IT部門如何破解IT預(yù)算壓縮難題

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鐘劍坐直僵硬的身子，緩緩地向椅背靠去，眼睛卻沒有離開屏幕。屏幕顯示的是一份2009年度預(yù)算的Word文檔，在剛剛過去的一個多小時里，鐘劍已把它修訂標(biāo)記得紅紅綠綠，但他緊鎖的眉頭仍舊沒有舒展開。他點(diǎn)燃一支香煙，青煙上升，在接近屋頂時被莫名擊散，向四周漫延開來，思緒也隨之飄散。

鐘劍是一家快速消費(fèi)品行業(yè)集團(tuán)公司的CIO，負(fù)責(zé)整個集團(tuán)的信息化建設(shè)和運(yùn)維工作。他用了近5年的時間，才把5個人的部門擴(kuò)展到32人，并且按項(xiàng)目運(yùn)作模式建立了系統(tǒng)規(guī)劃部、系統(tǒng)實(shí)施部、系統(tǒng)開發(fā)部和系統(tǒng)運(yùn)維部4個部門，其中艱辛可想而知。

最近不到3個月時間，裁員、關(guān)鍵人員離職、項(xiàng)目擱置、預(yù)算削減等事情接踵而至。這些突如其來的突發(fā)事件比5年來遇到的所有難題還要多，幾乎超出了他的心理承受能力。

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將近年底，系統(tǒng)開發(fā)部經(jīng)理和他手下的兩個軟件工程師一起遞交了辭呈。他們是專門負(fù)責(zé)ERP軟件開發(fā)的。正是因?yàn)樗麄児ぷ鞯闹匾?，兩年前ERP上線后，鐘劍向總裁申請成立系統(tǒng)開發(fā)部，并任命小王為部門經(jīng)理，想以此留住這支隊(duì)伍。兩年多來，雖然和他們合作得很好，但民營企業(yè)那點(diǎn)微簿的收入并不具備競爭力。鐘劍也常常和小王在一起談?wù)撐磥淼穆殬I(yè)生涯如何規(guī)劃，該選擇什么樣的公司，哪個獵頭公司比較好等問題。

所以鐘劍非常清楚他們的離去已經(jīng)無法挽回，只是客氣地問了問小王他們下一步的去處，說了一些客套話后就在他們的辭職信上簽了字。接下來，鐘劍就要著手邀請?jiān)缫盐锷玫脑谲浖揪吐毜男O來補(bǔ)缺。雖然和小孫的關(guān)系由合作關(guān)系變成上下級關(guān)系多少有點(diǎn)不自在，但鐘劍相信用不了多久大家就能夠很好地合作。至于小孫的隊(duì)伍，可以委托人力資源部來幫助他組建。

裁員

這一天，集團(tuán)人力資源部總監(jiān)李總拿著一份文件過來，問起信息中心招聘軟件工程師的事情。鐘劍說還沒有找到合適的人選，希望李總能夠幫忙抓緊落實(shí)。

李總笑著說：“其他的部門可是都在準(zhǔn)備裁員，你這人員招不到就算了吧。你看今天薛總裁已經(jīng)簽署了文件，要求集團(tuán)上下緊縮管理隊(duì)伍，總部各部門更要全力配合呀！”

鐘劍接過文件匆匆地看了一下，只見文件上寫著：在當(dāng)前全球金融危機(jī)的情況下，要求總部各管理部門，都按10∶1的比例進(jìn)行末位淘汰?！俺兜　辩妱Π蛋盗R了一句。雖說金融危機(jī)席卷了全球，但是公司的業(yè)務(wù)并沒有受到多少影響，今年的銷售額反而比去年有所上升，金融危機(jī)只是給公司找了個減員的借口而已。但是不管怎么說，既然集團(tuán)有這樣的要求，就不能不執(zhí)行。這要是在幾年前，鐘劍一定極其不愿意去做這樣的事情，把自己一手培養(yǎng)起來的弟兄們親手裁掉，這難以接受，更不容易開口。不過身處快速消費(fèi)品行業(yè)，他早已習(xí)慣了人員的高速流動。但是，軟件工程師不招不行。想到這里，他趕緊說：“哎呀！李總，公司的決定我一定遵照執(zhí)行，但軟件工程師還是要招的，否則公司的erp系統(tǒng)就無法正常運(yùn)行了。我回去趕緊想一想減員的事情如何處理，但是軟件工程師的事您還是要幫我的忙?！?

望著李總走出辦公室的背影，鐘劍的兩道劍眉慢慢地?cái)Q在了一起。裁員從誰開始呢？鐘劍坐到電腦前，打開信息中心辦公室位置圖，一個一個看過去，眼睛落在系統(tǒng)規(guī)劃部。

系統(tǒng)規(guī)劃部是他聽從了咨詢公司的建議成立的，最初只有規(guī)劃和監(jiān)理兩個崗位，一個負(fù)責(zé)IT投資的整體規(guī)劃和需求分析，一個負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)運(yùn)行的監(jiān)督管理。規(guī)劃部經(jīng)理小馬是鐘劍一手帶出來的項(xiàng)目經(jīng)理，技術(shù)過硬，雖然在業(yè)務(wù)管理方面還有所欠缺，但在過去項(xiàng)目實(shí)施過程中與各部門的業(yè)務(wù)主管們建立了比較良好的關(guān)系。后來，由于高層領(lǐng)導(dǎo)在信息中心安排了3個人，鐘劍不得不在這個部門增設(shè)了客服、培訓(xùn)和行政專員3個崗位。由于他們跟高層領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系密切，這在一定程度上阻礙了鐘劍和小馬放開手腳進(jìn)行管理。這是掃清礙腳石的一個好機(jī)會。

打定主意后，鐘劍叫來小馬，告之公司文件的要求和自己的決定，并征求他的意見。小馬非常支持。鐘劍立即安排信息中心全體人員開會，準(zhǔn)備做一次全員的測評，并邀請部分關(guān)聯(lián)密切的部門和領(lǐng)導(dǎo)參與，以求做到公正的末位淘汰。接下來，鐘劍和相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)交流，告訴他們這三個人日常的表現(xiàn)和可能的測評結(jié)果，讓他們提前做好安排，以免測評的結(jié)果對他們不利。

果然，不到一周時間后，3位“皇親國戚”被調(diào)離信息中心。這一動作使信息中心成為響應(yīng)公司裁員號召的標(biāo)桿。作為回報(bào)，人力資源部也讓軟件工程師人選快速到位。

隨后，鐘劍利用年終桌面外包商評審和重新招標(biāo)的機(jī)會，以增加服務(wù)費(fèi)和備件耗材采購意向?yàn)闂l件，要求外包商增加兩個駐點(diǎn)人員，承擔(dān)了原來行政和客服兩個崗位的大部分工作。通過幾招漂亮的太極推手，鐘劍輕松解決了裁員所帶來的難題。

項(xiàng)目擱置

但是，事情并沒有因此就一帆風(fēng)順。一天，小馬告訴鐘劍，生產(chǎn)經(jīng)營部提出防偽防竄貨系統(tǒng)項(xiàng)目暫停的申請。

在快速消費(fèi)品行業(yè)，竄貨問題不僅影響了企業(yè)整體的經(jīng)營部署，擾亂市場價格體系，而且讓假冒偽劣產(chǎn)品的制造者有機(jī)可乘。因此，市場部和打假辦前段時間提出建設(shè)防偽防竄貨系統(tǒng)的需求。

鐘劍對這樣的項(xiàng)目非常感興趣——由業(yè)務(wù)部門主動提出的需求，信息中心只要聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商，并在技術(shù)上把關(guān)即可，而不必花大量時間和精力去說服、實(shí)施和推廣。確定供應(yīng)商后，鐘劍就派小馬參與其中，從系統(tǒng)規(guī)范、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)方案等方面提出技術(shù)性的要求，同時就業(yè)務(wù)管理給予其能力范圍內(nèi)的建議。

由于產(chǎn)品包裝特性的要求，原方案中的噴碼和貼碼方式都不能解決問題，只有采用激光雕刻方式。但是，一臺激光雕刻機(jī)就要25萬元，比原方案中的噴碼機(jī)要貴一倍多。另外，雕刻的位置是在瓶體固定區(qū)域，需要在包裝生產(chǎn)線上添加移位和旋轉(zhuǎn)控制設(shè)備。這樣，項(xiàng)目費(fèi)用要超出預(yù)算近200萬元。

聽到這個消息，鐘劍暗暗慶幸當(dāng)初自己沒有在此項(xiàng)目上涉足太深。他也清楚生產(chǎn)經(jīng)營部反對的原因——防偽防竄貨系統(tǒng)要求生產(chǎn)經(jīng)營部對原有的包裝生產(chǎn)線進(jìn)行改造，加上打碼和記錄的過程，增加工序，肯定會影響產(chǎn)能。如果不增加包裝線和人工，今年年初制定的生產(chǎn)任務(wù)一定完不成。現(xiàn)在，生產(chǎn)經(jīng)營部正好以超出預(yù)算為由提出反對意見。

鐘劍吩咐小馬，在這件事上信息中心不要表態(tài)。他說，在這樣一個信息化認(rèn)可度極高的集團(tuán)中，信息中心不要太強(qiáng)勢，要定位為一個技術(shù)支持和服務(wù)的角色。此外，鐘劍告訴小馬，一年一度的報(bào)預(yù)算工作很快要開始，應(yīng)該分頭去找業(yè)務(wù)部門，幫助他們分析現(xiàn)有信息系統(tǒng)支撐存在的問題，交流明年可能需要增加哪些新系統(tǒng)，并強(qiáng)調(diào)信息中心一定會做好服務(wù)和支持工作。

預(yù)算被打?qū)φ?

不久，一年一度的年度預(yù)算編制工作開始了。按照慣例，除銷售需要做收入以外，其他部門全部是提出未來一年的工作計(jì)劃，以及相對應(yīng)的投資和費(fèi)用預(yù)算。信息中心也是一樣，讓各部門經(jīng)理對應(yīng)去年的預(yù)算內(nèi)容，分析一下明年可能要使用的各項(xiàng)費(fèi)用，并讓小馬去了解一下今年的費(fèi)用情況，相對應(yīng)地編制了2009年的預(yù)算。由于今年春節(jié)來得比較早，2月中旬大家才正常工作，一來二去預(yù)算工作也就拖到2月底才做最終的匯總工作。

鐘劍了解到，公司2009年的銷售收入總額預(yù)計(jì)在50億元左右，按往年的慣例，用0.5%，即2500萬元作為IT預(yù)算。根據(jù)前期裁員、項(xiàng)目擱置等情況分析，他又自覺地把比例向下壓了壓，按0.4%計(jì)算為2000萬元。最后，鐘劍針對一些實(shí)際情況，把數(shù)據(jù)相應(yīng)做了些調(diào)整，最終結(jié)果是1968.56萬元。

又過了一個星期，總裁召集全公司預(yù)算辦公會議。

會議上，總裁對大家的預(yù)算極為不滿，他認(rèn)為大家的預(yù)算沒有考慮到全球性金融危機(jī)所帶來的影響越來越嚴(yán)重，并且要求所有部門的預(yù)算要在原來上報(bào)的預(yù)算基礎(chǔ)上打?qū)φ邸?

何去何從

預(yù)算打?qū)φ郏敲垂镜腎T預(yù)算就只有不到1000萬元了。而鐘劍列了一下，很多IT需求都是非常迫切的：

·大部分PC服務(wù)器和小型機(jī)都是5年前采購的，從今年起需要逐步更換；

·數(shù)據(jù)交換中心建設(shè)、災(zāi)備工作都規(guī)劃要在今年內(nèi)完成的，錢減少了活不可能不干；

·今年總部辦公大樓要搬遷，機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)等都需要重新布置；

·協(xié)同辦公平臺、移動商務(wù)系統(tǒng)在總部和附近的分公司做了試運(yùn)行，效果不錯，今年就應(yīng)該全面推廣了；

·馬上就要收購的云南工廠，明年上線SAP是在情理之中的……

單是這幾個項(xiàng)目的預(yù)算就已經(jīng)超過1000萬元了。鐘劍尋思，難道在這家公司走到頭了？但是他轉(zhuǎn)念一想，哪怕要走，也要先過了這一關(guān)，并接著修改預(yù)算：

·把簡單的工作交給外包商去做，減少項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和人工成本；

·項(xiàng)目盡量采用外包和合作的方式進(jìn)行，讓供應(yīng)商也出一部分錢，幫助供應(yīng)商完善其產(chǎn)品；

·讓業(yè)務(wù)部門也承擔(dān)一部分項(xiàng)目費(fèi)用；

·誰使用誰付費(fèi)，讓業(yè)務(wù)部門為服務(wù)買單；

·與硬件提供應(yīng)簽訂戰(zhàn)略采購協(xié)議，延長付款期限，減少企業(yè)資金壓力……

長長的清單整理出來了，將明顯不合理的內(nèi)容勾去，對剩下的再進(jìn)行細(xì)分。鐘劍想，這又將是一個長長的不眠夜……