高端網(wǎng)上審批系統(tǒng)選型方法論

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        目前，高端網(wǎng)上審批系統(tǒng)產(chǎn)品在中國市場已經(jīng)比較成熟。但企業(yè)對于網(wǎng)上審批系統(tǒng)軟件的選型仍然存在很多問題，沒有找到一套科學(xué)、實用的方法論。本文主要介紹海比研究給出的高端網(wǎng)上審批系統(tǒng)選型方法論的基本框架。

        通過對多個案例的剖析，海比研究總結(jié)了一套高端網(wǎng)上審批系統(tǒng)選型方法論。該方法論包含四個階段，即評估需求、確定網(wǎng)上審批系統(tǒng)重點廠商名單、確定網(wǎng)上審批系統(tǒng)產(chǎn)品短名單、評估與招標(biāo)等四個階段，在每個階段都給出具體的工具內(nèi)容和階段工作成果。

一、評估需求

        評估需求是企業(yè)確定進(jìn)行網(wǎng)上審批系統(tǒng)軟件選型所需要做的第一步，也是最重要的一步。這個階段的輸出結(jié)果是“企業(yè)網(wǎng)上審批系統(tǒng)需求分析報告”。

        評估需求的主要內(nèi)容是企業(yè)在網(wǎng)上審批系統(tǒng)軟件選型前，對于自身所屬行業(yè)、經(jīng)營狀態(tài)、發(fā)展規(guī)模、主營業(yè)務(wù)等進(jìn)行的全面分析與評估。一般而言，對于企業(yè)自身的評估需要重點側(cè)重企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和企業(yè)業(yè)務(wù)流程三方面，并根據(jù)對以上方面的客觀評估得出符合企業(yè)當(dāng)前需求和發(fā)展規(guī)劃的IT系統(tǒng)建設(shè)需求，并根據(jù)需求制定相應(yīng)的信息化和網(wǎng)上審批系統(tǒng)軟件策略。

        從評估方式而言，可分為企業(yè)自主評估，廠商評估，以及第三方評估三種方式。其中自主評估對自身需求比較了解，但評估專業(yè)性欠缺；廠商評估能夠很好的根據(jù)廠商需求提出產(chǎn)品的功能設(shè)計，但公正性欠缺；第三方評估能夠做到專業(yè)、公正，成本相對較高。綜合考慮，依據(jù)評估需求的重要性和企業(yè)的自身實際情況，最好能采用第三方評估。

        另外，研究小組發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在需求評估過程中，經(jīng)常出現(xiàn)三種誤區(qū)。第一，評估內(nèi)容有的不全面，有的沒有重點。研究小組認(rèn)為，評估需求要注意全面性，網(wǎng)上審批系統(tǒng)是會涉及企業(yè)經(jīng)營管理的各個方面，因此，評估時不能缺少某一方面的需求；但在保證全面性的同時，企業(yè)還容易犯另外一個錯誤，即忽視企業(yè)的關(guān)鍵與重點需求。企業(yè)最需要通過網(wǎng)上審批系統(tǒng)軟件解決什么問題，這一定要分清楚。一般而言，要列出三個企業(yè)最關(guān)注的問題。第二，評估需求時要注意結(jié)合企業(yè)當(dāng)前與未來的需求。很多企業(yè)往往忽視未來的需求。第三，評估需求時也應(yīng)注意確認(rèn)項目預(yù)算量級，以及項目需求級別。如是百萬元級的投入還是千萬元級的投入，是部門級的需求還是企業(yè)級的需求。這些一定程度上都能夠提高選型效率，節(jié)約成本。

二、確定網(wǎng)上審批系統(tǒng)重點廠商名單

        確定網(wǎng)上審批系統(tǒng)重點廠商名單是指企業(yè)在做完需求評估之后，首先通過對當(dāng)前市場上的網(wǎng)上審批系統(tǒng)軟件產(chǎn)品提供商進(jìn)行初步的篩選和比較，確定重點考察的廠商名單的過程。研究小組建議，此階段應(yīng)該對10家左右的網(wǎng)上審批系統(tǒng)廠商進(jìn)行考察與評估，最終確認(rèn)的廠商名單在5家左右為宜。企業(yè)可以通過本次研究給出的高端網(wǎng)上審批系統(tǒng)選型輔助工具——《高端網(wǎng)上審批系統(tǒng)軟件廠商選型指標(biāo)》對網(wǎng)上審批系統(tǒng)軟件廠商進(jìn)行評分和定位，從而高效地確定5家左右的重點網(wǎng)上審批系統(tǒng)廠商名單。更重要的是，通過《高端網(wǎng)上審批系統(tǒng)軟件廠商選型指標(biāo)》評估出來的廠商，都是和企業(yè)需求相應(yīng)的、最有實力的品牌廠商。選擇其中任何一家品牌，都可以滿足企業(yè)現(xiàn)在和未來的發(fā)展需要。這個階段的輸出結(jié)果是：給出所評估廠商的分析報告，并確定5家左右的候選名單。

        從具體執(zhí)行而言，確定網(wǎng)上審批系統(tǒng)重點廠商名單的環(huán)節(jié)可以分為如下步驟：

           1、圈選網(wǎng)上審批系統(tǒng)軟件廠商

可以通過桌面研究的方式，圈選當(dāng)前市場上活躍的網(wǎng)上審批系統(tǒng)產(chǎn)品提供商。并從公開信息資料初步了解這些廠商的基本素質(zhì)、市場份額、系列產(chǎn)品、以及服務(wù)支持等相關(guān)信息。

           2、廠商評分

企業(yè)根據(jù)自身需求評估過程中確定的IT建設(shè)需求，通過高端網(wǎng)上審批系統(tǒng)選型工具——高端網(wǎng)上審批系統(tǒng)軟件廠商選型指標(biāo)對網(wǎng)上審批系統(tǒng)軟件廠商進(jìn)行評分和定位，然后根據(jù)權(quán)重計算公式給網(wǎng)上審批系統(tǒng)廠商打分。

            3、確定重點廠商名單

選取得分前五名的廠商，作為網(wǎng)上審批系統(tǒng)選型的重點考核對象。

三、確定網(wǎng)上審批系統(tǒng)產(chǎn)品短名單

        在確定網(wǎng)上審批系統(tǒng)重點廠商名單之后，企業(yè)需要進(jìn)一步了解這些重點廠商所提供的網(wǎng)上審批系統(tǒng)產(chǎn)品，并結(jié)合自身需求，選擇適合出自己的網(wǎng)上審批系統(tǒng)軟件產(chǎn)品，作為最終招標(biāo)的重要考察對象。研究小組建議，此階段名單以3家以內(nèi)為宜。企業(yè)可以通過本次研究給出的高端網(wǎng)上審批系統(tǒng)選型工具——高端網(wǎng)上審批系統(tǒng)產(chǎn)品選型指標(biāo)對具體的網(wǎng)上審批系統(tǒng)軟件產(chǎn)品進(jìn)行評分和定位，從而高效確定最終參加招標(biāo)的網(wǎng)上審批系統(tǒng)產(chǎn)品名單。這個階段的輸出結(jié)果是：給出這5家廠商的評估分析報告，并確定參加招標(biāo)的3家廠商名單。

        從具體執(zhí)行而言，確定網(wǎng)上審批系統(tǒng)產(chǎn)品短名單的環(huán)節(jié)可以分為如下步驟：

           1、選擇網(wǎng)上審批系統(tǒng)產(chǎn)品

根據(jù)已經(jīng)確定的5家左右的網(wǎng)上審批系統(tǒng)重點廠商名單，選擇出其對應(yīng)的高端網(wǎng)上審批系統(tǒng)產(chǎn)品，并深入了解這些產(chǎn)品的功能與深度、平臺與架構(gòu)、易用性等方面的相關(guān)信息。

           2、產(chǎn)品評分

根據(jù)自身的行業(yè)性和業(yè)務(wù)需求，通過高端網(wǎng)上審批系統(tǒng)選型工具——高端網(wǎng)上審批系統(tǒng)產(chǎn)品選型指標(biāo)對每款網(wǎng)上審批系統(tǒng)產(chǎn)品進(jìn)行評分和定位，然后根據(jù)權(quán)重計算公式給出打分。

            3、確定產(chǎn)品短名單

選取得分前三名的產(chǎn)品及其相應(yīng)的提供商，作為最終的參加評標(biāo)對象。

四、招標(biāo)

        在確定最終參加招標(biāo)的短名單之后，企業(yè)可以根據(jù)自己所掌握的情況進(jìn)行標(biāo)書的撰寫與發(fā)放，并根據(jù)標(biāo)書進(jìn)行網(wǎng)上審批系統(tǒng)軟件的專門招標(biāo)。通過評估與招標(biāo)等商務(wù)流程，最終確定網(wǎng)上審批系統(tǒng)軟件的合作伙伴，完成選型。本階段的輸出結(jié)果是：完成招標(biāo)分析報告，確定最終選擇的網(wǎng)上審批系統(tǒng)廠商和相應(yīng)的產(chǎn)品。

        從具體執(zhí)行而言，企業(yè)實施網(wǎng)上審批系統(tǒng)項目招標(biāo)的環(huán)節(jié)可以分為如下步驟：

           1、撰寫與發(fā)布標(biāo)書

根據(jù)需求報告和前期的網(wǎng)上審批系統(tǒng)廠商與產(chǎn)品評估分析報告，撰寫網(wǎng)上審批系統(tǒng)項目招標(biāo)書。將招標(biāo)書在相關(guān)媒體或自己網(wǎng)站上進(jìn)行公布，同時向3家短名單廠商發(fā)出投標(biāo)邀請。

           2、成立招標(biāo)專家委員會

邀請業(yè)內(nèi)在網(wǎng)上審批系統(tǒng)、信息化領(lǐng)域具有深厚經(jīng)驗的專家參加評標(biāo)。專家人數(shù)一般在5~9人為宜。

           3、召開評標(biāo)會

收到廠商們提交的標(biāo)書、成立評標(biāo)的專家委員會后，在合適的時間召開評標(biāo)會，根據(jù)評標(biāo)會的評估結(jié)果，最終確定合作的網(wǎng)上審批系統(tǒng)廠商。

        研究小組建議，在評估專家選擇時，需要考慮專家擅長的領(lǐng)域、專家知識的時效性等方面；在招標(biāo)時的評分指標(biāo)確認(rèn)時，則可以主要考慮商務(wù)方面的要求，以及廠商現(xiàn)場的發(fā)揮。