項目合同檔案管理系統(tǒng)設(shè)計

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　　加強(qiáng)企業(yè)的合同管理水平，減少合同糾紛，進(jìn)而加強(qiáng)和完善企業(yè)的信息化建設(shè)，對提供企業(yè)的經(jīng)營效率和經(jīng)濟(jì)效益有著十分重要的意義。目前，企業(yè)的合同檔案管理包括合同的簽訂管理，合同的履行跟蹤管理，合同的檔案管理，合同變更管理等。作為一個重要的管理過程 ，合同管理需要有自己的依據(jù)，工具，技術(shù)。

　　一、項目合同檔案管理容易存在的問題

　　1、合同收集歸檔不及時。合同中技術(shù)服務(wù)合同是由負(fù)責(zé)商務(wù)活動的部門進(jìn)行管理，而采購合同是由業(yè)務(wù)需求部門自行負(fù)責(zé)?；旧?，合同審批流程是由合同承辦人負(fù)責(zé)，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經(jīng)過一系列復(fù)雜的環(huán)節(jié)。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現(xiàn)文件遺失或保管不全等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業(yè)合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進(jìn)行移交的，但往往移交歸檔不及時，甚至發(fā)生兩年后才歸檔的情況出現(xiàn)。

　　2、合同檔案的管理不規(guī)范?，F(xiàn)國家對合同檔案的管理沒有制定專門的管理規(guī)范和辦法，也就是說，對企業(yè)的合同檔案的管理缺乏相應(yīng)宏觀性的依據(jù)文件和具有指導(dǎo)性的工作指南。企業(yè)對合同檔案的管理范圍、內(nèi)容、要求及開發(fā)利用工作等沒有形成明確的規(guī)章制度，企業(yè)現(xiàn)僅對合同文本進(jìn)行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應(yīng)該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關(guān)的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔(dān)保書、抵(質(zhì))押書、資質(zhì)證明書、法人授權(quán)委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止文件材料及合同的調(diào)解書、判決書、執(zhí)行書、會議紀(jì)要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進(jìn)行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

　　3、合同檔案質(zhì)量有待加強(qiáng)?，F(xiàn)階段，企業(yè)對文件的管理沒有專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行把控，雖然企業(yè)有設(shè)置質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)，但其職責(zé)并不對企業(yè)的文件模板、格式、內(nèi)容進(jìn)行負(fù)責(zé)。部門里設(shè)置的質(zhì)量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責(zé)范圍和工作要求企業(yè)沒有文件對崗位進(jìn)行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八，書寫不規(guī)范、格式不齊全，合同編號出現(xiàn)重復(fù)等現(xiàn)象，也使得合同文本生成質(zhì)量大打折扣。

　　二、合同助手檔案管理系統(tǒng)的主要功能包括

　　1、合同的檔案管理

　　能夠根據(jù)企業(yè)的需求，自定義合同的類型，并針對不同的類型，將合同進(jìn)行分類整理報錯。

　　2、合同跟蹤管理

　　使用者能夠?qū)⒑贤婕暗降馁Y金、發(fā)票、實施進(jìn)度、貨物進(jìn)度、合同整體進(jìn)度，以及合同項目中相關(guān)的執(zhí)行日志保存在系統(tǒng)中，共合同管理者進(jìn)行隨時的更新和查閱使用。

　　3、合同節(jié)點提醒

　　使用者能夠?qū)⒉煌愋偷墓?jié)點，如回款、付款、開票收票，驗收、實施等節(jié)點錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)在對應(yīng)的計劃時間提前提醒用戶關(guān)注節(jié)點進(jìn)度，保障項目的正常實施。

　　4、合同分析統(tǒng)計

　　系統(tǒng)根據(jù)合同的回款、發(fā)票等狀態(tài)，自動匯總統(tǒng)計企業(yè)內(nèi)的所有合同整體分析情況。實時體現(xiàn)待收賬款情況等內(nèi)容。

　　5、易用性方面的考慮

　　市場上同樣存在一些安裝版的合同管理軟件，但是采用的是C/S的架構(gòu)。用戶安裝后，只能一個人在本機(jī)電腦使用。不存在協(xié)同辦公之類的功能，同事之間的信息也不能共享，只能作為一個本機(jī)的管理軟件使用。

　　三、泛普軟件項目合同檔案管理系統(tǒng)的好處

　　1、標(biāo)準(zhǔn)化管理

　　合同管理是企業(yè)管理的重要組成部分。在企業(yè)的日常經(jīng)營活動中，會簽訂各種合同，包括與供應(yīng)商的采購合同、與員工的人事合同、與客服的銷售合同等等。種類多，數(shù)量龐大(企業(yè)越大，合同種類和數(shù)量越大)。每份合同都有不同的規(guī)格和不同的歸檔人員。人工管理這么多合同有點難，合同管理系統(tǒng)讓我們可以統(tǒng)一規(guī)范地管理這么多類型和數(shù)量的合同。

　　2、管理集中化

　　是承包業(yè)務(wù)和管理的雙向需求。企業(yè)在經(jīng)營過程中，合同的歸口部門在不同的業(yè)務(wù)部門(當(dāng)然紙質(zhì)文件一般由財務(wù)或行政部門或其他部門統(tǒng)一歸檔)。沒有一個統(tǒng)一的入口來提供所有的合同管理，會給合同的查詢和閱讀帶來不便。合同管理系統(tǒng)可以集中管理不同業(yè)務(wù)部門的不同類型的合同，并提供統(tǒng)一的查詢?nèi)肟冢@將為合同的查詢和閱讀帶來方便。

　　3、決策支持

　　合同本身就是一個文檔，可以是在線文檔，也可以是附件文檔。這些文件不能直接提供支持?jǐn)?shù)據(jù)。在合同管理系統(tǒng)中，首先要把合同的關(guān)鍵數(shù)據(jù)提取出來，放到合同管理系統(tǒng)中。合同數(shù)據(jù)全部錄入合同管理系統(tǒng)后，可以統(tǒng)計各種合同數(shù)據(jù)，如合同金額、合同收付款、收付款計劃等。這些數(shù)據(jù)根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行處理后，可以為業(yè)務(wù)提供全面的數(shù)據(jù)和決策支持。

　　合同管理對于企業(yè)的價值不是一兩句就能說得完的，我們要清楚的是：一個公司、合同管理必不可少，合同管理系統(tǒng)則是支撐合同管理的關(guān)鍵，是企業(yè)信息化繞不開的話題，每個企業(yè)都應(yīng)該設(shè)計或者選擇一款適合自己企業(yè)的合同管理系統(tǒng)。