唐志明：莫讓數(shù)據(jù)毀了erp系統(tǒng)免費下載(中)---如何進行數(shù)據(jù)準備

數(shù)據(jù)準備是一項龐大而繁瑣的工作，所以越早進行越好。并且應該貫穿erp系統(tǒng)免費下載項目實施的全過程。那么一個erp系統(tǒng)免費下載項目應該如何從一團亂麻中理出頭緒，在上線前后分步驟地做好數(shù)據(jù)準備呢？為了說明問題，先講一個成功推進數(shù)據(jù)準備的案例吧。

老李是某鋼鐵集團信息部的負責人，在公司的多個業(yè)務和管理崗位上供過職，對公司上上下下的情況都很熟悉，也算是一個老鋼鐵了。

公司的erp系統(tǒng)免費下載項目剛剛啟動，他就隱約感到數(shù)據(jù)是一個大問題，因為企業(yè)幾十年沉淀下來的數(shù)據(jù)量巨大，且有很多不全、不準、不一致的現(xiàn)象，要想在上線之前將這些情況搞清楚，就必須盡早下手。在咨詢公司的幫助下，他抽調專人組成數(shù)據(jù)組，與erp系統(tǒng)免費下載項目實施并行開展工作。按照計劃，他分為三大步驟，首先是讓各業(yè)務部門先盤點統(tǒng)計一番，摸清家底，這花了大半個月；之后是對收集上來的數(shù)據(jù)分類整理，制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，這花了兩個多月的時間，這步完成后，基礎數(shù)據(jù)也就基本完成了；第三步是下發(fā)編碼規(guī)則，并要求業(yè)務部門按新編碼重新整理現(xiàn)有數(shù)據(jù)，并在上線之前一個月內實物盤點，在上線之前拿出期初數(shù)據(jù)。經過一番周密的安排和大量的工作，數(shù)據(jù)準備終于和項目實施同步完成，并且數(shù)據(jù)的質量是有保證的。

從這個案例中我們可以看出數(shù)據(jù)準備的步驟和一般規(guī)律。

第一步：搞清楚有哪些數(shù)據(jù)要準備

我們可以簡單地將erp系統(tǒng)免費下載實施所要準備的數(shù)據(jù)分為兩大類：即靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)，也可稱為基礎數(shù)據(jù)和事務數(shù)據(jù)。
靜態(tài)數(shù)據(jù)是指開展業(yè)務活動所需要的基礎數(shù)據(jù)，如物料基本信息、客戶、供應商數(shù)據(jù)、財務的科目體系等。靜態(tài)數(shù)據(jù)的特點是它在整個數(shù)據(jù)的生命周期中基本保持不變，同時它是動態(tài)數(shù)據(jù)的基礎，公司所有業(yè)務人員通過調用靜態(tài)數(shù)據(jù)來保持同一數(shù)據(jù)在整個系統(tǒng)中的惟性。

動態(tài)數(shù)據(jù)是指每筆業(yè)務發(fā)生時產生的事務處理信息。例如銷售訂單、采購訂單、生成指令等。動態(tài)數(shù)據(jù)按照時點來分，又可以分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。其中上線時點的數(shù)據(jù)對erp系統(tǒng)免費下載上線前的數(shù)據(jù)準備尤其重要，它代表系統(tǒng)在期初上線這樣時間點上，公司動態(tài)數(shù)據(jù)的當前狀態(tài)，我們稱其為期初數(shù)據(jù)（或者稱為初始數(shù)據(jù)）。期初數(shù) 據(jù)既包括上線時點所有物料庫存的數(shù)量、金額，財務科目的余額，也包括那些未完未結的業(yè)務單據(jù)，象未交貨的銷售訂單、未付款的采購訂單等。

不論是靜態(tài)數(shù)據(jù)還是動態(tài)數(shù)據(jù)，在erp系統(tǒng)下載中都必須是惟的。為了保證數(shù)據(jù)的惟性，就要給這些數(shù)據(jù)編碼。所以，在進行兩大類數(shù)據(jù)準備之前，另一項更基礎的工作必須先完成，那就是編碼規(guī)則。

我們可以將數(shù)據(jù)的分類和數(shù)據(jù)準備的先后次序列表如下，并對每項數(shù)據(jù)設計一個收集表，下發(fā)到各部門，摸底調查。

在所有的數(shù)據(jù)中，物料數(shù)據(jù)是數(shù)量最多、分布最廣的。這里所指的物料包含的范圍很廣，既包括原材料、半成品、產成品，也包括設備、固定資產等。物料分類則是根據(jù)物料的某些屬性對物料進行歸類，例如一個機械廠將其物料分為：產品、部件組件、零件、鑄件、鍛件、刀具、量具、夾具及其他工裝等。

所以要首先把工作重心放在物料數(shù)據(jù)準備上。

發(fā)布：2007-03-22 18:09 編輯：泛普軟件 · hujian [打印此頁] [關閉]

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