從免費日程管理軟件到知識服務

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     隨著免費日程管理軟件的重要性被越來越多的企業(yè)所熟知，許多行動力強的組織內(nèi)部已經(jīng)開展起免費日程管理軟件建設(shè)，成立免費日程管理軟件組織，搭建免費日程管理軟件系統(tǒng)，收集、共享員工經(jīng)驗總結(jié)和工作成果等知識內(nèi)容。

　　但在企業(yè)的具體運行過程中，由于部分企業(yè)過多地把關(guān)注放在激勵各部門員工貢獻知識，提高知識庫中的知識文檔量，以及規(guī)避因為員工流失造成的知識資產(chǎn)流失風險上，結(jié)果則導致了知識庫中積累了大量的知識但這些知識根本無法匹配員工的知識需求。這種現(xiàn)象的普遍存在顯示出企業(yè)在開展免費日程管理軟件容易忽視以下兩點：其一、免費日程管理軟件最終要以滿足員工的知識需求為目標；其二、因為員工是知識的創(chuàng)造者，所以企業(yè)應把自己的定位從免費日程管理軟件向知識服務轉(zhuǎn)型。下表就簡單列舉了免費日程管理軟件和知識服務的對比（見表1）。

　　表1：免費日程管理軟件和知識服務對比

　　免費日程管理軟件是以“知識”為管理對象，通過知識創(chuàng)造、知識獲取、知識儲存、知識共享、知識應用等環(huán)節(jié)對知識進行的統(tǒng)一管理。它關(guān)注的包括：公司有哪些知識？這些知識是否放入了公司知識庫？

　　知識服務是以“員工”為服務對象，通過知識需求、知識組織、知識交流、知識應用、知識創(chuàng)新等環(huán)節(jié)滿足員工的知識需求，促進知識應用和創(chuàng)新，它更關(guān)注的是：員工需要哪些知識？員工需要的知識是否得到了滿足？

　　顯然，兩者對比知識服務更有生命力，所以企業(yè)開展知識服務應從以下方面著手：

　　一、戰(zhàn)略與文化

　　在戰(zhàn)略和文化方面，企業(yè)應樹立“人人共享、人人受益”和“我為人人、人人為我”的理念價值觀，使員工切身感受到“幫助別人，就是幫助自己”。如果企業(yè)領(lǐng)導心里耿耿于懷的是“人員流動、知識流失”，那么員工就不愿意貢獻知識，更會擔心自己的經(jīng)驗傳授出去以后自己會喪失競爭優(yōu)勢。

　　二、內(nèi)容

　　在內(nèi)容方面，企業(yè)的免費日程管理軟件工作不但要管理已有的知識，還應根據(jù)員工的需要和公司戰(zhàn)略需要去主動地組織創(chuàng)建出新的知識。例如，企業(yè)可以內(nèi)部立項做知識產(chǎn)品的研發(fā)；或者，企業(yè)可以通過提供員工生活方面知識的交流平臺，來提高員工的歸屬感和凝聚力。知識服務應惠及員工工作和生活的方方面面，使員工切實因為知識服務能夠提高工作效率和滿意度，這樣才能“接地氣”。

　　三、管理機制

　　在管理機制方面，企業(yè)免費日程管理軟件部門的職能不但包括搭建和維護免費日程管理軟件系統(tǒng)、組織免費日程管理軟件活動、開展免費日程管理軟件考核和激勵等內(nèi)容，還應主動向員工提供知識咨詢服務。員工在知識庫查詢過程中有困難或者找不到的信息（包括最新的模版、技術(shù)、相關(guān)案例等等知識）都可以向免費日程管理軟件部門尋求幫助。所以有的企業(yè)把免費日程管理軟件部改名為知識中心，特別突出了其服務的職能。在泛普軟件內(nèi)部就有專門為知識咨詢需求成立的“源源博士”虛擬專家平臺，員工有任何問題都可以找“源源博士”聊聊。

　　四、IT支撐

　　在IT支撐方面，應更多地站在員工的角度去考慮如何更方便地提交知識、查詢知識、應用知識，以實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)和知識庫很好的集成，在業(yè)務流程中及時搜集知識和應用知識。例如，在員工接收派單的系統(tǒng)中可以很方便地鏈接到類似項目的歷史經(jīng)驗，在業(yè)務系統(tǒng)中設(shè)計嵌入窗口幫助方便地進行知識庫查詢，在業(yè)務系統(tǒng)加入及時的知識點提醒。另外，隨著智能手機的普及，APP等應用的拓展將更加方便知識交流。例如，傳統(tǒng)的知識問答是WEB界面，如果把知識庫、知識問答和專家?guī)斓让赓M日程管理軟件系統(tǒng)功能做成APP，員工則隨時可以把查詢知識、提問和回答問題、與專家在線交流等功能打包隨身攜帶，這一切的靈活使用將更充分地利用好員工的碎片時間。

　　免費日程管理軟件和知識服務不是排斥關(guān)系而是遞進關(guān)系，知識服務是在免費日程管理軟件基礎(chǔ)上的升華，是從“知識內(nèi)容為王”到“以人為本”的免費日程管理軟件本質(zhì)的回歸。知識服務如果拋棄原來的免費日程管理軟件進行搭建就會成為空中樓閣，免費日程管理軟件只有考慮了員工的需求，才會在企業(yè)或者組織中更接地氣，煥發(fā)更旺盛的生命力。