怎么保障DRP系統(tǒng)數(shù)據(jù)準確性

怎么保障DRP系統(tǒng)數(shù)據(jù)準確性

對于企業(yè)來說，一套（DRP，Distribution Resource Planning分銷資源計劃）系統(tǒng)上線只是萬里長征的第一步，上線時DRP的效用可能僅僅發(fā)揮了20－30%。如果想要系統(tǒng)更充分地發(fā)揮效用，還需要做很多堅持不懈、細致深入的工作，而這些工作當(dāng)中，保障DRP數(shù)據(jù)的準確性又是一項非常重要的基礎(chǔ)性工作。

一 DRP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)問題

DRP上線前的數(shù)據(jù)主要是靜態(tài)數(shù)據(jù)（如基礎(chǔ)參數(shù)設(shè)置）和期初數(shù)據(jù)，這一部分屬于項目實施工作的范圍，一般如果實施方富有經(jīng)驗、企業(yè)方又能夠充分重視和配合的話，這一部分的問題不會太大。

需要重視的是DRP上線后的數(shù)據(jù)準確性，這也是本文希望重點討論的內(nèi)容。

DRP上線后，其數(shù)據(jù)準確性管理的難度在于三個方面：

一是數(shù)據(jù)以動態(tài)數(shù)據(jù)為主，如采購和銷售訂單、調(diào)撥出入庫等數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)每時每刻都在發(fā)生；二是數(shù)據(jù)來源于“數(shù)以十計”的分公司或者代理商、經(jīng)銷商，來自以百甚至千計的門店，涉及范圍廣、人員多；三是DRP上線后的數(shù)據(jù)管理一般來說屬于實施項目范圍之外的事情，實施方不會關(guān)注，而企業(yè)方又往往重實施輕維護，把系統(tǒng)上線當(dāng)成工作的結(jié)束，所以往往對DRP上線后保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)準確性的工作重視不夠、投入不夠。

DRP系統(tǒng)中最核心的數(shù)據(jù)是銷售和庫存數(shù)據(jù)，這兩類數(shù)據(jù)也是企業(yè)通常最關(guān)心的。

一般來說，只要上了DRP系統(tǒng)，零售開單或者銷售出庫等操作都會通過系統(tǒng)來進行，所以銷售數(shù)據(jù)的準確性還是比較高的。我們看到的數(shù)據(jù)不準確主要是分支機構(gòu)倉庫和門店倉庫的庫存數(shù)據(jù)不準確。

對于庫存數(shù)據(jù)而言，通常分支機構(gòu)倉庫或門店倉庫的總數(shù)或者到商品大類（鞋/服裝/配件）的數(shù)量還是比較準確的，庫存數(shù)據(jù)的不準確，主要反映在庫存明細數(shù)據(jù)，即到款、到色、到碼的庫存數(shù)據(jù)不準確。

這種差異在不同企業(yè)、不同分支機構(gòu)都不同程度的存在，有些企業(yè)、有些分支機構(gòu)庫存數(shù)據(jù)的不準確，已經(jīng)到了從門店到分支機構(gòu)都基本不看系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)的程度，系統(tǒng)對于他們只是一個用來做銷售和出入庫開單的工具，而庫存相關(guān)的查詢和報表功能基本沒有發(fā)揮。

二 數(shù)據(jù)不準確的負面影響

數(shù)據(jù)不準確造成的影響是多方面的，我們看到企業(yè)中的多數(shù)人員，對數(shù)據(jù)不準確所造成的負面影響認識不足。那么，數(shù)據(jù)不準確造成的影響都有哪些呢？

高層決策缺乏及時有效的數(shù)據(jù)支持

DRP系統(tǒng)提供的銷售與庫存數(shù)據(jù)是高層決策的重要依據(jù)，這些決策包括：期貨與現(xiàn)貨訂貨、分支機構(gòu)間暢滯銷商品調(diào)撥、銷售與促銷策略等。雖然目前銷售數(shù)據(jù)是基本準確的，但庫存數(shù)據(jù)的不準確，使高層的上述決策的有效性大大降低。

有些情況下，為了高層能夠看到準確數(shù)據(jù)，企業(yè)在DRP系統(tǒng)之外，又根據(jù)手工單據(jù)及部分系統(tǒng)單據(jù)維護手工賬，雖然通常手工賬的準確程度要比系統(tǒng)賬高一些，但因為工作量的增加往往造成手工賬比實際業(yè)務(wù)和系統(tǒng)賬時間大大延遲，所以高層看到數(shù)據(jù)的時間常常比期望的時間晚一兩個星期甚至更多，時間的延遲也造成決策的有效性受到極大影響。

財務(wù)部、商品部及門店做手工賬、工作量大

前面提到由于系統(tǒng)數(shù)據(jù)的不準確（或者說對于系統(tǒng)數(shù)據(jù)的不信任），為了管理層能夠看到準確數(shù)據(jù)，也為了分支機構(gòu)和門店自身的需要，很多分支機構(gòu)和門店都在不同程度地維護系統(tǒng)賬的同時維護一套進銷存手工賬。

一方面系統(tǒng)上的單據(jù)錄入、確認、審核等工作在做，一方面還要手工維護一套進銷存賬簿，這使得分支機構(gòu)的財務(wù)部、商品部以及門店的賬務(wù)管理人員工作量增加了一倍左右。

工作量大的最直接影響是人員流動率高，這一點在分支機構(gòu)的財務(wù)部和商品部反映比較集中。而人員的流動帶來的過高的新人比例，又影響到工作效率和效果，從而反過來影響到工作量，由此形成“工作量大－＞人員流失－＞新人多－＞效率低－＞工作量大”的負循環(huán)。

分支機構(gòu)內(nèi)部的門店間調(diào)撥、門店要貨等有效性低

由于系統(tǒng)數(shù)據(jù)不準確，而手工賬的數(shù)據(jù)又有所延遲，造成不論手工賬還是系統(tǒng)賬都難以作為分支機構(gòu)進行門店間調(diào)撥或者門店向分支機構(gòu)要貨的有效性，造成在還有大量庫存時卻仍然在進行貨品調(diào)入等情況，造成季末貨品滯銷、不得不降價打折損失利潤或者積壓占用大量資金。

流程與部門職能的非正?；?br />
系統(tǒng)數(shù)據(jù)的不準確還造成流程和部門職能的非正常化，其中最突出的反映在分支機構(gòu)的商品部和財務(wù)部。

商品部作為商品流動的管理機構(gòu)，負責(zé)監(jiān)控和保障商品流動的合理性、有效性，其中一項重要工作就是對門店的要貨進行審核。但我們在有的分支機構(gòu)看到，由于掌握不到準確的庫存數(shù)據(jù)，商品部難以對門店要貨是否合理進行判斷，同時限于前述的部門工作量大等問題，造成商品部不對要貨進行審核，由門店直接向分支機構(gòu)倉庫要貨，倉庫以庫存是否滿足為依據(jù)直接發(fā)貨，從而使商品部的商品管理職能大大削弱，也為門店貨品滯銷、積壓等埋下引子。

同時，財務(wù)部的一項重要工作是盤盈虧審核和原因分析追查，但是由于花費大量時間維護手工賬，財務(wù)的盈虧也往往以手工賬為準，往往要到盤點之后次月較晚時間才能確定盈虧數(shù)字，再與門店進行盈虧的明細核對和原因的一一分析也因為時間較長而心有余而力不足。盈虧的無法追查也造成問題責(zé)任遲遲不能明確、問題原因無法細致分析、問題根源無法得到清除。

系統(tǒng)停用的風(fēng)險

前面談了很多影響，其實最大的影響，在于企業(yè)由于數(shù)據(jù)不準確、從系統(tǒng)中得不到及時準確的數(shù)據(jù)支持，也不能通過系統(tǒng)理順業(yè)務(wù)部門間的流程、減輕各部門不必要的工作，而將責(zé)任歸咎于系統(tǒng)本身、對系統(tǒng)失去信任。

這種情況下，企業(yè)對系統(tǒng)“食之無味、棄之可惜”，勉強在有限范圍內(nèi)使用，不能進一步推廣應(yīng)用，甚至停用系統(tǒng)或者轉(zhuǎn)而使用其它系統(tǒng)。這不但是軟件供應(yīng)商和實施方的失敗，更是企業(yè)自身的損失。