怎么保障DRP系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性

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怎么保障DRP系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，一套（DRP，Distribution Resource Planning分銷(xiāo)資源計(jì)劃）系統(tǒng)上線(xiàn)只是萬(wàn)里長(zhǎng)征的第一步，上線(xiàn)時(shí)DRP的效用可能僅僅發(fā)揮了20－30%。如果想要系統(tǒng)更充分地發(fā)揮效用，還需要做很多堅(jiān)持不懈、細(xì)致深入的工作，而這些工作當(dāng)中，保障DRP數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性又是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作。

一 DRP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)問(wèn)題

DRP上線(xiàn)前的數(shù)據(jù)主要是靜態(tài)數(shù)據(jù)（如基礎(chǔ)參數(shù)設(shè)置）和期初數(shù)據(jù)，這一部分屬于項(xiàng)目實(shí)施工作的范圍，一般如果實(shí)施方富有經(jīng)驗(yàn)、企業(yè)方又能夠充分重視和配合的話(huà)，這一部分的問(wèn)題不會(huì)太大。

需要重視的是DRP上線(xiàn)后的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，這也是本文希望重點(diǎn)討論的內(nèi)容。

DRP上線(xiàn)后，其數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性管理的難度在于三個(gè)方面：

一是數(shù)據(jù)以動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)為主，如采購(gòu)和銷(xiāo)售訂單、調(diào)撥出入庫(kù)等數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)每時(shí)每刻都在發(fā)生；二是數(shù)據(jù)來(lái)源于“數(shù)以十計(jì)”的分公司或者代理商、經(jīng)銷(xiāo)商，來(lái)自以百甚至千計(jì)的門(mén)店，涉及范圍廣、人員多；三是DRP上線(xiàn)后的數(shù)據(jù)管理一般來(lái)說(shuō)屬于實(shí)施項(xiàng)目范圍之外的事情，實(shí)施方不會(huì)關(guān)注，而企業(yè)方又往往重實(shí)施輕維護(hù)，把系統(tǒng)上線(xiàn)當(dāng)成工作的結(jié)束，所以往往對(duì)DRP上線(xiàn)后保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的工作重視不夠、投入不夠。

DRP系統(tǒng)中最核心的數(shù)據(jù)是銷(xiāo)售和庫(kù)存數(shù)據(jù)，這兩類(lèi)數(shù)據(jù)也是企業(yè)通常最關(guān)心的。

一般來(lái)說(shuō)，只要上了DRP系統(tǒng)，零售開(kāi)單或者銷(xiāo)售出庫(kù)等操作都會(huì)通過(guò)系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行，所以銷(xiāo)售數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性還是比較高的。我們看到的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確主要是分支機(jī)構(gòu)倉(cāng)庫(kù)和門(mén)店倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

對(duì)于庫(kù)存數(shù)據(jù)而言，通常分支機(jī)構(gòu)倉(cāng)庫(kù)或門(mén)店倉(cāng)庫(kù)的總數(shù)或者到商品大類(lèi)（鞋/服裝/配件）的數(shù)量還是比較準(zhǔn)確的，庫(kù)存數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確，主要反映在庫(kù)存明細(xì)數(shù)據(jù)，即到款、到色、到碼的庫(kù)存數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

這種差異在不同企業(yè)、不同分支機(jī)構(gòu)都不同程度的存在，有些企業(yè)、有些分支機(jī)構(gòu)庫(kù)存數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確，已經(jīng)到了從門(mén)店到分支機(jī)構(gòu)都基本不看系統(tǒng)庫(kù)存數(shù)據(jù)的程度，系統(tǒng)對(duì)于他們只是一個(gè)用來(lái)做銷(xiāo)售和出入庫(kù)開(kāi)單的工具，而庫(kù)存相關(guān)的查詢(xún)和報(bào)表功能基本沒(méi)有發(fā)揮。

二 數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的負(fù)面影響

數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確造成的影響是多方面的，我們看到企業(yè)中的多數(shù)人員，對(duì)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確所造成的負(fù)面影響認(rèn)識(shí)不足。那么，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確造成的影響都有哪些呢？

高層決策缺乏及時(shí)有效的數(shù)據(jù)支持

DRP系統(tǒng)提供的銷(xiāo)售與庫(kù)存數(shù)據(jù)是高層決策的重要依據(jù)，這些決策包括：期貨與現(xiàn)貨訂貨、分支機(jī)構(gòu)間暢滯銷(xiāo)商品調(diào)撥、銷(xiāo)售與促銷(xiāo)策略等。雖然目前銷(xiāo)售數(shù)據(jù)是基本準(zhǔn)確的，但庫(kù)存數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確，使高層的上述決策的有效性大大降低。

有些情況下，為了高層能夠看到準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，企業(yè)在DRP系統(tǒng)之外，又根據(jù)手工單據(jù)及部分系統(tǒng)單據(jù)維護(hù)手工賬，雖然通常手工賬的準(zhǔn)確程度要比系統(tǒng)賬高一些，但因?yàn)楣ぷ髁康脑黾油斐墒止べ~比實(shí)際業(yè)務(wù)和系統(tǒng)賬時(shí)間大大延遲，所以高層看到數(shù)據(jù)的時(shí)間常常比期望的時(shí)間晚一兩個(gè)星期甚至更多，時(shí)間的延遲也造成決策的有效性受到極大影響。

財(cái)務(wù)部、商品部及門(mén)店做手工賬、工作量大

前面提到由于系統(tǒng)數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確（或者說(shuō)對(duì)于系統(tǒng)數(shù)據(jù)的不信任），為了管理層能夠看到準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，也為了分支機(jī)構(gòu)和門(mén)店自身的需要，很多分支機(jī)構(gòu)和門(mén)店都在不同程度地維護(hù)系統(tǒng)賬的同時(shí)維護(hù)一套進(jìn)銷(xiāo)存手工賬。

一方面系統(tǒng)上的單據(jù)錄入、確認(rèn)、審核等工作在做，一方面還要手工維護(hù)一套進(jìn)銷(xiāo)存賬簿，這使得分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)部、商品部以及門(mén)店的賬務(wù)管理人員工作量增加了一倍左右。

工作量大的最直接影響是人員流動(dòng)率高，這一點(diǎn)在分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)部和商品部反映比較集中。而人員的流動(dòng)帶來(lái)的過(guò)高的新人比例，又影響到工作效率和效果，從而反過(guò)來(lái)影響到工作量，由此形成“工作量大－＞人員流失－＞新人多－＞效率低－＞工作量大”的負(fù)循環(huán)。

分支機(jī)構(gòu)內(nèi)部的門(mén)店間調(diào)撥、門(mén)店要貨等有效性低

由于系統(tǒng)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，而手工賬的數(shù)據(jù)又有所延遲，造成不論手工賬還是系統(tǒng)賬都難以作為分支機(jī)構(gòu)進(jìn)行門(mén)店間調(diào)撥或者門(mén)店向分支機(jī)構(gòu)要貨的有效性，造成在還有大量庫(kù)存時(shí)卻仍然在進(jìn)行貨品調(diào)入等情況，造成季末貨品滯銷(xiāo)、不得不降價(jià)打折損失利潤(rùn)或者積壓占用大量資金。

流程與部門(mén)職能的非正?；?br />
系統(tǒng)數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確還造成流程和部門(mén)職能的非正常化，其中最突出的反映在分支機(jī)構(gòu)的商品部和財(cái)務(wù)部。

商品部作為商品流動(dòng)的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)監(jiān)控和保障商品流動(dòng)的合理性、有效性，其中一項(xiàng)重要工作就是對(duì)門(mén)店的要貨進(jìn)行審核。但我們?cè)谟械姆种C(jī)構(gòu)看到，由于掌握不到準(zhǔn)確的庫(kù)存數(shù)據(jù)，商品部難以對(duì)門(mén)店要貨是否合理進(jìn)行判斷，同時(shí)限于前述的部門(mén)工作量大等問(wèn)題，造成商品部不對(duì)要貨進(jìn)行審核，由門(mén)店直接向分支機(jī)構(gòu)倉(cāng)庫(kù)要貨，倉(cāng)庫(kù)以庫(kù)存是否滿(mǎn)足為依據(jù)直接發(fā)貨，從而使商品部的商品管理職能大大削弱，也為門(mén)店貨品滯銷(xiāo)、積壓等埋下引子。

同時(shí)，財(cái)務(wù)部的一項(xiàng)重要工作是盤(pán)盈虧審核和原因分析追查，但是由于花費(fèi)大量時(shí)間維護(hù)手工賬，財(cái)務(wù)的盈虧也往往以手工賬為準(zhǔn)，往往要到盤(pán)點(diǎn)之后次月較晚時(shí)間才能確定盈虧數(shù)字，再與門(mén)店進(jìn)行盈虧的明細(xì)核對(duì)和原因的一一分析也因?yàn)闀r(shí)間較長(zhǎng)而心有余而力不足。盈虧的無(wú)法追查也造成問(wèn)題責(zé)任遲遲不能明確、問(wèn)題原因無(wú)法細(xì)致分析、問(wèn)題根源無(wú)法得到清除。

系統(tǒng)停用的風(fēng)險(xiǎn)

前面談了很多影響，其實(shí)最大的影響，在于企業(yè)由于數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、從系統(tǒng)中得不到及時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，也不能通過(guò)系統(tǒng)理順業(yè)務(wù)部門(mén)間的流程、減輕各部門(mén)不必要的工作，而將責(zé)任歸咎于系統(tǒng)本身、對(duì)系統(tǒng)失去信任。

這種情況下，企業(yè)對(duì)系統(tǒng)“食之無(wú)味、棄之可惜”，勉強(qiáng)在有限范圍內(nèi)使用，不能進(jìn)一步推廣應(yīng)用，甚至停用系統(tǒng)或者轉(zhuǎn)而使用其它系統(tǒng)。這不但是軟件供應(yīng)商和實(shí)施方的失敗，更是企業(yè)自身的損失。