善用財務系統(tǒng) 中小企業(yè)實現(xiàn)“不差錢”

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企業(yè)為了資金的安全，每隔半個月或者一個月，就會對庫存現(xiàn)金進行盤點。若發(fā)現(xiàn)庫存有短缺或者盈余，就需要在財務管理軟件中進行相關的帳務實處理。然而，在現(xiàn)實情況中，明明系統(tǒng)中有現(xiàn)成的庫存現(xiàn)金盤點作業(yè)。但是，出于種種原因，很多企業(yè)就是不愿意利用它。

一、 是否需要啟動庫存現(xiàn)金盤點作業(yè)？

筆者有一家客戶是從事酒店行業(yè)。由于現(xiàn)金收支比較大，所以酒店管理部門會不定時地對財務部門的庫存現(xiàn)金進行盤點。不過，即使他們及時發(fā)現(xiàn)了庫存現(xiàn)金的不足，也不進行入賬處理。這就給了相關責任人一個鉆空子的機會。如他們酒店中有優(yōu)惠券和體驗券，這些券證一般在出納手中管理。同時，出于種種原因，并不是所有客戶都會領取。當出納發(fā)現(xiàn)自己的庫存現(xiàn)金短缺時，可以隱瞞不報，只需拿未領取的券證充帳，積累一段時間后，即可達到賬實相符的目的。

可見，不做定期入賬，就避開了財務系統(tǒng)的監(jiān)管。漏洞在不知不覺中發(fā)生，又在不知不覺中被隱藏了。

所以，當這家客戶反映這個問題時，筆者就明確提出，要杜絕這個弊病，除了要加強管理，另外就是需要嚴格按照庫存現(xiàn)金盤點流程，在財務管理軟件中體現(xiàn)出來。因為一旦入賬，系統(tǒng)中單據(jù)就無法進行更改了。

二、 發(fā)揮財務管理系統(tǒng)威力

上面的流程圖，是筆者一家客戶的庫存現(xiàn)金盤點流程。從以上的流程中，可以看出庫存現(xiàn)金盤點主要涉及四個步驟?？雌饋聿⒉皇呛軓碗s，但是如果把這個管理事務跟財務管理系統(tǒng)結合起來，那么仍然有許多值得商榷的地方。在這里，筆者對此進行一一分析，希望能夠幫助大家提高企業(yè)對庫存盤點作業(yè)的控制能力。

1.要對庫存現(xiàn)金盤點原因進行分類

從流程圖可以看到，在系統(tǒng)中很重視查明庫存現(xiàn)金帳實不符的原因。因為系統(tǒng)是本著預防為主的原則?？墒?，在實際管理中，往往與此相違背。不少中小企業(yè)只重視結果，而忽視了過程。他們只要求責任人進行相關的賠償，只要企業(yè)沒有損失即可。結果，這種莫名其妙的現(xiàn)金短缺或者盈余仍然會時常發(fā)生。而且，由于不能夠采取針對性的預防措施，這種情況會一直持續(xù)下去。

通過財務管理系統(tǒng)中，可以對這個流程進行強制控制。如：發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺后，可以先通過待處理財產(chǎn)損益科目來記錄，然后再去追查原因。注意，在最后一步做帳中，有一個“原因”字段?？梢酝ㄟ^系統(tǒng)初始化設置，讓這個字段成為必填字段。通過這個流程控制，可以讓企業(yè)庫存現(xiàn)金盤點作業(yè)更加的科學。只要把這個“原因”輸入（也可以把預先可能存在的原因通過列表的形式讓用戶進行選擇），系統(tǒng)就能夠提供相關的報表，幫助管理員來查看歷次現(xiàn)金盤點錯誤的原因。同時，也可以通過查看某個“原因”是否重復出現(xiàn)來判斷一些預防措施是否有效等等。

故企業(yè)采取以預防為主的策略，那么分析其中原因就顯得尤其的重要。財務系統(tǒng)中，可以把這個步驟流程化與標準化，從而規(guī)范員工的操作行為。

2.流程的優(yōu)化設置

作為中小企業(yè)的IT負責人，在維護財務管理系統(tǒng)的時候，需要對相關的會計科目有一定的了解。至少在系統(tǒng)中處理某個作業(yè)的時候，要能夠判斷會計科目是否設置準確。要能夠查看財務管理軟件的配套說明書，然后按照其提示了解帳務處理的過程。只有如此，IT負責人才能夠判斷帳務處理是否準確，并進行相關的流程配置。

如就拿這個庫存現(xiàn)金盤點流程來說吧。發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺或者盈余后，系統(tǒng)中主要有四個處理步驟。先做哪一步，后做哪一步，作為IT項目負責人需要有一個明確的認識。因為財務管理軟件中往往會集成工作流管理進程。通過這個進程，IT負責人就可以管理整個作業(yè)的流程。

這個流程怎么走，往往會在配套的說明書中有寫。但是，以上這個流程是否適合用戶企業(yè)自身的實際情況，則是一個未知數(shù)。IT負責人需要在軟件優(yōu)化的過程中，跟財務人員進行協(xié)商。然后再在系統(tǒng)中進行相關的調整。

有些中小企業(yè)，為了簡化程序，往往會把中間的待處理財產(chǎn)損益步驟簡化掉。也就是說，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺時，先不入賬。等到問題原因查明后，再進行帳務處理。這從最后的結果來說，也是可行的。實際工作中，也有不少人在這么做。但是，從流程的完整性上來說，則是不允許的。因為若省去了待處理財產(chǎn)損益步驟的話，很多工作將無法追蹤。如管理者盤點后發(fā)現(xiàn)庫存現(xiàn)金帳實不對，沒有在系統(tǒng)中進行相關的帳務處理。那么在日后追蹤時，怎么知道財務部門已經(jīng)查明了原因并進行帳務調整了呢？所以說，待處理財產(chǎn)損益這個中間步驟，主要是用來進行事后的追蹤。若財務部門在實際業(yè)務中，沒有這個中間過程的話，作為IT負責人，則要跟財務總監(jiān)等領導建議，把這個步驟加上去。從而可以實現(xiàn)對作業(yè)的追蹤。在系統(tǒng)中，可以通過查詢待處理財產(chǎn)損益科目來實現(xiàn)對庫存現(xiàn)金盤點業(yè)務的追蹤。

另外，還可以通過科目本身的限制條件來督促相關業(yè)務的處理。如待處理財產(chǎn)損益科目規(guī)定，在“期末”不能夠有余額。在財務管理系統(tǒng)中，為了體現(xiàn)與相關法規(guī)的一致性，也做了這方面的限制：當待處理財產(chǎn)損益這個科目有余額時，將不能夠進行月末結賬處理。這個限制，就可以督促相關責任人及時查清庫存現(xiàn)金不準的原因并進行帳務處理。而月底結賬往往是財務經(jīng)理所做的。所以，這就無形中對出納等相關責任人員有一個監(jiān)督作用。通過后一個環(huán)節(jié)督促前一個環(huán)節(jié)的作業(yè)，這也是財務管理軟件中常用的一種管理策略。

總之，現(xiàn)金庫存盤點是企業(yè)不可缺少的一個作業(yè)。作為企業(yè)的IT負責人，要了解這個流程的關鍵點，并要配合企業(yè)財務負責人進行系統(tǒng)管理與流程的優(yōu)化。（IT專家網(wǎng)）