如何控制erp系統(tǒng)下載運行風(fēng)險

實施設(shè)計完成后，將進(jìn)入系統(tǒng)運行階段，然而在系統(tǒng)的運行過程存在著數(shù)據(jù)、轉(zhuǎn)換、二次開發(fā)、安全等風(fēng)險。因此我們必須對運行過程中的各種風(fēng)險加識別并給以控制，來保證系統(tǒng)的安全順利運行。

一、提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與合理性

據(jù)有的專家說：是“三分設(shè)計、七分管理、十二分設(shè)計”由此可見，數(shù)據(jù)在erp系統(tǒng)下載實施過程中的最要性。所以企業(yè)運行erp系統(tǒng)免費下載時，要做數(shù)據(jù)的收集、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理的等工作，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與合理性。

1.做好數(shù)據(jù)輸入人員的合理分工

由于系統(tǒng)初始化的數(shù)據(jù)量和種類非常大，如果讓一個人或幾個人來完成可能會造成數(shù)據(jù)輸入的混亂，為此我們必須在數(shù)據(jù)輸入前做好嚴(yán)格的、合理的人員分工，保證數(shù)據(jù)輸入工作更加有條不紊。比如按照財會、材料、固定資產(chǎn)、生產(chǎn)、庫存、訂單、供應(yīng)商、銷售、客戶等來合理的分組與組內(nèi)分工。

2.保證數(shù)據(jù)收集與輸入準(zhǔn)確性

數(shù)據(jù)正確性包括兩方面的含義。首先，收集到的數(shù)據(jù)本身必須是正確的(即數(shù)據(jù)來源是正確的),否則會造成“垃圾進(jìn)、垃圾出”的數(shù)據(jù)處理有效率無效果現(xiàn)象；數(shù)據(jù)本身的正確性更多的依賴于企業(yè)各部門數(shù)據(jù)收集人員,他們應(yīng)當(dāng)保證上交數(shù)據(jù)是正確的,沒有遺漏、重復(fù),也沒有過時、失實的數(shù)據(jù)。其次在把收集到的數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)的過程中，不能引入任何附加的錯誤。

3.尋找數(shù)據(jù)不準(zhǔn)的原因，提高準(zhǔn)確性

數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的原因有很多種，主要有：(1)激勵機(jī)制。在以工時定額為基準(zhǔn)的獎勵制度下，當(dāng)操作人員估計當(dāng)月的獎金數(shù)己經(jīng)差不多了，或打算下月自己要請幾天假時，他/她會留下一些工時放到下個月去用，而不如實填報；此外，分配任務(wù)的班組長還有可能把工時定額油水大的活安排給與自己關(guān)系好的人去做，甚至?xí)騺y了整體計劃?？傊?，以完成工時定額作為發(fā)獎金的標(biāo)準(zhǔn)，其指導(dǎo)思想不是以客戶滿意為中心，因此，必須改革這種不利于數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的激勵機(jī)制。

(2)各個業(yè)務(wù)人員數(shù)據(jù)處理不及時。以庫存業(yè)務(wù)為例，如果沒有做到“日清月結(jié)”，編制計劃往往根據(jù)的是一個滯后的信息，得出的結(jié)論就將是錯誤的。因此我們一定要制定規(guī)范化的“工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程”，來保證數(shù)據(jù)的正確與實時傳遞，準(zhǔn)確和實時的信息為企業(yè)的業(yè)務(wù)分析和決策提供可靠的保障。

4.在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步保證數(shù)據(jù)的合理性

數(shù)據(jù)準(zhǔn)確不等于這個數(shù)據(jù)就是合理的。拿“定貨批量”這個參數(shù)舉例，對采購來講，由于產(chǎn)品設(shè)計上的問題，標(biāo)準(zhǔn)化和通用化工作比較差，同一種類型物料的規(guī)格過于雜亂，以至于按照每種規(guī)格的需求數(shù)量定貨，由于批量小，會增加采購成本。如果按照供應(yīng)商要求的最小批量定貨，又會造成庫存超量。使有些企業(yè)上了erp系統(tǒng)下載，庫存不但未減，反而增加的怪現(xiàn)象。