解析項目收尾

如果把印刷 erp系統(tǒng)實施比作一盤圍棋，項目收尾就是到了勝負關(guān)鍵的時刻，一不小心就有可能前功盡棄、滿盤皆輸。在印刷erp系統(tǒng)實施中，項目收尾往往不被大家所重視。有時是因為項目任務(wù)繁重，項目組為了按時完成任務(wù)正忙于埋頭趕工;有時是項目經(jīng)理干脆就把該項工作給忽略了。

在經(jīng)過沒日沒夜的瘋狂加班后，歷時一年多的印刷erp系統(tǒng)實施終于上線，就等項目最后驗收了。作為一個軟件廠商的實施顧問，我忍不住想放聲大笑，畢竟這一年里經(jīng)歷了太多的辛酸和淚水。但當(dāng)向客戶方領(lǐng)導(dǎo)申請項目驗收時，我當(dāng)場呆住了。天啊，如果要一項一項地對照實施合同的話，根本就不可能驗收通過。而且，客戶提出的許多實施資料我們也沒有收集和準(zhǔn)備好。

事實上，印刷erp系統(tǒng)項目收尾工作和流程重組、需求調(diào)研一樣重要。這項工作不但直接關(guān)系到印刷erp日后的維護，更重要的是關(guān)系到項目能否順利驗收和收到項目結(jié)算款。這里與大家分享我在本次項目中輕視項目收尾，印刷erp系統(tǒng)驗收功虧一簣的慘痛經(jīng)歷。

什么是印刷erp系統(tǒng)項目收尾?

根據(jù)美國項目管理協(xié)會(PMI)的概念，項目收尾包括合同收尾和管理收尾兩部分。合同收尾就是根據(jù)合同一項一項的核對，是否完成了合同所有的要求，是否可以把項目結(jié)束掉，也就是我們通常所講的項目驗收。具體來說，印刷erp系統(tǒng)合同收尾是指了結(jié)印刷erp系統(tǒng)合同并結(jié)清帳目，包括解決所有尚未了結(jié)的事項。合同收尾需要對整個印刷erp系統(tǒng)項目過程進行系統(tǒng)地審查，找出合同上簽訂的事項是否已經(jīng)完成任務(wù)。但實際上，象眾多的項目收尾一樣，印刷erp系統(tǒng)合同收尾是最容易產(chǎn)生問題的時候，而且往往是最讓人頭痛的事情。比如說，印刷erp系統(tǒng)銷售人員在并不清楚項目的具體細節(jié)和難度的時候所許諾的事情根本就是一個泥潭，還有由于用戶需求不明確造成的不斷變更需求，從而使到實際情況與合同不相符等。

管理收尾是指涉及對印刷erp系統(tǒng)項目驗收正式化而進行的項目資料的移交和歸檔。具體包括印刷erp系統(tǒng)實施期間的所有項目文檔整理和歸檔，同時還要求所有的項目成員一起來把經(jīng)驗教訓(xùn)、實施心得寫成總結(jié)，方便日后運維工作。因為收尾的作用不僅是對客戶方有一個正式的交代，還有一個重要職能是對項目整個過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)予以提煉，形成企業(yè)的知識財富。在印刷erp系統(tǒng)實施過程中，知識往往是隱含、散落在各個群體之中，因此將員工的隱性知識轉(zhuǎn)化為公司的顯性知識就非常重要。同時，管理收尾也是收集、整理、保存項目記錄最好的時機。總之，管理收尾做得是否好對日后印刷erp運維有重大意義。管理收尾文檔資料越豐富，就越能形成適合企業(yè)自身的成熟的管理模式。

印刷erp系統(tǒng)項目收尾的三大失誤

(1)最大失誤：沒有明確項目收尾負責(zé)人

在向客戶方領(lǐng)導(dǎo)申請驗收被拒絕后，我特意向公司資深實施經(jīng)理請教應(yīng)要如何善后。這位前輩告訴我，在他曾經(jīng)參與的幾個項目中，在收尾的時候都設(shè)置了資深收尾主管來專門負責(zé)項目收尾，但還是經(jīng)常出現(xiàn)項目驗收拖延。

收尾之難，可見一斑。收尾工作本來就是復(fù)雜和千頭萬緒的，加上臨近項目結(jié)束人心浮動, 同時還牽涉到項目結(jié)算款，扯皮事兒特多，雙方矛盾日漸突出，遠沒有實施過程中的那種協(xié)同配合的熱絡(luò)勁兒?？偠灾?，如果對項目收尾工作不重視，就會因為合同只差少許事情沒有做好而不能驗收通過，使到結(jié)算款收不到，這對印刷erp系統(tǒng)實施來說是一件大事情。

收尾是一個瑣碎、重復(fù)的工作，必須要制定規(guī)范的收尾制度來保駕護航。項目收尾制度必須是嚴(yán)密無情的，這樣才能確保該收上來的信息、數(shù)據(jù)、文檔等能及時的收上來。制定規(guī)范的管理收尾制度是項目經(jīng)理經(jīng)常忽略的過程，許多人認為開會時要求大家提交和整理好資料就行了。事實上，項目收尾規(guī)范化制度是很關(guān)鍵的，因為不能總是依靠項目組成員的自覺性來保證各項需提交的資料不拖延到項目完成后才著手整理，同時還要保證重要的資料不丟失。所以，制定規(guī)范化的制度來保證項目收尾文檔的順利提交，對于項目的延續(xù)性是有很重要的意義。因為以后如果找不到相關(guān)文檔，還不是一樣要找項目經(jīng)理的茬。我在本次項目犯的第三個失誤，就是沒有制定規(guī)范化的收尾制度。

(2)失誤三：沒有重視階段性成果收尾

雖然說是項目收尾，但收的全是以前的活。所以，項目收尾工作本身的技巧也很重要。我在本次項目實施過程中犯的一個失誤是：沒有重視階段性成果收尾。由于收尾工作的特點是復(fù)雜和千頭萬緒，當(dāng)沒有重視階段性成果收尾時，就會不能及時的把項目文檔整理、驗收和歸檔。原因是一個項目階段的工作剛完成時,項目組成員都保留著最新的階段記錄,如階段文檔或最新的文檔版本,這個時候收集起來是非常容易的。時間久了,隨著人員的變動或者項目的需求變更，有些項目成員可能離開了項目組，那時再去收集他們保存的文檔資料就非常困難了,甚至有些記錄永遠也找不到了。例如，本次客戶方項目經(jīng)理就換了幾任。

事實上，只有階段性成果收尾提供的數(shù)據(jù)信息越真實、越準(zhǔn)確,才能保證在項目最終收尾時客觀評定項目的績效，總結(jié)的經(jīng)驗教訓(xùn)和文檔資料才有真正的價值。因此，作為一個好的項目經(jīng)理，一定要學(xué)會收集、整理和保存階段性項目記錄。千萬不要把它當(dāng)作可有可無的事情，或假手于人希望別人會收集和保管好資料。

簡單的說，作為一個好的項目經(jīng)理，一定要重視進度中的階段性里程碑成果，提前做好項目階段性工作的收尾工作。階段性收尾工作是保證項目成功的重要管理手段，它和項目的其他工作一樣，應(yīng)該要納入項目計劃中并認真執(zhí)行、落實。

發(fā)布：2007-03-27 12:18 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

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