有效利用時(shí)間

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關(guān)于時(shí)間不夠用的抱怨太多了，但在你學(xué)習(xí)更有效的時(shí)間管理方法之前，有一點(diǎn)必須厘清：時(shí)間管理的真諦在于有效利用時(shí)間。
時(shí)間管理的關(guān)鍵，就是如何將“浪費(fèi)”和“閑耗”的時(shí)間轉(zhuǎn)化為“投資”的時(shí)間，促成有意義的“消費(fèi)”。意志薄弱不是堅(jiān)持不下去的理由。能否堅(jiān)持下去在于：
能否開發(fā)有利于堅(jiān)持習(xí)慣的方法。
對(duì)投資所帶來的轉(zhuǎn)機(jī)是否有實(shí)際體會(huì)。
投資黃金時(shí)間的五大原則
1不惜在任何方面投資以創(chuàng)造時(shí)間
從投資觀點(diǎn)來看，我們最不應(yīng)該吝嗇的就是對(duì)時(shí)間的投資。只要能夠增加時(shí)間，我們投入的資源就不能獲得回報(bào)。具體來講就是在工具、體力、變化、知識(shí)、手法五個(gè)方面，不要吝惜任何投資。
有利于提高效率的工具有記事本、文具、自行車、電腦等，體力上的投資主要是保持健康，堅(jiān)持運(yùn)動(dòng)。在“變化”上的投資，是“冒一點(diǎn)險(xiǎn)，改變生活的現(xiàn)狀”。
現(xiàn)在的生活習(xí)慣，對(duì)本人來說相對(duì)穩(wěn)定，是一種較好的狀態(tài)。正因?yàn)槿绱耍诺靡猿掷m(xù)。這里講的變化，就是要將這種相對(duì)穩(wěn)定的節(jié)奏稍做改變。比如早睡早起是個(gè)良好的習(xí)慣，這大家都知道，可為什么還是有很多人睡得很晚呢？這是因?yàn)樗麄冇X得晚睡的確比較舒服。
如果要改變這種習(xí)慣，應(yīng)該從什么地方著手呢？習(xí)慣晚睡的人即使早早上床大概也不容易入睡，不如先嘗試早起。早上起得早，晚上自然困得早這樣就容易早睡了。
因此，如果要改變生活習(xí)慣，應(yīng)該先找到行動(dòng)模式中的誘因部分，通過改變這種誘因來激發(fā)新的行為。這就是對(duì)變化的投資。
另外，在持續(xù)改變生活習(xí)慣的過程當(dāng)中，一定要克服對(duì)某些事物的依賴性。具體來講有電視、煙、酒、網(wǎng)絡(luò)、游戲、手機(jī)等，它們統(tǒng)稱為“時(shí)間竊賊”。如果算上聚會(huì)喝酒，大部分人平均每天有3-4個(gè)小時(shí)被這些時(shí)間竊賊所竊取。
2重視單位時(shí)間所創(chuàng)造的成果
如果雇人做家務(wù)所付的費(fèi)用超過了我們的收入，那這樣的投資就是我們無法負(fù)擔(dān)的。所以為了投資，我們要努力提高自己的時(shí)薪。如果你能時(shí)常留意這一點(diǎn)，我們的時(shí)間觀念將會(huì)得到很大的改變。
請(qǐng)以你自己的實(shí)際情況為例，計(jì)算一下自己獲取的時(shí)薪。用實(shí)際獲得的年收入金額，除以一年的勞動(dòng)時(shí)間小時(shí)數(shù)，結(jié)果就是你的時(shí)薪。接下來再計(jì)算一下各類服務(wù)每小時(shí)的價(jià)格。只要實(shí)際獲得的時(shí)薪大于每小時(shí)的服務(wù)價(jià)格，我們就可以輕松地享受這項(xiàng)服務(wù)。
3不當(dāng)毫無原則的“濫好人”
好人當(dāng)過頭了也會(huì)增加成本。嚴(yán)格管理時(shí)間的人，沒幾個(gè)會(huì)是純粹的“濫好人”。不會(huì)拒絕分派下來的工作的人常常被人利用。不僅如此，更多的時(shí)候，屬于我們的私人時(shí)間也會(huì)被別人白白占用。當(dāng)然，也不是說你應(yīng)該做一個(gè)“惡人”，只是，當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)自己花費(fèi)的時(shí)間沒有明確的回報(bào)時(shí)，要有勇氣拒絕。
人們常用“能夠達(dá)成怎樣的目標(biāo)”來定義成功。但事實(shí)上，如果我們?nèi)栆晃怀晒θ耸?，“你是怎樣成功的”，大多?shù)人會(huì)更加強(qiáng)調(diào)，“這取決于我們能夠多大程度地改變自己之前的做法”，“能多大程度地說‘No’”。時(shí)間管理也是同樣，時(shí)間的投資效率與說“No”的次數(shù)是成正比的。
4優(yōu)先做喜歡、擅長和賺錢的工作
學(xué)會(huì)了拒絕，就節(jié)省出很多時(shí)間。如果把這些時(shí)間充分用在喜歡、擅長和賺錢的工作上，可以獲得更多的成果，從而增加更多的時(shí)間。優(yōu)先做喜歡的工作，就會(huì)做得十分順手，也很容易創(chuàng)造成果，獲取報(bào)酬。另外，對(duì)于不想做卻又非做不可的事，必要時(shí)可以雇人或者購買相應(yīng)的服務(wù)來完成。我們處在商品社會(huì)，要學(xué)會(huì)把時(shí)間集中投資在更加容易創(chuàng)造成果的方面，只要收入提高了，就可以購買各種服務(wù)。
什么是我們最擅長的工作呢？你只需要制訂一個(gè)中長期計(jì)劃，按優(yōu)先順序選擇要做的工作就可以了。話雖如此，如果你擅長的領(lǐng)域太過狹小，也容易造成過剩投資。千萬別做“學(xué)習(xí)狂”和“書呆子”。判斷是否是過剩投資，只要觀察單位時(shí)間所創(chuàng)造的成果即可。
5計(jì)劃要安排得隨性、寬松
不習(xí)慣管理時(shí)間的人最容易犯的錯(cuò)誤就是，將計(jì)劃安排得緊繃繃的。即在計(jì)劃與計(jì)劃之間不留空余時(shí)間，分秒必爭地安排太多計(jì)劃。這樣的安排即使在短期內(nèi)能夠順利進(jìn)行，用長遠(yuǎn)的目光來看也注定失敗。
首先，要在計(jì)劃與計(jì)劃之間留足空余時(shí)間，這一點(diǎn)最重要。寬松地制訂計(jì)劃，一天最多只能安排三四件事，但這已經(jīng)足夠了。人一天能夠集中精神工作的時(shí)間是8-10個(gè)小時(shí)。我們應(yīng)該在此范圍內(nèi)，倒過來計(jì)算能夠完成的任務(wù)數(shù)量。除此之外，制訂再多計(jì)劃到最后也只能力不從心。
另外，人們很容易對(duì)自己過分自信，低估一項(xiàng)工作所需要的時(shí)間，因此有必要預(yù)留空余的時(shí)間。
最后，謹(jǐn)記不要一味地配合別人的時(shí)間表，必須主動(dòng)地控制自己的時(shí)間，這很重要。比如，和別人商量計(jì)劃的時(shí)候，我們可以積極地提議：“這一段時(shí)間、這個(gè)地點(diǎn)比較好?！比绻湍阋娒婷黠@對(duì)對(duì)方有好處，也就是說，你的價(jià)值提升了，對(duì)方一定會(huì)毫不猶豫地配合你的時(shí)間表。
增加黃金時(shí)間的五個(gè)步驟
要掌握一項(xiàng)新的技術(shù)，關(guān)鍵在于確立“理想的狀態(tài)”，對(duì)比前面的黃金時(shí)間五大原則，我們下面來認(rèn)清理想與現(xiàn)實(shí)的差距，用5個(gè)步驟學(xué)習(xí)消除差距的方法，并加以實(shí)施。認(rèn)真地遵循5個(gè)步驟，就能增加有意義的時(shí)間。
1把握現(xiàn)在面臨的問題
在麥肯錫，人們總說，只要把握現(xiàn)狀，問題就解決了七成。這種方法有兩個(gè)關(guān)鍵詞，一是“運(yùn)用整理歸納法”，二是“量化”。首先通過整理歸納法，個(gè)別具體地分析我們到底想要改善什么。接下來，對(duì)分解后的問題按優(yōu)先順序進(jìn)行排序。排序最有效的方法是量化。
一般人花在“I消費(fèi)”上的時(shí)間大約是60%，“II浪費(fèi)”占20%，“IV閑耗”占15%，“III投資”上大概只有5%，最多不超過10%。
這樣分配時(shí)間最大的問題是，總時(shí)間的80% 花在了“緊急”軸線，無怪乎我們每天都感覺自己被最后期限逼得很緊，心里覺得很累很忙。緊急的事情多數(shù)都與工作相關(guān)，所以緊急的事情越多，勞動(dòng)時(shí)間就越長，越容易導(dǎo)致工作與生活失衡。
如果長期在緊急（“I消費(fèi)”和“II浪費(fèi)”）上花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，根本不可能再有精力和時(shí)間去進(jìn)行“III投資”，只能把剩下的時(shí)間都“IV閑耗”了。這樣一來，我們事后更加后悔，“又浪費(fèi)了這么多時(shí)間干這些無聊事”。另一方面，不積極投資又會(huì)導(dǎo)致我們工作能力下降，職位不保，結(jié)果需要花更多的時(shí)間在緊急的“I消費(fèi)”和“II浪費(fèi)”上，導(dǎo)致惡性循環(huán)。
關(guān)鍵就在如下兩個(gè)方面 ：一，縮減“II浪費(fèi)的時(shí)間”和“IV閑耗的時(shí)間”，增加“III投資的時(shí)間”；二，利用“III投資的時(shí)間”，更有效地發(fā)揮“I消費(fèi)的時(shí)間”的作用。
最理想的狀態(tài)關(guān)鍵在于確保30%的“III投資的時(shí)間”。假設(shè)我們清醒的時(shí)間為16個(gè)小時(shí)，那么每天保證將近5個(gè)小時(shí)的投資時(shí)間是最為理想的。
然后把“I消費(fèi)的時(shí)間”控制在50%、每天8小時(shí)以內(nèi)。要達(dá)到這一點(diǎn)，必須減少交通時(shí)間以及無意義的會(huì)議的時(shí)間。
另外，還要盡量將生產(chǎn)率較低的“II浪費(fèi)的時(shí)間”控制在10%以內(nèi)。這就需要我們縮短上下班等交通所花費(fèi)的時(shí)間，必要時(shí)應(yīng)該重新考慮是否需要調(diào)整工作或搬家。
最后，用于放松以及周轉(zhuǎn)的“IV閑耗的時(shí)間”，也應(yīng)該盡量控制在10%以內(nèi)。
如果使用上面的時(shí)間分配方式，重要∶不重要=8∶2，緊急和不緊急的比例就成了6∶4.即使是做需要按期完成的工作，心情上也會(huì)感覺輕松許多。這樣的分配方式讓我們不再感到時(shí)間緊迫的巨大壓力。
2確定不該做的事
精簡工作比增加要做的工作更值得我們思考。對(duì)不該做的事和想要完成的事同樣重視是工作能夠順利進(jìn)展的秘訣?？礈?zhǔn)什么是你的“時(shí)間竊賊”，確定不該做的事。
3確定可以委托別人做的事
必須完成的事情當(dāng)中，一定有你不擅長或者不想做的事。這時(shí)你應(yīng)該思考如何才能讓自己不做，或者是否能夠委托別人來完成。
4提高必做之事的效率
具體的做法可以分為7項(xiàng)：
1活用記事本，將它作為時(shí)間管理的起點(diǎn)。
2養(yǎng)成健康的生活習(xí)慣。
3借助他人的力量，增強(qiáng)克制力。
4靈活選擇住所的位置。
5控制交通耗時(shí)。
6提高做家務(wù)事的效率。
7重新認(rèn)識(shí)生活中的零散時(shí)間。
5綜合實(shí)踐新的行動(dòng)方案
新學(xué)到的時(shí)間管理方法很難堅(jiān)持到底的根本原因在于：還沒有做好步驟1-3，就急于嘗試步驟4-5很多過去的時(shí)間管理方法總是建議我們一開始就嘗試新的方法，但是正確的做法是，先踏踏實(shí)實(shí)地實(shí)踐步驟1-3，因?yàn)椤拔ㄓ袝r(shí)間上有了空余，才能接納新的做法”。

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