如何為公司選擇最佳的項目管理軟件

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 　　當您已經(jīng)到了業(yè)務的關鍵時刻：用于任務管理的待辦事項應用程序和電子表格已經(jīng)滿足不了您的業(yè)務，并正在尋求投資于軟件解決方案。但是，有這么多項目管理平臺可供選擇，為您的特定需求選擇合適的平臺可能會令人生畏。不要害怕——您來對地方了，了解所有適合小型企業(yè)的最佳項目管理軟件。無論您是在為非營利組織或成長中的初創(chuàng)公司尋找最佳項目管理軟件，在為您的運營選擇完美平臺時，都需要尋找一些關鍵功能。

　　一、誰需要項目管理軟件?

　　首先，讓我們打消只有價值數(shù)百萬美元的公司和企業(yè)巨頭才需要項目管理系統(tǒng)的觀念。事實是，各種組織和企業(yè)都可以從任務管理軟件中受益，包括初創(chuàng)公司、非營利組織，甚至是自由職業(yè)者。 無論您是個體企業(yè)家還是新興公司的首席執(zhí)行官，如果您處理多個客戶、處理具有許多移動部件的復雜項目或管理一組協(xié)作團隊，您都將從可靠的項目管理軟件中受益。

　　二、為什么項目管理軟件很重要

　　在我們深入研究您應該尋找的特定項目管理軟件功能之前，重要的是要了解為什么專用的PM系統(tǒng)對項目和整體業(yè)務的成功至關重要。

　　事情是這樣的：完全可以在沒有項目管理軟件解決方案的情況下管理項目。但是，手動更新和跟上多個電子表格的效率非常低。更糟糕的是，它顯著增加了錯誤和疏忽的風險。

　　以下是電子表格不是項目管理的理想解決方案的幾個原因：

　　跟上同一電子表格的最新、最準確版本可能既困難又耗時

　　在多個地方多次上傳和下載同一個電子表格會危及安全

　　在每項任務或操作之后很容易忘記手動更新電子表格，這可能會導致項目混亂和延誤

　　事實是，不使用PM軟件會導致效率低下和浪費時間。這最終會使您的小型企業(yè)面臨項目交付低于標準的風險。

　　三、泛普軟件項目管理功能

　　您在PM軟件解決方案中需要的特定功能將取決于您的具體操作。例如，自由職業(yè)者最好的項目管理軟件可能不一定是初創(chuàng)公司最好的項目管理軟件。其中一些包括：

　　1、文檔存儲和共享功能。

　　2、允許多人同時訪問系統(tǒng)并進行更改的實時協(xié)作。

　　3、具有可定制報告和儀表板的實時報告。

　　4、輕松創(chuàng)建和自定義模板。

　　5、調(diào)度和進度監(jiān)控。

　　6、能夠跟蹤時間、監(jiān)控項目進度以及管理勞動力和資源成本。

　　7、與其他業(yè)務軟件(如會計、CRM等)的集成能力。

　　8、資源分配和角色分配。

　　9、針對組織內(nèi)不同的項目類型和流程進行定制。

　　10、協(xié)作日歷。

　　11、實時即時消息和/或視頻聊天。

　　12、用于記錄和訪問內(nèi)部流程和最佳實踐的知識數(shù)據(jù)庫工具。

　　當然，您在企業(yè)中實施的任何新軟件系統(tǒng)都會有一個學習曲線。您需要留出時間讓您的團隊熟悉您選擇的項目管理平臺。許多提供商(包括泛普軟件)提供免費試用期，讓您有機會使用該軟件并查看它是否適合您的需求。 所以，回顧一下：準確確定您在項目管理平臺中的需求研究您的選擇并縮小選擇范圍您的小型企業(yè)選擇最佳項目管理軟件。