如何為公司選擇最佳的項(xiàng)目管理軟件

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 　　當(dāng)您已經(jīng)到了業(yè)務(wù)的關(guān)鍵時(shí)刻：用于任務(wù)管理的待辦事項(xiàng)應(yīng)用程序和電子表格已經(jīng)滿足不了您的業(yè)務(wù)，并正在尋求投資于軟件解決方案。但是，有這么多項(xiàng)目管理平臺(tái)可供選擇，為您的特定需求選擇合適的平臺(tái)可能會(huì)令人生畏。不要害怕——您來對(duì)地方了，了解所有適合小型企業(yè)的最佳項(xiàng)目管理軟件。無(wú)論您是在為非營(yíng)利組織或成長(zhǎng)中的初創(chuàng)公司尋找最佳項(xiàng)目管理軟件，在為您的運(yùn)營(yíng)選擇完美平臺(tái)時(shí)，都需要尋找一些關(guān)鍵功能。

　　一、誰(shuí)需要項(xiàng)目管理軟件?

　　首先，讓我們打消只有價(jià)值數(shù)百萬(wàn)美元的公司和企業(yè)巨頭才需要項(xiàng)目管理系統(tǒng)的觀念。事實(shí)是，各種組織和企業(yè)都可以從任務(wù)管理軟件中受益，包括初創(chuàng)公司、非營(yíng)利組織，甚至是自由職業(yè)者。 無(wú)論您是個(gè)體企業(yè)家還是新興公司的首席執(zhí)行官，如果您處理多個(gè)客戶、處理具有許多移動(dòng)部件的復(fù)雜項(xiàng)目或管理一組協(xié)作團(tuán)隊(duì)，您都將從可靠的項(xiàng)目管理軟件中受益。

　　二、為什么項(xiàng)目管理軟件很重要

　　在我們深入研究您應(yīng)該尋找的特定項(xiàng)目管理軟件功能之前，重要的是要了解為什么專用的PM系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目和整體業(yè)務(wù)的成功至關(guān)重要。

　　事情是這樣的：完全可以在沒有項(xiàng)目管理軟件解決方案的情況下管理項(xiàng)目。但是，手動(dòng)更新和跟上多個(gè)電子表格的效率非常低。更糟糕的是，它顯著增加了錯(cuò)誤和疏忽的風(fēng)險(xiǎn)。

　　以下是電子表格不是項(xiàng)目管理的理想解決方案的幾個(gè)原因：

　　跟上同一電子表格的最新、最準(zhǔn)確版本可能既困難又耗時(shí)

　　在多個(gè)地方多次上傳和下載同一個(gè)電子表格會(huì)危及安全

　　在每項(xiàng)任務(wù)或操作之后很容易忘記手動(dòng)更新電子表格，這可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目混亂和延誤

　　事實(shí)是，不使用PM軟件會(huì)導(dǎo)致效率低下和浪費(fèi)時(shí)間。這最終會(huì)使您的小型企業(yè)面臨項(xiàng)目交付低于標(biāo)準(zhǔn)的風(fēng)險(xiǎn)。

　　三、泛普軟件項(xiàng)目管理功能

　　您在PM軟件解決方案中需要的特定功能將取決于您的具體操作。例如，自由職業(yè)者最好的項(xiàng)目管理軟件可能不一定是初創(chuàng)公司最好的項(xiàng)目管理軟件。其中一些包括：

　　1、文檔存儲(chǔ)和共享功能。

　　2、允許多人同時(shí)訪問系統(tǒng)并進(jìn)行更改的實(shí)時(shí)協(xié)作。

　　3、具有可定制報(bào)告和儀表板的實(shí)時(shí)報(bào)告。

　　4、輕松創(chuàng)建和自定義模板。

　　5、調(diào)度和進(jìn)度監(jiān)控。

　　6、能夠跟蹤時(shí)間、監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度以及管理勞動(dòng)力和資源成本。

　　7、與其他業(yè)務(wù)軟件(如會(huì)計(jì)、CRM等)的集成能力。

　　8、資源分配和角色分配。

　　9、針對(duì)組織內(nèi)不同的項(xiàng)目類型和流程進(jìn)行定制。

　　10、協(xié)作日歷。

　　11、實(shí)時(shí)即時(shí)消息和/或視頻聊天。

　　12、用于記錄和訪問內(nèi)部流程和最佳實(shí)踐的知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)工具。

　　當(dāng)然，您在企業(yè)中實(shí)施的任何新軟件系統(tǒng)都會(huì)有一個(gè)學(xué)習(xí)曲線。您需要留出時(shí)間讓您的團(tuán)隊(duì)熟悉您選擇的項(xiàng)目管理平臺(tái)。許多提供商(包括泛普軟件)提供免費(fèi)試用期，讓您有機(jī)會(huì)使用該軟件并查看它是否適合您的需求。 所以，回顧一下：準(zhǔn)確確定您在項(xiàng)目管理平臺(tái)中的需求研究您的選擇并縮小選擇范圍您的小型企業(yè)選擇最佳項(xiàng)目管理軟件。