在線費(fèi)用報銷惠及企業(yè)全員

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提到在線費(fèi)用報銷，大家并不陌生，也就是我們常說的利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)，通過系統(tǒng)進(jìn)行費(fèi)用的報銷和審批。它打破了紙質(zhì)費(fèi)用報銷審批所受的時間和空間的限制，只要可以上網(wǎng)，就可以隨時隨地進(jìn)行費(fèi)用報銷和審批。大多數(shù)公司實施在線費(fèi)用報銷系統(tǒng)時，都是本著提高報銷的審批效率，增加費(fèi)用控制的有效性的目的。那 么，在線費(fèi)用報銷系統(tǒng)實施后，究竟改變了我們什么呢？

業(yè)務(wù)人員的理解

很多時候，一提到在線費(fèi)用報銷，業(yè)務(wù)人員都是談之色變，因為這無形中增加了他們的工作量，即要填寫一遍紙質(zhì)的報銷單據(jù)，又要在系統(tǒng)中填寫一遍。如果填寫的不正確，又要回到起點重新填寫，這樣一折騰，報銷時間又耽擱了幾天，錢又要晚幾天才到手里。 實施在線費(fèi)用報銷系統(tǒng)時，聽到業(yè)務(wù)人員抱怨最多的就是“下班了回去填寫報銷單去，又要折騰幾小時，系統(tǒng)還那么復(fù)雜，報一項電話費(fèi)，要填寫10多個明細(xì)項目”。對業(yè)務(wù)人員來說，在線費(fèi)用報銷改變的是他們“懶散”的報銷習(xí)慣和平時填寫報銷單據(jù)的不規(guī)范。同時，也要讓他們感覺到在線費(fèi)用報銷對他們的價值呢。從整個流程的效率上，一定要比以前的報銷時間有所縮短，這樣他們才 會感覺到系統(tǒng)有點價值。設(shè)計在線費(fèi)用報銷系統(tǒng)時，考慮到業(yè)務(wù)人員計算機(jī)水平普遍不高，從系統(tǒng)操作和界面上，一定要簡潔，變成“傻瓜式”操作界面，一眼就能看懂。

財務(wù)人員的理解

實 施在線費(fèi)用報銷系統(tǒng)時，常聽到財務(wù)人員這樣說，“我們公司實施了在線費(fèi)用報銷系統(tǒng)，并且與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的財務(wù)模塊關(guān)聯(lián)，以后再也不用手工填制費(fèi)用報銷憑證了，工作量少了很多。而且可以實時的出具費(fèi)用報表，可以方便的按公/子公司、區(qū)域、部門、人員、費(fèi)用類型等維度進(jìn)行費(fèi)用分析。我們更多時間放在了對業(yè)務(wù)的了解和費(fèi)用合理性的審核，以及各部門實時的費(fèi)用使用提醒，從數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時與業(yè)務(wù)部門溝通。這樣我們的工作重點就從以前的費(fèi)用審批、做賬轉(zhuǎn)變成了 以分析為主的支持性工作?！睂ω攧?wù)人員來說，減少了做賬的工作量，工作重點發(fā)生了轉(zhuǎn)變，工作更有價值和意義。

實 施在線費(fèi)用報銷的IT人員的理解。某IT人員這樣說過，“我們主要是把企業(yè)的費(fèi)用報銷的管理理念，從技術(shù)上得以實現(xiàn)。有的企業(yè)在費(fèi)用報銷時，要求填寫的內(nèi)容非常詳細(xì)，以前紙質(zhì)報銷時，只能靠企業(yè)管理規(guī)定要求填寫的很詳細(xì)，很多時候，填寫的都不規(guī)范，要重新填寫?，F(xiàn)在我們可以把報銷的要求，設(shè)置為必填項，不 填寫就不讓提交報銷。如報銷招待費(fèi)時，有宴請單位、宴請人員、宴請人數(shù)、宴請地點、陪同人員等字段，這些項目有一個不填，就不讓提交報銷審批?！?

管理審批人員的理解

跟 某管理者聊天時，他這樣說到“我長期在外出差，以前一個月回公司一次，回去后簽幾百本報銷單?，F(xiàn)在使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行審批，我有上網(wǎng)本，可以隨時隨地審批報銷單，效率提高了，業(yè)務(wù)人員也不再向以前那樣，天天打電話問我什么時候回公司（審批報銷單）了。這也有一個適應(yīng)的過程，電子簽批是不是有效？我不看票據(jù)就審 批會不會出問題？這都是以前擔(dān)心的。現(xiàn)在讓業(yè)務(wù)人員填寫電子報銷單時，要盡可能的詳細(xì)，這樣跟看紙質(zhì)單據(jù)是一樣的，而且更方便。電子簽批是需要習(xí)慣的，習(xí)慣以后，跟紙質(zhì)一樣有效，這是大家共同認(rèn)可且約定俗成的規(guī)矩?！?

審計人員

“以前費(fèi)用報銷審批時間、審批權(quán)限的審計，得需要一個個看單據(jù)去核實和統(tǒng)計，現(xiàn)在只需要把電子審批記錄調(diào)出來，哪個節(jié)點用的審批時間長，是否超出了正常審批時間，是否超出了審批權(quán)限，這些都一目了然。”

在線費(fèi)用報銷，對不同的人，改變是不一樣的。歸結(jié)到一處，其實改變的是一種做事的習(xí)慣，樹立的是一種做事的規(guī)范。習(xí)慣以后，我們會發(fā)現(xiàn)，以前的紙質(zhì)報銷太落后了，太土了。規(guī)范以后，我們會發(fā)現(xiàn)，我們報銷比以前順暢多了，比以前更方便、快捷了，問題更少了。

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