福州OA烏云壓頂，巧借WBS重見天日

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

一般來說，由于福州OA項目具有人多、錢多、事多、過程長，而且還有復(fù)雜度高、風(fēng)險不可控等特點，所以在福州OA實施中很容易引起雙方之間的各種矛盾。當(dāng)不能及時有效的協(xié)調(diào)與解決時，容易造成進(jìn)度失控，預(yù)算超支、質(zhì)量差，最終結(jié)果是無疾而終，不了了之。

面對千頭萬緒和大量的協(xié)調(diào)工作，人的經(jīng)驗、智慧、精力和能力受到極大挑戰(zhàn)和困惑?？梢哉f，福州OA實施的基本方法、工具和技術(shù)與福州OA項目成與敗的關(guān)系不但非常緊密，而且是前后邏輯關(guān)系。因此，使用項目管理的各種方法、工具和技術(shù)建立一個信息平臺，將大量的信息、復(fù)雜紛亂的關(guān)系和工作任務(wù)，進(jìn)行圖象化和可視化管理是十分關(guān)鍵的事情。但是我們發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)并沒有認(rèn)真地分析和進(jìn)行福州OA實施工作顯形化和可視化管理，就匆匆忙忙地進(jìn)行福州OA軟件的實施活動，這自然會導(dǎo)致一籌莫展的窘境。

一.什么WBS工作分解結(jié)構(gòu)？

越來越多的人認(rèn)識到，福州OA項目如何進(jìn)行實施管理是一件讓人非常頭痛的事情。有資深福州OA顧問曾說過,好的實施管理必須做好一件事情，就是分配、追蹤任務(wù)。張興是一個福州OA實施顧問，他多次感慨萬千的說，在福州OA實施中應(yīng)用WBS方法使他有一種四兩拔千斤，項目風(fēng)險灰飛煙滅的感覺。

福州OA實施有一個基本的項目管理三腳架：項目目標(biāo)/范圍、成本、時間管理。福州OA實施首要的前提是對項目目標(biāo)/范圍有一個清晰的界定，這是談福州OA實施高質(zhì)量的前提。其實這里還有一項非常重要的工作，就是對目標(biāo)進(jìn)行分解，所謂的WBS就是將目標(biāo)分解至可以執(zhí)行的工作包，或者叫任務(wù)。對于關(guān)鍵任務(wù)的交付標(biāo)志，就是所說的階段實施里程碑。接下來就是項目的時間進(jìn)度問題，也就是通常說的“計劃”。對于WBS理解，張興認(rèn)為應(yīng)在兩方面重點加以理解：一方面，是WBS層次結(jié)構(gòu)的對象，它是以可交付成果為對象，而不是以計劃活動為對象。另一方面是WBS的最底層次為工作包，包括為完成該工作包必須的計劃活動和進(jìn)度里程碑。

（2）WBS的基本要素：結(jié)構(gòu)、代碼、字典和報告

在項目管理中，WBS是一個詳盡的，層次的（從全面到細(xì)節(jié)）的樹形結(jié)構(gòu)，由可付成果和需要執(zhí)行的任務(wù)組成。WBS的目的是識別項目中實際需要完成的工作任務(wù)，因此WBS是福州OA實施計劃的基礎(chǔ)。WBS是由3個關(guān)鍵元素構(gòu)成的名詞：W工作--可以產(chǎn)生有形結(jié)果的工作任務(wù)；B分解--是一種逐步細(xì)分和分類的層級結(jié)構(gòu)；S結(jié)構(gòu)--按照一定的模式組織各部分。

①結(jié)構(gòu)化編碼

WBS結(jié)構(gòu)是以等級狀或樹狀來構(gòu)成，底層代表詳細(xì)的信息，逐層向上。結(jié)構(gòu)上的第二個層次范圍將比第一層次范圍要窄，依此類推。編碼用于將WBS徹底的結(jié)構(gòu)化，是WBS的一種關(guān)鍵實現(xiàn)手段，因此編碼體系與結(jié)構(gòu)體系是有對應(yīng)關(guān)系。通過編碼體系，我們可以很容易識別WBS的層級關(guān)系。

WBS的結(jié)構(gòu)應(yīng)包含科學(xué)的邏輯結(jié)構(gòu)，而不是單個的、離散的、在時間順序上不連續(xù)的成果的描述結(jié)構(gòu)。WBS的結(jié)構(gòu)是由邏輯推演而成的，通過層層的包含關(guān)系，非常嚴(yán)謹(jǐn)。結(jié)構(gòu)化的原則是必須分等級，但不必在結(jié)構(gòu)內(nèi)建太多的層次，因為層次太多了不易管理。因此，結(jié)構(gòu)化是WBS的一大重要特點，WBS的邏輯結(jié)構(gòu)錯誤會直接導(dǎo)致項目實施過程發(fā)生錯誤，嚴(yán)重的會帶來項目的失敗。

②工作包

工作包是WBS的最底層元素，一般的工作包是最小的“可交付成果”，這些可交付成果很容易識別出完成它的活動、成本和責(zé)任人以及資源信息。因此，一個福州OA實施的WBS必須被分解到具體的工作包層次才能夠使其成為一個有效的管理工具。

有人可能會問，為什么WBS的最底層次不是計劃活動而是工作包呢？首先WBS作為福州OA實施管理的工具，它面向的是可交付成果，而不是過程。其次WBS定義的是工作任務(wù)，是計劃活動定義的依據(jù)，而不是去定義計劃活動。最后，計劃活動只是項目進(jìn)度表的組成部分，不是WBS的組成部分。因此，只有抓住最核心的可交付結(jié)果才能最有效的控制和管理福州OA實施。

③WBS字典

實施管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化一直是眾多福州OA實施追求的目標(biāo)，WBS字典就是這樣一種工具。它用于描述和定義WBS分解的工作文檔。字典相當(dāng)于對某一WBS元素必須完成的工作以及對工作的詳細(xì)描述，包括工作成果的描述和相應(yīng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，上下級關(guān)系以及輸入輸出關(guān)系等。同時，WBS字典對于定義清晰的福州OA實施范圍也有著巨大的規(guī)范作用，它使得WBS易于理解和被實施團(tuán)隊以外的參與者（福州OA實施涉及到的各方人員）理解。

④工作完成報告

工作任務(wù)完成報告的目的是要反映實施到目前為止的進(jìn)展情況，通過任務(wù)完成報告，領(lǐng)導(dǎo)能夠判斷和評價福州OA實施的各個方面是否偏離目標(biāo)，偏離程度是多少。

二．WBS的作用是做正確的事

WBS是一個描述福州OA實施思路的工具，也是一個展現(xiàn)項目全貌，清晰地表示各項目工作之間的相互聯(lián)系，詳細(xì)說明為完成項目所必須完成的各項工作的計劃工具。同時，它定義了里程碑事件，可以作為項目狀況的報告工具向高層報告項目完成情況。當(dāng)項目結(jié)束時，是項目績效衡量的依據(jù)。因此，它的作用是幫助項目經(jīng)理確定和有效地管理項目工作。

（1）初期作用：明確項目任務(wù)

WBS是面向可交付成果的一組的工作任務(wù)，這些任務(wù)定義了工作范圍，未在WBS中包括的工作任務(wù)就不屬于福州OA實施的范圍。WBS每下降一層就代表對項目工作更加詳細(xì)的定義和描述?？山桓冻晒ぷ鞣纸饪梢苑乐惯z漏項目的可交付成果，幫助項目經(jīng)理關(guān)注項目目標(biāo)和明確職責(zé)。

（2）項目計劃時：幫助制定項目時間表

WBS能幫助改進(jìn)時間、成本和資源估計的準(zhǔn)確度。福州OA實施是個龐大的項目，過程控制主要是體現(xiàn)在項目實施過程中的時間控制。WBS通過控制實施過程中各階段投入的資源和達(dá)到目標(biāo)所用的時間，把大任務(wù)分解成多個小任務(wù)，建立可視化的項目可交付成果。這不但能更加精確估算工作量和分配工作，并且能更加細(xì)密的跟蹤，而且也有利于按質(zhì)按量的在規(guī)定時間內(nèi)完成任務(wù)。

（3）WBS可視化有利于多方溝通

在福州OA實施中，一般要涉及大量的資源和涉及許多人，并歷時一段時間。因此，設(shè)想的項目環(huán)境會隨著項目進(jìn)展會發(fā)生很大的變化，而一個恰當(dāng)?shù)腤BS將能夠使用戶有一個可視化的信息溝通聯(lián)接器。因為WBS能把項目各類信息通過顯形化、圖象化表現(xiàn)出來。很多人對這項工作的重要性還缺乏足夠的認(rèn)識，他們不太了解將項目進(jìn)展可視化的重要性，這將大大影響項目執(zhí)行期間的監(jiān)督和控制。

（4）明確劃分和落實人員職責(zé)

WBS分解的實質(zhì)思想之一是體現(xiàn)在人員職責(zé)的明確劃分和落實。責(zé)任到人是福州OA實施管理的核心，福州OA實施最怕的就是“事情沒人認(rèn)賬，沒人負(fù)責(zé)”。要避免這個問題的出現(xiàn)，就要在每一層次WBS分解過程中都考慮到人員責(zé)任劃分和歸屬，盡可能每一個最底層的節(jié)點都有唯一責(zé)任人（或部門）相對應(yīng)，分解的粒度是“可以分配，可以交付”。因此，WBS能有效建立和獲得項目人員的承諾和職責(zé)。

（5）有利于全過程進(jìn)度控制

福州OA實施很重要一點就是在確保質(zhì)量的前提下做好進(jìn)度控制，專搞垃圾實施的福州OA實施顧問就像老鼠過街一樣人人喊打。小的福州OA項目應(yīng)用WBS結(jié)構(gòu)，結(jié)構(gòu)劃分能一目了然，進(jìn)度控制也就能一目了然。當(dāng)福州OA項目規(guī)模越大時，WBS就更重要了，因為通過WBS分解工作任務(wù)結(jié)構(gòu)，項目經(jīng)理就能在項目實施中定期檢查項目實際進(jìn)展情況，并與進(jìn)度計劃進(jìn)行比較，對出現(xiàn)偏差的原因和對進(jìn)度的影響進(jìn)行分析，找出有效的調(diào)整方法并對原計劃進(jìn)行變更，如此不斷循環(huán)至項目驗收完成。

因此，“做正確的事，正確地做事”是我們從事福州OA實施的一句格言，WBS解決的是“做正確的事”問題，只有明確了做正確的事，正確地做事才有基礎(chǔ)。所以，我們說WBS是福州OA實施管理的重要基石。

三. 怎樣制作有效的福州OA實施的WBS？

有許多福州OA資深顧問認(rèn)為“沒有WBS，就沒有福州OA實施管理”。因此，如何制定正確的WBS就成為福州OA實施管理的核心過程。構(gòu)建福州OA實施的WBS有很多不同的方法，每個福州OA實施管理比較成熟的顧問公司，針對不同類型的項目都有不同的WBS模版供項目經(jīng)理參考。這里與大家分享我制定福州OA實施的WBS的過程。

（1）列出實施工作目標(biāo)清單

目標(biāo)清單（Working List）是實施活動需要產(chǎn)出的工作結(jié)果，可以是實施最終交付成果的組成部分，也可以是實施中間過程的階段性結(jié)果。目標(biāo)清單有大有小，有的相互關(guān)聯(lián)，有隸屬的關(guān)系。列出實施工作清單的過程，可以是頭腦風(fēng)暴的方法，項目組成員和實施顧問共同完成。在分解項目目標(biāo)時，如果有現(xiàn)成的模板應(yīng)該盡量利用，大大提高效率。

（2）畫出工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)

針對項目目標(biāo)進(jìn)行任務(wù)分解得到WBS，畫出WBS的層次結(jié)構(gòu)圖。簡單說，是將主要項目可交付成果細(xì)分為更小的、易于管理的工作包，工作包必須詳細(xì)到可以對該工作包進(jìn)行估算(成本和歷時)、安排進(jìn)度、預(yù)算、分配負(fù)責(zé)人員或部門。如果有必要，可建立一個編碼系統(tǒng)。這里我有一個經(jīng)驗是，WBS中的詳細(xì)活動應(yīng)以行動為導(dǎo)向。例如你不能將一個WBS詳細(xì)活動描述為“會議”，而應(yīng)該陳述為安排一次什么活動的會議。如果在WBS提到一個可交付項，就應(yīng)該將這個可交付成果分解成建立這個可交付成果所需要的活動，而不能只把一個可交付項分解成描述它的要求。在WBS中提出要求并不合適，只能在WBS中列出可交付項和活動。最后，不斷地對WBS更新或修正，直到覆蓋所有工作。

（3）制定人員職責(zé)分解結(jié)構(gòu)

WBS中的任務(wù)確定了，完成任務(wù)的責(zé)任人也就可以明確了。因此，在分解WBS時應(yīng)形成整個項目的人員職責(zé)分解結(jié)構(gòu)。例如，具體明確由那些人來完成哪些任務(wù)，得到什么樣的可交付成果。因為人員職責(zé)的結(jié)構(gòu)化也是WBS的另一特點。

（4）為項目建立一個WBS字典

一般來說，如果WBS含有數(shù)百（或數(shù)千）條詳細(xì)的活動，那么各方人員溝通和理解就是一件繁重的工作。在這種情況下，把所有重要信息放入一個WBS字典中會有好處。因此，WBS字典對項目范圍和工作任務(wù)清晰的定義發(fā)揮著的重要作用。

簡而言之，WBS能體現(xiàn)福州OA實施任務(wù)、人員職責(zé)的明確劃分和落實。它是貫穿福州OA實施全過程的一條主線，能將實施計劃、實施控制、業(yè)績評價串聯(lián)起來，形成有效實施管理。WBS把一個比較復(fù)雜的福州OA實施逐步分解為比較簡單的過程, 讓原來看起來不可控的一件事情變得清晰和可控, 分解中結(jié)合責(zé)任體系和任務(wù)，做到工作任務(wù)“可以分配,可以交付”。因此，WBS是真正使福州OA實施以項目任務(wù)為中心，強(qiáng)化目標(biāo)管理的有效方法之一。