怎么設(shè)計(jì)oa系統(tǒng)

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 　　一般設(shè)計(jì)院在實(shí)時(shí)掌握和控制項(xiàng)目成本、獲取項(xiàng)目進(jìn)度以及確保項(xiàng)目按時(shí)交付方面出現(xiàn)了管理難題。對(duì)于設(shè)計(jì)院而言，僅僅管理業(yè)務(wù)流程的OA系統(tǒng)逐漸不能滿(mǎn)足企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。

　　當(dāng)下，泛普提出一體化的解決方案，全面滿(mǎn)足企業(yè)管理的各項(xiàng)需求。主要體現(xiàn)在：

　　1、解決目前項(xiàng)目管理的問(wèn)題，建立合適的控制機(jī)制幫助企業(yè)實(shí)時(shí)掌握和控制項(xiàng)目流程，管理項(xiàng)目進(jìn)度;

　　2、多維度地進(jìn)行項(xiàng)目成本分析，從部門(mén)、項(xiàng)目、個(gè)人的角度對(duì)項(xiàng)目的成本進(jìn)行分析和控制;

　　3、設(shè)計(jì)師個(gè)人工時(shí)和績(jī)效管理，隨時(shí)提供設(shè)計(jì)師的忙閑狀況，方便資源調(diào)配。

　　此外，系統(tǒng)能同時(shí)提供HR(人力資源管理)及OA等功能，實(shí)現(xiàn)一個(gè)系統(tǒng)即能解決企業(yè)管理的各種問(wèn)題。

　　原始社會(huì)到工業(yè)作坊到現(xiàn)代企業(yè)都存在一定的制度和規(guī)矩來(lái)協(xié)同整個(gè)組織的運(yùn)作，這就是所謂的管理(沒(méi)有規(guī)矩不成方圓);管理的目的是讓每一個(gè)人發(fā)揮所長(zhǎng)而不是限制每一個(gè)人，而每一個(gè)人的特長(zhǎng)發(fā)揮需要更好的協(xié)同。

　　協(xié)同在任何組織天然存在：因?yàn)槿祟?lèi)社會(huì)存在專(zhuān)業(yè)分工、既有分工必然需要協(xié)同。從遠(yuǎn)古時(shí)代的飛鴿傳信、烽火臺(tái)、飛馬傳書(shū)、驛站、官員奏章、朝廷頒令，到近代的書(shū)信郵局、電報(bào)傳真、電話(huà)、紅頭文件、內(nèi)部會(huì)議，再到現(xiàn)代電子郵件、即時(shí)通訊、移動(dòng)手機(jī)、視頻通訊、微博微信……所有這些都是為了滿(mǎn)足更高效實(shí)現(xiàn)一個(gè)組織目標(biāo)而發(fā)明的協(xié)同工具。從現(xiàn)代文明開(kāi)始，隨著電腦科技的發(fā)展、企業(yè)組織的發(fā)達(dá)，也就產(chǎn)生了現(xiàn)在的協(xié)同(OA)軟件!

　　目前，協(xié)同(OA)軟件是管理軟件大類(lèi)的一個(gè)關(guān)鍵分支，除了協(xié)同系(組織管理系)軟件之外，還有另一大核心分支：ERP系(業(yè)務(wù)管理系)軟件。在組織中，ERP等業(yè)務(wù)軟件像一個(gè)組織的武官為組織開(kāi)辟江山——以業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理為核心;OA等組織管理軟件更像一個(gè)組織的文官為組織做好江山治理——以組織人員行為管理為核心;一個(gè)好的文官一定需要懂一些業(yè)務(wù)，一個(gè)好的武官也一定要懂一些文治，所以也有了OA與ERP業(yè)務(wù)的集成需求，文武兼?zhèn)渥尳M織協(xié)同更加高效。

　　1. 協(xié)同(OA)軟件的本義與價(jià)值

　　組織以目標(biāo)實(shí)現(xiàn)為出發(fā)點(diǎn)、以一定的關(guān)系來(lái)架構(gòu)，并且一個(gè)組織的任何指令信息一定都是由人來(lái)發(fā)出(就像人的心臟指揮著血液的流轉(zhuǎn))，發(fā)出的指令一定通過(guò)路徑(經(jīng)脈)來(lái)執(zhí)行，執(zhí)行過(guò)程的就是信息的交換或者更新(血液供養(yǎng)組織單元，組織單元都是造血單位)。任何組織的本身就是這樣運(yùn)作的，而協(xié)同(OA)軟件則是為了幫助組織機(jī)體時(shí)刻保持最佳的健康狀態(tài)!所以，我們可以將協(xié)同(OA)軟件理解為：以目標(biāo)為綱領(lǐng)、以組織架構(gòu)為骨架、以人為心臟、以工作流程為經(jīng)脈、以知識(shí)信息為血液，使組織內(nèi)外的各個(gè)部門(mén)、各個(gè)人員協(xié)同運(yùn)作起來(lái)達(dá)成組織目標(biāo)的信息系統(tǒng)/平臺(tái)。

　　從上述協(xié)同(OA)軟件的概念中提取關(guān)鍵詞的話(huà)，我們會(huì)得到：目標(biāo)、組織架構(gòu)、人、流程、知識(shí)等，其中目標(biāo)、架構(gòu)、人是組織的基本構(gòu)成要素，而流程和知識(shí)則是屬于組織基本要素中管理的范疇。事實(shí)上，幾乎所有的協(xié)同(OA)軟件都是以知識(shí)分享、流程管理、門(mén)戶(hù)推送和協(xié)助溝通為核心而不斷豐富和發(fā)展起來(lái)的!而協(xié)同(OA)軟件對(duì)于組織的價(jià)值也從這四大核心衍生出來(lái)：

　　1)協(xié)同(OA)軟件的基本應(yīng)用價(jià)值：

　　•讓組織的制度真正落地，讓組織行為更加規(guī)范、高效(流程的價(jià)值)

　　•為組織內(nèi)部創(chuàng)建一個(gè)內(nèi)部google，讓所有的知識(shí)信息可按需獲取(知識(shí)的價(jià)值)

　　•把組織內(nèi)的信息和事物根據(jù)每一個(gè)崗位的權(quán)限和職責(zé)聚類(lèi)形成個(gè)性化的崗位工作門(mén)戶(hù)，讓信息和事情找人而不是人找信息(門(mén)戶(hù)的價(jià)值)

　　•為組織實(shí)現(xiàn)跨組織和跨部門(mén)的協(xié)助溝通渠道，讓信息能夠更加快速有效的流轉(zhuǎn);讓不同部門(mén)的成員可以圍繞同一個(gè)事項(xiàng)實(shí)現(xiàn)快速協(xié)助(協(xié)助溝通的價(jià)值)

　　2)協(xié)同(OA)軟件的深度應(yīng)用價(jià)值：

　　•讓整個(gè)組織的所有人員都可以圍繞公司的目標(biāo)展開(kāi)協(xié)同工作(目標(biāo)導(dǎo)向)

　　•在電子流程規(guī)范組織行為的同時(shí)優(yōu)化組織流程管控(流程優(yōu)化)

　　•知識(shí)信息在共享的過(guò)程中得到創(chuàng)新，形成企業(yè)內(nèi)部電子生態(tài)管理體系(具有自我積累、更新和變革的能力)

　　•組織中的每一個(gè)成員都可以形成以我為中心的網(wǎng)狀組織機(jī)構(gòu)，達(dá)成以?xún)r(jià)值實(shí)現(xiàn)為核心的社交化管理

　　2. 協(xié)同(OA)軟件的兩個(gè)關(guān)鍵模型

　　1) 協(xié)同矩陣模型：

　　如果我們把一個(gè)組織進(jìn)行抽象理解，那么在任何一個(gè)企業(yè)和單位都有七大基本要素：人的要素、流程的要素、知識(shí)的要素、客戶(hù)資源的要素、項(xiàng)目事件的要素、物的要素和財(cái)?shù)囊?。這七大要素并不孤立存在，而必定是相互之間強(qiáng)關(guān)聯(lián)的，同時(shí)這些要素在組織內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)之間進(jìn)行流轉(zhuǎn)。

　　協(xié)同矩陣模型提供了企業(yè)信息網(wǎng)狀管理的解決方案，使組織單位的各個(gè)要素在一個(gè)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)"立體多線程"的管理。在系統(tǒng)中，如果用戶(hù)找到一個(gè)信息點(diǎn)，與這個(gè)信息點(diǎn)相關(guān)聯(lián)的所有信息都被找到。例如，找到一位公司內(nèi)部的銷(xiāo)售人員，那么就能了解到與這個(gè)銷(xiāo)售人員有關(guān)的一切信息，包括：他個(gè)人的財(cái)務(wù)信息(工資、福利、成本、費(fèi)用)、他管理的客戶(hù)、他撰寫(xiě)的文檔資料、他管理的下屬、他參與的項(xiàng)目、他使用的公司資產(chǎn)，他現(xiàn)在的工作安排等。所有有關(guān)的信息像一張網(wǎng)，可以通過(guò)員工個(gè)人資料這個(gè)信息節(jié)點(diǎn)被迅速的提取出來(lái)。

　　2) 協(xié)同齒輪模型：

　　協(xié)同矩陣模型有效解決了"組織的信息網(wǎng)狀管理"的需求，對(duì)于協(xié)同(OA)軟件而言，這是系統(tǒng)邏輯思想層面的問(wèn)題，另外對(duì)于系統(tǒng)來(lái)講在動(dòng)力傳送方面還需要有另一個(gè)模型(即齒輪聯(lián)動(dòng)模型)來(lái)支持"協(xié)同矩陣"的運(yùn)作，從而支撐系統(tǒng)在組織內(nèi)部的真正協(xié)同管理。"齒輪聯(lián)動(dòng)模型"的設(shè)計(jì)關(guān)鍵就是：系統(tǒng)提供一個(gè)核心引擎(類(lèi)似"齒輪校合中心")來(lái)支撐系統(tǒng)各個(gè)應(yīng)用模塊(主要有：知識(shí)文檔管理模塊、工作流應(yīng)用管理模塊、人力資源應(yīng)用管理模塊、客戶(hù)關(guān)系管理模塊、項(xiàng)目管理模塊、財(cái)務(wù)管理模塊和資產(chǎn)管理模塊等)的協(xié)同運(yùn)作，每一個(gè)模塊類(lèi)似一個(gè)齒輪：只要其中一個(gè)模塊(齒輪)轉(zhuǎn)動(dòng)就能夠通過(guò)齒輪校合中心帶動(dòng)其它模塊(齒輪)的轉(zhuǎn)動(dòng)。

　　3. 協(xié)同(OA)軟件的分類(lèi)

　　按照協(xié)同OA軟件在組織中發(fā)揮價(jià)值不同和側(cè)重點(diǎn)，可以將其分為三大類(lèi)，即：協(xié)同辦公軟件、協(xié)同平臺(tái)軟件、協(xié)同工具軟件。

　　1) 協(xié)同辦公軟件：

　　協(xié)同辦公軟件指幫助組織實(shí)現(xiàn)協(xié)同化管理和辦公的應(yīng)用軟件，包括綜合通訊、協(xié)作區(qū)(含團(tuán)隊(duì)協(xié)作等)、信息門(mén)戶(hù)、工作流、文檔管理等功能。部分協(xié)同辦公軟件是在第三方協(xié)同平臺(tái)軟件基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)的，另外也有部分在系統(tǒng)軟件或中間件上直接開(kāi)發(fā)而成。目前，我國(guó)典型的協(xié)同辦公軟件有致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)的協(xié)同(OA)軟件、金和的C6協(xié)同運(yùn)營(yíng)管理平臺(tái)以及泛普的協(xié)同管理應(yīng)用平臺(tái)、協(xié)同辦公標(biāo)準(zhǔn)版、云辦公平臺(tái)等。并且，以泛普為代表的OA軟件正在強(qiáng)化后端引擎能力，向平臺(tái)化發(fā)展。

　　2)協(xié)同平臺(tái)軟件：

　　協(xié)同平臺(tái)軟件指提供一個(gè)協(xié)同化的架構(gòu)(包括開(kāi)發(fā)工具和開(kāi)發(fā)環(huán)境)，可以讓用戶(hù)或獨(dú)立軟件開(kāi)發(fā)商在此基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)最終應(yīng)用的平臺(tái)型軟件。協(xié)同平臺(tái)軟件包括IBM Lotus Domino、微軟的Sharepoint Server以及泛普的協(xié)同管理配置平臺(tái)e-OA(目前已經(jīng)整合到后端)等產(chǎn)品。

　　3)協(xié)同工具軟件：

　　協(xié)同工具軟件指相對(duì)獨(dú)立的、功能相對(duì)簡(jiǎn)單、用于相互間溝通的軟件，解決的是組織內(nèi)部信息發(fā)布、交流、記錄的問(wèn)題，包括獨(dú)立的企業(yè)電子郵件系統(tǒng)軟件、企業(yè)即時(shí)通訊系統(tǒng)軟件、視頻軟件、企業(yè)統(tǒng)一消息系統(tǒng)等。

　　以上是泛普十六年的OA實(shí)踐得出的結(jié)論，會(huì)在日后的文章中給您介紹目前社會(huì)形態(tài)中主流組織的管理核心問(wèn)題，即：實(shí)現(xiàn)目標(biāo)創(chuàng)造價(jià)值，以及與之配套的組織協(xié)同運(yùn)作問(wèn)題(如何更好更快地達(dá)成目標(biāo)、創(chuàng)造價(jià)值);部分的篇幅涉及組織如何提升“創(chuàng)造價(jià)值過(guò)程的愉悅”，因?yàn)檫@是時(shí)代發(fā)展的必然!