被確認(rèn)的壞賬時(shí)，需要經(jīng)過(guò)兩個(gè)步驟。首先在壞賬準(zhǔn)備與應(yīng)收賬款之間進(jìn)行調(diào)整，增加應(yīng)收賬款的余額。然后再在應(yīng)收賬款與銀行存款之間進(jìn)行調(diào)整，應(yīng)收賬款減少，銀行存款增多。

對(duì)財(cái)務(wù)管理軟件的要求：

針對(duì)這種情況，最好要求財(cái)務(wù)管理軟件能夠幫助管理員實(shí)現(xiàn)一步到位。即財(cái)務(wù)人員在處理業(yè)務(wù)時(shí)，只需要財(cái)務(wù)人員選擇壞賬收回功能，然后系統(tǒng)就可以調(diào)出所有的壞賬發(fā)生業(yè)務(wù)?；蛘哓?cái)務(wù)人員可以根據(jù)客戶(hù)來(lái)過(guò)濾所需要的壞賬確認(rèn)業(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)人員選擇這個(gè)業(yè)務(wù)并輸入收回的金額，然后后續(xù)的業(yè)務(wù)都會(huì)由系統(tǒng)來(lái)幫助完成。如此設(shè)計(jì)的話(huà)，就可以大大縮短財(cái)務(wù)人員操作的時(shí)間。而且由于是系統(tǒng)自動(dòng)完成，這也有利于提高單據(jù)的準(zhǔn)確率。

其實(shí)計(jì)提壞帳準(zhǔn)備，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是有利的，是國(guó)家保護(hù)企業(yè)、保護(hù)投資人的一個(gè)有利措施。但是計(jì)提壞賬準(zhǔn)備明顯增加了企業(yè)管理的難度，增加了財(cái)務(wù)工作人員的工作量。如果系統(tǒng)能夠提供一種簡(jiǎn)便的管理方法，那么壞賬準(zhǔn)備這個(gè)降低企業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)的工具，必定越來(lái)越多的被企業(yè)所采用。

聽(tīng)了李鐵英的介紹后，王曉有一種豁然開(kāi)朗的感覺(jué)，對(duì)財(cái)務(wù)管理軟件選型提供了很大的幫助。（CIO時(shí)代網(wǎng)）