福州OA烏云壓頂，巧借WBS重見天日

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一般來說，由于福州OA項(xiàng)目具有人多、錢多、事多、過程長，而且還有復(fù)雜度高、風(fēng)險(xiǎn)不可控等特點(diǎn)，所以在福州OA實(shí)施中很容易引起雙方之間的各種矛盾。當(dāng)不能及時(shí)有效的協(xié)調(diào)與解決時(shí)，容易造成進(jìn)度失控，預(yù)算超支、質(zhì)量差，最終結(jié)果是無疾而終，不了了之。

面對千頭萬緒和大量的協(xié)調(diào)工作，人的經(jīng)驗(yàn)、智慧、精力和能力受到極大挑戰(zhàn)和困惑。可以說，福州OA實(shí)施的基本方法、工具和技術(shù)與福州OA項(xiàng)目成與敗的關(guān)系不但非常緊密，而且是前后邏輯關(guān)系。因此，使用項(xiàng)目管理的各種方法、工具和技術(shù)建立一個(gè)信息平臺，將大量的信息、復(fù)雜紛亂的關(guān)系和工作任務(wù)，進(jìn)行圖象化和可視化管理是十分關(guān)鍵的事情。但是我們發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)并沒有認(rèn)真地分析和進(jìn)行福州OA實(shí)施工作顯形化和可視化管理，就匆匆忙忙地進(jìn)行福州OA軟件的實(shí)施活動(dòng)，這自然會導(dǎo)致一籌莫展的窘境。

一.什么WBS工作分解結(jié)構(gòu)？

越來越多的人認(rèn)識到，福州OA項(xiàng)目如何進(jìn)行實(shí)施管理是一件讓人非常頭痛的事情。有資深福州OA顧問曾說過,好的實(shí)施管理必須做好一件事情，就是分配、追蹤任務(wù)。張興是一個(gè)福州OA實(shí)施顧問，他多次感慨萬千的說，在福州OA實(shí)施中應(yīng)用WBS方法使他有一種四兩拔千斤，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)灰飛煙滅的感覺。

福州OA實(shí)施有一個(gè)基本的項(xiàng)目管理三腳架：項(xiàng)目目標(biāo)/范圍、成本、時(shí)間管理。福州OA實(shí)施首要的前提是對項(xiàng)目目標(biāo)/范圍有一個(gè)清晰的界定，這是談福州OA實(shí)施高質(zhì)量的前提。其實(shí)這里還有一項(xiàng)非常重要的工作，就是對目標(biāo)進(jìn)行分解，所謂的WBS就是將目標(biāo)分解至可以執(zhí)行的工作包，或者叫任務(wù)。對于關(guān)鍵任務(wù)的交付標(biāo)志，就是所說的階段實(shí)施里程碑。接下來就是項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)度問題，也就是通常說的“計(jì)劃”。對于WBS理解，張興認(rèn)為應(yīng)在兩方面重點(diǎn)加以理解：一方面，是WBS層次結(jié)構(gòu)的對象，它是以可交付成果為對象，而不是以計(jì)劃活動(dòng)為對象。另一方面是WBS的最底層次為工作包，包括為完成該工作包必須的計(jì)劃活動(dòng)和進(jìn)度里程碑。

（2）WBS的基本要素：結(jié)構(gòu)、代碼、字典和報(bào)告

在項(xiàng)目管理中，WBS是一個(gè)詳盡的，層次的（從全面到細(xì)節(jié)）的樹形結(jié)構(gòu)，由可付成果和需要執(zhí)行的任務(wù)組成。WBS的目的是識別項(xiàng)目中實(shí)際需要完成的工作任務(wù)，因此WBS是福州OA實(shí)施計(jì)劃的基礎(chǔ)。WBS是由3個(gè)關(guān)鍵元素構(gòu)成的名詞：W工作--可以產(chǎn)生有形結(jié)果的工作任務(wù)；B分解--是一種逐步細(xì)分和分類的層級結(jié)構(gòu)；S結(jié)構(gòu)--按照一定的模式組織各部分。

①結(jié)構(gòu)化編碼

WBS結(jié)構(gòu)是以等級狀或樹狀來構(gòu)成，底層代表詳細(xì)的信息，逐層向上。結(jié)構(gòu)上的第二個(gè)層次范圍將比第一層次范圍要窄，依此類推。編碼用于將WBS徹底的結(jié)構(gòu)化，是WBS的一種關(guān)鍵實(shí)現(xiàn)手段，因此編碼體系與結(jié)構(gòu)體系是有對應(yīng)關(guān)系。通過編碼體系，我們可以很容易識別WBS的層級關(guān)系。

WBS的結(jié)構(gòu)應(yīng)包含科學(xué)的邏輯結(jié)構(gòu)，而不是單個(gè)的、離散的、在時(shí)間順序上不連續(xù)的成果的描述結(jié)構(gòu)。WBS的結(jié)構(gòu)是由邏輯推演而成的，通過層層的包含關(guān)系，非常嚴(yán)謹(jǐn)。結(jié)構(gòu)化的原則是必須分等級，但不必在結(jié)構(gòu)內(nèi)建太多的層次，因?yàn)閷哟翁嗔瞬灰坠芾怼Ｒ虼?，結(jié)構(gòu)化是WBS的一大重要特點(diǎn)，WBS的邏輯結(jié)構(gòu)錯(cuò)誤會直接導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)施過程發(fā)生錯(cuò)誤，嚴(yán)重的會帶來項(xiàng)目的失敗。

②工作包

工作包是WBS的最底層元素，一般的工作包是最小的“可交付成果”，這些可交付成果很容易識別出完成它的活動(dòng)、成本和責(zé)任人以及資源信息。因此，一個(gè)福州OA實(shí)施的WBS必須被分解到具體的工作包層次才能夠使其成為一個(gè)有效的管理工具。

有人可能會問，為什么WBS的最底層次不是計(jì)劃活動(dòng)而是工作包呢？首先WBS作為福州OA實(shí)施管理的工具，它面向的是可交付成果，而不是過程。其次WBS定義的是工作任務(wù)，是計(jì)劃活動(dòng)定義的依據(jù)，而不是去定義計(jì)劃活動(dòng)。最后，計(jì)劃活動(dòng)只是項(xiàng)目進(jìn)度表的組成部分，不是WBS的組成部分。因此，只有抓住最核心的可交付結(jié)果才能最有效的控制和管理福州OA實(shí)施。

③WBS字典

實(shí)施管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化一直是眾多福州OA實(shí)施追求的目標(biāo)，WBS字典就是這樣一種工具。它用于描述和定義WBS分解的工作文檔。字典相當(dāng)于對某一WBS元素必須完成的工作以及對工作的詳細(xì)描述，包括工作成果的描述和相應(yīng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，上下級關(guān)系以及輸入輸出關(guān)系等。同時(shí)，WBS字典對于定義清晰的福州OA實(shí)施范圍也有著巨大的規(guī)范作用，它使得WBS易于理解和被實(shí)施團(tuán)隊(duì)以外的參與者（福州OA實(shí)施涉及到的各方人員）理解。

④工作完成報(bào)告

工作任務(wù)完成報(bào)告的目的是要反映實(shí)施到目前為止的進(jìn)展情況，通過任務(wù)完成報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)能夠判斷和評價(jià)福州OA實(shí)施的各個(gè)方面是否偏離目標(biāo)，偏離程度是多少。

二．WBS的作用是做正確的事

WBS是一個(gè)描述福州OA實(shí)施思路的工具，也是一個(gè)展現(xiàn)項(xiàng)目全貌，清晰地表示各項(xiàng)目工作之間的相互聯(lián)系，詳細(xì)說明為完成項(xiàng)目所必須完成的各項(xiàng)工作的計(jì)劃工具。同時(shí)，它定義了里程碑事件，可以作為項(xiàng)目狀況的報(bào)告工具向高層報(bào)告項(xiàng)目完成情況。當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，是項(xiàng)目績效衡量的依據(jù)。因此，它的作用是幫助項(xiàng)目經(jīng)理確定和有效地管理項(xiàng)目工作。

（1）初期作用：明確項(xiàng)目任務(wù)

WBS是面向可交付成果的一組的工作任務(wù)，這些任務(wù)定義了工作范圍，未在WBS中包括的工作任務(wù)就不屬于福州OA實(shí)施的范圍。WBS每下降一層就代表對項(xiàng)目工作更加詳細(xì)的定義和描述?？山桓冻晒ぷ鞣纸饪梢苑乐惯z漏項(xiàng)目的可交付成果，幫助項(xiàng)目經(jīng)理關(guān)注項(xiàng)目目標(biāo)和明確職責(zé)。

（2）項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)：幫助制定項(xiàng)目時(shí)間表

WBS能幫助改進(jìn)時(shí)間、成本和資源估計(jì)的準(zhǔn)確度。福州OA實(shí)施是個(gè)龐大的項(xiàng)目，過程控制主要是體現(xiàn)在項(xiàng)目實(shí)施過程中的時(shí)間控制。WBS通過控制實(shí)施過程中各階段投入的資源和達(dá)到目標(biāo)所用的時(shí)間，把大任務(wù)分解成多個(gè)小任務(wù)，建立可視化的項(xiàng)目可交付成果。這不但能更加精確估算工作量和分配工作，并且能更加細(xì)密的跟蹤，而且也有利于按質(zhì)按量的在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)。

（3）WBS可視化有利于多方溝通

在福州OA實(shí)施中，一般要涉及大量的資源和涉及許多人，并歷時(shí)一段時(shí)間。因此，設(shè)想的項(xiàng)目環(huán)境會隨著項(xiàng)目進(jìn)展會發(fā)生很大的變化，而一個(gè)恰當(dāng)?shù)腤BS將能夠使用戶有一個(gè)可視化的信息溝通聯(lián)接器。因?yàn)閃BS能把項(xiàng)目各類信息通過顯形化、圖象化表現(xiàn)出來。很多人對這項(xiàng)工作的重要性還缺乏足夠的認(rèn)識，他們不太了解將項(xiàng)目進(jìn)展可視化的重要性，這將大大影響項(xiàng)目執(zhí)行期間的監(jiān)督和控制。

（4）明確劃分和落實(shí)人員職責(zé)

WBS分解的實(shí)質(zhì)思想之一是體現(xiàn)在人員職責(zé)的明確劃分和落實(shí)。責(zé)任到人是福州OA實(shí)施管理的核心，福州OA實(shí)施最怕的就是“事情沒人認(rèn)賬，沒人負(fù)責(zé)”。要避免這個(gè)問題的出現(xiàn)，就要在每一層次WBS分解過程中都考慮到人員責(zé)任劃分和歸屬，盡可能每一個(gè)最底層的節(jié)點(diǎn)都有唯一責(zé)任人（或部門）相對應(yīng)，分解的粒度是“可以分配，可以交付”。因此，WBS能有效建立和獲得項(xiàng)目人員的承諾和職責(zé)。

（5）有利于全過程進(jìn)度控制

福州OA實(shí)施很重要一點(diǎn)就是在確保質(zhì)量的前提下做好進(jìn)度控制，專搞垃圾實(shí)施的福州OA實(shí)施顧問就像老鼠過街一樣人人喊打。小的福州OA項(xiàng)目應(yīng)用WBS結(jié)構(gòu)，結(jié)構(gòu)劃分能一目了然，進(jìn)度控制也就能一目了然。當(dāng)福州OA項(xiàng)目規(guī)模越大時(shí)，WBS就更重要了，因?yàn)橥ㄟ^WBS分解工作任務(wù)結(jié)構(gòu)，項(xiàng)目經(jīng)理就能在項(xiàng)目實(shí)施中定期檢查項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展情況，并與進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行比較，對出現(xiàn)偏差的原因和對進(jìn)度的影響進(jìn)行分析，找出有效的調(diào)整方法并對原計(jì)劃進(jìn)行變更，如此不斷循環(huán)至項(xiàng)目驗(yàn)收完成。

因此，“做正確的事，正確地做事”是我們從事福州OA實(shí)施的一句格言，WBS解決的是“做正確的事”問題，只有明確了做正確的事，正確地做事才有基礎(chǔ)。所以，我們說WBS是福州OA實(shí)施管理的重要基石。

三. 怎樣制作有效的福州OA實(shí)施的WBS？

有許多福州OA資深顧問認(rèn)為“沒有WBS，就沒有福州OA實(shí)施管理”。因此，如何制定正確的WBS就成為福州OA實(shí)施管理的核心過程。構(gòu)建福州OA實(shí)施的WBS有很多不同的方法，每個(gè)福州OA實(shí)施管理比較成熟的顧問公司，針對不同類型的項(xiàng)目都有不同的WBS模版供項(xiàng)目經(jīng)理參考。這里與大家分享我制定福州OA實(shí)施的WBS的過程。

（1）列出實(shí)施工作目標(biāo)清單

目標(biāo)清單（Working List）是實(shí)施活動(dòng)需要產(chǎn)出的工作結(jié)果，可以是實(shí)施最終交付成果的組成部分，也可以是實(shí)施中間過程的階段性結(jié)果。目標(biāo)清單有大有小，有的相互關(guān)聯(lián)，有隸屬的關(guān)系。列出實(shí)施工作清單的過程，可以是頭腦風(fēng)暴的方法，項(xiàng)目組成員和實(shí)施顧問共同完成。在分解項(xiàng)目目標(biāo)時(shí)，如果有現(xiàn)成的模板應(yīng)該盡量利用，大大提高效率。

（2）畫出工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)

針對項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行任務(wù)分解得到WBS，畫出WBS的層次結(jié)構(gòu)圖。簡單說，是將主要項(xiàng)目可交付成果細(xì)分為更小的、易于管理的工作包，工作包必須詳細(xì)到可以對該工作包進(jìn)行估算(成本和歷時(shí))、安排進(jìn)度、預(yù)算、分配負(fù)責(zé)人員或部門。如果有必要，可建立一個(gè)編碼系統(tǒng)。這里我有一個(gè)經(jīng)驗(yàn)是，WBS中的詳細(xì)活動(dòng)應(yīng)以行動(dòng)為導(dǎo)向。例如你不能將一個(gè)WBS詳細(xì)活動(dòng)描述為“會議”，而應(yīng)該陳述為安排一次什么活動(dòng)的會議。如果在WBS提到一個(gè)可交付項(xiàng)，就應(yīng)該將這個(gè)可交付成果分解成建立這個(gè)可交付成果所需要的活動(dòng)，而不能只把一個(gè)可交付項(xiàng)分解成描述它的要求。在WBS中提出要求并不合適，只能在WBS中列出可交付項(xiàng)和活動(dòng)。最后，不斷地對WBS更新或修正，直到覆蓋所有工作。

（3）制定人員職責(zé)分解結(jié)構(gòu)

WBS中的任務(wù)確定了，完成任務(wù)的責(zé)任人也就可以明確了。因此，在分解WBS時(shí)應(yīng)形成整個(gè)項(xiàng)目的人員職責(zé)分解結(jié)構(gòu)。例如，具體明確由那些人來完成哪些任務(wù)，得到什么樣的可交付成果。因?yàn)槿藛T職責(zé)的結(jié)構(gòu)化也是WBS的另一特點(diǎn)。

（4）為項(xiàng)目建立一個(gè)WBS字典

一般來說，如果WBS含有數(shù)百（或數(shù)千）條詳細(xì)的活動(dòng)，那么各方人員溝通和理解就是一件繁重的工作。在這種情況下，把所有重要信息放入一個(gè)WBS字典中會有好處。因此，WBS字典對項(xiàng)目范圍和工作任務(wù)清晰的定義發(fā)揮著的重要作用。

簡而言之，WBS能體現(xiàn)福州OA實(shí)施任務(wù)、人員職責(zé)的明確劃分和落實(shí)。它是貫穿福州OA實(shí)施全過程的一條主線，能將實(shí)施計(jì)劃、實(shí)施控制、業(yè)績評價(jià)串聯(lián)起來，形成有效實(shí)施管理。WBS把一個(gè)比較復(fù)雜的福州OA實(shí)施逐步分解為比較簡單的過程, 讓原來看起來不可控的一件事情變得清晰和可控, 分解中結(jié)合責(zé)任體系和任務(wù)，做到工作任務(wù)“可以分配,可以交付”。因此，WBS是真正使福州OA實(shí)施以項(xiàng)目任務(wù)為中心，強(qiáng)化目標(biāo)管理的有效方法之一。