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云crm 系統(tǒng)實施與企業(yè)內(nèi)部控制管理實踐

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 云CRM(Enterprise Resource Planning)系統(tǒng)是一個高度集成的企業(yè)管理信息系統(tǒng),它將企業(yè)的財務(wù)、采購、銷售、生產(chǎn)和庫存等核心業(yè)務(wù)流程整合和固化到統(tǒng)一的信息系統(tǒng)平臺上。中國石油于2008 年啟動了云crm 系統(tǒng)建設(shè),目前已經(jīng)全面建成覆蓋上下游8 大業(yè)務(wù)板塊的統(tǒng)一的云crm 系統(tǒng)。同時,中國石油作為上市企業(yè),企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)也同步進(jìn)行。筆者就企業(yè)實施云crm 系統(tǒng)過程中如何開展內(nèi)部管理進(jìn)行闡述。


    COSO內(nèi)部控制體系包含5 個要素,分別為控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)督,涉及公司層面的控制、業(yè)務(wù)活動的控制以及信息系統(tǒng)總體控制。隨著云CRM系統(tǒng)的上線運行,企業(yè)的內(nèi)部控制體系建設(shè)應(yīng)與云crm系統(tǒng)的建設(shè)同步開展。


1 云crm控制規(guī)范形成過程


    首先,要建立云crm內(nèi)控工作程序,明確不同階段的內(nèi)控工作目標(biāo)和內(nèi)容,界定內(nèi)控部門、業(yè)務(wù)部門和云crm項目實施各方成員的工作職責(zé)。針對試點、推廣單位,要分別建立試點單位和推廣單位的工作程序。項目啟動和藍(lán)圖設(shè)計階段,主要是界定內(nèi)控管理的范圍,與云crm藍(lán)圖設(shè)計建模相結(jié)合, 編制云crm藍(lán)圖與內(nèi)控業(yè)務(wù)流程架構(gòu)對照表。


    差異分析階段,主要對業(yè)務(wù)藍(lán)圖、現(xiàn)行內(nèi)控業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)配置情況進(jìn)行差異分析, 開展云crm藍(lán)圖建模質(zhì)量檢查和藍(lán)圖確認(rèn),進(jìn)行云crm藍(lán)圖與業(yè)務(wù)流程整合,檢查整合后流程建模質(zhì)量等。建立云crm系統(tǒng)的控制規(guī)范階段,主要是云crm系統(tǒng)試運行,進(jìn)行云crm流程風(fēng)險識別與控制設(shè)計,風(fēng)險和控制建模。


    在流程測試和發(fā)布階段,企業(yè)要根據(jù)系統(tǒng)運行情況,開展管理層審計測試,對前面建立的風(fēng)險控制和流程控制進(jìn)行驗收,更新完善內(nèi)控規(guī)范,實現(xiàn)云crm業(yè)務(wù)藍(lán)圖與內(nèi)控流程的整合和對接,修訂內(nèi)控手冊,發(fā)布最終業(yè)務(wù)流程。


2 云crm系統(tǒng)上線對內(nèi)部控制的影響


    2.1 云crm上線對原有系統(tǒng)的影響


    由于云crm系統(tǒng)將業(yè)務(wù)流程與財務(wù)緊密集成, 企業(yè)將面臨兩種選擇:云crm系統(tǒng)取代原有系統(tǒng); 原有系統(tǒng)與云crm系統(tǒng)建立接口。企業(yè)應(yīng)從業(yè)務(wù)角度出發(fā),結(jié)合業(yè)務(wù)與信息技術(shù)的目標(biāo),確定將采取的實現(xiàn)模式。

 

    a.替代原有業(yè)務(wù)系統(tǒng),如:云crm系統(tǒng)采購模塊將會替代原有的物資采購系統(tǒng)。


    b.增加與原有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口,如未完全取代的重要業(yè)務(wù)或財務(wù)系統(tǒng),將會建立原有系統(tǒng)與云crm系統(tǒng)的接口,例如:建立財務(wù)管理系統(tǒng)與云crm系統(tǒng)總賬間的接口。


    2.2 云crm上線對原有流程的影響


    企業(yè)采用云crm系統(tǒng)這一管理工具作為企業(yè)的管理平臺,在實施云crm系統(tǒng)之前,必須首先進(jìn)行業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計,在此過程中對原有的內(nèi)控業(yè)務(wù)流程也帶來根本性的影響。


    2.2.1新增業(yè)務(wù)流程


    原有控制是通過業(yè)務(wù)的逐筆審核來實現(xiàn)控制,云crm實施后,主數(shù)據(jù)的維護(hù)流程將作為新增獨立的控制和流程進(jìn)行實施。例如產(chǎn)品銷售價格,財務(wù)部根據(jù)實際發(fā)生發(fā)票價格作為賬務(wù)處理依據(jù),同時對價格進(jìn)行復(fù)核。而應(yīng)用云crm后,新增了主數(shù)據(jù)維護(hù)流程。


    2.2.2更新業(yè)務(wù)流程


    云crm系統(tǒng)的實施將會對原有業(yè)務(wù)流程的結(jié)構(gòu)和執(zhí)行方式產(chǎn)生影響,其中包括:流程實現(xiàn)方式變更,流程中的很多業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)由原手工方式變?yōu)樵谠芻rm系統(tǒng)中處理;流程的結(jié)構(gòu)發(fā)生變化,云crm系統(tǒng)上線后,很多業(yè)務(wù)的處理由業(yè)務(wù)的后端移到前端,部分業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行了調(diào)整,導(dǎo)致整個流程的結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化。


    2.2.3 流程重要性變化


    云crm系統(tǒng)實施后, 由于部分業(yè)務(wù)流程的風(fēng)險由業(yè)務(wù)后端移至業(yè)務(wù)前端,同時相應(yīng)的控制措施也轉(zhuǎn)移到業(yè)務(wù)前端中(例如:采購方式流程中增加對采購訂單準(zhǔn)確性的控制),因此該業(yè)務(wù)流程應(yīng)由一般業(yè)務(wù)流程調(diào)整為重要業(yè)務(wù)流程。


    2.3 云crm上線對原有風(fēng)險的影響


    云crm是一個戰(zhàn)略問題,而不僅僅是一個技術(shù)問題,基礎(chǔ)管理規(guī)范是云crm實施的前提。在業(yè)務(wù)流程優(yōu)化過程中, 將會增加與云crm系統(tǒng)相關(guān)的風(fēng)險,因此將會影響原有風(fēng)險數(shù)據(jù)庫。


    2.3.1 云crm系統(tǒng)新增主數(shù)據(jù)流程帶來新的控制風(fēng)險例如,新增的主數(shù)據(jù)流程,帶來新的控制風(fēng)險:


    a. 在建工程轉(zhuǎn)資交易類型定義不正確,導(dǎo)致賬務(wù)處理不完整、不準(zhǔn)確。


    b.會計科目主數(shù)據(jù)不完整、不準(zhǔn)確。


    c.新增/變更會計科目主數(shù)據(jù)未經(jīng)過有效審批。

 

    2.3.2 云crm系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理方式變更帶來的風(fēng)險


    例如,由于云crm系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理方式的變化帶來風(fēng)險的改變:


    a.憑證批輸入過賬操作不正確,影響記賬憑證的完整性和準(zhǔn)確性。


    b.開關(guān)物料期間未經(jīng)有效審批。

 

    c.取消物料憑證未經(jīng)有效審批。

 

    d.配送差異處理未經(jīng)過有效審批。


    2.4 云crm上線對原有控制的影響


    云crm系統(tǒng)的應(yīng)用提高了控制執(zhí)行的自動化程度,此外,系統(tǒng)對業(yè)務(wù)、財務(wù)、內(nèi)部管理等方面進(jìn)行整合,部分控制措施也從財務(wù)轉(zhuǎn)移到業(yè)務(wù)的前端或延伸到業(yè)務(wù)部門執(zhí)行。因此,云crm的上線對控制產(chǎn)生了以下影響:


    a.云crm系統(tǒng)自動控制取代原有手工控制,例如,銷售收入確認(rèn)、發(fā)出成本核算。

 

    b.云crm系統(tǒng)的使用帶來控制形式的變化,例如,銷售的稽核,由于訂單的準(zhǔn)確性決定了記入總賬數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,所以有效控制由財務(wù)審核轉(zhuǎn)變?yōu)闃I(yè)務(wù)部門的審核。


    2.5 云crm上線對權(quán)限管理的影響


    隨著云crm這樣大集成的系統(tǒng)逐漸被采用,如果系統(tǒng)授權(quán)不當(dāng),企業(yè)運營的風(fēng)險也會大大提高。這種風(fēng)險主要包括兩個方面: 一是讓更多原本沒有必要了解這些信息的員工可隨時掌握這些信息,大大增加了泄密的可能性;二是讓原本沒有必要操作或加工這些信息的員工擁有了這些權(quán)力,增加了管理失控的可能。因此,還應(yīng)當(dāng)建立權(quán)限控制策略。


3 云crm系統(tǒng)對內(nèi)控管理的推動作用


    云crm系統(tǒng)的實施,將統(tǒng)一規(guī)范業(yè)務(wù)流程,促進(jìn)管理提升,增強企業(yè)相關(guān)信息安全性,減少企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險,這也正是云crm系統(tǒng)助推企業(yè)加強內(nèi)控體制的優(yōu)勢所在。


    3.1 強化經(jīng)營管理活動的全過程控制


    企業(yè)在適應(yīng)云crm系統(tǒng)管理理念過程中,充分借鑒標(biāo)準(zhǔn)流程,精心設(shè)計、不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,全面提升現(xiàn)有流程,制定統(tǒng)一的編碼標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)行全面的數(shù)據(jù)規(guī)劃,收集完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),嚴(yán)把數(shù)據(jù)入口關(guān),形成柔性化生產(chǎn)、個性化服務(wù),提高客戶滿意度,集成市場、科研和生產(chǎn)的一體化過程,對堵塞漏洞提供了手段。通過應(yīng)用云crm系統(tǒng),可以方便地對內(nèi)控體制進(jìn)行通盤設(shè)計,更好地對企業(yè)的各種業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整體協(xié)調(diào)。在傳統(tǒng)環(huán)境下對“點”的控制,在云crm系統(tǒng)中,可以發(fā)展成對“線”和“面”的多維控制??梢哉f,云crm系統(tǒng)將使內(nèi)部控制的“預(yù)防性職能”充分發(fā)揮,而預(yù)防性職能的發(fā)揮是加強企業(yè)風(fēng)險控制的最佳方式。


    3.2 以財務(wù)管控帶動全面業(yè)務(wù)管控


    以財務(wù)管理為核心的云crm系統(tǒng)是一個財務(wù)導(dǎo)向的企業(yè)全面集成系統(tǒng),財務(wù)為業(yè)務(wù)服務(wù)。在云crm系統(tǒng)中,財務(wù)與各項業(yè)務(wù)關(guān)系更為密切,在每一筆業(yè)務(wù)發(fā)生的信息流、物流和資金流中,財務(wù)都可以獲得相關(guān)的業(yè)務(wù)信息,財務(wù)部門可以通過對這些信息的綜合分析,對業(yè)務(wù)的成本費用進(jìn)行有效監(jiān)控和管理;通過財務(wù)管控有效集成業(yè)務(wù)流各環(huán)節(jié),所有部門都被有效制約和監(jiān)控,做到事前預(yù)算、事中控制、事后準(zhǔn)確核算。財務(wù)部門對相關(guān)信息的分析可以預(yù)知數(shù)據(jù)背后存在的風(fēng)險,如分析日常經(jīng)營中操作性的風(fēng)險,通過庫存分析、應(yīng)收賬款分析、償債能力分析、盈利能力分析、預(yù)算執(zhí)行對比分析等,并與同行業(yè)比較,對潛在經(jīng)營風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險進(jìn)行預(yù)測和控制以利于高層管理者做到謹(jǐn)慎決策。

 

    總而言之,云crm系統(tǒng)的實施,對企業(yè)加強內(nèi)部控制,優(yōu)化業(yè)務(wù)流程有著積極的意義,在云crm內(nèi)控工作中,需要強化對系統(tǒng)本身的理解,深入分析云crm系統(tǒng)所帶來的深刻變革和廣泛影響,選擇合理的時機,主動介入。云crm系統(tǒng)助推企業(yè)內(nèi)控管理的成熟完善是一個螺旋式的發(fā)展過程,內(nèi)控體制也必然要隨著云crm系統(tǒng)本身的使用不斷修改而趨于完善,企業(yè)必須針對已經(jīng)建成的內(nèi)控系統(tǒng),在云crm系統(tǒng)運行的過程中不斷進(jìn)行效果測評,以便于高層管理者對內(nèi)控有效性做出一個明確的評定,從而為其以后的完善優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持;而內(nèi)控管理的成熟也將推動云crm系統(tǒng)的不斷更新完善。

發(fā)布:2007-03-28 11:52    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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