不只是領(lǐng)導(dǎo)，還要治理：實(shí)施高效的IT治理(五)(AMT研究院 黃慶揚(yáng) 編譯)

在這個(gè)公司里，“共享服務(wù)”就是一種用來滿足公司業(yè)務(wù)目標(biāo)（作上角）的所需的行為（圖4的左下角）。而實(shí)施共享服務(wù)的機(jī)制（中下部）則是指由IT經(jīng)理（左上）組成的IT委員會(huì)。IT委員會(huì)的領(lǐng)域是IT戰(zhàn)略和IT標(biāo)準(zhǔn)。這個(gè)共享服務(wù)方案雖然很艱辛，但最后結(jié)果很可能會(huì)失敗，因?yàn)樵诠蚕矸?wù)的公司級目標(biāo)和以IT為中心的IT委員會(huì)間缺乏一種協(xié)調(diào)。公司另外一些管理者很可能抵制共享服務(wù)的提議，因?yàn)樗麄儧]有參與到執(zhí)行這個(gè)服務(wù)的方案中去。高效的IT治理需要所有重要的治理機(jī)制都與公司的業(yè)務(wù)指標(biāo)和績效目標(biāo)相協(xié)調(diào)。

將此框架應(yīng)用于一個(gè)特定的公司，就可以以一個(gè)圖形的方式交流和分析現(xiàn)存的IT治理結(jié)構(gòu)和所需的行為，并提供了一個(gè)簡化的概括性總結(jié)。圖5對State Street的治理方式進(jìn)行了總結(jié)。正如圖中所示，State Street的治理結(jié)構(gòu)使業(yè)務(wù)指標(biāo)、治理模式和業(yè)務(wù)績效目標(biāo)得到了協(xié)調(diào)。此圖垂直的部分展示了State Street按時(shí)間不斷的改進(jìn)協(xié)調(diào)方式的過程。例如，達(dá)到所需治理方式的動(dòng)力來源于對機(jī)制的不斷微調(diào)，其結(jié)果是跟蹤隨時(shí)間變化的績效標(biāo)尺。

重新思考IT治理

如果公司想通過信息技術(shù)的方式來達(dá)到他們的業(yè)務(wù)績效目標(biāo)，這時(shí)建立高效的IT治理至關(guān)重要。我們的框架提供了一種分析IT治理與IT領(lǐng)域、治理模式、機(jī)制和標(biāo)尺結(jié)合的方式，以鼓勵(lì)那些促進(jìn)公司績效目標(biāo)的行為。實(shí)施高效的IT治理需要一個(gè)深思熟慮的過程，以及對框架內(nèi)的每個(gè)元素進(jìn)行仔細(xì)的確定和協(xié)調(diào)。每個(gè)公司的治理結(jié)構(gòu)對其目標(biāo)和績效指標(biāo)來說都會(huì)是獨(dú)一無二的。我們推薦以下的重思考IT治理的流程：

1. 將“現(xiàn)有的”映射為一張如圖3所示的圖形。提出一些問題：如過去用過的治理機(jī)制是什么？這些機(jī)制會(huì)協(xié)同工作以鼓勵(lì)公司的所需行為嗎？

2. 通過完善圖5中左邊長方圖形，確定公司的業(yè)務(wù)目標(biāo)和相關(guān)行為。

3. 考慮代表公司的IT治理方式（圖1）以及表現(xiàn)良好的公司在財(cái)務(wù)標(biāo)尺上是如何與眾不同的。然后考慮代表公司使用的治理機(jī)制（圖2）以及其特征。

4. 通過完善圖5中的中間長方圖，重新設(shè)計(jì)公司的IT治理機(jī)制。為公司構(gòu)建一個(gè)如圖3所示的“將來”試圖，以確定將要在各個(gè)IT領(lǐng)域采用哪個(gè)機(jī)制。

5. 通過完善圖5中的右邊直方圖，確定績效目標(biāo)、標(biāo)尺和新的治理模式的責(zé)任。

6. 計(jì)劃從“現(xiàn)有的”治理機(jī)制向“將來的” 治理機(jī)制遷移，并識(shí)別出所涉及的主要組織和文化上的變革。

在我們的研究中，我們識(shí)別出如下對高效的IT治理和完成步驟6所示的艱難的遷移至關(guān)重要的幾個(gè)特征。

• 透明度：使治理機(jī)制對所有的管理者都透明。 IT決策制定越不透明，越是暗箱操作，在結(jié)構(gòu)上的信任就越少，也越不愿意按提高公司績效的規(guī)則進(jìn)行操作。
• 積極設(shè)計(jì)治理機(jī)制：開誠布公的設(shè)計(jì)治理機(jī)制及所需行為。缺乏效率的治理結(jié)構(gòu)通常都是由IT治理缺位造成的。當(dāng)IT治理缺位時(shí)，幾個(gè)治理機(jī)制（如IT委員會(huì)和IT投資評審流程）會(huì)各自為政的來對付特定但有差異的問題。此時(shí)，即使每個(gè)機(jī)制都經(jīng)過精心設(shè)計(jì)，其組合效果也是不理想的。而且，不同的人由于其目標(biāo)會(huì)隨著時(shí)間的推移而變化，因此會(huì)在不同的時(shí)間設(shè)計(jì)出不同的機(jī)制。
• 何時(shí)重新設(shè)計(jì)治理結(jié)構(gòu)： 對整個(gè)治理結(jié)構(gòu)進(jìn)行重思考是一件負(fù)擔(dān)沉重的事情，因此不應(yīng)該頻繁的進(jìn)行。設(shè)計(jì)和實(shí)施一個(gè)新的治理結(jié)構(gòu)往往耗時(shí)數(shù)月，而讓組織接受和學(xué)習(xí)其使用方法的時(shí)間會(huì)更長。所以，每隔12個(gè)月或者更少的時(shí)間進(jìn)行治理結(jié)構(gòu)的變革是不可取的。相反，一個(gè)戰(zhàn)略或者合并上的重要變革需要相應(yīng)的治理變革。經(jīng)濟(jì)上的變革則不需要治理結(jié)構(gòu)上的變革，只要在現(xiàn)存的治理結(jié)構(gòu)下進(jìn)行決策類型上進(jìn)行變革就可以了。如果經(jīng)濟(jì)的衰退需要在公司的治理結(jié)構(gòu)上進(jìn)行變革，這就意味著治理結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的不好，要引起管理者的注意。
• 治理培訓(xùn)：旨在幫助管理者了解和使用治理機(jī)制的培訓(xùn)至關(guān)重要。受過治理機(jī)制培訓(xùn)的用戶，更有希望對決策負(fù)責(zé)，并不太可能導(dǎo)致如下所述的一個(gè)以流程為中心的制造企業(yè)的類似情況的發(fā)生。“我不得不每天都一遍又一遍的重新證明我們的新戰(zhàn)略。本來10分鐘就能解決的問題，我們不得不在會(huì)議室里待上45分鐘……管理委員會(huì)已變成一個(gè)重新設(shè)計(jì)廉價(jià)桌面的志愿建筑師?！?/FONT>
• 新的治理需要多種選擇： 高效的治理結(jié)構(gòu)很簡潔，并會(huì)努力優(yōu)化一系列績效指標(biāo)和標(biāo)尺。治理結(jié)構(gòu)試圖優(yōu)化的績效指標(biāo)越多，就越難進(jìn)行管理。優(yōu)化更多的績效目標(biāo)需要更多的治理機(jī)制，每個(gè)都會(huì)鼓勵(lì)不同的或者相互沖突的并會(huì)引起混亂的行為。許多大公司都試圖優(yōu)化幾個(gè)IT支持的績效目標(biāo)。IT治理，象業(yè)務(wù)戰(zhàn)略一樣，需要多種選擇，以確定哪個(gè)績效目標(biāo)及它所決定的所需行為是最重要的。最重要的目標(biāo)應(yīng)該設(shè)計(jì)進(jìn)治理結(jié)構(gòu)，而其他的目標(biāo)則可以歸入意外處理。
• 意外處理：成功的業(yè)務(wù)會(huì)不斷的發(fā)現(xiàn)那些新的、但不能被現(xiàn)有的IT治理結(jié)構(gòu)支持的機(jī)會(huì)。為了支持這些機(jī)會(huì)，治理結(jié)構(gòu)必須能夠清晰的描述意外處理流程。一個(gè)意外處理流程能夠?qū)栴}帶到一種比較開放的討論中來。例如，UPS，最成功的包裹和物流公司，有一個(gè)清晰的對體系結(jié)構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行意外處理的機(jī)制。任何體系結(jié)構(gòu)上的意外情況，都必須得到驗(yàn)證：業(yè)務(wù)擁護(hù)者用一頁紙的陳述以證明某個(gè)意外，而工程師則會(huì)用一頁紙的陳述以反對某個(gè)意外。如果業(yè)務(wù)擁有者和工程師不能夠達(dá)成一致意見，問題就會(huì)通過IT架構(gòu)委員會(huì)反映到CIO，如果還不能達(dá)成一致意見，就會(huì)一直反映到執(zhí)行委員會(huì)。這個(gè)過程允許每個(gè)意外都得到仔細(xì)的討論。加入商業(yè)案例是合理的，意外也就會(huì)容允了。然后它就會(huì)被放置到技術(shù)方案的清單上去，而如果任何方案應(yīng)該根據(jù)UPS的體系架構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行重新開發(fā)，它也必須得到再次評審。UPS方法的長處在于：它允許IT機(jī)構(gòu)高效的支持那些有獨(dú)一無二系統(tǒng)需求但不符合UPS高度標(biāo)準(zhǔn)化的IT環(huán)境的新業(yè)務(wù)。因此，如果市場機(jī)會(huì)足夠多，這個(gè)獨(dú)特的系統(tǒng)需求就會(huì)重新放在核心的位置，并且以UPS的標(biāo)準(zhǔn)和架構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)。