知識(shí)提煉：免費(fèi)日程管理軟件深化應(yīng)用的第一步

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     進(jìn)行了一段時(shí)間的免費(fèi)日程管理軟件工作之后，很多組織會(huì)發(fā)現(xiàn)得到的效果與期望目標(biāo)有較大的差異。雖然已經(jīng)分門別類地把相關(guān)知識(shí)做了梳理，將以前稍顯凌亂的知識(shí)進(jìn)行了歸總，能夠在一定程度上讓更多的人找到更多的知識(shí)，但如果僅進(jìn)行到這里，會(huì)有很多疑問的聲音：免費(fèi)日程管理軟件與傳統(tǒng)的檔案管理/文檔管理似乎沒有太多的區(qū)別，所謂的免費(fèi)日程管理軟件只是在“新瓶裝舊酒”？

　　在很多組織內(nèi)，產(chǎn)生這種情況是非常正常的。究其根源，還在于組織所進(jìn)行的免費(fèi)日程管理軟件更側(cè)重于對(duì)知識(shí)的“靜態(tài)”整理，忽略了知識(shí)的“動(dòng)態(tài)”管理。所謂“動(dòng)態(tài)”的免費(fèi)日程管理軟件，是為保持組織內(nèi)知識(shí)的新鮮度，及時(shí)將實(shí)際工作中產(chǎn)生的知識(shí)納入統(tǒng)一的知識(shí)庫中，并基于已積累的知識(shí)進(jìn)行深入的提煉總結(jié)，將組織內(nèi)最有效的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)在短時(shí)間內(nèi)傳播到相應(yīng)的崗位或者員工處。

　　因此，要實(shí)現(xiàn)免費(fèi)日程管理軟件的深化應(yīng)用，不可忽視最基本的知識(shí)提煉工作。知識(shí)提煉工作也不能只是簡(jiǎn)單地由專門部門或者員工根據(jù)個(gè)人或特定群體的理解進(jìn)行對(duì)于知識(shí)的整理。而更需要組織結(jié)合業(yè)務(wù)需要建立組織內(nèi)知識(shí)提煉的規(guī)則。

　　概括說來，組織內(nèi)的知識(shí)提煉工作可以從三個(gè)維度，由淺及深的逐步開展：

　　·按產(chǎn)品或者項(xiàng)目類型進(jìn)行知識(shí)提煉：根據(jù)已積累的知識(shí)，在基本的知識(shí)分類基礎(chǔ)上，按照組織內(nèi)特定的產(chǎn)品類型或項(xiàng)目類型，通過統(tǒng)一的整理規(guī)則，比如要求每個(gè)產(chǎn)品或者項(xiàng)目類型進(jìn)行知識(shí)提煉時(shí)，必須要完成哪些知識(shí)點(diǎn)的總結(jié)，必須要使用哪些表單以及模板等，進(jìn)行某類知識(shí)群集的整理。這樣盡可能將組織內(nèi)相關(guān)的知識(shí)集合建立起來，未來在使用時(shí)，就可以比較便捷地讓更多人獲得相關(guān)知識(shí)內(nèi)容。

　　·按業(yè)務(wù)過程進(jìn)行知識(shí)提煉：如果說按產(chǎn)品或者項(xiàng)目類型進(jìn)行知識(shí)提煉，只是最基本的知識(shí)提煉工作。那么進(jìn)一步講，組織的知識(shí)也可以按照組織內(nèi)的業(yè)務(wù)階段劃分，進(jìn)一步深入到每個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，建立特定業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的知識(shí)群集。這就要求組織需要針對(duì)同類型的產(chǎn)品或項(xiàng)目，把相同階段的內(nèi)容作統(tǒng)一規(guī)則下的整理，比如針對(duì)于方案設(shè)計(jì)、總體設(shè)計(jì)等具體的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，將不同的產(chǎn)品或者項(xiàng)目類型的知識(shí)點(diǎn)做匯總整理，如此可以形成“產(chǎn)品或者項(xiàng)目類型——業(yè)務(wù)過程”的二維結(jié)構(gòu)，以方便知識(shí)點(diǎn)的查找與定位。

　　·按專業(yè)要求進(jìn)行知識(shí)提煉：這一維度的知識(shí)提煉工作需要更精細(xì)化的操作。組織內(nèi)的相關(guān)人員必須很清楚知道需要哪些專業(yè)知識(shí)點(diǎn)，而這些知識(shí)點(diǎn)是區(qū)別于競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的核心能力?；谶@些知識(shí)點(diǎn)的分析，再深入到具體的知識(shí)庫中，尋找并提煉相關(guān)的知識(shí)內(nèi)容，進(jìn)一步可以形成“產(chǎn)品或項(xiàng)目類型——業(yè)務(wù)過程——專業(yè)知識(shí)點(diǎn)”的三維結(jié)構(gòu)。按專業(yè)要求進(jìn)行的知識(shí)提煉工作，與以上談及的兩種方式?jīng)]有強(qiáng)相關(guān)的遞進(jìn)關(guān)系，并不是只有實(shí)現(xiàn)了“按產(chǎn)品或項(xiàng)目類型”和“按業(yè)務(wù)過程”進(jìn)行知識(shí)提煉之后，才能進(jìn)行專業(yè)知識(shí)點(diǎn)的提煉工作，這部分工作可以與前述兩種工作并行。但要做好嚴(yán)格按專業(yè)要求的知識(shí)提煉，首先就需要以較為完善的知識(shí)庫作為前提，否則難以在短時(shí)間內(nèi)就某類知識(shí)點(diǎn)形成較為豐富的提煉總結(jié)結(jié)果。

　　在進(jìn)行相應(yīng)的知識(shí)提煉工作時(shí)，其所對(duì)應(yīng)的表現(xiàn)形式可以根據(jù)組織特點(diǎn)的不同，靈活采用不同的載體以及形式。比如，可以借助“知識(shí)地圖”進(jìn)行“按產(chǎn)品或者項(xiàng)目類型”的知識(shí)提煉工作，可以借助“知識(shí)歷程圖”進(jìn)行“按業(yè)務(wù)過程”的知識(shí)提煉工作，等等。無論采用何種載體以及形式，其本質(zhì)還在于結(jié)合組織的特點(diǎn)進(jìn)行個(gè)性化的知識(shí)分析工作，為保證對(duì)知識(shí)的動(dòng)態(tài)管理，先從基本的知識(shí)提煉做起，以此吸引更多的人員認(rèn)識(shí)到免費(fèi)日程管理軟件的價(jià)值，激發(fā)他們的工作興趣，繼而帶動(dòng)更多的人參與到免費(fèi)日程管理軟件工作中。