后模具erp時(shí)代的企業(yè)管理信息化建設(shè)藥方（三）<br>

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“經(jīng)理，這是市場部下個(gè)月的采購清單，請您審閱并簽字。”小李把單據(jù)放到了行政部經(jīng)理的桌上，心里盤算著還缺幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的簽字，他們是否都在辦公室呢。行政經(jīng)理看到前面密密麻麻的幾個(gè)簽字，隨即也簽下了自己的名字，并將單據(jù)交還回去。小李說了聲謝謝后，繼續(xù)著他簽字的歷程，心想今天又什么都不用干了。

小李的故事，在很多企業(yè)中每天不斷上演著，美其名曰：加強(qiáng)控制。但是這樣的控制是否能夠達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)期望的效果呢？結(jié)果只有他們自己知道了。

本來，采用互相牽制的方法，的確是出于加強(qiáng)控制，防范風(fēng)險(xiǎn)的目的。但是，在很多企業(yè)中，各部門領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)合簽字等牽制方法已經(jīng)被視為一種過場。看到已經(jīng)有人在上面簽字，也就簽下了自己的名字，既不問為什么簽字，也不問所簽單據(jù)的內(nèi)容，當(dāng)然更不會(huì)檢查單據(jù)的正確性、合法性。因?yàn)樗麄冎?，就算自己所簽的單?jù)出現(xiàn)問題，還有那么多的領(lǐng)導(dǎo)一起承擔(dān)，有什么好擔(dān)心的呢？本來一種好的方法，卻被不適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用，結(jié)果造成了相互推諉，無人問則的局面?？刂茮]做好，反而出現(xiàn)了更多的問題，適得其反。

除了上文說的聯(lián)合簽字外，還有很多其他的控制方式，無法得到切實(shí)的落實(shí)，造成了內(nèi)控流于形式，管理失控、會(huì)計(jì)信息失真、虛假等舞弊事件頻繁發(fā)生。

近年來，內(nèi)控和風(fēng)險(xiǎn)成為了網(wǎng)絡(luò)上、報(bào)刊雜志中出現(xiàn)最為頻繁的詞匯。一時(shí)間，各大企業(yè)紛紛開始尋找第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)為其開展培訓(xùn)、制度和流程咨詢，但如同“平衡計(jì)分卡”熱類似，企業(yè)依然缺乏必要的工具，來固化流程、形成有執(zhí)行力的制度。

時(shí)代的風(fēng)險(xiǎn)控制

過去20年，模具erp系統(tǒng)一陣風(fēng)似的風(fēng)靡全中國，一談好像就是模具erp系統(tǒng)的代名詞，企業(yè)紛紛上馬模具erp。通過模具erp系統(tǒng)，把企業(yè)的人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷及相應(yīng)的物流、信息流、資金流、管理流、增值流等緊密地集成起來，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化和共享。但模具erp系統(tǒng)并不僅僅只是一個(gè)功能龐大的軟件，更重要的是它代表一種管理思想，一種科學(xué)的業(yè)務(wù)運(yùn)作模式，一種固化的業(yè)務(wù)操作流程。

由于模具erp是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，它利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了對企業(yè)各職能領(lǐng)域的管理、控制和繼承，模具erp系統(tǒng)的采用將涉及到業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)、最優(yōu)實(shí)踐的實(shí)施、企業(yè)內(nèi)部的繼承和企業(yè)間的匹配。因此，實(shí)施模具erp系統(tǒng)首先是對企業(yè)基礎(chǔ)管理的重塑，其次才是IT技術(shù)的應(yīng)用。
通過基礎(chǔ)管理重塑，建立起更為科學(xué)的管理體系和業(yè)務(wù)流程，通過模具erp加以固化，使其更規(guī)范、更有效率。與此同時(shí)，信息化、流程化的管理模式，也降低了人為因素對過程管理的影響，減少可能出現(xiàn)的舞弊事件。

也許最初企業(yè)決策層上馬模具erp時(shí)并沒有想讓其充當(dāng)“”的角色，但其先進(jìn)的管理思想、固化的管理流程，在一定程度上卻起到了這樣的作用。

后模具erp系統(tǒng)時(shí)代的風(fēng)險(xiǎn)管理

隨著市場競爭的加劇，影響企業(yè)生存的因素變得越來越紛繁復(fù)雜，如何才能在不穩(wěn)定的市場環(huán)境中求得生存與發(fā)展，成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人關(guān)注的焦點(diǎn)之一；同時(shí)，幾場波及全球的舞弊丑聞事件，使內(nèi)部管理失控成為眾矢之的，如何才能在政府逐步加強(qiáng)控制的環(huán)境中求得生存與發(fā)展，成為領(lǐng)導(dǎo)人關(guān)注的焦點(diǎn)之二。

在這樣的背景下，建立一個(gè)符合企業(yè)自身經(jīng)營和管理特點(diǎn)，滿足國家相關(guān)管理部門法律法規(guī)的控制系統(tǒng)，成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的首要任務(wù)。一個(gè)完整的控制系統(tǒng)包括：管理制度、管理流程、管理工具。管理制度幫助企業(yè)形成良好的控制文化；管理流程為各部門員工開展業(yè)務(wù)指明方向；管理工具則固化了制度和流程，幫助企業(yè)更為有效的實(shí)施控制?？梢?，模具erp已經(jīng)不能滿足企業(yè)管理的需要了，更具針對性，更為精細(xì)化，能夠切實(shí)加強(qiáng)內(nèi)部控制、防范風(fēng)險(xiǎn)的管理工具成為管理層尋求的對象。這樣一個(gè)關(guān)系企業(yè)生死存亡的任務(wù)就交到了IT經(jīng)理的手中。

IT經(jīng)理們的壓力猛然增大，盲目實(shí)施模具erp系統(tǒng)的時(shí)代已經(jīng)結(jié)束。選擇和引入滿足管理需要的軟件，搭建控制系統(tǒng)，成為IT經(jīng)理們每天必須要思考的事情。IT經(jīng)理通過對最新管理理念的了解，學(xué)習(xí)成功企業(yè)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，咨詢行業(yè)專家，已在腦海中構(gòu)建出一個(gè)控制系統(tǒng)的雛形，包含全面系統(tǒng)，加強(qiáng)過程控制，防止資源過度使用造成的風(fēng)險(xiǎn)；風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)防范內(nèi)部管理失效，避免出現(xiàn)舞弊事件。

軟件需求定型

全面預(yù)算管理系統(tǒng)

全面預(yù)算管理，是一套綜合管理工具，也是一套系統(tǒng)的管理方法。它從公司戰(zhàn)略出發(fā)，通過合理分配人力、物力和財(cái)力等資源，對公司的經(jīng)營活動(dòng)進(jìn)行整體規(guī)劃和動(dòng)態(tài)控制，以監(jiān)控戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)施進(jìn)度?？刂七^程如圖1所示：

全面預(yù)算管理的引入，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人充分掌握組織的經(jīng)營情況和財(cái)務(wù)結(jié)果，通過過程監(jiān)控，及時(shí)指導(dǎo)業(yè)務(wù)活動(dòng)的改善和調(diào)整。嚴(yán)格的預(yù)算審批程序，使企業(yè)資源按照經(jīng)濟(jì)、合理的方式使用，防止出現(xiàn)資金鏈斷裂造成企業(yè)癱瘓等事件的發(fā)生。為固化這一管理流程，IT經(jīng)理建議引入全面預(yù)算管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)不但在功能上覆蓋完整的預(yù)算管理循環(huán)，在管理流程方面，支持靈活的預(yù)算方案定義，同時(shí)提供預(yù)算編制、審批、控制、分析、調(diào)整等全過程的流程支持。如圖2所示：

其主要功能特點(diǎn)包括：

• 使整個(gè)組織有效地參與預(yù)算管理。
• 使預(yù)算的編制和調(diào)整更簡單高效。
• 通用接口工具實(shí)現(xiàn)與實(shí)際數(shù)據(jù)的集成。
• 使預(yù)算的分析更及時(shí)準(zhǔn)確。
• 支持彈性預(yù)算、滾動(dòng)預(yù)算。

內(nèi)部控制系統(tǒng)

內(nèi)部控制系統(tǒng)是企業(yè)搭建高效控制系統(tǒng)不可或缺的組成部分。隨著內(nèi)部控制在企業(yè)及政府中的地位逐漸提升，內(nèi)控工具也如雨后春筍般蓬勃發(fā)展，各類控制軟件層出不窮，讓企業(yè)挑花了眼。如何才能選擇一款適合企業(yè)具體情況，又能加強(qiáng)管理的信息系統(tǒng)，成為IT及相關(guān)管理部門的一項(xiàng)重要任務(wù)。

由于內(nèi)部控制涉及企業(yè)各個(gè)部門、各項(xiàng)業(yè)務(wù)，影響范圍之廣、之深可想而知，因此，IT部門在實(shí)施內(nèi)控信息化時(shí)，首要的任務(wù)就是與各部門溝通，獲取相關(guān)業(yè)務(wù)信息，包括：業(yè)務(wù)類型、操作流程、負(fù)責(zé)人員等等，據(jù)此選擇合適的信息系統(tǒng)。

一個(gè)完善的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)平臺，應(yīng)使企業(yè)能有效的協(xié)調(diào)和管理整個(gè)組織共同參與到管理中。在設(shè)計(jì)上還應(yīng)融入一些商務(wù)智能和模型，能夠與各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，從而使復(fù)雜的管理制度和流程變得更加簡易，提高企業(yè)的管理效率，有效地防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，如圖3所示：

由于企業(yè)的具體情況不同，所重視的關(guān)鍵控制點(diǎn)亦不同，選擇控制軟件的功能自然也不同。但萬變不離其宗，有效的內(nèi)控軟件，應(yīng)具備如下幾個(gè)特點(diǎn)：

首先，系統(tǒng)應(yīng)使整個(gè)組織有效地參與管理。系統(tǒng)要提供了強(qiáng)大的權(quán)限控制和管理功能，既能夠讓不同部門的人員參與內(nèi)部控制管理，又能對其權(quán)限進(jìn)行靈活控制，以保證公司經(jīng)營過程的安全。同時(shí)，系統(tǒng)還應(yīng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的自動(dòng)化，高效的完成數(shù)據(jù)提交、分析、流轉(zhuǎn)的操作，同時(shí)保證全國布點(diǎn)企業(yè)的所有用戶都能參與到流程中來。

其次，系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)與實(shí)際數(shù)據(jù)的集成。系統(tǒng)應(yīng)提供通用接口工具，支持與各種數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、文本文件、Excel文件等進(jìn)行數(shù)據(jù)集成。支持與、Oracle及國內(nèi)大型模具erp的數(shù)據(jù)集成，進(jìn)行內(nèi)部控制執(zhí)行情況的監(jiān)控及分析。

最后，系統(tǒng)應(yīng)促進(jìn)經(jīng)營分析更及時(shí)準(zhǔn)確。強(qiáng)大的自動(dòng)分析能力，通過數(shù)據(jù)接口自動(dòng)獲取實(shí)際數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可以自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的對比分析。同時(shí)，系統(tǒng)能夠?qū)⒎治龅慕Y(jié)果方便、快捷的以各種圖形展示出來，形成管理儀表盤，從而使內(nèi)部控制管理的制度、流程和結(jié)果更直觀，幫助領(lǐng)導(dǎo)更加便利地實(shí)現(xiàn)有效管控。

結(jié)論

強(qiáng)化內(nèi)部控制并不是一朝一夕的事情，具備完善的內(nèi)控制度、內(nèi)控流程、內(nèi)控工具，企業(yè)仍然不能說為正常運(yùn)營加上了鎖。企業(yè)內(nèi)部控制體系的建立，還需要管理人員及其員工長期不懈的努力，形成一種控制文化，自動(dòng)抵御風(fēng)險(xiǎn)的侵襲。

來源：諾亞舟咨詢