BPM：風(fēng)暴下為業(yè)務(wù)流程管理提速

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

金融風(fēng)暴下，企業(yè)管理者應(yīng)該將更多的戰(zhàn)略目光關(guān)注在如何讓企業(yè)存活得更加長久，BPM顯然是一個不錯的選擇。

“盡管大部分IT投資預(yù)算大幅縮減，但我們?nèi)匀槐Ａ袅薆PM項目的投資，管理層期望通過BPM解決銷售訂單評審和銷售人員費用管理。金融大環(huán)境的變化下，我們希望用最短的時間為客戶提供最佳的產(chǎn)品組合，為客戶贏得最佳的投資回報?！北本╅L吉加油設(shè)備有限公司ISD信息系統(tǒng)部IT部門經(jīng)理齊蘇婭如是說。

外資公司非常注重預(yù)算管理和費用控制，原先都是通過財務(wù)部門提供的報表反饋銷售費用情況，銷售主管不能及時了解本部門和人員的銷售費用與預(yù)算執(zhí)行情況。通過實施BPM，銷售管理人員能夠?qū)崟r動態(tài)地掌握各項費用的使用情況，及時有效地加以控制。

管理決策者的精準決策，需要精準的IT系統(tǒng)來支撐。你的IT系統(tǒng)準備好了嗎？

BPM應(yīng)運而生

當(dāng)問及東瑞汽車管理信息部的丁部長為什么將BPM作為下一年度的重點IT項目時，他滿懷激情地講道：“我們最初并沒有直接去聯(lián)系專業(yè)的BPM軟件集成商，而是在OA系統(tǒng)中不斷地提出我們流程管理的需求。OA系統(tǒng)雖然能滿足行政辦公、公文流轉(zhuǎn)方面的需求，如行政發(fā)文、用車申請等，但是需要解決不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)集成時，OA系統(tǒng)就不能快速準確地適應(yīng)需求和變化了。特別是市場環(huán)境發(fā)生變化，組織機構(gòu)需要大幅調(diào)整時，IT技術(shù)需要較長時間的開發(fā)才能滿足我們的業(yè)務(wù)需求。當(dāng)我們看到BPM的解決方案和案例介紹時，綜合我們公司的管理情況，發(fā)現(xiàn)這才是我們真正需要的解決方案。”

BPM（Business Process Management，業(yè)務(wù)流程管理）強調(diào)的是一種全生命周期的流程管理，不僅包括了流程的自動化、流程的實時有效跟蹤與監(jiān)控，還會更多地與業(yè)務(wù)部門一起來梳理、管理和改進流程。BPM不同于OA的流程自動化，也不僅僅是工作流，它既可以滿足OA流程的快速應(yīng)用，也能滿足工作流程的個性化定義，不僅能做到以組織架構(gòu)為基礎(chǔ)的動態(tài)的角色管理，也能實現(xiàn)跨系統(tǒng)的異構(gòu)整合應(yīng)用。

當(dāng)IT預(yù)算被管理者以大刀闊斧的速度減持的情況下，作為IT掌門人的CIO又應(yīng)該如何運用有限的IT預(yù)算與投入為企業(yè)帶來更多的IT方面的ROI（投資回報）。是減少一切的IT開銷，少買幾臺電腦和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備？是減少買軟件項目的投入，還是優(yōu)化軟件系統(tǒng)，提升業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行效率？

大多數(shù)管理決策者通常會選擇后者，只有企業(yè)流程執(zhí)行的效率提高了，才能提高應(yīng)對市場變化的速度，增強企業(yè)的競爭力。然而，如何優(yōu)化現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)，將分散在各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的流程打通，連接成一條通路，將成為CIO必須面對的一個問題。

BPM從出生起就基于SOA技術(shù)平臺，BPM是自上而下地驅(qū)動業(yè)務(wù)創(chuàng)新，SOA是自底而上的驅(qū)動技術(shù)創(chuàng)新。當(dāng)BPM遇到SOA后，BPM與SOA相互輝映，可以說BPM是SOA實現(xiàn)業(yè)務(wù)驅(qū)動創(chuàng)新的關(guān)鍵。強調(diào)端到端的流程管理，讓CIO們在這方面的疑難雜癥迎刃而解。

支撐戰(zhàn)略流程執(zhí)行

BPM不是一個新概念，它是從相關(guān)的業(yè)務(wù)流程變革領(lǐng)域，如業(yè)務(wù)流程改進、業(yè)務(wù)流程重組、業(yè)務(wù)流程革新中發(fā)展起來的。BPM是一個描述一組服務(wù)和工具的一般名詞，這些服務(wù)和工具為顯式的流程管理(如流程的分析、定義、執(zhí)行、監(jiān)視和管理)提供支持。

戰(zhàn)略需要的是敏銳的市場嗅覺和長遠的可持續(xù)發(fā)展眼光，然而再好的戰(zhàn)略如果無法落到實處，都可能只是空中樓閣。BPM讓戰(zhàn)略的流程通過IT系統(tǒng)落到實地，讓戰(zhàn)略的流程可以變成可圈可點的數(shù)字。

在給中惠地產(chǎn)實施BPM項目的過程中，經(jīng)營管理中心的總經(jīng)理梁德利曾講到，在國際金融危機的背景下，不少企業(yè)將未來某一段時間的管理鎖定在縮減費用開支，可以說這是企業(yè)在某一個時間段的管理戰(zhàn)略。在管理的過程中，主要體現(xiàn)在預(yù)算管理與更新、費用支出與費用控制。也就是至少包括這兩個方面的業(yè)務(wù)流程來支持。要做到減少開支，就需要做到量入而出，需要掌握未來一段時間費用支出的計劃，同時能根據(jù)實際情況或條件及時調(diào)整預(yù)算。而在費用發(fā)生的時候，能夠及時掌握相對應(yīng)的預(yù)算及實際執(zhí)行情況，這樣才能做到真正的費用與預(yù)算的控制與管理。

中惠信息管理部經(jīng)理易飛樂深有體會地說：“實施BPM系統(tǒng)讓企業(yè)自上而下地審視自己的戰(zhàn)略規(guī)劃與部門間業(yè)務(wù)執(zhí)行的績效，逐步將流程規(guī)范、部門間協(xié)作和風(fēng)險管控落入BPM系統(tǒng)。如此一來，它所提供的流程解決方案，就能通過減少周期時間、降低成本、提高對法規(guī)的遵從，給企業(yè)帶來實際效益。”

這樣，縮減費用開支的戰(zhàn)略通過BPM的流程梳理與分析管理，真正將縮減費用這項管理落實到每一個部門與每一個人的工作中。

打通企業(yè)的經(jīng)脈

BPM的定義分為合作戰(zhàn)略部分與軟件部分。其注重點是通過建模、自動化、管理和優(yōu)化任意一種業(yè)務(wù)流程，來管理公司業(yè)務(wù)流程的效率和效果。BPM打破了跨部門、跨系統(tǒng)和跨用戶的傳統(tǒng)模式，強調(diào)端對端的業(yè)務(wù)流程，運行在公司的內(nèi)部和外部，員工、客戶、合作伙伴和提供商都能夠進入該系統(tǒng)。同時，在公司內(nèi)部BPM的應(yīng)用系統(tǒng)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)高ROI（投資回報），還包含了業(yè)務(wù)的可視性和可預(yù)見性。

越來越多的公司開始意識到，如果不進行業(yè)務(wù)流程梳理、改進和優(yōu)化，即使實施了各種各樣的信息系統(tǒng)，也難以理清紛繁復(fù)雜的業(yè)務(wù)。

中惠集團在過去的三年中，分別實施應(yīng)用了Oracle的人力資源管理系統(tǒng)、行業(yè)ERP軟件、財務(wù)管理系統(tǒng)知識管理系統(tǒng)。當(dāng)企業(yè)不斷地實施信息化系統(tǒng)之后，原來相對簡單的流程因為分散在HR系統(tǒng)、erp系統(tǒng)和財務(wù)管理等不同的系統(tǒng)之中，往往會讓流程的操作性變得非常復(fù)雜。

幾乎所有企業(yè)都會遇到出差費用報銷流程管理，當(dāng)工作人員從申請出差到出差返回報銷費用的整個過程中，不僅涉及到HR系統(tǒng)中出差期間的考勤管理與工作計劃、也會涉及到OA系統(tǒng)的出差申請管理、還會關(guān)聯(lián)到員工因出差借款流程，以及出差返回后的費用報銷流程。如果費用預(yù)算控制管理比較規(guī)范的企業(yè)，甚至還要關(guān)聯(lián)到預(yù)算控制與更新。

使用BPM單點登錄訪問企業(yè)門戶，不僅能與人力資源系統(tǒng)中的員工信息進行匹配，讓公司合法員工訪問相關(guān)的內(nèi)容，當(dāng)員工填寫出差申請的同時，還能透過BPM系統(tǒng)中動態(tài)的組織架構(gòu)圖尋找部門主管或負責(zé)人進行相關(guān)權(quán)責(zé)的審批。審批人員在審批環(huán)節(jié)通過BPM實時查詢財務(wù)費用預(yù)算，確保費用在預(yù)算范圍內(nèi)。

流程審批的表單已經(jīng)內(nèi)嵌了企業(yè)的相關(guān)管理制度，如出差到不同的城市，會有不同的約束條件（報銷標準和報銷金額的限額）。當(dāng)員工出差返回進行報銷時，員工通過BPM系統(tǒng)的整合可以選擇報銷所關(guān)聯(lián)的出差單據(jù)、借款等信息進行費用的核銷，通過系統(tǒng)自動進行費用的核算，避免簡單工作的重復(fù)操作，將更多的人力用在核心的業(yè)務(wù)控制環(huán)節(jié)。最后，將審批通過后的真實費用形成財務(wù)憑證，自動傳遞到財務(wù)管理軟件系統(tǒng)。

BPM作為連接企業(yè)內(nèi)部的員工、管理者，甚至外部合作伙伴之間的橋梁和紐帶，真正實現(xiàn)端到端的業(yè)務(wù)流程管理，將人與人之間、系統(tǒng)與系統(tǒng)之間做到了無縫的連接與完整的整合。

讓業(yè)務(wù)流程透明化

企業(yè)實施信息化系統(tǒng)之后把業(yè)務(wù)信息搬進了電腦，比傳統(tǒng)的手工管理模式先進了一步，至少解決了業(yè)務(wù)信息只存在于個人腦海中的僵局。然而，當(dāng)信息化推廣之后，每一個業(yè)務(wù)信息又獨立運行于每一個業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中。信息化系統(tǒng)讓端到端的流程分散在各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)之中，各部門之間的溝通又多了一道屏障。

業(yè)務(wù)部門如何及時了解業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行狀態(tài)又成為業(yè)務(wù)人員，特別是業(yè)務(wù)流程發(fā)起人員關(guān)心的焦點。業(yè)務(wù)流程的透明度影響了業(yè)務(wù)流程的跟蹤與監(jiān)控。

BPM的全生命周期管理過程涵蓋了業(yè)務(wù)流程的管理環(huán)節(jié)，具體來說，流程的管理包括上線使用的管理、流程的發(fā)起（填寫流程單據(jù)）、跟進、反饋與執(zhí)行等步驟。整個過程讓業(yè)務(wù)流程管理透明化，讓業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行具有可跟蹤和管理性，這樣的業(yè)務(wù)流程在執(zhí)行的過程中也增強了透明度。

讓流程績效動起來

曾任B&C公司財務(wù)總監(jiān)的盧榆說：“在日常工作中想準確地記錄或統(tǒng)計每一個業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行時間和效率，似乎非常困難。不在于操作的可行性，而是操作過程中的諸多因素讓這一行為變得幾乎不可能，甚至?xí)尨蠖鄶?shù)人員覺得沒有必要?！?/P>

在沒有專業(yè)流程管理的情況下，制造型企業(yè)的財務(wù)人員在核算產(chǎn)品成本時，會將直接參與生產(chǎn)的工人工資計入產(chǎn)品成本之中，將辦公室管理人員的工資作為管理費用來處理。原因是工人的工作時間容易統(tǒng)計，可以直接將他們的工資計入其參與的產(chǎn)品中作為成本。而管理人員因無法準確記入某一個產(chǎn)品，改用其它方式，他們參與的業(yè)務(wù)流程也無法準確統(tǒng)計。

BPM在進行流程設(shè)計或梳理的過程中，對每一個環(huán)節(jié)都考慮時間與人力成本，為業(yè)務(wù)流程管理的時間與成本統(tǒng)計提供了相應(yīng)的基礎(chǔ)，也能讓參與每一個流程中的每一個人員的每一個行為都留下準確的記錄。通過時間與成本兩個績效指標，BPM透過績效報表的方式來展示業(yè)務(wù)流程的維度，讓業(yè)務(wù)流程的管理動起來。

全球金融風(fēng)暴的背后，多少企業(yè)“倒”聲一片。巋然不動的企業(yè)又在做些什么，成為更多企業(yè)關(guān)注和學(xué)習(xí)的焦點。他們不僅僅關(guān)心自己生存的問題，“劫后余生”的企業(yè)管理者將更多的戰(zhàn)略目光關(guān)注在如何讓企業(yè)存活得更加的長久，如何快速應(yīng)對市場環(huán)境的變化，快速執(zhí)行戰(zhàn)略流程。這些市場環(huán)境的變化不僅僅包括當(dāng)前的金融危機，也需要考慮更多的更長遠的無可預(yù)知的變化。

BPM通過四個方面提升CIO給企業(yè)帶來的IT投資回報

BPM和SOA的關(guān)系密不可分