文檔知識管理
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在信息時代里，知識已成為最主要的財富來源，組織和個人的最重要的任務就是對知識進行管理。企業(yè)內部將員工頭腦思想當中有用的信息聚集起來就是協(xié)同OA知識管理，可以為企業(yè)協(xié)助、組織或個人，透過信息科技，將知識經由創(chuàng)造、分類、儲存、分享、更新，為企業(yè)或個人帶來實質價值的管理流程與策略。
一、OA辦公系統(tǒng)的知識管理功能可以給企業(yè)帶來哪些好處?
其實可以說的簡單一點，OA辦公系統(tǒng)的知識管理是為企業(yè)組織內部信息發(fā)布及傳播提供場所，使組織的新聞、通知、公告、規(guī)章制度、各種類型文檔等能快速傳播;收集組織的各類信息資源，文檔資料，專家技能，形成內部的知識庫，實現(xiàn)知識的快速傳播與共享，從而提高團隊的學習能力，快速響應能力，提高員工技能素質。
除此之外，OA辦公系統(tǒng)不僅可有效推動企業(yè)知識管理發(fā)展，在有效提升企業(yè)員工自主學習能力，提高員工綜合辦公效率，為企業(yè)節(jié)約時間、管理成本的同時，亦是實現(xiàn)了企業(yè)知識由積累到創(chuàng)新的跨越式發(fā)展。
二、那么OA辦公系統(tǒng)應從哪些方面來進行知識管理呢?
1、知識是怎么產生的：明確誰生產信息，怎么生產、誰積累信息，怎么積累，實現(xiàn)信息采集
2、知識的整理：明確誰來匯總、怎么匯總、如何更新，形成知識分類
3、知識資產：確定知識管理者，構建知識庫
4、知識應用：明確誰需要知識、哪個環(huán)節(jié)需要知識，尋找需求點
5、對知識創(chuàng)新：通過信息采集、梳理、評價形成知識庫，在知識管理的基礎上實現(xiàn)知識創(chuàng)新;形成由被動采集到主動分享的知識共享氛圍，留住企業(yè)知識。
三、根據以上的這些方面了解泛普軟件OA系統(tǒng)對知識管理的解決方案：
1、知識的獲?。?/strong>除了現(xiàn)成的文檔資料外，知識更多的存在于的日?；顒拥倪^程中，并不斷的在產生和更新的過程中。因此OA應擴大其對企業(yè)管理的涵蓋面，深入企業(yè)的運營，同時將知識管理貫穿于企業(yè)運作的各個環(huán)節(jié)，讓企業(yè)可以隨時隨地的關注、跟蹤和獲取業(yè)務過程中產生的知識，并進行及時的記錄，而不必從頭編輯文檔或單純的以文檔的形式展現(xiàn)。例如對一個客戶從獲得信息到簽單的銷售過程可以很方便的隨時被記錄，簽單結束后便可自動形成知識庫的一部分;另外就是OA也可以進一步擴展成為搜索、整合和組織各種外部信息的平臺，并將其中的信息轉化為知識。
2、知識的整理：知識的原始形態(tài)是雜亂無章的，因此需要對各種類型化的知識進行有序的管理和梳理。這包括提供OA辦公系統(tǒng)對各種形式的文檔，比如PPT、EXCEL、 Word等文檔的存儲;對各種數(shù)據和信息的轉化，提供可高度定義的知識目錄，提供可細分的，多角度的共享權限安全設定，提供各種知識展現(xiàn)平臺。
3、知識的分發(fā)：完成了知識的獲取和整理后，下一步就需要將這些有價值的知識通過各種手段進行廣泛的傳播。因此一方面，知識可以以各種形式展現(xiàn)，例如可以根據OA系統(tǒng)對企業(yè)內部的系統(tǒng)、企業(yè)新聞、通知公告、相關文檔等;另一方面還可以通過即時通訊、工作流程等進行分發(fā);共享知識的可以為某個部門的人員，也可以為整個企業(yè)或外部的合作伙伴等。
4、利用知識：完成了知識分發(fā)后，下一步的工作就是促進人員有效的對知識進行汲取，并對知識的轉化進行評估和分析。這包括知識的查詢，如可以通過OA辦公系統(tǒng)提供出色的信息檢索功能、知識關聯(lián)、知識地圖等使企業(yè)在業(yè)務過程中可以迅速地獲得需要查找的信息;學習評估和考核，提供各種學習和測驗工具;知識分析和統(tǒng)計，從各種角度分析知識的結構、內容以及被閱讀的情況，判別知識的價值和人員的趨向等。
5、創(chuàng)新知識：知識被汲取并加以利用后，又會在實踐中產生新的知識。因此知識管理還需要利用OA辦公系統(tǒng)創(chuàng)建、溝通、交流等手段讓新的知識顯性化，補充到原有的知識體系中，并重新進入知識獲取、存儲、共享、利用、創(chuàng)新的新一輪循環(huán)，以實現(xiàn)知識的不斷更新和積累。這包括在日常工作中隨時和便利的創(chuàng)建知識;新知識能夠迅速進入原有的知識體系;與人力資源管理相結合，對知識積累的考核和激勵;突破組織界限，進行動態(tài)的靈活的溝通交流，聯(lián)合內外部的知識力量等。
通過以上的OA辦公系統(tǒng)知識管理的解決方案可以分析出：OA辦公系統(tǒng)可以使員工樹立知識管理思想，認識到企業(yè)知識在市場競爭中的決定性作用。只有充分認識到企業(yè)知識與企業(yè)命運乃至個人利益的密切關系，員工才會自覺地維護企業(yè)知識，促進知識管理的順利進行
