Project Portfolio Management項目組合管理

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利用PPM加強(qiáng)治理

弗吉尼亞州設(shè)備生產(chǎn)商Hamilton Beach Brands的信息服務(wù)部門高級主管Jerry Hodge原以為他那小小的IT部門只有約20個項目，但其實卻有60個項目。Shawn Johnson是躋身于《財富》500強(qiáng)的金融服務(wù)公司信安金融集團(tuán)（Principal Financial Group）的項目組合主管助理，他記得有一次三名項目經(jīng)理出席規(guī)劃會議時，三個人準(zhǔn)備的項目規(guī)劃居然都要求在同一時間獲得同一資源。當(dāng)然，最終結(jié)果就是，這些項目一開始就注定失敗，因為沒有足夠的可用資源。

這時PPM登場了。PPM是項目組合管理，目的在于根據(jù)所有擬訂的項目來衡量可用資源，比如時間和資金，并且運(yùn)用一致的方法讓資源與業(yè)務(wù)目標(biāo)相一致。

弗雷斯特研究公司跟蹤分析PPM的高級分析師Lewis Cardin說: “項目組合管理讓公司可以比較所有的投資機(jī)會，確定哪些投資機(jī)會給戰(zhàn)略目標(biāo)帶來最大的積極影響。這么做對業(yè)務(wù)主管而言正中下懷，因為這些戰(zhàn)略目標(biāo)正是考核他們業(yè)績的標(biāo)準(zhǔn)。”

應(yīng)用PPM并非易事，但卻日益重要。Cardin指出，目前的IT預(yù)算中幾乎20%用于項目開發(fā)。同時，只有約30%的公司實施了項目組合管理，不過70%左右的公司稱設(shè)有項目管理辦公室來監(jiān)管項目。

Cardin說: “PPM在公司中的采用率相當(dāng)高。我們關(guān)注了PPM市場的主要廠商，它們的收入增長當(dāng)中25%、30%或80%來自公司客戶和許可費(fèi)。”

PPM的三條腿

雖然PPM涉及到許多復(fù)雜軟件，但軟件只是它的一部分，其他部分更為重要。

Hodg說: “PPM有三條腿，那就是人、流程和工具?！彼I(lǐng)導(dǎo)的30人IT小組使用Innotas On-Demand PPM這款SaaS產(chǎn)品。

首先是業(yè)務(wù)流程。信安金融集團(tuán)的Johnson預(yù)測: “要是沒有明確的流程，會很麻煩。”他所在的集團(tuán)使用Primavera的PPM工具，管理著大約1000個項目管理用戶及5700名員工; 這些員工使用的是Primavera工作時間記錄單，這是項目管理工作的一部分。

弗雷斯特研究公司發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致PPM失敗的最常見原因之一就是，還沒有落實業(yè)務(wù)流程，就試圖建立PPM。

UST Global這家IT和商業(yè)處理服務(wù)公司的CIO Tony Velleca也認(rèn)為: “必須了解業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)問題?！盪ST Global讓開展600多個項目的約5000個用戶使用Innotas。他特別指出，對流程的這種關(guān)注還必須貫徹到培訓(xùn)方面?！拔覀兊氖灼谂嘤?xùn)可能過于偏重技術(shù)。后來改變介紹PPM的方式就越來越吸引人了?！?/P>

選擇PPM工具前，就要開始做流程方面的工作。Hodge說: “我順帶做這塊工作，所以我可能把六個月當(dāng)中的大部分時間用于落實流程，讓我的團(tuán)隊能有最佳表現(xiàn)。我在引入工具前，需要從人這方面入手。還要確保落實了所需的流程，我要對從事項目管理的人員進(jìn)行培訓(xùn)?！?/P>

人對整個PPM過程很重要。PPM離不開信息，員工必須提供信息，而且所提供的信息的詳細(xì)程度常常大大超過以往。PPM所需的工作量通常大于原有的工作方式，所以會遇到阻力。Cardin說: “公司引入了一些嚴(yán)格規(guī)定和流程，要是相關(guān)的人不理解這對他們有什么好處，就會出現(xiàn)阻力?！?/P>

Hodge說: “不但要管理項目，還要對公司文化進(jìn)行重大改變。”因而，只有當(dāng)PPM得到公司上下一致接受時，流程才能順暢起來。這意味著既要得到上層的大力支持，又要步調(diào)一致地向員工宣傳PPM的價值。

要考慮的另一個重要方面就是PPM經(jīng)理本身。Cardin說:“項目管理辦公室的成敗取決于領(lǐng)導(dǎo)才能，這需要非常注重合作的項目管理人員?！?/P>

有效控制項目

拋開治理不說，PPM最重要的功能之一就是，它能更有效地控制項目——要是項目開始出問題，它會發(fā)出警告。

采用者在談?wù)揚(yáng)PM的優(yōu)點時，通常不會提到節(jié)省成本。Velleca表示，由于簡化了收集及組織項目方面的數(shù)據(jù)，UST Global確實省下了一部分成本，但這不是最主要的。

Velleca說: “如果一個重大項目失敗，公司可能至少會損失100萬美元?！币驗閁ST Global的大部分項目是針對外部客戶而實施的，所以這直接影響到公司利潤。

他說: “我們的重點放在與客戶之間的長遠(yuǎn)關(guān)系上。我們寧可自己受到影響，也要讓客戶滿意，所以我們會咬咬牙、承受損失。”

盡管Global的不同尋常在于它是一家IT服務(wù)公司，但以下這個原則廣泛適用: PPM能節(jié)省成本不是由于削減預(yù)算，而是由于更加確信——項目沒有超出預(yù)算，一旦出現(xiàn)了問題，能及早發(fā)出警告。

大多數(shù)PPM軟件是功能強(qiáng)大的分析工具，從而便于更準(zhǔn)確地跟蹤項目，讓管理人員和客戶知道項目狀態(tài)。Hodge說: “這款工具的一個重要部分就是儀表板上的問題標(biāo)簽（issues tab），它能發(fā)現(xiàn)問題、捕獲變更需求?！边@不但提高了對問題的可見性，還更容易評估問題帶來的影響，告知有關(guān)方。Hodge說: “以前我們改動項目后，從來不回過頭去，對變化的需求進(jìn)行修改。用戶還以為原來的進(jìn)度計劃還是老樣子?！?/P>

雖然項目管理通常被認(rèn)為是一項IT職能，但基本原則同樣適用于業(yè)務(wù)層面的其他許多部分。因而，由于各個方面的主管們試圖獲得更有效的控制，PPM不僅僅局限于IT，而已進(jìn)入到更廣泛的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。

Johnson說: “過去，項目管理辦公室是最初的采用者，接下來IT部門也采用了。現(xiàn)在的趨勢是，PPM成了業(yè)務(wù)部門采用最多的一年。如今使用新的許可證的業(yè)務(wù)人員數(shù)量超過了IT人員?！?/P>

Cardin說: “從IT的角度來看，整個PPM好比是一種粘合劑。它結(jié)合了戰(zhàn)略性規(guī)劃、商業(yè)方案、治理和項目組合管理，它們在項目管理流程當(dāng)中彼此交融。這就是為什么如今項目組合管理成了IT部門內(nèi)部的一項戰(zhàn)略性職能?！?

PPM的三項優(yōu)勢

防止IT人員被削減

Robert Biles是邁阿密海灘市的應(yīng)用系統(tǒng)經(jīng)理，他面臨削減成本的壓力。與美國其他許多城市一樣，邁阿密海灘市預(yù)計今年會因經(jīng)濟(jì)衰退出現(xiàn)財政赤字。

Biles表示，在過去兩年中，他因員工調(diào)動或退休而少了五個人手，但同時又沒有填補(bǔ)這些崗位的預(yù)算。如今，由于州和地方政府將面臨又一個困難的年頭，Biles表示該市預(yù)算局建議他把工資總額削減7萬美元——相當(dāng)于一名開發(fā)人員的年薪，他領(lǐng)導(dǎo)的16人組成的應(yīng)用開發(fā)部門的工作量加大就更不用說了。

他在談到與預(yù)算局的對話時說: “他們問我‘你有多少人在支持建筑應(yīng)用軟件？’我說‘三個人’。他們說‘我們覺得一個開發(fā)人員就夠了，因為該應(yīng)用軟件得到了開發(fā)商的支持。既然我們在出錢讓開發(fā)商來支持，為什么內(nèi)部需要三個人員來支持呢？’”

Biles的策略是: 他利用項目組合管理（PPM）軟件，向預(yù)算局表明為什么該市絕不能失去任何一名開發(fā)人員。

合理分配資源

邁阿密海灘市的IT部門在2008年10月開始使用Métier公司的項目組合管理軟件，以便讓像Biles這樣的經(jīng)理們能更清楚地了解到，該部門的45名員工如何被分配到60～70個項目中。

IT部門以前一直在使用微軟的Project軟件管理各個項目。但Biles表示，他和同事不了解員工精力如何分配在項目中，因而吃不準(zhǔn)他們能不能處理另外的工作。有時Biles及其他經(jīng)理盲目地把任務(wù)分配給員工。最終結(jié)果是: IT員工經(jīng)常超負(fù)荷工作，經(jīng)理們不得不在最后期限前幾天確定什么工作將優(yōu)先處理。

借助Métier PPM的解決方案WorkLenz，Biles及邁阿密海灘市IT部門的其他經(jīng)理現(xiàn)在能知道誰在什么時候做什么工作，并掌握了所有項目的情況。Biles表示，由于經(jīng)理知道哪些員工抽不開身，不太可能再把任務(wù)交給他們，更有可能討論如何讓空閑的IT員工接手項目。

簡化財務(wù)報表

WorkLen軟件還大大方便了Biles向預(yù)算局報告他的員工花費(fèi)多少時間用于每個市政部門開展的項目上。這有助于他證明員工對該市的價值。他說: “預(yù)算局老想知道我在每個部門上花了多少資金或時間、我在為這些部門干些什么?！?/P>

Biles表示，使用微軟Project無法輕松地把各項技術(shù)任務(wù)歸為預(yù)算局能看懂的幾大類，比如戰(zhàn)略、設(shè)計、運(yùn)營和持續(xù)改進(jìn)。他說: “如果我說花了65個小時為移動筆記本電腦安裝了NetMotion，沒人關(guān)心或理解這種行為?！?/P>

但使用WorkLenz之后，Biles可以為項目或任務(wù)添加信息字段，那樣他就能確認(rèn)哪些任務(wù)與戰(zhàn)略、設(shè)計或是與運(yùn)營有關(guān)。比方說，現(xiàn)在他可以告訴預(yù)算局，部門今年把20%的時間用在了為建筑部門從事戰(zhàn)略性工作上（如項目規(guī)劃和需求征集）。

對工作分類的一個相關(guān)好處是: Biles能夠向預(yù)算局表明，編寫代碼只是部門的一項工作。預(yù)算局一直以為，應(yīng)用開發(fā)人員的工作就是開發(fā)程序。但自從他開始使用WorkLenz以來，他向預(yù)算局表明部門僅僅把15%的時間用在了編寫代碼上。其余時間與用戶一起確定應(yīng)用程序的需求、測試自行編寫或向廠商購買應(yīng)用程序，以及部署、支持和改進(jìn)這些應(yīng)用程序。

由于向預(yù)算局表明他的開發(fā)部門不僅僅從事編寫代碼，Biles讓預(yù)算局認(rèn)識到開發(fā)人員不是隨便可以削減的。

PPM工具顯身手

弗雷斯特研究公司跟蹤分析項目組合管理和質(zhì)量保證的副總裁Margo Visitacion說: “居高不下的項目失敗率意味著浪費(fèi)資金，這在經(jīng)濟(jì)衰退時期更無法容忍?！?/P>

IT經(jīng)理和項目管理專家表示，PPM可以幫公司把精力放在最值得投入到缺乏預(yù)算的項目中，并可以幫公司更高效地開展這些項目。貝勒保健機(jī)構(gòu)（Baylor Health Care System）的CIO David Muntz也認(rèn)為，經(jīng)濟(jì)衰退加大了對項目管理軟件的需求。他說: “好的項目管理工具可以改善溝通、協(xié)調(diào)和合作。由于人工干預(yù)比較少，絕不會犯錯。”

Muntz表示，貝勒保健機(jī)構(gòu)的IT部門利用Planview公司的PPM軟件，確定項目的優(yōu)先級、跟蹤項目進(jìn)程以及管理業(yè)務(wù)部門對IT資源的需求。他表示，面對現(xiàn)在財務(wù)上特別謹(jǐn)慎的這樣一段時期，明智地決定應(yīng)上馬哪些項目至關(guān)重要。

舉例說，IT部門被要求把一臺打印機(jī)從大廳一側(cè)移到另一側(cè)。于是IT部門使用Planview軟件，從所需的勞動力和添加線路的成本來看，估計移動打印機(jī)需要1700美元，但購買打印機(jī)也只要300或400美元。IT部門馬上覺得移動打印機(jī)不劃算，向業(yè)務(wù)部門說明了原因。

更準(zhǔn)確地預(yù)測成本簡化了應(yīng)對來自業(yè)務(wù)部門的要求。Muntz說: “如果不知道做某事所需的成本，就會盲目行事?！?/P>

除了幫助IT部門確定需要避免的項目外，Planview軟件還標(biāo)明哪些項目應(yīng)加快完成—基于項目預(yù)期的經(jīng)濟(jì)效益。

在華盛頓州員工信用合作社（Washington State Employees Credit Union），AtTask公司的托管型項目組合管理軟件幫助該機(jī)構(gòu)確定，哪些IT項目對信用合作社約15萬成員絕對很重要。

該信用合作社的業(yè)務(wù)系統(tǒng)分析師兼項目經(jīng)理Keenan Wagner表示，AtTask軟件讓員工在一個集中地方就能獲得所有IT信息。該軟件可以跟蹤Wagner正在實施的40個IT項目，以及每個項目的進(jìn)程風(fēng)險、成本和經(jīng)濟(jì)效益。

Wagner表示，由于經(jīng)濟(jì)不景氣以及AtTask軟件提供的可見性，信用合作社推遲了幾個IT項目，包括引入敏捷開發(fā)和Scrum開發(fā)方法的項目、數(shù)據(jù)倉庫和商業(yè)智能部署項目以及開發(fā)CRM系統(tǒng)的項目。

信用合作社最近決定為客戶開發(fā)一款貨幣市場產(chǎn)品時，Wagner用AtTask軟件來確定這個新項目對其他項目會有何影響。最終結(jié)果是，定于11月1日啟動的另一個項目必須進(jìn)行調(diào)整，為這個貨幣產(chǎn)品項目騰出時間。

Wagner說: “這個工具讓人喜出望外。它讓我們可以對比分析各個項目，制作成報告交給高級管理層，那樣他們可以明確我們的工作方向?！?/P>

盡管項目管理和項目組合管理軟件在幫助華盛頓州員工信用合作社和貝勒保健機(jī)構(gòu)抵御經(jīng)濟(jì)衰退，但CIO Muntz強(qiáng)調(diào)，僅有軟件是不夠的。軟件要與可靠的治理流程和經(jīng)過測試的項目管理方法配合使用。

Muntz說: “我關(guān)心的不是技術(shù)，而是有了工具后制訂的一套方法。需要一套良好的規(guī)范來滿足客戶的要求。(ccw)