解析項(xiàng)目收尾

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如果把印刷 erp系統(tǒng)實(shí)施比作一盤(pán)圍棋，項(xiàng)目收尾就是到了勝負(fù)關(guān)鍵的時(shí)刻，一不小心就有可能前功盡棄、滿(mǎn)盤(pán)皆輸。在印刷erp系統(tǒng)實(shí)施中，項(xiàng)目收尾往往不被大家所重視。有時(shí)是因?yàn)轫?xiàng)目任務(wù)繁重，項(xiàng)目組為了按時(shí)完成任務(wù)正忙于埋頭趕工;有時(shí)是項(xiàng)目經(jīng)理干脆就把該項(xiàng)工作給忽略了。

在經(jīng)過(guò)沒(méi)日沒(méi)夜的瘋狂加班后，歷時(shí)一年多的印刷erp系統(tǒng)實(shí) 施終于上線，就等項(xiàng)目最后驗(yàn)收了。作為一個(gè)軟件廠商的實(shí)施顧問(wèn)，我忍不住想放聲大笑，畢竟這一年里經(jīng)歷了太多的辛酸和淚水。但當(dāng)向客戶(hù)方領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，我當(dāng)場(chǎng)呆住了。天啊，如果要一項(xiàng)一項(xiàng)地對(duì)照實(shí)施合同的話，根本就不可能驗(yàn)收通過(guò)。而且，客戶(hù)提出的許多實(shí)施資料我們也沒(méi)有收集和準(zhǔn)備好。

事實(shí)上，印刷erp系統(tǒng)項(xiàng)目收尾工作和流程重組、需求調(diào)研一樣重要。這項(xiàng)工作不但直接關(guān)系到印刷erp日后的維護(hù)，更重要的是關(guān)系到項(xiàng)目能否順利驗(yàn)收和收到項(xiàng)目結(jié)算款。這里與大家分享我在本次項(xiàng)目中輕視項(xiàng)目收尾，印刷erp系統(tǒng)驗(yàn)收功虧一簣的慘痛經(jīng)歷。

什么是印刷erp系統(tǒng)項(xiàng)目收尾?

根據(jù)美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(PMI)的概念，項(xiàng)目收尾包括合同收尾和管理收尾兩部分。合同收尾就是根據(jù)合同一項(xiàng)一項(xiàng)的核對(duì)，是否完成了合同所有的要求，是否可以把項(xiàng)目結(jié)束掉，也就是我們通常所講的項(xiàng)目驗(yàn)收。具體來(lái)說(shuō)，印刷erp系統(tǒng)合同收尾是指了結(jié)印刷erp系統(tǒng)合同并結(jié)清帳目，包括解決所有尚未了結(jié)的事項(xiàng)。合同收尾需要對(duì)整個(gè)印刷erp系統(tǒng)項(xiàng)目過(guò)程進(jìn)行系統(tǒng)地審查，找出合同上簽訂的事項(xiàng)是否已經(jīng)完成任務(wù)。但實(shí)際上，象眾多的項(xiàng)目收尾一樣，印刷erp系統(tǒng)合同收尾是最容易產(chǎn)生問(wèn)題的時(shí)候，而且往往是最讓人頭痛的事情。比如說(shuō)，印刷erp系統(tǒng)銷(xiāo)售人員在并不清楚項(xiàng)目的具體細(xì)節(jié)和難度的時(shí)候所許諾的事情根本就是一個(gè)泥潭，還有由于用戶(hù)需求不明確造成的不斷變更需求，從而使到實(shí)際情況與合同不相符等。

管理收尾是指涉及對(duì)印刷erp系統(tǒng)項(xiàng)目驗(yàn)收正式化而進(jìn)行的項(xiàng)目資料的移交和歸檔。具體包括印刷erp系統(tǒng)實(shí)施期間的所有項(xiàng)目文檔整理和歸檔，同時(shí)還要求所有的項(xiàng)目成員一起來(lái)把經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、實(shí)施心得寫(xiě)成總結(jié)，方便日后運(yùn)維工作。因?yàn)槭瘴驳淖饔貌粌H是對(duì)客戶(hù)方有一個(gè)正式的交代，還有一個(gè)重要職能是對(duì)項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)予以提煉，形成企業(yè)的知識(shí)財(cái)富。在印刷erp系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，知識(shí)往往是隱含、散落在各個(gè)群體之中，因此將員工的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為公司的顯性知識(shí)就非常重要。同時(shí)，管理收尾也是收集、整理、保存項(xiàng)目記錄最好的時(shí)機(jī)?？傊芾硎瘴沧龅檬欠窈脤?duì)日后印刷erp運(yùn)維有重大意義。管理收尾文檔資料越豐富，就越能形成適合企業(yè)自身的成熟的管理模式。

印刷erp系統(tǒng)項(xiàng)目收尾的三大失誤

(1)最大失誤：沒(méi)有明確項(xiàng)目收尾負(fù)責(zé)人

在向客戶(hù)方領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)驗(yàn)收被拒絕后，我特意向公司資深實(shí)施經(jīng)理請(qǐng)教應(yīng)要如何善后。這位前輩告訴我，在他曾經(jīng)參與的幾個(gè)項(xiàng)目中，在收尾的時(shí)候都設(shè)置了資深收尾主管來(lái)專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)項(xiàng)目收尾，但還是經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目驗(yàn)收拖延。

收尾之難，可見(jiàn)一斑。收尾工作本來(lái)就是復(fù)雜和千頭萬(wàn)緒的，加上臨近項(xiàng)目結(jié)束人心浮動(dòng), 同時(shí)還牽涉到項(xiàng)目結(jié)算款，扯皮事兒特多，雙方矛盾日漸突出，遠(yuǎn)沒(méi)有實(shí)施過(guò)程中的那種協(xié)同配合的熱絡(luò)勁兒?？偠灾绻麑?duì)項(xiàng)目收尾工作不重視，就會(huì)因?yàn)楹贤徊钌僭S事情沒(méi)有做好而不能驗(yàn)收通過(guò)，使到結(jié)算款收不到，這對(duì)印刷erp系統(tǒng)實(shí)施來(lái)說(shuō)是一件大事情。

收尾是一個(gè)瑣碎、重復(fù)的工作，必須要制定規(guī)范的收尾制度來(lái)保駕護(hù)航。項(xiàng)目收尾制度必須是嚴(yán)密無(wú)情的，這樣才能確保該收上來(lái)的信息、數(shù)據(jù)、文檔等能及時(shí)的收上來(lái)。制定規(guī)范的管理收尾制度是項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常忽略的過(guò)程，許多人認(rèn)為開(kāi)會(huì)時(shí)要求大家提交和整理好資料就行了。事實(shí)上，項(xiàng)目收尾規(guī)范化制度是很關(guān)鍵的，因?yàn)椴?能總是依靠項(xiàng)目組成員的自覺(jué)性來(lái)保證各項(xiàng)需提交的資料不拖延到項(xiàng)目完成后才著手整理，同時(shí)還要保證重要的資料不丟失。所以，制定規(guī)范化的制度來(lái)保證項(xiàng)目收尾文檔的順利提交，對(duì)于項(xiàng)目的延續(xù)性是有很重要的意義。因?yàn)橐院笕绻也坏较嚓P(guān)文檔，還不是一樣要找項(xiàng)目經(jīng)理的茬。我在本次項(xiàng)目犯的第三個(gè)失誤，就是沒(méi)有制定規(guī)范化的收尾制度。

(2)失誤三：沒(méi)有重視階段性成果收尾

雖然說(shuō)是項(xiàng)目收尾，但收的全是以前的活。所以，項(xiàng)目收尾工作本身的技巧也很重要。我在本次項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中犯的一個(gè)失誤是：沒(méi)有重視階段性成果收尾。由于收尾工作的特點(diǎn)是復(fù)雜和千頭萬(wàn)緒，當(dāng)沒(méi)有重視階段性成果收尾時(shí)，就會(huì)不能及時(shí)的把項(xiàng)目文檔整理、驗(yàn)收和歸檔。原因是一個(gè)項(xiàng)目階段的工作剛完成時(shí),項(xiàng)目組成員都保留著最新的階段記錄,如階段文檔或最新的文檔版本,這個(gè)時(shí)候收集起來(lái)是非常容易的。時(shí)間久了,隨著人員的變動(dòng)或者項(xiàng)目的需求變更，有些項(xiàng)目成員可能離開(kāi)了項(xiàng)目組，那時(shí)再去收集他們保存的文檔資料就非常困難了,甚至有些記錄永遠(yuǎn)也找不到了。例如，本次客戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理就換了幾任。

事實(shí)上，只有階段性成果收尾提供的數(shù)據(jù)信息越真實(shí)、越準(zhǔn)確,才能保證在項(xiàng)目最終收尾時(shí)客觀評(píng)定項(xiàng)目的績(jī)效，總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和文檔資料才有真正的價(jià)值。因此，作為一個(gè)好的項(xiàng)目經(jīng)理，一定要學(xué)會(huì)收集、整理和保存階段性項(xiàng)目記錄。千萬(wàn)不要把它當(dāng)作可有可無(wú)的事情，或假手于人希望別人會(huì)收集和保管好資料。

簡(jiǎn)單的說(shuō)，作為一個(gè)好的項(xiàng)目經(jīng)理，一定要重視進(jìn)度中的階段性里程碑成果，提前做好項(xiàng)目階段性工作的收尾工作。階段性收尾工作是保證項(xiàng)目成功的重要管理手段，它和項(xiàng)目的其他工作一樣，應(yīng)該要納入項(xiàng)目計(jì)劃中并認(rèn)真執(zhí)行、落實(shí)。

發(fā)布：2007-03-27 12:18 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁(yè)] [關(guān)閉]

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