中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)選型之?dāng)?shù)據(jù)共享

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中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理軟件，其涉及的范圍往往只有財(cái)務(wù)一個(gè)部門?？墒峭鯐灾?，財(cái)務(wù)部門是所有業(yè)務(wù)的終結(jié)點(diǎn)。財(cái)務(wù)軟件需要用到其他部門的數(shù)據(jù)，而財(cái)務(wù)軟件中的有些數(shù)據(jù)也需要共享給其他部門使用。因此如何提數(shù)據(jù)的共享程度，也是財(cái)務(wù)管理軟件選型的考察要點(diǎn)之一。不過(guò)王曉對(duì)這方面還比較陌生，到底哪些數(shù)據(jù)需要共享，該通過(guò)什么手段來(lái)共享，他沒(méi)有直觀的印象。為此，跟這方面的專家倪建峰探討之后，王曉得到下面四個(gè)建議。

建議一：先確定共享的內(nèi)容

由于財(cái)務(wù)軟件中的數(shù)據(jù)比較機(jī)密，所以不是所有數(shù)據(jù)都可以共享的。因此需要首先確認(rèn)哪些數(shù)據(jù)需要、允許共享，以及共享的對(duì)象是誰(shuí)。如：在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中有帳齡分析表、應(yīng)收帳款余額表等等。這些報(bào)表?？赡茕N售經(jīng)理或者銷售人員也需要察看。有些企業(yè)是財(cái)務(wù)人員每個(gè)星期或者每天把報(bào)表導(dǎo)出來(lái)，然后發(fā)給相關(guān)的人員。這無(wú)疑增加了財(cái)務(wù)人員額外的工作量，而且及時(shí)性也會(huì)有問(wèn)題。如果能夠把這些有用的信息共享出來(lái)供相關(guān)人員實(shí)時(shí)查詢，就可以大大提高系統(tǒng)效率。

所以建峰提議IT主管首先要確認(rèn)需要共享的內(nèi)容。根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，建峰認(rèn)為財(cái)務(wù)系統(tǒng)中往往有如下數(shù)據(jù)需要共享：一是前面談到的應(yīng)收帳款余額表，可能財(cái)務(wù)總監(jiān)、銷售經(jīng)理或者銷售人員都需要訪問(wèn)。二是財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的計(jì)件工資等信息，生產(chǎn)部門、人事部門都需要查詢。三是應(yīng)付帳款余額表與到期應(yīng)付帳款數(shù)目，供應(yīng)商有時(shí)候會(huì)詢問(wèn)采購(gòu)員這方面的信息。如果不共享這個(gè)數(shù)據(jù)，那么采購(gòu)員每次還要再去問(wèn)財(cái)務(wù)人員，那就要多轉(zhuǎn)幾個(gè)彎了。另外，企業(yè)可能還有一個(gè)付款計(jì)劃表，這也是采購(gòu)人員所需要的。四是部門費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表。有些企業(yè)采取了部門費(fèi)用預(yù)算制度，來(lái)控制部門的開(kāi)銷、節(jié)省辦公費(fèi)用。此時(shí)系統(tǒng)中的部門費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表也要能夠讓各個(gè)部門及時(shí)查詢到，以利于他們安排開(kāi)支，等等。

所以要提高財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)的共享，IT主管首先要做的就是跟各個(gè)部門協(xié)商，確定需要共享的內(nèi)容。在其他部門人員不知道哪些數(shù)據(jù)需要共享的時(shí)候，可以根據(jù)前面的內(nèi)容，給其他部門一些數(shù)據(jù)共享的建議。

建議二：確定數(shù)據(jù)訪問(wèn)的權(quán)限

以上這些數(shù)據(jù)并不是每個(gè)部門都同時(shí)擁有共享的權(quán)限。出于數(shù)據(jù)安全的考慮，有些數(shù)據(jù)共享只能夠保留在某個(gè)部門的級(jí)別，甚至只有個(gè)別用戶才能夠訪問(wèn)。如上面講到的應(yīng)收帳款余額，可能只有銷售經(jīng)理或者銷售人員才能夠訪問(wèn)，而其他人，如采購(gòu)人員等等，無(wú)法訪問(wèn)這個(gè)應(yīng)收帳款的信息。有些企業(yè)可能控制得更嚴(yán)格，每個(gè)銷售人員只能查詢自己所負(fù)責(zé)的客戶的應(yīng)收帳款信息。當(dāng)然，有些數(shù)據(jù)可能是全公司都是公開(kāi)的，如部門費(fèi)用預(yù)算報(bào)表等等。

所以雖然有很多數(shù)據(jù)需要共享，但是他們共享的程度不同。因此IT主管確認(rèn)了需要共享的內(nèi)容之后，還需要同時(shí)確認(rèn)這些共享數(shù)據(jù)訪問(wèn)的權(quán)限。通過(guò)權(quán)限訪問(wèn)的控制，可以保障這些共享數(shù)據(jù)的安全性。

在確定共享數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限的時(shí)候，建峰提出，要先定義訪問(wèn)的角色級(jí)別。如公司全部人員共享、部門級(jí)別共享、部門經(jīng)理獨(dú)享、經(jīng)理層共享、高層管理者共享等等級(jí)別。然后根據(jù)這個(gè)級(jí)別再去對(duì)應(yīng)特定的共享文件。如果讓用戶一一去指定訪問(wèn)者，后續(xù)的權(quán)限控制就太復(fù)雜了。通過(guò)組或者角色的思路控制文件訪問(wèn)權(quán)限，無(wú)論是實(shí)現(xiàn)起來(lái)還是后續(xù)維護(hù)都會(huì)非常方便。

建議三：選擇數(shù)據(jù)共享的實(shí)現(xiàn)方式

以上兩個(gè)工作，需要在軟件選型之前先搞定。然后就需要考慮該采用什么方式來(lái)實(shí)現(xiàn)這個(gè)數(shù)據(jù)的共享呢。通常情況下，有兩種方式。一是通過(guò)財(cái)務(wù)軟件客戶端的方式。即在每個(gè)需要訪問(wèn)財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)的員工那邊，安裝財(cái)務(wù)軟件的客戶端。讓他們可以通過(guò)客戶端直接訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)。二是通過(guò)Excel等輔助工具。Excel等辦公軟件可以直接連接到數(shù)據(jù)庫(kù)中讀取數(shù)據(jù)。管理員可以根據(jù)需要設(shè)置一定的格式，讓Excel等辦公軟件繞過(guò)財(cái)務(wù)軟件客戶端來(lái)查詢相關(guān)的數(shù)據(jù)。

無(wú)論采用那種方式，各有優(yōu)缺點(diǎn)。有些財(cái)務(wù)軟件可能有客戶端使用量的限制，即按照用戶來(lái)收費(fèi)。此時(shí)如果只給一些查詢的用戶配置財(cái)務(wù)軟件客戶端的話，感覺(jué)上就有點(diǎn)浪費(fèi)。當(dāng)然，采用軟件客戶端來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，在數(shù)據(jù)訪問(wèn)控制上會(huì)更勝一籌。

因此建峰指出，如果企業(yè)覺(jué)得有數(shù)據(jù)共享的必要，軟件選型時(shí)就需要考慮軟件的客戶端是否有使用人數(shù)的限制。如果共享的用戶比較多，最好選擇那些不按人數(shù)來(lái)收費(fèi)的軟件。如果需要共享數(shù)據(jù)的人數(shù)少、共享需求單一，那用Excel最合算，而且操作也簡(jiǎn)單。

建議四：判斷權(quán)限控制是否完善

當(dāng)財(cái)務(wù)軟件只歸財(cái)務(wù)一個(gè)部門使用的時(shí)候，即使數(shù)據(jù)查詢權(quán)限不怎么完善也可以大致將就。例如：每個(gè)財(cái)務(wù)人員可以查詢財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)，這也是可行的。但是，如果財(cái)務(wù)管理軟件向非財(cái)務(wù)人員公開(kāi)，就一定需要有權(quán)限控制方案。

因此如果企業(yè)有共享財(cái)務(wù)管理軟件中數(shù)據(jù)的需求，IT主管選型時(shí)必須要考察財(cái)務(wù)管理軟件中的權(quán)限控制。具體來(lái)說(shuō)，要注意如下幾方面內(nèi)容。

一是能否按組或者按角色對(duì)用戶進(jìn)行授權(quán)，而不是直接對(duì)用戶進(jìn)行授權(quán)。如果企業(yè)的員工比較多，有幾十個(gè)甚至上百個(gè)員工需要訪問(wèn)財(cái)務(wù)管理軟件中的數(shù)據(jù)，那么系統(tǒng)管理員維護(hù)這個(gè)權(quán)限的工作量將會(huì)變得很大。而通過(guò)組或者角色進(jìn)行授權(quán)，則即可以保障數(shù)據(jù)的安全性，同時(shí)維護(hù)的工作量也不會(huì)很大。

二是對(duì)數(shù)據(jù)的只讀限制。通常情況下，財(cái)務(wù)軟件中數(shù)據(jù)的修改只能有財(cái)務(wù)人員完成，而其他部門的用戶只有查詢數(shù)據(jù)的權(quán)限，無(wú)法對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行任何的更改。即使其他人員發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤，也不能夠擅自更改，必須通知財(cái)務(wù)人員進(jìn)行更改。為此系統(tǒng)中最好有現(xiàn)成的角色，如用戶查詢角色。如果把用戶加入到這角色中，則用戶只具有數(shù)據(jù)查詢的權(quán)限。這就方便了權(quán)限的設(shè)置。

三是對(duì)權(quán)限的控制最好能夠細(xì)化到字段。如在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，能否反映出一個(gè)月的出貨金額。作為銷售人員，他們可能需要了解每個(gè)產(chǎn)品的具體出貨金額，即產(chǎn)品的單個(gè)售價(jià)情況。而作為倉(cāng)庫(kù)部門，他們則不能夠知道產(chǎn)品的售價(jià)，他們只需要關(guān)注當(dāng)月產(chǎn)品總的出貨金額即可。（IT專家網(wǎng)）