BPM：風(fēng)暴下為業(yè)務(wù)流程管理提速

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金融風(fēng)暴下，企業(yè)管理者應(yīng)該將更多的戰(zhàn)略目光關(guān)注在如何讓企業(yè)存活得更加長久，BPM顯然是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。

“盡管大部分IT投資預(yù)算大幅縮減，但我們?nèi)匀槐Ａ袅薆PM項(xiàng)目的投資，管理層期望通過BPM解決銷售訂單評審和銷售人員費(fèi)用管理。金融大環(huán)境的變化下，我們希望用最短的時(shí)間為客戶提供最佳的產(chǎn)品組合，為客戶贏得最佳的投資回報(bào)。”北京長吉加油設(shè)備有限公司ISD信息系統(tǒng)部IT部門經(jīng)理齊蘇婭如是說。

外資公司非常注重預(yù)算管理和費(fèi)用控制，原先都是通過財(cái)務(wù)部門提供的報(bào)表反饋銷售費(fèi)用情況，銷售主管不能及時(shí)了解本部門和人員的銷售費(fèi)用與預(yù)算執(zhí)行情況。通過實(shí)施BPM，銷售管理人員能夠?qū)崟r(shí)動(dòng)態(tài)地掌握各項(xiàng)費(fèi)用的使用情況，及時(shí)有效地加以控制。

管理決策者的精準(zhǔn)決策，需要精準(zhǔn)的IT系統(tǒng)來支撐。你的IT系統(tǒng)準(zhǔn)備好了嗎？

BPM應(yīng)運(yùn)而生

當(dāng)問及東瑞汽車管理信息部的丁部長為什么將BPM作為下一年度的重點(diǎn)IT項(xiàng)目時(shí)，他滿懷激情地講道：“我們最初并沒有直接去聯(lián)系專業(yè)的BPM軟件集成商，而是在OA系統(tǒng)中不斷地提出我們流程管理的需求。OA系統(tǒng)雖然能滿足行政辦公、公文流轉(zhuǎn)方面的需求，如行政發(fā)文、用車申請等，但是需要解決不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)集成時(shí)，OA系統(tǒng)就不能快速準(zhǔn)確地適應(yīng)需求和變化了。特別是市場環(huán)境發(fā)生變化，組織機(jī)構(gòu)需要大幅調(diào)整時(shí)，IT技術(shù)需要較長時(shí)間的開發(fā)才能滿足我們的業(yè)務(wù)需求。當(dāng)我們看到BPM的解決方案和案例介紹時(shí)，綜合我們公司的管理情況，發(fā)現(xiàn)這才是我們真正需要的解決方案?！?/P>

BPM（Business Process Management，業(yè)務(wù)流程管理）強(qiáng)調(diào)的是一種全生命周期的流程管理，不僅包括了流程的自動(dòng)化、流程的實(shí)時(shí)有效跟蹤與監(jiān)控，還會更多地與業(yè)務(wù)部門一起來梳理、管理和改進(jìn)流程。BPM不同于OA的流程自動(dòng)化，也不僅僅是工作流，它既可以滿足OA流程的快速應(yīng)用，也能滿足工作流程的個(gè)性化定義，不僅能做到以組織架構(gòu)為基礎(chǔ)的動(dòng)態(tài)的角色管理，也能實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)的異構(gòu)整合應(yīng)用。

當(dāng)IT預(yù)算被管理者以大刀闊斧的速度減持的情況下，作為IT掌門人的CIO又應(yīng)該如何運(yùn)用有限的IT預(yù)算與投入為企業(yè)帶來更多的IT方面的ROI（投資回報(bào)）。是減少一切的IT開銷，少買幾臺電腦和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備？是減少買軟件項(xiàng)目的投入，還是優(yōu)化軟件系統(tǒng)，提升業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行效率？

大多數(shù)管理決策者通常會選擇后者，只有企業(yè)流程執(zhí)行的效率提高了，才能提高應(yīng)對市場變化的速度，增強(qiáng)企業(yè)的競爭力。然而，如何優(yōu)化現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)，將分散在各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的流程打通，連接成一條通路，將成為CIO必須面對的一個(gè)問題。

BPM從出生起就基于SOA技術(shù)平臺，BPM是自上而下地驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)創(chuàng)新，SOA是自底而上的驅(qū)動(dòng)技術(shù)創(chuàng)新。當(dāng)BPM遇到SOA后，BPM與SOA相互輝映，可以說BPM是SOA實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)創(chuàng)新的關(guān)鍵。強(qiáng)調(diào)端到端的流程管理，讓CIO們在這方面的疑難雜癥迎刃而解。

支撐戰(zhàn)略流程執(zhí)行

BPM不是一個(gè)新概念，它是從相關(guān)的業(yè)務(wù)流程變革領(lǐng)域，如業(yè)務(wù)流程改進(jìn)、業(yè)務(wù)流程重組、業(yè)務(wù)流程革新中發(fā)展起來的。BPM是一個(gè)描述一組服務(wù)和工具的一般名詞，這些服務(wù)和工具為顯式的流程管理(如流程的分析、定義、執(zhí)行、監(jiān)視和管理)提供支持。

戰(zhàn)略需要的是敏銳的市場嗅覺和長遠(yuǎn)的可持續(xù)發(fā)展眼光，然而再好的戰(zhàn)略如果無法落到實(shí)處，都可能只是空中樓閣。BPM讓戰(zhàn)略的流程通過IT系統(tǒng)落到實(shí)地，讓戰(zhàn)略的流程可以變成可圈可點(diǎn)的數(shù)字。

在給中惠地產(chǎn)實(shí)施BPM項(xiàng)目的過程中，經(jīng)營管理中心的總經(jīng)理梁德利曾講到，在國際金融危機(jī)的背景下，不少企業(yè)將未來某一段時(shí)間的管理鎖定在縮減費(fèi)用開支，可以說這是企業(yè)在某一個(gè)時(shí)間段的管理戰(zhàn)略。在管理的過程中，主要體現(xiàn)在預(yù)算管理與更新、費(fèi)用支出與費(fèi)用控制。也就是至少包括這兩個(gè)方面的業(yè)務(wù)流程來支持。要做到減少開支，就需要做到量入而出，需要掌握未來一段時(shí)間費(fèi)用支出的計(jì)劃，同時(shí)能根據(jù)實(shí)際情況或條件及時(shí)調(diào)整預(yù)算。而在費(fèi)用發(fā)生的時(shí)候，能夠及時(shí)掌握相對應(yīng)的預(yù)算及實(shí)際執(zhí)行情況，這樣才能做到真正的費(fèi)用與預(yù)算的控制與管理。

中惠信息管理部經(jīng)理易飛樂深有體會地說：“實(shí)施BPM系統(tǒng)讓企業(yè)自上而下地審視自己的戰(zhàn)略規(guī)劃與部門間業(yè)務(wù)執(zhí)行的績效，逐步將流程規(guī)范、部門間協(xié)作和風(fēng)險(xiǎn)管控落入BPM系統(tǒng)。如此一來，它所提供的流程解決方案，就能通過減少周期時(shí)間、降低成本、提高對法規(guī)的遵從，給企業(yè)帶來實(shí)際效益?！?/P>

這樣，縮減費(fèi)用開支的戰(zhàn)略通過BPM的流程梳理與分析管理，真正將縮減費(fèi)用這項(xiàng)管理落實(shí)到每一個(gè)部門與每一個(gè)人的工作中。

打通企業(yè)的經(jīng)脈

BPM的定義分為合作戰(zhàn)略部分與軟件部分。其注重點(diǎn)是通過建模、自動(dòng)化、管理和優(yōu)化任意一種業(yè)務(wù)流程，來管理公司業(yè)務(wù)流程的效率和效果。BPM打破了跨部門、跨系統(tǒng)和跨用戶的傳統(tǒng)模式，強(qiáng)調(diào)端對端的業(yè)務(wù)流程，運(yùn)行在公司的內(nèi)部和外部，員工、客戶、合作伙伴和提供商都能夠進(jìn)入該系統(tǒng)。同時(shí)，在公司內(nèi)部BPM的應(yīng)用系統(tǒng)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)高ROI（投資回報(bào)），還包含了業(yè)務(wù)的可視性和可預(yù)見性。

越來越多的公司開始意識到，如果不進(jìn)行業(yè)務(wù)流程梳理、改進(jìn)和優(yōu)化，即使實(shí)施了各種各樣的信息系統(tǒng)，也難以理清紛繁復(fù)雜的業(yè)務(wù)。

中惠集團(tuán)在過去的三年中，分別實(shí)施應(yīng)用了Oracle的人力資源管理系統(tǒng)、行業(yè)ERP軟件、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)知識管理系統(tǒng)。當(dāng)企業(yè)不斷地實(shí)施信息化系統(tǒng)之后，原來相對簡單的流程因?yàn)榉稚⒃贖R系統(tǒng)、erp系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理等不同的系統(tǒng)之中，往往會讓流程的操作性變得非常復(fù)雜。

幾乎所有企業(yè)都會遇到出差費(fèi)用報(bào)銷流程管理，當(dāng)工作人員從申請出差到出差返回報(bào)銷費(fèi)用的整個(gè)過程中，不僅涉及到HR系統(tǒng)中出差期間的考勤管理與工作計(jì)劃、也會涉及到OA系統(tǒng)的出差申請管理、還會關(guān)聯(lián)到員工因出差借款流程，以及出差返回后的費(fèi)用報(bào)銷流程。如果費(fèi)用預(yù)算控制管理比較規(guī)范的企業(yè)，甚至還要關(guān)聯(lián)到預(yù)算控制與更新。

使用BPM單點(diǎn)登錄訪問企業(yè)門戶，不僅能與人力資源系統(tǒng)中的員工信息進(jìn)行匹配，讓公司合法員工訪問相關(guān)的內(nèi)容，當(dāng)員工填寫出差申請的同時(shí)，還能透過BPM系統(tǒng)中動(dòng)態(tài)的組織架構(gòu)圖尋找部門主管或負(fù)責(zé)人進(jìn)行相關(guān)權(quán)責(zé)的審批。審批人員在審批環(huán)節(jié)通過BPM實(shí)時(shí)查詢財(cái)務(wù)費(fèi)用預(yù)算，確保費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。

流程審批的表單已經(jīng)內(nèi)嵌了企業(yè)的相關(guān)管理制度，如出差到不同的城市，會有不同的約束條件（報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)和報(bào)銷金額的限額）。當(dāng)員工出差返回進(jìn)行報(bào)銷時(shí)，員工通過BPM系統(tǒng)的整合可以選擇報(bào)銷所關(guān)聯(lián)的出差單據(jù)、借款等信息進(jìn)行費(fèi)用的核銷，通過系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行費(fèi)用的核算，避免簡單工作的重復(fù)操作，將更多的人力用在核心的業(yè)務(wù)控制環(huán)節(jié)。最后，將審批通過后的真實(shí)費(fèi)用形成財(cái)務(wù)憑證，自動(dòng)傳遞到財(cái)務(wù)管理軟件系統(tǒng)。

BPM作為連接企業(yè)內(nèi)部的員工、管理者，甚至外部合作伙伴之間的橋梁和紐帶，真正實(shí)現(xiàn)端到端的業(yè)務(wù)流程管理，將人與人之間、系統(tǒng)與系統(tǒng)之間做到了無縫的連接與完整的整合。

讓業(yè)務(wù)流程透明化

企業(yè)實(shí)施信息化系統(tǒng)之后把業(yè)務(wù)信息搬進(jìn)了電腦，比傳統(tǒng)的手工管理模式先進(jìn)了一步，至少解決了業(yè)務(wù)信息只存在于個(gè)人腦海中的僵局。然而，當(dāng)信息化推廣之后，每一個(gè)業(yè)務(wù)信息又獨(dú)立運(yùn)行于每一個(gè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中。信息化系統(tǒng)讓端到端的流程分散在各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之中，各部門之間的溝通又多了一道屏障。

業(yè)務(wù)部門如何及時(shí)了解業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行狀態(tài)又成為業(yè)務(wù)人員，特別是業(yè)務(wù)流程發(fā)起人員關(guān)心的焦點(diǎn)。業(yè)務(wù)流程的透明度影響了業(yè)務(wù)流程的跟蹤與監(jiān)控。

BPM的全生命周期管理過程涵蓋了業(yè)務(wù)流程的管理環(huán)節(jié)，具體來說，流程的管理包括上線使用的管理、流程的發(fā)起（填寫流程單據(jù)）、跟進(jìn)、反饋與執(zhí)行等步驟。整個(gè)過程讓業(yè)務(wù)流程管理透明化，讓業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行具有可跟蹤和管理性，這樣的業(yè)務(wù)流程在執(zhí)行的過程中也增強(qiáng)了透明度。

讓流程績效動(dòng)起來

曾任B&C公司財(cái)務(wù)總監(jiān)的盧榆說：“在日常工作中想準(zhǔn)確地記錄或統(tǒng)計(jì)每一個(gè)業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行時(shí)間和效率，似乎非常困難。不在于操作的可行性，而是操作過程中的諸多因素讓這一行為變得幾乎不可能，甚至?xí)尨蠖鄶?shù)人員覺得沒有必要?！?/P>

在沒有專業(yè)流程管理的情況下，制造型企業(yè)的財(cái)務(wù)人員在核算產(chǎn)品成本時(shí)，會將直接參與生產(chǎn)的工人工資計(jì)入產(chǎn)品成本之中，將辦公室管理人員的工資作為管理費(fèi)用來處理。原因是工人的工作時(shí)間容易統(tǒng)計(jì)，可以直接將他們的工資計(jì)入其參與的產(chǎn)品中作為成本。而管理人員因無法準(zhǔn)確記入某一個(gè)產(chǎn)品，改用其它方式，他們參與的業(yè)務(wù)流程也無法準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)。

BPM在進(jìn)行流程設(shè)計(jì)或梳理的過程中，對每一個(gè)環(huán)節(jié)都考慮時(shí)間與人力成本，為業(yè)務(wù)流程管理的時(shí)間與成本統(tǒng)計(jì)提供了相應(yīng)的基礎(chǔ)，也能讓參與每一個(gè)流程中的每一個(gè)人員的每一個(gè)行為都留下準(zhǔn)確的記錄。通過時(shí)間與成本兩個(gè)績效指標(biāo)，BPM透過績效報(bào)表的方式來展示業(yè)務(wù)流程的維度，讓業(yè)務(wù)流程的管理動(dòng)起來。

全球金融風(fēng)暴的背后，多少企業(yè)“倒”聲一片。巋然不動(dòng)的企業(yè)又在做些什么，成為更多企業(yè)關(guān)注和學(xué)習(xí)的焦點(diǎn)。他們不僅僅關(guān)心自己生存的問題，“劫后余生”的企業(yè)管理者將更多的戰(zhàn)略目光關(guān)注在如何讓企業(yè)存活得更加的長久，如何快速應(yīng)對市場環(huán)境的變化，快速執(zhí)行戰(zhàn)略流程。這些市場環(huán)境的變化不僅僅包括當(dāng)前的金融危機(jī)，也需要考慮更多的更長遠(yuǎn)的無可預(yù)知的變化。

BPM通過四個(gè)方面提升CIO給企業(yè)帶來的IT投資回報(bào)

BPM和SOA的關(guān)系密不可分