針對(duì)OEM企業(yè)項(xiàng)目管理中溝通管理的思考

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OEM是英文Original Equipment Manufacture的縮寫，中文意思是“原始設(shè)備制造商”也稱作“貼牌制造”或“代工廠”。國(guó)內(nèi)OEM企業(yè)正在紛紛走向從OEM到ODM（Original Design Manufacture 原始設(shè)計(jì)制造商）再到 OBM（Original Brand Manufacture原始品牌制造商）的轉(zhuǎn)型過程中。但是，這一轉(zhuǎn)型過程需要經(jīng)過很長(zhǎng)的時(shí)間。在轉(zhuǎn)型的初期，這些貼牌企業(yè)仍然要依靠訂單加工來賺取利潤(rùn)。OEM業(yè)務(wù)仍是它們?cè)谵D(zhuǎn)型時(shí)期最主要的經(jīng)濟(jì)來源。

項(xiàng)目管理是上世紀(jì)開始發(fā)展起來的一種新的管理技術(shù)和方法，它是以項(xiàng)目為對(duì)象的系統(tǒng)管理方法，通過一個(gè)臨時(shí)的專門的柔性組織，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行高效的計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過程的動(dòng)態(tài)管理和項(xiàng)目目標(biāo)的綜合協(xié)調(diào)和優(yōu)化。

將項(xiàng)目管理的知識(shí)運(yùn)用于OEM企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的過程中，充分發(fā)揮項(xiàng)目管理知識(shí)體系中所涉及到的各種管理工具（項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目時(shí)間管理、項(xiàng)目成本管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目溝通管理、合同管理等）、技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，不僅可以使OEM企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)過程運(yùn)作規(guī)范、文檔清晰，而且可以為企業(yè)在轉(zhuǎn)型期間獲得可靠的資金保證、建立良好的產(chǎn)品生產(chǎn)知識(shí)體系提供幫助，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

一、OEM企業(yè)項(xiàng)目管理的特點(diǎn)概述

1.多項(xiàng)目并存，很多技術(shù)和知識(shí)、人員可以共享。按照一個(gè)訂單一個(gè)項(xiàng)目來進(jìn)行項(xiàng)目管理。客戶需求的每一次變化，都可以看作是一個(gè)項(xiàng)目。如：相同功能不同外觀的產(chǎn)品、不同包裝的相同產(chǎn)品等，均認(rèn)為是不同的項(xiàng)目。

同一客戶所委托加工的眾多不同產(chǎn)品，在制作工藝上往往具有相似性。在此加工過程中OEM企業(yè)所擁有的技術(shù)、設(shè)備、人員都可以在一定程度上進(jìn)行共享。

2.缺乏專業(yè)的項(xiàng)目管理人員。企業(yè)中實(shí)際搞項(xiàng)目管理的人員多數(shù)都是從內(nèi)部的技術(shù)部門提升的，這些人缺少專門的項(xiàng)目管理知識(shí)。在項(xiàng)目管理的實(shí)施過程中，他們很難分清自己的真正角色，過于注重技術(shù)細(xì)節(jié)，而忽視了管理和溝通的重要性。

3.項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任大、權(quán)力小。從資源調(diào)配來看：在項(xiàng)目管理的過程中，項(xiàng)目管理者并不對(duì)資源的調(diào)配負(fù)責(zé)，而是通過各個(gè)職能部門調(diào)配并使用資源，但最后決定什么樣的資源可以調(diào)撥，則取決于業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)。

從合作關(guān)系來看：項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員的合作關(guān)系是暫時(shí)的，而職能經(jīng)理和隸屬于其管轄的項(xiàng)目組成員的合作關(guān)系卻是永久的。項(xiàng)目組成員更為關(guān)心的是自己的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，因此他們更為關(guān)心的是自己同職能經(jīng)理，而不是同項(xiàng)目經(jīng)理之間的合作關(guān)系。這導(dǎo)致了在項(xiàng)目實(shí)施過程中項(xiàng)目經(jīng)理不能有效的控制項(xiàng)目組成員。

從信息傳遞過程來看：項(xiàng)目管理中的溝通管理要求項(xiàng)目組成員在項(xiàng)目信息傳遞的過程中直接向項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，而實(shí)際情況則是項(xiàng)目組成員往往直接向職能經(jīng)理傳遞信息，使得在項(xiàng)目信息傳遞的過程中，項(xiàng)目經(jīng)理不能及時(shí)準(zhǔn)確地獲得有效信息。

4.強(qiáng)調(diào)時(shí)間管理。項(xiàng)目的多目標(biāo)屬性要求項(xiàng)目要受到費(fèi)用（有限的預(yù)算）、功效（功能要求和質(zhì)量要求）和時(shí)間（工期和日期） 的限制，但是OEM企業(yè)的委托加工商在尋找OEM企業(yè)時(shí)，往往會(huì)更多地考慮OEM企業(yè)的準(zhǔn)時(shí)交貨能力，這就使得OEM企業(yè)在項(xiàng)目管理的過程中更加注重項(xiàng)目的時(shí)間管理。

再好的時(shí)間管理，離開了溝通，也會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)展的延期，所以除了要搞好時(shí)間管理外，溝通也不容忽視。

二、項(xiàng)目溝通管理

項(xiàng)目溝通管理是“確保及時(shí)、準(zhǔn)確地產(chǎn)生、收集、發(fā)布、儲(chǔ)存和最終處理項(xiàng)目信息所需的各個(gè)過程。它提供了成功所必須的人、思想和信息之間的重要聯(lián)系”。

項(xiàng)目的成功實(shí)施離不開項(xiàng)目組成員的積極參與，因此就少不了信息的往來傳遞和人員的相互溝通，在項(xiàng)目管理過程中溝通可謂無(wú)處不在，無(wú)時(shí)不有。項(xiàng)目經(jīng)理最重要的工作內(nèi)容之一就是溝通，項(xiàng)目經(jīng)理90%的時(shí)間都花在溝通上。因此，溝通管理的作用是不容忽視的。良好的溝通能夠及時(shí)準(zhǔn)確地獲取足夠的信息、發(fā)現(xiàn)潛在的問題、控制好項(xiàng)目管理工作的各個(gè)方面、為項(xiàng)目的成功提供可靠的保障。

三、OEM企業(yè)中溝通管理

OEM企業(yè)中項(xiàng)目管理的溝通包括項(xiàng)目組內(nèi)部溝通、項(xiàng)目組之間的溝通，項(xiàng)目組外部的溝通。

1.OEM企業(yè)中項(xiàng)目組的內(nèi)部溝通。在OEM企業(yè)中，項(xiàng)目組內(nèi)部的溝通主要是幾個(gè)職能部門之間的相互溝通和協(xié)調(diào)。在整個(gè)項(xiàng)目管理的過程中，項(xiàng)目管理者充當(dāng)?shù)氖菂f(xié)調(diào)者的角色。項(xiàng)目組內(nèi)部溝通包括：

（1）同市場(chǎng)部溝通。項(xiàng)目經(jīng)理同市場(chǎng)部的溝通主要是為了及時(shí)準(zhǔn)確地了解客戶的需求，并根據(jù)客戶的需求制定可行的工作計(jì)劃?？蛻粜枨蟮拿恳淮巫兏?，都會(huì)對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施造成一定的影響。因此同業(yè)務(wù)部門的溝通，是項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)掌握客戶需求變更的最佳途徑。

（2）同采購(gòu)部門溝通。這一環(huán)節(jié)的溝通可以說是最為關(guān)鍵的溝通。原因在于：任何產(chǎn)品的生產(chǎn)都是以物料齊套為基礎(chǔ)。缺少任何一種物料，或者某種物料不符合規(guī)格要求，產(chǎn)品都無(wú)法進(jìn)行正常的生產(chǎn)。如果采購(gòu)職能部門不能及時(shí)、準(zhǔn)確地將生產(chǎn)所需的物料購(gòu)買到，并保證物料的齊套性，那么后續(xù)的工作就是空談。做好采購(gòu)部門的溝通、加快物料的采購(gòu)進(jìn)程，無(wú)疑可以節(jié)約大量的資源，提高產(chǎn)品開發(fā)的效率。

（3）同客戶的溝通。同客戶的溝通，主要是為了及時(shí)、準(zhǔn)確地了解客戶的需求。一個(gè)產(chǎn)品項(xiàng)目的成功與否，取決于客戶對(duì)最終交付物的認(rèn)可程度，得到客戶的認(rèn)可，就證明項(xiàng)目取得了成功。

（4）同生產(chǎn)制造部的溝通。生產(chǎn)制造部是產(chǎn)品制造過程中技術(shù)上最為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。同生產(chǎn)制造部門的溝通主要是為了及時(shí)掌握生產(chǎn)狀況、組織相關(guān)的項(xiàng)目組成員解決問題，對(duì)生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)。為以后遇到類似問題，提供解決的參考方法，并定期為客戶提供相關(guān)生產(chǎn)信息的支持。

（5）同質(zhì)量保證部門的溝通。在這個(gè)環(huán)節(jié)的溝通中，質(zhì)量保證部門充當(dāng)“準(zhǔn)客戶”客戶的角色，在保證質(zhì)量方面起到了關(guān)鍵的作用。和質(zhì)量保證部門的溝通是及時(shí)掌握材料和產(chǎn)品質(zhì)量的最直接的方式。同時(shí)，也可以在第一時(shí)間，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)的問題，及時(shí)召集相關(guān)人員，找到解決方法，減少企業(yè)的損失。

（6）同公司高層領(lǐng)導(dǎo)的溝通。任何項(xiàng)目的啟動(dòng)都要獲得企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，如果得不到高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，項(xiàng)目就不可能成功。同高層領(lǐng)導(dǎo)的溝通主要是為了讓高層領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解產(chǎn)品生產(chǎn)過程的進(jìn)展?fàn)顩r、工作中遇到的困難、尋求協(xié)助，以及對(duì)項(xiàng)目的順利進(jìn)行尋求支持的過程。

除此之外，還包括和物流部門的溝通、以及和財(cái)務(wù)部門的溝通等。

2.項(xiàng)目間的溝通。OEM企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，決定了項(xiàng)目管理并不是針對(duì)某一個(gè)單一項(xiàng)目所進(jìn)行的管理，而是同時(shí)對(duì)多個(gè)項(xiàng)目所進(jìn)行的管理。這些項(xiàng)目有可能屬于同一個(gè)客戶，也有可能屬于多個(gè)客戶。然而，同一客戶的不同訂單，往往在技術(shù)上有相關(guān)性，通過各個(gè)項(xiàng)目組之間的信息溝通、技術(shù)交流、關(guān)鍵技術(shù)人員的共享，就可以促進(jìn)相互之間的學(xué)習(xí)，達(dá)到事半功倍的目的。

3.項(xiàng)目外部的溝通主要是同產(chǎn)品所涉及的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的檢測(cè)機(jī)構(gòu)、原材料供應(yīng)商、相關(guān)政府部門等的溝通。

四、OEM企業(yè)溝通管理中存在的主要問題

1.信息反饋不及時(shí)，缺乏雙向溝通。項(xiàng)目組成員之間信息的傳遞只注重信息是否傳遞出去了，而不注重信息是否傳遞的準(zhǔn)確，缺乏雙向溝通。同時(shí)多項(xiàng)目的并存，使得項(xiàng)目組成員在溝通的時(shí)候，由于不明確各項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)，導(dǎo)致緊急的項(xiàng)目信息的傳遞和反饋產(chǎn)生了延遲。

2.溝通形式雖然多樣，但溝通效果不佳。OEM企業(yè)信息溝通雖然也采取多種多樣的溝通方式來進(jìn)行，但是在進(jìn)行溝通的時(shí)候項(xiàng)目組成員忽略各種溝通形式使用時(shí)的差異，造成溝通效果不佳。

3.缺乏完善的信息溝通體系。信息的發(fā)布與項(xiàng)目的成功直接相關(guān)。在OEM企業(yè)中，重要信息的發(fā)布是通過召開會(huì)議的方式進(jìn)行的。然而在項(xiàng)目實(shí)施的過程中，信息的發(fā)布渠道應(yīng)該是多種多樣的。項(xiàng)目組成員空間上的阻隔性，也是影響信息發(fā)布的一個(gè)原因所在。

4.忽視對(duì)溝通計(jì)劃的審查和控制。OEM企業(yè)在進(jìn)行項(xiàng)目管理的過程中，過分地強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目的時(shí)間管理，而忽視了項(xiàng)目的溝通管理。在項(xiàng)目啟動(dòng)伊始，雖然對(duì)項(xiàng)目管理溝通計(jì)劃也進(jìn)行了編制，但是在整個(gè)項(xiàng)目生命周期的執(zhí)行過程中卻缺少對(duì)這個(gè)計(jì)劃的審查工作。

五、提高溝通管理效率的有效途徑

1.培養(yǎng)項(xiàng)目組成員的主動(dòng)溝通意識(shí)。溝通是雙向的，而非單向的。培養(yǎng)項(xiàng)目組成員的主動(dòng)溝通意識(shí)主要是改變他們溝通的態(tài)度。在多數(shù)溝通中，下級(jí)都是被動(dòng)的接收者，缺乏主動(dòng)溝通的意識(shí)。通過培養(yǎng)他們?cè)陧?xiàng)目中的主動(dòng)溝通意識(shí)，可以及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題，盡早更正問題。培養(yǎng)項(xiàng)目組成員的主動(dòng)溝通意識(shí)可以通過在組建項(xiàng)目組的時(shí)候，挑選責(zé)任意識(shí)強(qiáng)的項(xiàng)目組成員，對(duì)在溝通過程中成績(jī)突出者給與獎(jiǎng)勵(lì)來強(qiáng)化他們主動(dòng)溝通的行為。  2.采取多種多樣的溝通方式，提高溝通的效果。針對(duì)溝通的對(duì)象、溝通事項(xiàng)的緊急程度、溝通信息是否需要反饋等，采取不同的溝通方式。如：召開會(huì)議、電話、電子郵件、傳真等。在采用電子郵件進(jìn)行溝通時(shí)，須注意要有針對(duì)性地發(fā)郵件、并寫清郵件主題、標(biāo)清郵件緊急程度，只發(fā)給相關(guān)的人員，而不是到處亂發(fā)。對(duì)于特別重要的郵件，要求對(duì)方給與回執(zhí)。采用會(huì)議方式的時(shí)候，要注意寫清會(huì)議主題、會(huì)議需要持續(xù)的時(shí)間、與會(huì)的相關(guān)人員、會(huì)議的進(jìn)程等，而不是只約定會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)。對(duì)一些重要的信息，則應(yīng)該要求各相關(guān)人員簽字，進(jìn)行確認(rèn)，以保證信息確實(shí)傳遞給了相關(guān)的人員。

3.建立有效的溝通體系。有效的溝通體系的建立，主要是為了項(xiàng)目組成員在遇到問題或者需要溝通時(shí)，能夠準(zhǔn)確及時(shí)地找到需要溝通的對(duì)象，做到有的放矢。應(yīng)該建立以項(xiàng)目經(jīng)理為關(guān)鍵溝通點(diǎn)的內(nèi)部溝通機(jī)制，以項(xiàng)目總監(jiān)為主要溝通點(diǎn)的項(xiàng)目組間溝通機(jī)制。如果有可能盡量將同一項(xiàng)目組的成員集中在一起辦公，為他們提供一個(gè)便于相互交流的空間。

4.選擇合適的項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目經(jīng)理在整個(gè)項(xiàng)目管理過程中的地位，決定了他在溝通過程中所起的作用。所以，在項(xiàng)目經(jīng)理的選聘過程中，我們更應(yīng)該注重對(duì)其溝通能力、技術(shù)背景以及個(gè)人性格方面的考慮。依據(jù)OEM企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，在選擇項(xiàng)目經(jīng)理的時(shí)候，也可以邀請(qǐng)客戶參與，通過客戶提供的意見和建議，在同客戶協(xié)商的基礎(chǔ)上對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理候選人進(jìn)行選擇，這樣既體現(xiàn)了對(duì)客戶的尊重，也可以挑選出比較合適的項(xiàng)目經(jīng)理。

5.加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃的審查和控制工作。任何計(jì)劃都要受到控制。沒有控制的計(jì)劃，就如同失去了舵手的航船。因此，我們?cè)陧?xiàng)目管理的過程中要時(shí)刻加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目溝通計(jì)劃的審查和控制。這樣我們才能保持企業(yè)的凝聚力，使我們的員工同心同德按照既定的計(jì)劃推動(dòng)企業(yè)的前進(jìn)?；谏鲜隹紤]我們可以建立項(xiàng)目管理辦公室對(duì)溝通過程進(jìn)行監(jiān)督和審查，對(duì)溝通中產(chǎn)生的問題進(jìn)行協(xié)調(diào)管理和控制。當(dāng)溝通計(jì)劃的執(zhí)行出現(xiàn)偏差時(shí)，相關(guān)職能部門或責(zé)任人就可以通過激勵(lì)和懲罰等手段加強(qiáng)對(duì)溝通計(jì)劃的控制，糾正業(yè)已出現(xiàn)的偏差（當(dāng)既定溝通計(jì)劃與實(shí)際相符的時(shí)候，則應(yīng)全力確保這一計(jì)劃的有效執(zhí)行），從而提高溝通的效率。

6.營(yíng)造良好的網(wǎng)絡(luò)溝通環(huán)境，建立共享的知識(shí)平臺(tái)，主要是針對(duì)OEM企業(yè)項(xiàng)目管理過程中項(xiàng)目在技術(shù)上的相關(guān)性提出來的。通過對(duì)每次項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的問題和解決的方法進(jìn)行歸納、總結(jié)和記錄，達(dá)到知識(shí)的可重用性。在對(duì)問題和解決方法進(jìn)行歸納和總結(jié)的時(shí)候要考慮如何將這些問題進(jìn)行合理的歸類并保證問題解決方法的可操作性和可行性（經(jīng)濟(jì)上的可行性和技術(shù)上的可行性）。

有時(shí)可能針對(duì)同一問題有不同的解決方法，所以在選擇解決方法的時(shí)候要考慮相關(guān)的成本，如：時(shí)間成本、資金成本、人力成本等。通過利用相關(guān)軟件建立方法庫(kù)和問題庫(kù)，提供便捷的關(guān)鍵字和模糊查找功能，使得以后在項(xiàng)目實(shí)施的過程中如果遇到類似的問題，項(xiàng)目組成員可以快速的通過檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，來找到相應(yīng)的解決方法，提高問題解決的效率。

六、結(jié)束語(yǔ)

伴隨著項(xiàng)目管理技術(shù)的發(fā)展和日臻成熟，越來越多的OEM企業(yè)在生產(chǎn)過程中開始運(yùn)用項(xiàng)目管理的技術(shù)和方法進(jìn)行產(chǎn)品項(xiàng)目管理，相信項(xiàng)目管理所提供的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理技術(shù)和方法必將成為OEM企業(yè)在新的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下獲取勝利的法寶。（CIO時(shí)代網(wǎng)）