你是否也覺(jué)得開(kāi)始越來(lái)越忙碌

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人們總是嘗試在腦海中記錄自己的的工作職責(zé)，卻不去尋找一套有效的體系（無(wú)論是紙張形式還是電子形式）將它們記錄下來(lái)，以便經(jīng)常審視，這便是壓力的來(lái)源。

本文是記者詹姆斯·法洛斯（James Fallows）對(duì)時(shí)間管理大師戴維·艾倫（David Allen）的訪(fǎng)談，讓我們知道為什么會(huì)越來(lái)越忙以及談?wù)劰ぷ餍实奶嵘?。在周四，我們將發(fā)布關(guān)于時(shí)間管理的技巧類(lèi)文章：多項(xiàng)目管理中的時(shí)間管理?。讓在職場(chǎng)的你，面對(duì)多項(xiàng)目管理時(shí)，不會(huì)陷入混亂。

人物簡(jiǎn)介

戴維·艾倫（David Allen）從事作家、講師、顧問(wèn)工作30多年。他總結(jié)出了一套面向機(jī)構(gòu)的“無(wú)壓力工作”方法，名叫GTD（Getting Things Done，即“搞定”），在全世界范圍內(nèi)廣受追捧。他的著作《搞定：無(wú)壓力工作的藝術(shù)》（Getting Things Done）自2001年出版以來(lái)，已經(jīng)售出了150萬(wàn)冊(cè)，而他本人Twitter賬戶(hù)（@gtdguy）的粉絲數(shù)也超過(guò)了120萬(wàn)。

記者詹姆斯·法洛斯（James Fallows）出席過(guò)艾倫的研討會(huì)，并隨后嘗試將GTD運(yùn)用于生活當(dāng)中。8年前，法洛斯曾在《大西洋月刊》上撰文描述過(guò)此事。人們總是嘗試在腦海中記錄自己的的工作職責(zé)，卻不去尋找一套有效的體系（無(wú)論是紙張形式還是電子形式）將它們記錄下來(lái)，以便經(jīng)常審視，這便是壓力的來(lái)源。而艾倫方法的理論基礎(chǔ)也由此而來(lái)。在下文中，法洛斯向艾倫問(wèn)及了今天永遠(yuǎn)在線(xiàn)的生活方式。同時(shí)，艾倫也會(huì)暢想我們的工作效率將會(huì)如何發(fā)展。

你陷入了忙碌危機(jī)嗎？

詹姆斯·法洛斯（下文簡(jiǎn)稱(chēng)JF）：我打賭，大部分閱讀這篇討論的人們，都覺(jué)得他們?cè)谔幚黼娮余]件、短信和全天候網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中碰到了“忙碌危機(jī)”。今天人們?cè)庥龅膲毫Ω?，是一種新現(xiàn)象嗎？

戴維·艾倫（下文簡(jiǎn)稱(chēng)DA）：每個(gè)人都有忙不過(guò)來(lái)的時(shí)候，都有腦子轉(zhuǎn)不過(guò)彎的時(shí)候。我剛剛讀到巴赫有20個(gè)孩子。今天的人們卻抱怨說(shuō)：“帶孩子把我忙壞了。”那么，帶上20個(gè)孩子，看看你會(huì)忙成什么樣？如果你是一個(gè)音樂(lè)家，或者作家，那你的工作量就總會(huì)比別人多出一截。所以我不知道對(duì)那些從事開(kāi)放職業(yè)，或者興趣廣泛的人來(lái)說(shuō)，情況會(huì)不會(huì)和以前不一樣。

跟多人感到茫然無(wú)措還有一個(gè)原因，是人們其實(shí)并不想我們的老祖宗那樣，真正處在遭遇危機(jī)后的生存模式中。在危機(jī)這件事上，有一點(diǎn)挺有意思，那就是危機(jī)其實(shí)會(huì)創(chuàng)造出一種寧?kù)o感。為什么？因?yàn)樵谖C(jī)中，人們必須整合所有潛在相關(guān)的各種信息，他們必須迅速作出決定，隨后必須迅速相信自己直覺(jué)作出的判斷。他們必須采取行動(dòng)。他們要根據(jù)源源不斷的數(shù)據(jù)，調(diào)整再調(diào)整。而且他們?cè)谀承┏晒戏浅?zhuān)注，而這些成果通常是活命——就是生存。別搞砸。別送命。

但你一旦不在危機(jī)當(dāng)中之后，生存模式中被你過(guò)濾掉的世界就會(huì)涌進(jìn)你的腦?！，F(xiàn)在你要操心要扣多少稅了，操心車(chē)子是不是要換輪胎了，操心“我感冒了”，操心“破打印機(jī)壞掉了”。現(xiàn)在，那些涌進(jìn)你腦子的東西又換成了電子形式，而且還7×24小時(shí)不帶間斷的。

為了應(yīng)對(duì)這些，你需要學(xué)會(huì)一些執(zhí)行技巧，和迅速?zèng)Q定如何分配有限資源的能力。陽(yáng)光下沒(méi)有新東西。今昔不同的，只是需要做出這種執(zhí)行決定的人的數(shù)量。你覺(jué)得忙不過(guò)來(lái)，只不過(guò)是你太低估這種執(zhí)行上的需求了。

沒(méi)有信息加載這回事

JF：那我們今天需要處理的巨大信息量呢？在造成某種變化的程度上，這難道不是一種變化嗎？

DA：沒(méi)有信息過(guò)載這回事。要有的話(huà)，你進(jìn)圖書(shū)館的時(shí)候早就撐死了，更別說(shuō)上網(wǎng)的時(shí)候會(huì)給撐爆了。

實(shí)際上，世界上信息最豐富的地方是最讓人放松的地方，那就是自然。它地貌多樣，細(xì)節(jié)豐富，就連輸入的形式也各種各樣。實(shí)際上，你要是想瘋掉的話(huà)，那就處理掉你接收的所有信息吧：這就是所謂的感官惡化。

自然所包含的信息豐富，但其中有意義的東西卻相對(duì)稀少——對(duì)人來(lái)說(shuō)，可能也就是些漿果、熊、蛇、暴風(fēng)雨、毒橡樹(shù)之類(lèi)的。正是有意義的東西如此稀少，才強(qiáng)迫我們改變行為，做出決斷。電子郵件的問(wèn)題在于，它不僅僅是信息，它還是對(duì)潛在行為的需要。漿果、蛇和熊都是信息，但它們是嵌入式的信息，而且你不知道它們當(dāng)中的具體信息是什么。但電子郵件就不是這樣，它的特點(diǎn)是隨機(jī)性的積極強(qiáng)化（positive reinforcement），這也是其致癮的根本。

JF：能再說(shuō)明一下嗎？

DA：比方說(shuō)你從你媽媽那收到一封郵件，或者你從你老板那收到一封郵件——它們都包含著蛇啊漿果啊熊啊這樣的信息，但它們卻沒(méi)法一目了然，除非你看了這封郵件之后才行?，F(xiàn)在，你腦子里的哪塊下意識(shí)地不斷在想：“這沒(méi)準(zhǔn)有用，這沒(méi)準(zhǔn)有用，這沒(méi)準(zhǔn)有用，這沒(méi)準(zhǔn)能改變我正做的什么事情，剛好那個(gè)事情我還不想下決定……”然后你就會(huì)把這個(gè)想法擴(kuò)大上千倍，就算沒(méi)那么多，也會(huì)擴(kuò)大到上百倍。

做決定的能力就和肌肉一樣，這些等著做決定的事情會(huì)消磨你的精力。如果才過(guò)了半天，你就做出了很多決定的話(huà)，那你就沒(méi)多少毅力去處理剩下那半天了。于是，我們就會(huì)帶著“可能有比手頭上還重要的事情等著處理”的焦灼痛苦感（Gnawing Sense of Anxiety）神游。你不記得那件更重要的事情是什么，但總之就是比你正在干的事情重要，所以你就心神不寧了。于是，你在工作的時(shí)候就會(huì)操心家里面，回到家就又會(huì)操心工作上的事情——總之不管在哪，你都是身在曹營(yíng)心在漢的狀態(tài)。難怪的你的工作效率一落千丈，也難怪你的壓力跟山一樣。

那現(xiàn)在和過(guò)去有什么不一樣？除了這種情況的發(fā)生頻率之外，沒(méi)別的不一樣。在過(guò)去的72個(gè)小時(shí)里，你我處理的工作變動(dòng)和優(yōu)先級(jí)改變已經(jīng)比你的父輩在一個(gè)月，甚至一年內(nèi)處理的量還要多。我讀到1912年的時(shí)候，人們還抱怨過(guò)電話(huà)，抱怨的內(nèi)容和今天人們抱怨電子郵件的內(nèi)容沒(méi)什么兩樣：“天啊，我的生活質(zhì)量都給毀了”；“打電話(huà)只是流于形式，沒(méi)什么意義”；“電話(huà)只能帶來(lái)干擾和分心！”讀起來(lái)就跟現(xiàn)在一樣。1983年，我在洛克希德頭一次接觸這些問(wèn)題的時(shí)候，也聽(tīng)到過(guò)類(lèi)似的抱怨。那幾年，你口袋里要是有個(gè)日程本的話(huà)，那你絕對(duì)會(huì)被人當(dāng)作癡迷工作效率方面的怪胎。和過(guò)去不一樣的是，經(jīng)歷這種緊張感的曾經(jīng)只有少數(shù)人，而如今，則是各行各業(yè)的大多數(shù)人了。

而且隨著組織結(jié)構(gòu)的層級(jí)越來(lái)越平面化，各行各業(yè)中的“執(zhí)行責(zé)任”也越來(lái)越多。在軍隊(duì)，一個(gè)下士在今天的戰(zhàn)場(chǎng)上要做多少?zèng)Q定？假如我是一個(gè)下級(jí)軍官，碰上了《黑鷹墜落》里的那種情況，CNN拿個(gè)麥克風(fēng)戳在我的面前要采訪(fǎng)我，那我什么該說(shuō)什么不該說(shuō)？這就是美國(guó)空軍軍事學(xué)院（Air War College）連全球政治和環(huán)境感知這種將軍才需要的東西都教給學(xué)生的原因。我們的社會(huì)越平面化，我們就越需要更多的職業(yè)人士具備剛剛談到的那些技能。

如何處理忙碌的情況？

JF：我們未來(lái)處理“忙碌”的情況會(huì)怎么樣？會(huì)因?yàn)榧夹g(shù)變得更好？還是會(huì)因?yàn)檫^(guò)載變得更糟？還是說(shuō)兩者皆有？

DA：我覺(jué)得，總是讓你心慌馬亂，掙扎擺脫的“忙碌陷阱”，它的程度和深度會(huì)繼續(xù)增加，因?yàn)樵絹?lái)越多的人會(huì)受到它的影響。

你頭腦中處理的事情需要外在化——用某種信任的方式捕捉下來(lái)。你要捕捉那些有潛在意義的事情，你要搞清楚這些事情對(duì)你意味著什么，你還要把這一切梳理成思維圖，如此你才能從更廣闊的角度來(lái)看待問(wèn)題。隨著更好科技的出現(xiàn)，我希望有一套思維圖——能夠梳理我那些思維圖的思維圖。然后我可能會(huì)說(shuō)：“好，我現(xiàn)在要處理哪個(gè)思維圖？有親戚要過(guò)來(lái)吃飯，我要不要先處理家庭思維圖？”然后，你可以繼續(xù)處理“哦，我侄女要來(lái)，她喜歡吃這個(gè)，她最喜歡粉色，她的狗叫……”之類(lèi)的事情。然后你把事情放在一邊，說(shuō)：“這個(gè)思維圖處理得差不多了，接下來(lái)處理哪個(gè)思維圖？“或者：“算了，去朗讀會(huì)兒詩(shī)歌吧。”

這些問(wèn)題其實(shí)都是老問(wèn)題。不過(guò)我們能找到更好的工具，讓大腦舒坦起來(lái)。

最后的話(huà)：

我們總依賴(lài)大腦來(lái)記錄我們的工作任務(wù)，但往往卻陷入了忙碌危機(jī)，一時(shí)不知所措，我們會(huì)抱怨任務(wù)太多或者信息過(guò)多，這些都不能成為借口。戴維·艾倫告訴我們：頭腦中處理的事情需要外在化——用某種信任的方式捕捉下來(lái)。你要捕捉那些有潛在意義的事情，你要搞清楚這些事情對(duì)你意味著什么，你還要把這一切梳理成思維圖，如此你才能從更廣闊的角度來(lái)看待問(wèn)題。

關(guān)于本專(zhuān)欄

以上是"你是否也覺(jué)得開(kāi)始越來(lái)越忙碌"的內(nèi)容，本文的主題是“人們總是嘗試在腦海中記錄自己的的工作職責(zé)，卻不去尋找一套有效的體系（無(wú)論是紙張形式還是電子形式）將它們記錄下來(lái)，以便經(jīng)常審視，這便是壓力的來(lái)源?！?。時(shí)間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專(zhuān)注于時(shí)間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時(shí)間管理培訓(xùn)課程。如果你對(duì)以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對(duì)以下文章也感興趣： 3招讓你的職場(chǎng)高效更輕松, 1+1=2？ 時(shí)間管理告訴你1+1也可以大于2, 領(lǐng)導(dǎo)的四個(gè)重點(diǎn)問(wèn)題, 感謝您對(duì)本站的支持。

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