掌握高效時間管理之道

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中小型企業(yè)總會有這一類人:他們永遠準時，從不會忘記要辦的事；能夠按事先計劃的步驟，如期、甚至提早完成工作；事事辦妥，輕松無比；他們擁有異于常人的超能力？非也，原來懂得時間管理的竅門，可使人做起事來特別得心應手，更能令你成為上司眼中的出色員工。

旁干著急亦無補于事，所謂成果先行，想辦法在指定的時間完成工作才是當務之急，絕不能抱今日的工作做不完便留待明天做的躲懶心態(tài)，要知道明日可能會有更多、更忙的工作要處理。查閱最全面的金融信息和最有價值的金融資源請登陸中國金融資源總庫

將概念化于紙上

首先，每日回到辦公室，未開始手頭上的工作之前，可把一日內要處理的工作項目分門別類，清晰地寫下來；其次，按工作的重要性排列要完成及處理的次序，以成果先行，哪項工作效益最大，便先行處理，沒空理會的工作不是丟下不理，而是稍后再理，這不僅是時間管理，而是投資時間以求最大的回報。

從事廿多年管理顧問工作的美國著名管理學家DavidAllen指出，把所有資料硬塞進腦里是最不智的做法，聰明的做法是，利用紙和筆，記錄每日的工作日志，亦可以用錄音機，把所有計劃概念化，整理好后放在你私人辦公桌、每日必會翻看的資料夾中，作為執(zhí)行工作的指針。

DavidAllen認為，時間管理的要訣是，選擇策略性目標，只做能有助向目標邁進的事項，例如，面對連串工作而無從入手時，你需作出決定，是先打電話搜集資料，還是先剪報為佳？關鍵是你必須清晰界定，希望獲得甚么成果，以及何時需完成工作？下一步，便該想想該怎做才可達成目標。切記，你不可訂出超乎計劃以外的計劃，例如，要做A計劃，A計劃做不成便做B計劃，每次最好只定一個目標，依目標行事，不要分心，待完成上一個項目后，再執(zhí)行下個項目。

選擇策略性目標

當然，個人精神狀態(tài)亦很重要，只有在最佳的體質及健康狀況下，才能按進度工作，且能夠勝任具創(chuàng)意的工作。至于一些次要的工作，可選擇下放，請求公司部門內的其它同事的幫忙，或向上司呈報有部分工作要稍遲處理的原委，留待日后再處理。同時，最好能更新每日的工作時間表；只選擇最迫切的工作去做，即等于你懂得時間管理的重要性。

在工作進行時，還需不時反省及檢討工作進度，包括檢討先前已做好的規(guī)劃及策略性選擇。你切需掌握每日執(zhí)行工作的節(jié)奏；每周定時檢討工作進度。碰上大型的工作計劃，最好能仔細計劃要執(zhí)行的下一個步驟。同時，檢討進度可助解決一時的突發(fā)事故。例如，工序受阻時，可實時找合作的同事或上司，商量解決問題的方法，以避免問題進一步惡化，導致難以收拾的局面。

預早訂下完成時間

所有在一日內已列出清單，必須要完成的工作最好能如期完成。有時，難免會出現(xiàn)拖延的借口。要杜絕這個弊病最有效的方法是，為每項獨立的工作預早定下完成時間，下決心如期進行及完成。

另一方面，要懂得節(jié)省及充分利用時間，例如，辦公室白領一族，常有下午茶的習慣，雖然在工作后來個小休可助松馳神經及充電，但又吃又喝難免用去廿多分鐘，這時，不妨只喝杯茶，離開座位伸伸手腳，之后即可再戰(zhàn)江湖。其實只要節(jié)省一丁點時間，你便可比別人累積額外的工作時間。

絕對不要浪費時間去處理你能力內辦不到的事情。選擇你能力范圍內可勝任的工作，然后全力以赴，成本效益相對亦會提高。但問題是辦不到而又被上司委任的工作該怎么辦？其實，你可主動出擊，不要被動地「等死」，例如，向公司資歷較深的同事請教，甚至主動請他們幫忙，一起完成工作，不單止令工作于指定時間內完成，更有助與協(xié)助你的同事建立良好的合作關系。

注重操作不求質

另一方面，擁有豐富人力資源管理經驗的香港人力資源管理學會外務總監(jiān)吳克儉認為，港人對于西方引入的時間管理概念較為模糊，常犯上通病，令工作不單止未能有效完成，更處理得一團糟。港人一般愛在同一時間內做很多件事，就像同時看幾本書，每次都要不?；〞r間反復再看，每本都看不出結果，如此不能集中精神，到頭來便一事無成。吳克儉說。他認為，港人的工作文化，是面對上司的指令甚么也saidyes、不懂亦不敢saidno，當面前擺著一堆個人能力辦不到的工作，想如期完成根本是天方夜譚。

吳克儉指出，港人工作起來較注重操作，或不講求工作素質，大多數(shù)人只知做、做、做，而不懂該全心全意地去做。常不懂在工作途中抽離，反省及檢討自己的進度，導致當中一有變量時，便出現(xiàn)無法自處、不懂解決的困局。

吳克儉建議企業(yè)及辦公室引入時間管理的概念，以提高個人及企業(yè)效益。時間管理最重要是有清晰的工作計劃及目標，懂訂定先后次序，如果掌握不到重點，便如同本末倒置。吳克儉說，每間企業(yè)不同職級的人，面對時間管理時都有不同的問題。例如，低層職員未能如期做妥工作，可說是非他之過，而是他的上司沒盡其管理的責任，當然，個人看法及態(tài)度亦是關鍵。自己看工具書，或嘗試用記事簿協(xié)助、督促自己如期完成工作亦是很好的做法。而定期檢討進度，亦可訓練個人策劃能力，習慣有系統(tǒng)及有規(guī)律地處理工作，可避免浪費時間。

時間應“用”而非“花”

吳氏又說，一些初出茅廬的畢業(yè)生，面對從讀書轉到工作的環(huán)境，多數(shù)不懂如何有效地管理時間，以達到最大的工作效益，他建議學?；蚱髽I(yè)可在他們步出校門前或上班前，接受有關的培訓。

總括專家意見，時間管理的精粹是，訂定工作目標，分配工作次序，依計劃行事。學習有效地用時間，而非「花」時間。實行最初可能會很難，但一旦習慣后，你會發(fā)現(xiàn)工作得特別起勁，個人工作效率亦相應提高不少。

有效管理時間5部曲

(1)寫下每日、每周需完成的工作事項，看看能力范圍內哪些工作是可行的；

(2)將工作以重要性次序排列及處理，成果先行，先做最具成本效益的工作；

(3)每日更新工作項目，定期檢討工作效率及目標，使計劃能按部就班地完成；

(4)要做的便馬上去做，勿為自己找尋借口以延遲進度；

(5)量力而為，估計自己究竟要用多久時間才能完成一份工作，以及是否需要其它人的幫忙。

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