如何規(guī)避項(xiàng)目采購管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)

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　　采購管理是每個(gè)企業(yè)都要做的基礎(chǔ)工作之一，然而采購管理是否得當(dāng)不僅關(guān)系到采購做的好不好，還會(huì)影響整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度和工期，也會(huì)影響項(xiàng)目的成本和利潤。

　　一、項(xiàng)目采購失敗的幾個(gè)原因

　　關(guān)于高層管理決策傾向和政治氣候變化的影響我們無法量化和掌控;而企業(yè)規(guī)模不同、成熟度不一，對(duì)項(xiàng)目管理技巧的應(yīng)用水平和項(xiàng)目內(nèi)部合作機(jī)制也全然不同。拋開以上因素，我們單純從影響項(xiàng)目管理的角度來看，在項(xiàng)目采購中可能會(huì)遇見這樣一些鬧心問題。

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　　1、預(yù)算被壓縮

　　常見的情況是往往立項(xiàng)的預(yù)算被財(cái)務(wù)層層壓縮，審核項(xiàng)目的重頭戲變成資金的審批，項(xiàng)目目標(biāo)沒有變，而實(shí)現(xiàn)的錢卻只剩了幾分之幾。在有限的資金成本下，如何幫助項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)現(xiàn)發(fā)起人的目標(biāo)，成了采購活動(dòng)的重點(diǎn)。

　　2、執(zhí)行時(shí)間緊迫

　　從項(xiàng)目發(fā)起到立項(xiàng)很可能占用了大量的寶貴時(shí)間，導(dǎo)致審批后的可用執(zhí)行時(shí)間少的可憐。而每個(gè)項(xiàng)目的里程碑節(jié)點(diǎn)不斷地被修改，直至壓縮至極限。項(xiàng)目發(fā)起人歡喜，項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)愁，采購接活后頭痛。

　　3、采購介入晚

　　很多情況下，采購并不是一開始就知道發(fā)起部門的需求，采購常常是最后被通知的那一個(gè)。在這種情況下，供應(yīng)商很可能已早于你接觸了使用部門的需求，并且往往被傾向性。如果恰好這個(gè)項(xiàng)目的采購標(biāo)的物需要定制或者要求非常苛刻，Bingo，采購要么有本事力挽狂瀾，要么就只是配合使用部門簽好合同，然后向老天爺乞求不要出問題，否則背這個(gè)大鍋非自己莫屬。

　　4、需求始終在變

　　使用部門或者發(fā)起部門自己都不清楚自己要什么，邊做邊看。這會(huì)浪費(fèi)大量寶貴的時(shí)間成本和人力投入。更要命的是，最后買來的也許根本不是自己想要的。

　　5、使用部門過多干涉采購決策

　　在各部門的角力中，如果使用部門或發(fā)起部門過于強(qiáng)勢，直接或間接對(duì)采購過程施加影響;抑或由于上述幾種原因，導(dǎo)致采購的被動(dòng)，進(jìn)而影響了采購正常執(zhí)行時(shí)間，從而導(dǎo)致最終決策偏差;還有可能spec in的間接原因都可能導(dǎo)致采購活動(dòng)低效被動(dòng)。

　　二、泛普軟件建議確保項(xiàng)目成功的策略

　　1、做好采購項(xiàng)目分解，定時(shí)公開進(jìn)度

　　項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)制定詳盡的項(xiàng)目執(zhí)行日程，而且會(huì)每天回顧。對(duì)項(xiàng)目整體的時(shí)間表，采購作為stake-holder，如何更好利用狹窄的時(shí)間區(qū)間做更多事，就變得很重要。就項(xiàng)目而言，采購其實(shí)也可以根據(jù)采購流程執(zhí)行慣例，視項(xiàng)目復(fù)雜程度，分解成采購自己的時(shí)間表，將尋源、確認(rèn)需求、篩選、審計(jì)、競價(jià)、綜合評(píng)價(jià)、供應(yīng)商選擇、合同審核簽訂、預(yù)付款等等，找出先后或可并行的機(jī)會(huì)，而梳理出自己的最優(yōu)進(jìn)度時(shí)間表。

　　2、利用發(fā)起人和部門領(lǐng)導(dǎo)的影響力

　　當(dāng)在項(xiàng)目采購中，使用部門或發(fā)起部門不愿意配合采購提供信息支持;或不遵循采購政策和流程;或故意刁難和施加負(fù)面影響力，再或者項(xiàng)目經(jīng)理不愿理睬你的合理時(shí)間和流程調(diào)整的訴求，強(qiáng)迫你接受不合理進(jìn)度、分工時(shí)，需要你開展積極的關(guān)鍵對(duì)話，而不是保持沉默。

　　3、采購政策培訓(xùn)

　　定期對(duì)公司其他部門培訓(xùn)采購政策及程序，把觀念深深滲透進(jìn)企業(yè)各部門的行為中，讓它成為一種購買習(xí)慣。采購原則的普及有利于項(xiàng)目采購的開展，可避免人為擾亂采購秩序，減少不必要的扯皮。在日常采購活動(dòng)中通過專業(yè)性服務(wù)和高效的反饋，積累采購部門的威信。從而在艱巨的采購項(xiàng)目中，能夠取得更多的團(tuán)隊(duì)信任和依賴;采購盡可能早期參與，堅(jiān)持執(zhí)行采購流程，在很大程度上可遏制采購軌跡偏離。

　　泛普軟件中的采購管理工具是針對(duì)行業(yè)痛點(diǎn)的供應(yīng)鏈管理方案，高效管理采購、分包、庫存和成本，避免對(duì)外付錯(cuò)錢、避免采購分包糊涂賬。

發(fā)布：2022-07-22 14:59 編輯：泛普軟件 · xiekexin [打印此頁] [關(guān)閉]

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