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卷庫(kù)和案卷管理

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 　　檔案管理是檔案館(室)直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。OA中檔案管理是為企業(yè)紙質(zhì)檔案文件提供一個(gè)索引、目錄，方便查詢與借閱。檔案管理首先建立卷庫(kù)，卷庫(kù)中建立案卷，案卷下建立文件，形成一個(gè)三級(jí)的索引目錄。

　　1.卷庫(kù)管理

　　點(diǎn)擊“檔案管理”——“卷庫(kù)管理”，可以新增卷庫(kù)信息，點(diǎn)擊右上角的【新增】按鈕，如下圖所示，填寫卷庫(kù)名稱，選擇歸屬部門，保存即可。

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　　新增的卷庫(kù)可以在卷庫(kù)管理中重新編輯或刪除。

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　　2.案卷管理

　　點(diǎn)擊“檔案管理”——“案卷管理”，可以新增案卷信息，點(diǎn)擊右上角的【新增】按鈕，可以看到下面頁(yè)面。將內(nèi)容填好之后點(diǎn)擊保存即可。

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　　案卷號(hào)：目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄內(nèi)部允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。

　　案卷名稱：案卷名稱應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確概括本卷文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種。文字應(yīng)力求簡(jiǎn)練、明確。

　　所屬卷庫(kù)：所屬的卷庫(kù)。

　　歸卷年代：按實(shí)際歸卷的年代填寫

　　起始日期：卷內(nèi)文件所屬的起始日期。

　　終止日期：卷內(nèi)文件所屬的終止日期。

　　所屬部門：案卷所屬的部門。

　　編制機(jī)構(gòu)：立卷機(jī)構(gòu)。

　　保管期限：立卷時(shí)劃定的案卷保管期限，一般由立卷人填寫。

　　案卷密級(jí)：案卷保密的安全級(jí)數(shù)。

　　全宗號(hào)：檔案館指定給立檔單位的編號(hào)。

　　目錄號(hào)：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在一個(gè)全宗內(nèi)部允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)。

　　檔案館號(hào)：保存案卷的檔案館編號(hào)。

　　保密箱號(hào)：保存案卷的密碼箱編號(hào)。

　　縮微號(hào)：縮微號(hào)的目的是為了檢索檔案縮微品和檢索一頁(yè)檔案影像。因此，縮微號(hào)由膠片號(hào)和影像縮微號(hào)構(gòu)成。膠片號(hào)是檔案縮微品的編號(hào)。

　　憑證類別：按實(shí)際情況填寫即可。

　　憑證編號(hào)(起)：按實(shí)際情況填寫即可。

　　憑證編號(hào)(止)：按實(shí)際情況填寫即可。

　　頁(yè)數(shù)：裝訂的案卷要填寫總頁(yè)數(shù)，不裝訂的案卷要填寫本卷的總頁(yè)數(shù)。

　　新建的案卷可以在案卷管理中進(jìn)行管理，可以重新編輯、刪除、查看案卷信息。點(diǎn)擊拆卷案卷狀態(tài)顯示“未封卷”，點(diǎn)擊封卷狀態(tài)顯示為“已封卷”

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發(fā)布：2008-04-21 16:51    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁(yè)]    [關(guān)閉]