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外貿(mào)型erp流程
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erp系統(tǒng)是大型的綜合管理信息系統(tǒng)幾乎涵蓋了企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理的所有方面erp系統(tǒng)的實(shí)施必然對(duì)企業(yè)原有的管理機(jī)制、控制流程等產(chǎn)生全面的影響基于外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的需要全面或在一定范圍內(nèi)采用erp系統(tǒng)加強(qiáng)企業(yè)管理已成為一種必然。企業(yè)管理以財(cái)務(wù)管理為中心,因此將企業(yè)財(cái)務(wù)管理思想與erp系統(tǒng)的流程緊密結(jié)合、提升企業(yè)內(nèi)控水平成為erp系統(tǒng)實(shí)施的主要目標(biāo)。本文著重于從erp系統(tǒng)的流程設(shè)計(jì)出發(fā)結(jié)合本企業(yè)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)探討在erp環(huán)境下外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制體系的構(gòu)建。
一、基礎(chǔ)流程規(guī)劃
ERP系統(tǒng)實(shí)施是一個(gè)長(zhǎng)期的分階段的過(guò)程,在當(dāng)前各外貿(mào)業(yè)務(wù)的erp系統(tǒng)實(shí)施中基本處于整合當(dāng)前企業(yè)資源的第一階段業(yè)務(wù)與管理流程的整合是這一階段的首要任務(wù).對(duì)外貿(mào)業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)管理流程的整合其整合的質(zhì)量,直接影呵到后展系T出也是未來(lái)提升企業(yè)管理能力的基礎(chǔ).
(一)外貿(mào)業(yè)務(wù)流程規(guī)劃)
外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程.因經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品、客戶(hù)、地區(qū)的不同,會(huì)有一些差異,但依然有較多的共性。一般而言外貿(mào)業(yè)務(wù)包含報(bào)價(jià)、成交、簽訂外銷(xiāo)合同、簽訂生產(chǎn)(或采購(gòu))合同、生產(chǎn)流程庫(kù).儲(chǔ)運(yùn)報(bào)關(guān).資金收付.核銷(xiāo)、退稅等過(guò)程.上述流程不同于生二上和細(xì)節(jié)將難以適應(yīng)未米業(yè)法據(jù)財(cái)務(wù)管化.因此在外貿(mào)企業(yè)的業(yè)2n流程中選取了合同簽重要節(jié)點(diǎn)進(jìn)行較為細(xì)致的規(guī)劃與設(shè)計(jì),以下筆者以所在企業(yè)業(yè)務(wù)流程為例簡(jiǎn)要進(jìn)行介紹.
1.報(bào)價(jià)成交
外貿(mào)業(yè)務(wù)的起點(diǎn)具有一定的模糊性一般以報(bào)價(jià)成交開(kāi)始,也有跳過(guò)該過(guò)程直接以簽署合同開(kāi)始的.基于此外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程規(guī)劃中僅僅將報(bào)價(jià).成交過(guò)程作為一個(gè)業(yè)務(wù)人員用于輔助測(cè)算的工具并不作硬性的條款與審核控制,系統(tǒng)為業(yè)務(wù)人員報(bào)價(jià)提供匯率.退稅率、歷史成交與采購(gòu)信息.費(fèi)用水平預(yù)測(cè)等資料輔助決策.如某報(bào)價(jià)經(jīng)客戶(hù)同意而成交則該部分?jǐn)?shù)據(jù)可為后續(xù)流程所使用,否則僅僅作為歷史數(shù)據(jù)存檔備查.
2.外銷(xiāo)合同
外銷(xiāo)合同決定了外貿(mào)業(yè)務(wù)的銷(xiāo)售價(jià)格與數(shù)量,系統(tǒng)中的外銷(xiāo)合同,包含了實(shí)際業(yè)務(wù)中和外商簽署的實(shí)際出口合同信息與相關(guān)的成本測(cè)算信息系統(tǒng)中資金和物流控制均以此為基礎(chǔ).因此業(yè)務(wù)人員必須錄入真實(shí)合同中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)如客戶(hù).貿(mào)易國(guó)別.價(jià)格條件.付款方式.付款計(jì)劃、合同金額、采購(gòu)明細(xì)預(yù)算等為提高效率業(yè)務(wù)重點(diǎn)數(shù)據(jù)必須錄入后續(xù)控制所需數(shù)據(jù)可稍后補(bǔ)錄.
依據(jù)合同數(shù)據(jù),系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出該合同項(xiàng)下盈虧指標(biāo)按審批權(quán)限遞交審批,合同必須經(jīng)過(guò)審批后方能生效并提交簽署,對(duì)部分符合預(yù)設(shè)條件的合同,系統(tǒng)設(shè)定自動(dòng)審批通過(guò).合同條款變更時(shí)必須修改合同信息重新提交審批.
此處合同管理實(shí)際是對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)管理中的“事前預(yù)算”部分依據(jù)該部分內(nèi)容系統(tǒng)按合同與具體款號(hào)商品生成盈虧預(yù)測(cè)表,涵蓋按商品計(jì)算的利潤(rùn)指標(biāo),后續(xù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)均以此為基礎(chǔ)進(jìn)行審核與控制.
3.組織生產(chǎn)與采購(gòu)
外貿(mào)企業(yè)生產(chǎn)組織與物料采購(gòu)所需一切單據(jù)均須以外銷(xiāo)合同為基礎(chǔ)生成.業(yè)務(wù)部門(mén)提出物料采購(gòu)的建議供貨方與價(jià)格采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)具體采購(gòu),并登記料件入庫(kù).耗用.商檢、測(cè)試.交期等信息形成物料采購(gòu)流程信息反饋業(yè)務(wù)人員以供安排生產(chǎn)或出運(yùn).同時(shí)依據(jù)建議采購(gòu)量.采購(gòu)與實(shí)際采購(gòu)的價(jià)差、交期延誤率等指標(biāo)形成采購(gòu)部門(mén)的考核數(shù)據(jù).
采購(gòu)過(guò)程中的價(jià)格與數(shù)量及其耗用信息全程均由系統(tǒng)按外銷(xiāo)合同信息進(jìn)行比對(duì)如超出合同預(yù)算的合理范圍即發(fā)出預(yù)警信息,并要求必須提交審批該部分的控制對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)管理中的“事中控制”。
4.成品出入庫(kù)
基于外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn),成品出運(yùn)實(shí)際為由供貨商直送碼頭,事實(shí)上并不存在真正的出入庫(kù)過(guò)程因此該部分在系統(tǒng)中以登記相關(guān)信息打印出運(yùn)所需單據(jù)為主并不作審核控制.
5.儲(chǔ)運(yùn)報(bào)關(guān)
該部分主要為單儲(chǔ)部門(mén)依據(jù)業(yè)務(wù)信息制單及復(fù)核業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性?xún)?chǔ)運(yùn)報(bào)關(guān)流程中單據(jù)處于核心地位其準(zhǔn)確性決定了業(yè)務(wù)后續(xù)事項(xiàng)的順利與否.故而在此節(jié)點(diǎn),系統(tǒng)強(qiáng)化了數(shù)據(jù)核查與流程管理,保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與單證數(shù)據(jù)、實(shí)際數(shù)據(jù)的一致性.準(zhǔn)確性并對(duì)報(bào)關(guān).收匯等單據(jù)建立分類(lèi)跟蹤預(yù)警體系,形成儲(chǔ)運(yùn)進(jìn)程、單據(jù)流程的一覽信息提高單儲(chǔ)部門(mén)的管理效能.
6.資金收付
外銷(xiāo)業(yè)務(wù)資金收付主要包含收匯結(jié)算和國(guó)內(nèi)結(jié)算與財(cái)務(wù)部門(mén)的關(guān)聯(lián)度較大故該流程與財(cái)務(wù)流程緊密相關(guān),主要置于財(cái)務(wù)流程中規(guī)劃與財(cái)務(wù)流程相對(duì)獨(dú)立的主要是結(jié)算核價(jià)過(guò)程.
7.核銷(xiāo)、退稅
核銷(xiāo)與退稅屬于業(yè)務(wù)流程的后續(xù)流程不影響外銷(xiāo)業(yè)務(wù)進(jìn)行,但對(duì)業(yè)務(wù)利潤(rùn)的實(shí)現(xiàn)有實(shí)質(zhì)性的影響.核銷(xiāo)主要涉及報(bào)關(guān).收匯、出運(yùn)等單據(jù)的匯總比對(duì)退稅主要設(shè)計(jì)報(bào)關(guān).結(jié)算數(shù)據(jù)的比對(duì)匹配.該流程主要以紙質(zhì)單據(jù)的手工匹配為主,信息系統(tǒng)對(duì)其效率的提高幫助并不大故而該部分流程任務(wù)主要以單據(jù)匹配結(jié)果數(shù)據(jù)導(dǎo)入及差異分析為主確保后續(xù)業(yè)務(wù)核算中退稅金額與實(shí)際入賬金額一致.
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