淺談傳統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的不足及原因

[關(guān)鍵詞：采購(gòu)業(yè)務(wù),采購(gòu)部門(mén),請(qǐng)購(gòu)單,流程再造,生產(chǎn)車間,倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)]

20世紀(jì)90年代美國(guó)麻省理工學(xué)院教授邁克爾·哈默（Michael Hammer）等管理學(xué)家們首次提出“企業(yè)流程再造”（BusinessProcessing Reengineering）這一概念，哈默認(rèn)為業(yè)務(wù)流程再造就是對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本性的再思考和徹底性的再設(shè)計(jì)，從而使企業(yè)在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等具有時(shí)代特征的關(guān)鍵指標(biāo)上獲得巨大改善。

　　自此之后，流程再造逐步在企業(yè)實(shí)務(wù)中得到應(yīng)用，尤其是在制造過(guò)程中。隨著管理者們對(duì)流程再造認(rèn)識(shí)的不斷加深，人們發(fā)現(xiàn)僅在制造過(guò)程中應(yīng)用流程再造是不完全的。研究表明，流程中增值活動(dòng)時(shí)間占全流程周期的比例通常不足5%，約95%的時(shí)間和資源浪費(fèi)在非增值活動(dòng)上。換而言之，對(duì)制造過(guò)程以外的采購(gòu)、銷售等流程的再造急需進(jìn)行。對(duì)多數(shù)生產(chǎn)企業(yè)而言，采購(gòu)業(yè)務(wù)是供應(yīng)鏈的源頭，是保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常開(kāi)展的基礎(chǔ)工作，因而采購(gòu)業(yè)務(wù)高效、快速運(yùn)作對(duì)企業(yè)而言是至關(guān)重要的。

一、傳統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀

　　雖然各個(gè)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的具體流程并不相同，但是基本都可以歸納為“職能部門(mén)式”，即各個(gè)職能部門(mén)分別做好份內(nèi)的工作然后將剩余工作移交給流程鏈條中的其他部門(mén)處理。

　　傳統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的流程通常大致如下：生產(chǎn)車間根據(jù)生產(chǎn)需求填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，經(jīng)生產(chǎn)車間負(fù)責(zé)人審批、簽字后移交采購(gòu)部門(mén)；采購(gòu)部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)后的請(qǐng)購(gòu)單在市場(chǎng)中進(jìn)行詢價(jià)、招標(biāo)等，確定最佳供應(yīng)商并發(fā)出訂購(gòu)單；倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)比較收到的商品和訂購(gòu)單上的要求是否相符、檢查商品有無(wú)損壞并開(kāi)具驗(yàn)收單；財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)訂購(gòu)單、供應(yīng)商提供的發(fā)票和驗(yàn)收單編制付款憑證，支付貨款并記賬。

　　傳統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程在經(jīng)濟(jì)環(huán)境較為穩(wěn)定時(shí)運(yùn)行流暢，但是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的不斷變化，企業(yè)面臨越來(lái)越嚴(yán)峻的“3C”挑戰(zhàn)：顧客（Custom）不斷提出個(gè)性化的需求推動(dòng)企業(yè)研發(fā)出不同的產(chǎn)品以滿足不同層次顧客；企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)（Competition）的加劇導(dǎo)致企業(yè)需要不斷平衡成本領(lǐng)先與差異化的關(guān)系；PEST環(huán)境的變化（Change）要求企業(yè)及時(shí)調(diào)整發(fā)展策略。這一切都迫使企業(yè)對(duì)其業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本性的再思考和徹底性的再設(shè)計(jì)。

二、傳統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)存在的問(wèn)題

　　正如前文所述傳統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程是“職能部門(mén)式”的，一項(xiàng)完整的任務(wù)在各個(gè)部門(mén)間被強(qiáng)制分解，因而可能導(dǎo)致如下問(wèn)題：

　　1.活動(dòng)間的等待：在傳統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)中，只有當(dāng)生產(chǎn)車間填寫(xiě)訂購(gòu)單后采購(gòu)部門(mén)才能開(kāi)始詢價(jià)等工作；只有在采購(gòu)部門(mén)發(fā)出詢價(jià)后各供應(yīng)商才有機(jī)會(huì)了解企業(yè)需要、提供產(chǎn)品價(jià)單。這些均會(huì)造成活動(dòng)間等待時(shí)間的不必要延長(zhǎng)。

　　2.重復(fù)活動(dòng)：在傳統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)中，涉及票據(jù)賬單眾多，比如請(qǐng)購(gòu)單、訂購(gòu)單、發(fā)票、驗(yàn)收單、憑證等，而各個(gè)票據(jù)賬單中大量信息被重復(fù)填寫(xiě)，造成企業(yè)效率低下。

　　3.反復(fù)檢查：生產(chǎn)車間填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單后生產(chǎn)車間負(fù)責(zé)人審批；采購(gòu)部門(mén)接到請(qǐng)購(gòu)單后核對(duì)請(qǐng)購(gòu)單并填寫(xiě)訂購(gòu)單；倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)收到貨物時(shí)核對(duì)實(shí)物、訂購(gòu)單、請(qǐng)購(gòu)單，核對(duì)無(wú)誤后開(kāi)具驗(yàn)收單；財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)訂購(gòu)單、供應(yīng)商提供的發(fā)票和驗(yàn)收單編制付款憑證。在這個(gè)過(guò)程中請(qǐng)購(gòu)單、訂購(gòu)單、發(fā)票、驗(yàn)收單等被反復(fù)檢查，導(dǎo)致企業(yè)效率低下。

　　4.跨部門(mén)的協(xié)調(diào)：傳統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)里鏈條包含多個(gè)部門(mén)，如生產(chǎn)車間、采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等，部門(mén)間存在職能交叉和重疊且其利益出發(fā)點(diǎn)不同，在職權(quán)責(zé)方面的溝通增加企業(yè)成本。

三、傳統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)存在問(wèn)題的原因分析

　　傳統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程存在以上問(wèn)題的根本原因在于嚴(yán)重的信息不對(duì)稱。

　　1.生產(chǎn)車間與采購(gòu)部門(mén)：如果信息充分對(duì)稱，則采購(gòu)部門(mén)可以在收到訂購(gòu)單前著手了解市場(chǎng)、詢價(jià)、搜集資料等基本工作，減少活動(dòng)間的等待，但現(xiàn)狀是只有當(dāng)生產(chǎn)車間填寫(xiě)訂購(gòu)單后采購(gòu)部門(mén)才能了解到生產(chǎn)車間的需求并著手開(kāi)始工作。

　　2.生產(chǎn)車間與倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)：如果信息充分對(duì)稱，則倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)可以在生產(chǎn)車間填寫(xiě)訂購(gòu)單之前告知采購(gòu)部門(mén)生產(chǎn)車間的大致需求，方便采購(gòu)部門(mén)提前準(zhǔn)備，但是倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)并未起到“潤(rùn)滑劑”的作用。

　　3.采購(gòu)部門(mén)與決策者：在傳統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)中，采購(gòu)業(yè)務(wù)信息在基層采購(gòu)業(yè)務(wù)人員處集中處理，但采購(gòu)業(yè)務(wù)人員并不具有供應(yīng)商選擇及采購(gòu)的決策權(quán)。隨著采購(gòu)業(yè)務(wù)信息向上級(jí)主管的傳遞，信息量在逐漸減少，但上級(jí)主管的采購(gòu)決策權(quán)卻在逐漸增大，容易導(dǎo)致錢(qián)權(quán)交易以及不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為。

　　4.企業(yè)與供應(yīng)商：如果信息充分對(duì)稱，供應(yīng)商可以在企業(yè)采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)前毛遂自薦并提供其產(chǎn)品信息與報(bào)價(jià)，增加合作可能性；企業(yè)可以通過(guò)提前對(duì)比多家供應(yīng)商所提供的信息可以充分了解市場(chǎng)行情，使自己處于博弈的有利地位。

四、傳統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程再造

　　所有企業(yè)的最終目的都應(yīng)是為了提升顧客在價(jià)值鏈上的價(jià)值分配。在傳統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)中，非增值活動(dòng)比例較高，因而我們采用ESIA流程再造法，清除無(wú)附加價(jià)值的步驟、簡(jiǎn)化過(guò)于繁雜的環(huán)節(jié)、整合不同職能和流程、利用先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化，并提出全新的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程。

　　具體來(lái)說(shuō)，再造后的采購(gòu)業(yè)務(wù)是“網(wǎng)絡(luò)式”的，包括：①采購(gòu)部門(mén)將訂單信息輸入數(shù)據(jù)庫(kù)②供應(yīng)商將其產(chǎn)品信息輸入數(shù)據(jù)庫(kù)③主管領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)作出采購(gòu)決策④供應(yīng)商交付商品后，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)驗(yàn)收商品并將相關(guān)情況輸入數(shù)據(jù)庫(kù)⑤財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)信息進(jìn)行處理。不僅如此，在某些企業(yè)中倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)與采購(gòu)部門(mén)甚至可以合二為一。

　　通過(guò)利用信息技術(shù)建立共享數(shù)據(jù)庫(kù)，采購(gòu)業(yè)務(wù)涉及的各個(gè)部門(mén)都可以同時(shí)取得想要的信息，減少活動(dòng)間的等待，并可提前做好工作準(zhǔn)備；由于所有相關(guān)信息僅需一次性輸入共享數(shù)據(jù)庫(kù)，因而減少重復(fù)活動(dòng)和反復(fù)檢查；各部門(mén)通過(guò)共享數(shù)據(jù)庫(kù)獲得所需信息也避免了部門(mén)間的協(xié)調(diào)工作，大大提高采購(gòu)業(yè)務(wù)的效率。

發(fā)布：2007-03-14 11:25 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁(yè)] [關(guān)閉]

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