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IT規(guī)劃:企業(yè)必須重視這些分內(nèi)事
對于任何一家實(shí)施信息化工程的企業(yè)而言,一個(gè)必須正視的問題就是: IT規(guī)劃,究竟是誰的規(guī)劃?IT規(guī)劃,是否只意味著向咨詢公司購買一份建議報(bào)告?
最近在與山東某企業(yè)的交流中,聽他們講述了一段企業(yè)的經(jīng)歷。他們曾經(jīng)邀請一家管理咨詢公司提供“IT規(guī)劃”服務(wù),管理咨詢公司“進(jìn)場——調(diào)研——制作報(bào)告——高層匯報(bào)”之后,就結(jié)束了現(xiàn)場工作,“IT規(guī)劃”的咨詢便告一段落。過了一段時(shí)間之后,企業(yè)信息部門偶然想查閱一下當(dāng)時(shí)的IT規(guī)劃報(bào)告,卻發(fā)現(xiàn)無論如何也找不到那個(gè)報(bào)告文件了,只好專門和那家咨詢公司聯(lián)系請其把文件再M(fèi)AIL過來一次。
“規(guī)劃笑談”
上述經(jīng)歷雖然有點(diǎn)“業(yè)內(nèi)笑談”的意思,但這位信息主管談的這段軼事,還不是僅僅自嘲自己企業(yè)的文檔管理不嚴(yán)謹(jǐn),背后應(yīng)該有其更多的無奈。當(dāng)問及該公司高層領(lǐng)導(dǎo)中有多少人理解這份IT規(guī)劃報(bào)告的主要內(nèi)容并進(jìn)一步推動落實(shí)時(shí),他的回答是,能把報(bào)告差不多看上一遍的領(lǐng)導(dǎo),都是屈指可數(shù)的,更談不上抓落實(shí)了。
結(jié)合這件事情,我們提出一個(gè)問題:IT規(guī)劃,究竟是誰的規(guī)劃?IT規(guī)劃,是否就意味著向咨詢公司購買一份建議報(bào)告?答案應(yīng)該是否定的。其實(shí)IT規(guī)劃是企業(yè)的內(nèi)部需求,IT規(guī)劃是企業(yè)的常規(guī)工作。
首先,IT規(guī)劃是企業(yè)的內(nèi)部需求,也就是說,IT規(guī)劃不應(yīng)該是一種外力加給的。只有當(dāng)企業(yè)自身深刻認(rèn)識到IT規(guī)劃的缺失所帶來的一系列問題和后果,并繼而從內(nèi)在生發(fā)出對信息化建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃的需求之后,IT規(guī)劃才可能成功。IT規(guī)劃所涉及的信息化建設(shè)目標(biāo)、范圍、進(jìn)度、里程碑等等內(nèi)容,才會不再像上面例子中的只存在于咨詢顧問的報(bào)告上,只是在高層匯報(bào)時(shí)曇花一現(xiàn),而是真正進(jìn)入到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的頭腦思考中,真正成為一個(gè)要被執(zhí)行的“規(guī)劃”,真正去指導(dǎo)信息化建設(shè)工作的開展。
其次,我們知道“計(jì)劃”是一項(xiàng)基本管理職能,企業(yè)里有采購計(jì)劃、銷售計(jì)劃,圍繞“計(jì)劃”這一管理職能可以開展各項(xiàng)管理工作,這已經(jīng)為人所熟知?!耙?guī)劃”也是“計(jì)劃”的一種,只不過是一種站在更高層次、更加宏觀的管理職能,那么,在我們企業(yè)的信息化部門或者戰(zhàn)略規(guī)劃部門,是否在部門職責(zé)定義中已經(jīng)明確了這項(xiàng)職能——作“IT規(guī)劃”呢?也許有規(guī)定,但未必真正開展了。
“規(guī)而不劃”
企業(yè)原來比較熟悉的可能是財(cái)務(wù)預(yù)算管理的常規(guī)工作,比如,每年10月份,各部門草擬來年預(yù)算,財(cái)務(wù)部門綜合匯總以后,返還各部門修訂(實(shí)務(wù)中這里有個(gè)討價(jià)還價(jià)的反復(fù)); 反饋上來以后,再次匯總報(bào)企業(yè)決策層批準(zhǔn),一月份批復(fù)、開始執(zhí)行,來年的財(cái)務(wù)管理各項(xiàng)工作受到預(yù)算的制約; 可以每月比較預(yù)算和實(shí)際發(fā)生的差異,年底總結(jié)一年的預(yù)算執(zhí)行情況,開展一個(gè)新的循環(huán)。
而IT規(guī)劃也應(yīng)該作為信息化管理工作的基本職能,寫在相應(yīng)部門(具體可能是戰(zhàn)略規(guī)劃部門、IT部門,有的企業(yè)建立了專門的IT規(guī)劃部門)的職責(zé)當(dāng)中,成為企業(yè)的常規(guī)工作。比如,我們把這個(gè)負(fù)責(zé)部門設(shè)為A部門,那么,在一個(gè)規(guī)劃周期的起點(diǎn),A部門征求其他相關(guān)部門的意見,草擬規(guī)劃,與其他部門交流、征求反饋意見(實(shí)務(wù)中,有個(gè)“管理語言”與“IT語言”在這里不斷碰撞、溝通的過程)。根據(jù)意見修訂以后,匯總上報(bào)企業(yè)決策層批準(zhǔn),批復(fù)后在企業(yè)內(nèi)廣泛宣傳,推動達(dá)成企業(yè)各方面對信息化建設(shè)的共識,這個(gè)規(guī)劃周期內(nèi)的信息化建設(shè)工作受到規(guī)劃的指導(dǎo)和制約,規(guī)劃周期的中間可以一定頻率對規(guī)劃進(jìn)行必要的、適當(dāng)?shù)男抻喺{(diào)整,到了規(guī)劃周期的末尾,總結(jié)規(guī)劃的執(zhí)行情況,開展一個(gè)新的循環(huán)。
咨詢公司在這其中又發(fā)揮什么樣的作用呢?可以和A部門一起啟動并開展IT規(guī)劃工作,幫助A部門自己培養(yǎng)起IT規(guī)劃的能力,推動企業(yè)這個(gè)循環(huán)的形成,在每個(gè)規(guī)劃周期和中間修訂點(diǎn),為企業(yè)自己制定的IT規(guī)劃出具專業(yè)參謀意見,而不是越俎代庖,代替企業(yè)做出每一次的規(guī)劃。
誰該規(guī)劃?
那么,一個(gè)規(guī)劃周期的長短是多少呢?由于企業(yè)的IT規(guī)劃應(yīng)該服從于企業(yè)總體戰(zhàn)略規(guī)劃,為企業(yè)總體戰(zhàn)略規(guī)劃服務(wù),所以,如果企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃周期為5 年,如國內(nèi)不少企業(yè)開展的“十五規(guī)劃”,IT規(guī)劃的規(guī)劃周期就以短于5年為宜。同時(shí),一個(gè)比較復(fù)雜的IT項(xiàng)目建設(shè)往往要跨年度,而IT規(guī)劃中可能包含多個(gè) IT項(xiàng)目,所以,IT規(guī)劃的規(guī)劃周期就以不短于2年為宜。結(jié)合到企業(yè)所在行業(yè)的具體特質(zhì),有的行業(yè)信息化應(yīng)用日新月異,有的行業(yè)信息化建設(shè)速度比較緩慢,我們說,企業(yè)的IT規(guī)劃周期因具體企業(yè)的不同而不同,一般以2-4年為宜,中間可以每年進(jìn)行適當(dāng)?shù)男抻喺{(diào)整。
縱觀企業(yè)信息化的發(fā)展,哪些企業(yè)更應(yīng)該把IT規(guī)劃作為一項(xiàng)常規(guī)工作來開展呢?就象預(yù)算管理的循環(huán)一樣,企業(yè)在最初期的階段,錢少人少管理簡單,沒有預(yù)算管理循環(huán)也沒有太大的問題,而當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模,再沒有預(yù)算管理循環(huán),沒有一個(gè)好的預(yù)算管理循環(huán),則一定會給企業(yè)發(fā)展帶來阻礙。所以,我們提出的問題是,哪些企業(yè)更應(yīng)該把IT規(guī)劃作為份內(nèi)事呢?
具體地回答這個(gè)問題,可以從IT規(guī)劃成熟度模型進(jìn)行分析,細(xì)致分析不同成熟度的劃分、在不同的成熟度層次信息化各項(xiàng)工作的比重等,還可以從CIO的職責(zé)結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析,細(xì)致探討不同行業(yè)、企業(yè)不同發(fā)展階段的CIO的工作分配比例以及IT規(guī)劃在其中的比重。
所以,企業(yè)應(yīng)該有正確的認(rèn)識,IT規(guī)劃是企業(yè)的份內(nèi)事,當(dāng)企業(yè)滿足上述“戰(zhàn)略、組織、技術(shù)”的三項(xiàng)特征的時(shí)候,應(yīng)該考慮是否把IT規(guī)劃作為常規(guī)工作循環(huán)開始建立,從而把企業(yè)的信息化建設(shè)推進(jìn)到一個(gè)更高的“戰(zhàn)略、組織、技術(shù)”層次和水平。(來自互聯(lián)網(wǎng))
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